Analiza postului: A Practitioner’s Guide: A Practitioner’s Guide | AIHR Analytics

Analiza locurilor de muncă este o tehnică obișnuită care are ca scop furnizarea de informații detaliate despre locul de muncă al unui lucrător. O analiză a postului poate ajuta la elaborarea unei descrieri mai bune a postului, poate duce la un mediu de lucru mai sigur, poate ajuta la planificarea forței de muncă și este esențială în managementul performanței. Deoarece atinge atât de multe funcții cheie de resurse umane, acest articol va oferi un ghid pentru practicieni cu un șablon complet în 5 pași privind modul de realizare a unei analize a postului. De asemenea, vom include mai multe exemple de analiză a posturilor pe parcursul articolului. Lectură plăcută!

Contenit
Ce este analiza posturilor? O definiție
Scopul unei analize a postului
Metode de analiză a postului
– Tehnica incidentului critic (CIT)
– Inventarul de sarcini (TI)
– Analiza funcțională a postului (FJA)
Cum se realizează o analiză a postului: Un șablon
Concluzie
FAQ

Ce este analiza postului? O definiție

Toată lumea cu o anumită experiență de muncă a făcut la un moment dat o analiză a postului. Poate fi vorba de un manager care decide să combine două roluri vacante într-un singur loc de muncă, de un recrutor care încearcă să creeze o descriere a postului sau de un angajat care își enumeră principalele sarcini pentru a crea un plan de dezvoltare personală.

Deși aceste analize ale postului vor avea diferite niveluri de detaliu, procesul este similar. Atunci când o definim, o analiză a postului este un proces sistematic în care un post este împărțit în unități mai mici care sunt apoi analizate pentru a descrie ce se face în cadrul postului sau ce capacități sunt necesare pentru a face acest post.

O analiză a postului este realizată de către angajații înșiși, manageri, profesioniști în domeniul DO sau profesioniști în domeniul resurselor umane în diverse scopuri. Atunci când se face acest lucru, există trei tipuri primare de date de analiză a locului de muncă, și anume activitățile de muncă, atributele lucrătorului și contextul muncii.

În acest articol, ne vom concentra mai ales pe activitățile de muncă. Activitățile de muncă constituie baza pentru determinarea atributelor lucrătorului, împreună cu cultura organizațională. Ne vom concentra mai puțin asupra contextului de lucru – dar țineți cont de acest aspect în analiza postului, mai ales atunci când acest context este supus schimbării.

Scopul unei analize a postului

Scopurile unei analize a postului pot varia, dar cele mai multe dintre ele sunt din domeniul resurselor umane. În general, se pot distinge următoarele scopuri (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Scopul analizei postului	Descriere
Descrierea postului	Analiza postului oferă informații pentru descrierea postului. Descrierea postului este un document intern care specifică cerințele pentru un nou post, inclusiv abilitățile necesare, rolul în echipă, personalitatea și capacitățile unui candidat potrivit.
Clasificarea postului	Clasificarea postului este procesul de încadrare a unuia sau mai multor posturi într-un grup sau familie de posturi similare. Scopul este de a stabili ratele de salarizare și de a selecta angajații.
Evaluarea posturilor	Evaluarea posturilor este procesul de determinare a rangului relativ al diferitelor locuri de muncă într-o organizație. Scopul este de a crea transparență și echitate salarială.
Proiectarea postului	Proiectarea postului este procesul de creare a unui post care adaugă valoare companiei și este motivant pentru angajat.
Exigențele de personal	Aici analiza postului oferă informații pentru calificările (sau cerințele) minime ale rolurilor din organizație, adesea folosite în scopul recrutării.
Evaluarea performanțelor	Analiza postului oferă informații pentru evaluarea performanțelor individului care îndeplinește postul.
Formația lucrătorilor	Analiza postului stă la baza analizei nevoilor de formare. Odată identificate cunoștințele, aptitudinile, abilitățile și alte caracteristici, se poate identifica nevoia de formare și angajații pot fi instruiți.
Mobilitatea lucrătorilor	Persoanele și locurile de muncă trebuie să se potrivească. Analiza posturilor este utilă pentru a identifica cunoștințele, aptitudinile, abilitățile și alte caracteristici necesare pentru un rol, care pot fi apoi potrivite cu o angajare internă.
Eficiență	Analiza posturilor poate fi utilizată pentru a îmbunătăți eficiența la locul de muncă prin analiza activităților și optimizarea modului în care acestea sunt desfășurate de către persoanele care ocupă rolul respectiv.
Sănătate & siguranță	Analiza postului poate identifica comportamentele periculoase și condițiile de lucru care cresc șansele de accidente și vătămări, conducând la un mediu de lucru mai sigur.
Planificarea forței de muncă	Pentru a planifica forța de muncă a viitorului, trebuie identificate cunoștințele, aptitudinile, abilitățile și alte caracteristici și trebuie să fie puse în concordanță cu cererile viitoare de muncă. Acest lucru permite crearea unui plan strategic al forței de muncă pentru un rol sau un departament.
Exigențe legale	Legea federală și națională se poate aplica condițiilor de muncă, sănătății, angajării, formării, remunerării, promovării și concedierii angajaților. Analiza postului poate fi un instrument pentru a se asigura că toate activitățile dintr-un rol respectă reglementările.

Analiza postului este excelentă pentru a identifica cunoștințele, aptitudinile, abilitățile și alte caracteristici necesare pentru a îndeplini un post. Pentru a le identifica, postul este împărțit în unități mai mici de muncă. Acestea includ îndatoriri, sarcini, activități și elemente (din nou bazat pe Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Unitate	Descriere	Exemplu
Lovitură	O colecție de posturi similare.	„Recepționer”
Postura	Un ansamblu de îndatoriri, sarcini, activități și elemente care urmează să fie îndeplinite de un singur lucrător.	Melinda, recepționerul care lucrează mai ales în ture de noapte
Datorie	Colecții de sarcini orientate spre obiectivele generale ale postului. Un loc de muncă tipic are între 5 și 12 îndatoriri.	Activități de ospitalitate pentru vizitatori
Tachete	Colecții de activități cu un început, un mijloc și un sfârșit clar. Un loc de muncă are între 30 și 100 de sarcini.	Întâmpinarea oaspeților și îndrumarea lor către sala de așteptare
Activitate	Cluje de elemente orientate spre îndeplinirea cerințelor muncii.	Păsarea butonului de interfon pentru a deschide ușa
Element	Cea mai mică unitate identificabilă de muncă.	Răspunde la telefon

Pe baza descrierii acestor unități mai mici de muncă, se identifică elementele constitutive ale unui loc de muncă. Există mai multe metode diferite de abordare a acestui aspect. Aceasta este ceea ce vom aborda în secțiunea următoare.

Metode de analiză a posturilor

Există mai multe metode diferite, utilizate în mod obișnuit, de analiză a posturilor. Acestea includ:

• Analiza trăsăturilor de prag
• Scalele cerințelor de abilitate
• Chestionarul de analiză a postului
• Tehnica incidentelor critice
• Inventarul sarcinilor
• Analiza funcțională a postului și;
• Metoda elementelor postului.

Explicarea tuturor metodelor de analiză a posturilor ar depăși scopul acestui articol. Ne vom concentra pe cele mai cunoscute și mai eficiente trei metode de analiză a posturilor, care sunt: Tehnica incidentelor critice, Inventarul sarcinilor și Analiza funcțională a posturilor.



Tehnica incidentelor critice (CIT)

Tehnica incidentelor critice se bazează pe incidente critice observate. Incidentele critice sunt comportamente care reprezintă fie performanțe remarcabile, fie inacceptabile. Un raport tipic de incident critic are următoarele elemente:

1. O descriere a contextului și a circumstanțelor care au condus la incident.
2. Comportamentele angajatului (angajaților) în timpul incidentului.
3. Consecințele comportamentelor și impactul lor mai larg.

Tehnica incidentului critic este cea mai eficientă pentru incidente de sănătate și siguranță (de ex, ori de câte ori are loc un accident, o rănire sau un deces), evaluarea performanțelor și formarea lucrătorilor. În ultimele două cazuri, incidentul critic enumeră exemple de comportament exemplar și inacceptabil, care pot fi folosite pentru a oferi feedback unui angajat sau ca bază pentru a instrui ce ar trebui și ce nu ar trebui să facă angajații.

Inventarul de sarcini (TI) (analiza sarcinilor)

Inventarul de sarcini, sau analiza sarcinilor, este un inventar al tuturor sarcinilor din care constă un loc de muncă. Aceste sarcini sunt adesea grupate în funcție de sarcinile lor. Mai devreme am menționat că un loc de muncă are între cinci și douăsprezece îndatoriri și până la 100 de sarcini. Pentru fiecare dintre sarcini se poate indica frecvența îndeplinirii lor, importanța sarcinii și dificultatea asociată.

DATORIE DE OSPITALIZARE PENTRU O RECEPȚIONISTĂ
T Sarcini	Frecvență.	Import.	Dificultate
Răspunde la interfon când se sună la ușă	300/zi	Mediu	Mic	Scăzut
Întoarce oaspeții și îi îndrumă spre sala de așteptare. sală de așteptare	120/zi	Mediu	Suficient
Însoțind oaspeții cu o băutură	80/zi	Suficient	Suficient
Răspunzând la întrebări de la vizitatori	30/zi	Înalt	Mediu
Managementul așteptărilor privind timpii de așteptare	30/zi	Mediu	Înalt
Recepționarea și tratarea reclamațiilor	6/zi	Mare	Mai mare

Tabelul de mai sus prezintă un exemplu al uneia dintre atribuțiile recepționerului de la un cabinet medical. Alte îndatoriri pot include gestionarea programărilor, administrația și răspunsul la întrebări medicale de bază.

Inventarul de sarcini este adesea creat pe baza contribuțiilor unor grupuri de experți, a persoanelor care lucrează la locul de muncă în sine și a managerilor acestora. Inventarul de sarcini este cel mai eficient pentru a crea descrieri ale posturilor, clasificări ale posturilor, formarea lucrătorilor și pentru a verifica conformitatea cu cerințele legale

Analiza funcțională a posturilor (FJA)

Analiza funcțională a posturilor este o metodă de analiză a posturilor dezvoltată de către Departamentul Muncii (DOL) din Statele Unite ale Americii. Analiza funcțională a postului oferă informații specifice cu privire la munca care trebuie efectuată și la calificările lucrătorilor necesare pentru a efectua cu succes această muncă.

FJA se concentrează pe sarcini, nu pe ceea ce se face. Acest lucru se datorează faptului că este mai probabil ca oamenii să fie de acord cu privire la activitatea implicată. Recepționerului de la o sală de așteptare a unei companii aeriene i se poate cere să „facă oaspeții să se simtă bineveniți”, dar există multe modalități de a atinge acest obiectiv. Tabelul de mai jos descrie un recepționer la salonul unei companii aeriene, în conformitate cu Dicționarul titlurilor ocupaționale al DOL.

Recepționer, salonul unei companii aeriene

Admite membrii și oaspeții în salonul companiei aeriene, servește băuturi și gustări și oferă alte servicii personale, după cum se solicită: Deschide ușa de acces în salon la semnalul sonor al soneriei, verifică cardurile de membru și permite accesul și așezarea membrilor și oaspeților. Servește băuturi răcoritoare, cum ar fi cocktailuri, cafea și gustări. Răspunde la întrebări privind zborurile programate și facilitățile terminalului. Verifică rezervările pasagerilor. Îndrumă sau însoțește pasagerii către porțile de plecare, camerele de odihnă și alte facilități ale terminalului. Transmite cererile pentru serviciul de pager, folosind telefonul. Deschide cutii de conserve, sticle și pachete; prepară cafea și aranjează produse de patiserie, nuci și aperitive pe tăvi de servire. Îndepărtează scrumierele, paharele și farfuriile folosite de pe mese și strânge gunoiul.

Vom aborda mai în detaliu analiza funcțională a postului într-un articol ulterior.

Cum se realizează o analiză a postului: Un șablon în 5 pași (exemplu)

Acum că am acoperit cea mai importantă teorie, vom împărtăși un exemplu de analiză care poate fi folosit ca șablon de analiză a postului. Acest șablon conține cinci pași și vom acoperi fiecare pas.

Realizați că acesta este un șablon de proces amănunțit. Dacă efectuați o analiză simplă și rapidă a postului, vorbind cu una sau două persoane de la locul de muncă, procesul va fi mult mai rapid (cu prețul fiabilității). Cu toate acestea, acest lucru poate oferi deja suficiente informații pentru a redacta, de exemplu, o descriere a postului.

Scopul analizei postului

Punctul de plecare al oricărei analize a postului este scopul său. De ce dorim să facem o analiză? Scopul analizei influențează majoritatea opțiunilor de proiectare a analizei postului, inclusiv bugetul său, liderul de proiect și părțile interesate.

Scopurile unei analize a postului au fost enumerate mai devreme și pot include crearea unei descrieri robuste a postului, o analiză a nevoilor de formare a lucrătorilor sau planificarea forței de muncă.

Ca exemplu, o analiză a postului realizată în scopul planificării strategice a forței de muncă, va implica mai multe părți interesate de rang înalt, mai mult buget și va dura mai mult timp în comparație cu o analiză a postului realizată pentru a crea o simplă descriere a postului.

În primul caz, sponsorul este, cel mai probabil, un vicepreședinte senior sau un alt șef de departament care dorește să evalueze dacă talentele actuale vor fi capabile să facă treaba în cinci ani. În cel de-al doilea caz, sponsorul este cel mai probabil un manager de angajare care, după ce a făcut o angajare proastă, dorește cu adevărat să identifice cu exactitate profilul persoanei pe care o angajează.

Scopul va influența astfel domeniul de aplicare ulterior, bugetul și, de asemenea, echipa, șeful de echipă și gradul de implicare a părților externe, cum ar fi firmele de consultanță.

Metoda de analiză a postului

În funcție de scop, se selectează cea mai potrivită metodă de analiză a postului. Cele trei metode cel mai frecvent utilizate sunt tehnica incidentului critic, inventarul sarcinilor și analiza funcțională a postului. În funcție de metodă, colectarea datelor va fi diferită.

Recomandăm utilizarea tabelului pe care l-am arătat mai devreme în articol pentru a determina cea mai eficientă tehnică de analiză a postului și a o folosi pentru a influența acțiunile viitoare.

Colectarea datelor

Colectarea și analiza datelor sunt cele două etape care consumă cel mai mult timp în acest model de analiză a postului. În funcție de scopul analizei postului, analistul postului poate prefera diferite metode de colectare a datelor. Analiza datelor include date observaționale, interviuri și chestionare.

Tehnica incidentelor critice se concentrează pe datele despre incidente colectate structural prin interviuri și date observaționale de la persoanele implicate în incident. Inventarul de sarcini se concentrează pe enumerarea diferitelor îndatoriri și sarcini îndeplinite la locul de muncă, care poate fi realizată fie prin date observaționale, fie prin interviuri, fie prin chestionare structurate. Accentul se pune aici pe crearea unei liste de sarcini, timpul petrecut pe aceste sarcini și importanța sau dificultatea sarcinii.

Metoda de colectare a datelor	Descriere
Date de observație	Datele de observație sunt cea mai neutră formă de colectare a datelor, deoarece (se presupune) că nu întrerup performanța normală. Analistul locului de muncă observă persoana care face treaba, fie în viața reală, fie pe video. Datele observaționale pot descrie activitățile în funcție de unitatea de analiză aleasă (a se vedea tabelul de mai sus). Simpla observare poate influența deja modul în care indivizii își desfășoară activitatea, un exemplu bine cunoscut fiind efectul Hawthorne.
Interviul	Interviurile servesc ca o altă modalitate cheie de colectare a datelor, care poate fi utilizată în combinație cu datele observaționale. Pe baza datelor observaționale, se pun întrebări specifice. Interviurile trebuie să fie bine pregătite și realizate cu atenție. Și în acest caz, intervievatorul se poate concentra asupra diferitelor unități de analiză pentru a identifica îndatoriri, sarcini, activități și elemente de muncă.
Cercetare	Cea de-a treia modalitate de a colecta date este prin chestionare. Acestea pot fi concepute de sine stătător sau din comerț, cel mai cunoscut exemplu fiind chestionarul de analiză a postului (PAQ), care poate fi administrat de un analist al postului.

Analiză

Timp petrecut pentru analiză depinde de datele colectate. Atunci când se colectează cantități mari de date cantitative, este util să se raporteze scorurile medii, abaterile standard, numărul de participanți și eroarea standard a mediei (SEM). Aceasta din urmă este relevantă ca o măsură pentru fiabilitatea sau precizia rezultatelor. O valoare SEM ridicată pentru o anumită sarcină poate conduce la cercetări suplimentare.

În exemplul de mai jos, putem observa că există un consens în rândul participanților cu privire la primele patru sarcini, dar există un scor mediu scăzut cu privire la gestionarea așteptărilor pentru timpul de așteptare al vizitatorilor. Acest lucru poate indica faptul că acest lucru nu este văzut ca făcând parte din rolul principal. Poate că doar profesioniștii mai experimentați fac acest lucru sau nu este văzut ca făcând parte din funcția de bază (deci poate fi calificat drept comportament extra-rol).

Tașă pentru recepționer	M	SD	N	SEM
1. Răspunsul la interfon	4.3	0.5	49	0.1
2. Primirea oaspeților și așezarea lor	4.0	0.6	48	0.1
3. Oferirea de băuturi răcoritoare oaspeților	3.7	1.2	20	0.3
4. Răspunsul la întrebările vizitatorilor	3.2	1.6	32	0.3
5. Gestionarea așteptărilor privind timpul de așteptare al vizitatorilor	2.5	2	12	0.6

Morgeson și colegii enumeră o serie de alte măsuri mai analitice, inclusiv acordul interjudețean, fiabilitatea interjudețeană și consistența internă ca modalități de evaluare a fiabilității, precum și corelația și regresia, analiza factorilor și a grupurilor și alte tehnici multivariate pentru a măsura validitatea.

Impact

Un ultim pas esențial este realizarea impactului preconizat al analizei postului. Acest lucru este denumit validitate consecventă, care reprezintă gradul în care analiza postului are un impact asupra intervențiilor care derivă din ea.

Cu alte cuvinte, duce analiza postului la un impact tangibil asupra managementului resurselor umane? Acest lucru este greu de evaluat, dar este crucial atunci când vine vorba de a face alegerile de proiectare a analizei postului pentru următoarea dată.

Dacă un interviu rapid cu două recepționere produce aproape aceeași calitate a descrierii postului ca un studiu structurat al tuturor celor treizeci, prima abordare este mult mai rentabilă decât cea de-a doua. Nu numai pentru că economisește timpul analistului postului, ci și pentru că le economisește recepționerilor ore și ore pe care le pot petrece în schimb răspunzând la interfon și întâmpinând oaspeții.

Concluzie

Acesta ne aduce și la punctul final al acestui articol. Analiza postului este o tehnică strălucită și bine testată care își are un loc clar în managementul resurselor umane. Într-adevăr, o bună aplicare a analizei postului va avea un impact asupra rezultatelor afacerii.

De exemplu, o analiză amănunțită a postului va duce la o descriere mai bună a postului, ceea ce duce la o decizie de angajare mai bună și, în cele din urmă, la o performanță mai mare la locul de muncă. De asemenea, va duce la o analiză mai precisă a nevoilor de formare, care, la rândul său, va duce la o formare formală mai bună și, ca urmare, la o performanță mai mare la locul de muncă. Va conduce, de asemenea, la o modalitate mai precisă de a oferi feedback pentru managementul performanței, ceea ce va duce, la rândul său, la o performanță mai bună.

Analiza postului este, totuși, și o tehnică care necesită mult timp. Efectuarea unei analize detaliate a postului va implica completarea de chestionare sau intervievarea a până la zeci de persoane, ceea ce o face un efort foarte costisitor. Întrebarea care trebuie pusă întotdeauna este în ce măsură merită o analiză completă a postului, ținând cont și de natura rapid schimbătoare a muncii – deși acest lucru poate fi, în același timp, un motiv pentru a face analiza postului în primul rând.

În concluzie, este bine să stăpânești elementele esențiale ale analizei postului, deoarece toată lumea va folosi tehnicile descrise în acest articol într-o anumită măsură. Fie că sunteți un manager, un profesionist în resurse umane sau un angajat, o bună înțelegere a locului de muncă va duce la decizii mai bune și mai strategice la locul de muncă, la locul de muncă sau despre locul de muncă.

FAQ

.