Výběr pro zlepšení spolupráce napříč týmy ve vaší společnosti není žádnou překážkou. Vždyť spojení odborníků z různých týmů a oddělení ve vaší organizaci jistě povede k hlubším poznatkům, svěžejším pohledům a rychlejším inovacím, že? Ano, rozhodně může a měla by. Nejprve je však důležité si uvědomit, že týmy jsou tvořeny lidmi a ti se potřebují propojit a jasně spolu komunikovat, aby mohli úspěšně spolupracovat. Aby byla vaše spolupráce napříč týmy nastavena na úspěch, shromáždili jsme několik tipů, které vám pomohou připravit váš tým na zlepšení a ovládnutí firemní spolupráce. Zde je 5 způsobů, jak zlepšit a zkvalitnit spolupráci napříč týmy a mezi jednotlivými funkcemi.
5 způsobů, jak zlepšit spolupráci napříč týmy:
Podle zprávy v Harvard Business Review „75 % mezifunkčních týmů je nefunkčních a selhává nejméně ve třech z pěti kritérií: 1.) dodržení plánovaného rozpočtu; 2.) dodržení harmonogramu; 3.) dodržení specifikací; 4.) splnění očekávání zákazníků a/nebo 5.) udržení souladu s firemními cíli.“ Ačkoli 75procentní míra neúspěšnosti může nahánět strach, stejný výzkum zjistil, že projekty napříč týmy, které zastřešuje vysoce postavený vedoucí pracovník nebo na které dohlíží tým vedoucích pracovníků z různých oddělení, mají 76% míru úspěšnosti. To je docela slušný obrat.
Jelikož je dobré vedení zásadní pro schopnost křížového týmu plnit cíle, ujistěte se, že vedoucí vašeho křížového týmu jsou pro členy týmu viditelní i přístupní. Vedoucí nemusí mít například takovou časovou flexibilitu, aby mohli být přítomni na všech schůzkách, ale rozhodně by měli být přítomni na týdenních/měsíčních zprávách o stavu projektu a dalších schůzkách o pokroku na vysoké úrovni. Vedoucí by také měli členům týmu nabídnout několik způsobů, jak s nimi komunikovat o projektech napříč týmy, od textových zpráv a e-mailů až po videochaty a úřední hodiny.
Aby tým dobře fungoval, musí si lidé v něm navzájem důvěřovat a vytváření důvěryhodných vztahů vyžaduje, aby lidé strávili čas vzájemným poznáváním. Chcete-li zmírnit některé rozpaky lidí, kteří se navzájem dobře neznají, když se sejdou, aby pracovali jako tým, doporučujeme následující:
– Používejte videokonference v HD rozlišení, abyste zajistili, že členové vzdáleného týmu uvidí všechny tváří v tvář, a komunikujte s nimi, jako by byli ve stejné místnosti.
– Začněte schůzky otázkou na prolomení ledů, například „Jaké je vaše oblíbené místo na dovolené?“ nebo „Jaký je váš skrytý talent?“. Pak obejděte místnost a požádejte každého, aby se podělil o svou odpověď.
– Vytvořte miniknihu životopisů týmu a rozdejte ji na první schůzce. Biografické brožury by měly obsahovat fotografii každého člověka, jeho titul, oblast působnosti, preferovaný způsob kontaktu a několik osobních statistik, díky kterým se k němu můžete vztahovat, například oblíbený film, současné koníčky, domácího mazlíčka atd.
– Uspořádejte pro členy týmu společenskou akci a zahrajte si hry, které je povzbudí ke sblížení s lidmi mimo jejich oddělení. Pokud má váš tým vzdálené zaměstnance, využijte videokonference, abyste je zapojili do zábavy, a zahrajte si hry, jako jsou kancelářské trivia, šarády nebo hlášky.
#3: Vytvořte chartu týmu
Jakmile budou mít vaši spolupracovníci napříč týmy příležitost se navzájem poznat, budete chtít vytvořit chartu týmu, která nastíní, jaký je účel týmu, jaké jsou celkové cíle a jaké role mají členové hrát, aby bylo dosaženo obchodních cílů. Vytvoření charty týmu by mělo být prvním úkolem, který tým společně splní, protože to pomůže zajistit souhlas všech s tím, jak nejlépe spolupracovat. Dobrá týmová charta by měla obsahovat sedm bodů:
1. Týmová charta by měla obsahovat následující body:
1. Účel – Definujte účel týmu nebo problém, který má být řešen
2. Poslání & Cíle – Stanovte hlavní cíl a prioritní seznam menších měřitelných cílů
3. Role v týmu – Vyjmenujte členy týmu, jejich role v týmu a jejich kontaktní údaje
4. Očekávání – Jasně uveďte priority týmu a cesty pro řešení konfliktů
5. Očekávání – Vyjmenujte priority týmu a cesty pro řešení konfliktů
6. Očekávání – Vyjmenujte cíle týmu a jejich priority. Rozpočet& Zdroje – Sestavte seznam dostupných zdrojů a položek zahrnutých do rozpočtu
6. Harmonogram – Nastíněte plán schůzek pro zprávy o stavu a předpokládané termíny dosažení cílů
7. Plán – Vypracujte plán schůzek pro zprávy o stavu a předpokládané termíny dosažení cílů. Dohoda – Jakmile je charta hotová, musí ji všichni členové podepsat na znamení souhlasu
#4: Centralizujte komunikaci
Dobrým způsobem, jak zajistit, aby se všichni soustředili na cíle napříč týmem a měli aktuální informace o tom, co dělají ostatní a jak věci postupují mezi schůzkami, je využít pomoc aplikace pro řízení projektů, jako je Asana, Trello nebo Clarizen. Aplikace pro správu projektů umožňují všem členům týmu zveřejňovat zprávy, klást otázky a sdílet aktualizace. Všechny výše zmíněné nástroje pro online spolupráci jsou bezpečné a přizpůsobitelné, takže vedoucí projektu mohou kontrolovat úrovně přístupu k citlivým informacím a označit stránky projektu týmovými barvami, logy a dalšími prvky.
Dalším způsobem, jak podpořit prostředí, ve kterém mohou členové týmu pořádat improvizované schůzky a komunikovat mezi sebou na centrálním místě, je využít vyhrazený prostor, například zasedací místnost, a vybavit jej „vždy zapnutým“ videoportálem. Vytvoření takového prostředí podporuje kamarádství tím, že umožňuje vzdáleným zaměstnancům zůstat ve spojení se členy týmu. Podporuje také spontánní spolupráci, která je rozhodující pro zvýšení rychlosti inovací.
Vždycky je tu vzrušení, když se spustí nový projekt, ale udržet dynamiku napříč týmem, jakmile nastane každodenní boj s různými výzvami, může být těžký boj. Aby si tým udržel inspiraci a těšil se na dosažení dalšího milníku, měli by vedoucí pracovníci dbát na to, aby uznávali a odměňovali průlomové úspěchy a úspěchy týmu napříč spoluprací.
Přestože se členové týmu budou jistě cítit poctěni, když vedoucí ocení jejich tvrdou práci a společné úsilí, chytří vedoucí také vyzvou členy týmu, aby ocenili kolegy, kterých si váží. V druhém případě pomáhá vzájemné uznání budovat ještě silnější vazby a pocity dobré vůle mezi členy týmu.
Co se týče odměn, můžete při tvorbě statutu týmu shromáždit od členů týmu návrhy, co bude jednotlivé členy týmu skutečně motivovat. Samozřejmě, že osvědčené odměny, jako jsou skupinové obědy a večeře a výlety na sportovní akce, jsou vždy ceněny a mají navíc ten bonus, že umožňují členům týmu rozvíjet silnější vazby prostřednictvím společenského kontaktu.
Snadné způsoby, jak zlepšit a zintenzivnit spolupráci – usnadněte si spolupráci napříč týmy
Snad to nejlepší, co mohou vedoucí pracovníci udělat, pokud jde o pěstování a zlepšování spolupráce napříč týmy, je udělat z procesu spolupráce skvělý zážitek sám o sobě. Vstupte do Highfive, výkonného videokonferenčního řešení typu „vše v jednom“ s HD videem a zvukem, které umožňuje týmům spojit se pro bezkonkurenční zážitek z komunikace tváří v tvář. Highfive jsou navíc tak uživatelsky přívětivé, že je každý může používat ihned po vybalení z krabice ke sdílení obrazovek, brainstormingu řešení, spolupráci s členy různých týmů a dalším činnostem. Chcete-li svůj křížový tým vybavit vším, co potřebuje k úspěchu, začněte tím, že mu dáte Highfive. Doufáme, že se vám tyto tipy na způsoby, jak zlepšit spolupráci mezi křížovými týmy a celkově zlepšit firemní spolupráci, líbily!
.