Jak obvykle vypadá proces přijímání projektů?
Nejčastěji proces přijímání projektů začíná tím, že někdo pošle e-mail a řekne: „Potřebuji, abys udělal tohle.“ A pak přijde e-mail a řekne: „Potřebuji, abys udělal tohle.“ A to je vše. Je důležité projít si jednotlivé kroky procesu příjmu projektu, protože spravovat vše ze své e-mailové schránky se nehodí a není to efektivní ani účinné. Používání nástrojů a metodik projektového řízení vám může pomoci řídit projektové žádosti a proces příjmu efektivněji.
Největší problém většiny oddělení s procesy příjmu dnes spočívá v tom, že nemají konzistentní všechny pracovní postupy. Ať už se jedná o interní projekty nebo o spolupráci s externími dodavateli, často není příliš konzistentní způsob, jakým přijímají informace pro zahájení procesu zahájení projektu.
Vytvoření přijímacího procesu, který skutečně funguje
Pokud je vaše organizace podobná výše uvedeným, pak existuje spousta způsobů, jak se k vám práce dostává právě teď. Prvním krokem při správě těchto projektových žádostí je vytvoření procesu příjmu, který skutečně funguje.
Vypracujte formulář projektové žádosti
Společně se svým týmem určete, jaké informace jsou potřeba při zadávání projektové žádosti do vašeho systému příjmu. Mezi nejčastější otázky patří:
-
Co je to za požadavek?
-
Kde bude použit?
-
Kdy má být předložen?
-
Jaké jsou požadavky na projekt?
-
Jaký je jeho přínos pro podnik?
Přečtěte si více o vytvoření formuláře projektového požadavku
Vymezení místa pro podávání požadavků
Dalším krokem při vytváření procesu příjmu je určení centrálního místa pro všechny projektové požadavky, které přijdou do vašeho týmu. Největší výhodou tohoto postupu je přehlednost. Budete mít jasný přehled o podaných žádostech a termínech odevzdání spolu s aktuálně probíhající prací.
Může to být tak jednoduché, jako prostě vytvořit e-mailovou adresu pro příjem všech přijatých projektových žádostí, takže všechny projektové žádosti, které do vaší organizace přijdou, budou chodit na jedno místo. Například , a všechny e-mailové žádosti tam budou k dispozici.
Nebo se můžete rozhodnout použít sdílený dokument prostřednictvím služby Google nebo Dropbox.
Nejlepším řešením je však využití softwaru pro řízení projektů, který zajistí centralizaci veškeré práce, vyplňování polí pro projektové žádosti a snadné přesouvání žádostí do úkolů.
Určete, kdo bude mít příjem na starosti
Dále je třeba vybrat osobu ve vaší organizaci, která bude kontrolovat centralizované místo příjmu. Je to poměrně jednoduché. Poté nastavte preferované místo příjmu tak, aby byli informováni lidé, kteří mají být informováni o podání žádosti o projekt.
Formalizujte proces
Můžete mít zavedeny všechny procesy, ale pokud o nich nikdo neví, je to stejné, jako byste neměli žádný proces příjmu.
Pokud formalizujete nejen technologii přijímacího procesu, ale také skutečný rámec toho, jak bude každý projekt začínat a jak se bude pohybovat v organizaci, pak budete mít mnohem lepší odpovědnost a nakonec se všichni systém přijímání naučí.
K tomu budete možná potřebovat najít ve své organizaci „sponzora“, který bude proces přijímání evangelizovat. To je osoba, která bude vést k zodpovědnosti všechny členy týmu, od shora dolů a zprava doleva; všichni budou zodpovědní za používání systému příjmu. Tato osoba nemusí být nutně výkonný nebo výše postavený pracovník. Může to být account manažer, projektový manažer, vedoucí provozu nebo celý tým.
Zastavovačem procesů ve vaší organizaci bude osoba, která fyzicky vstane a vejde do kanceláře každého jednotlivého člověka, vezme ho za ruku a ukáže mu, jak správně používat proces příjmu, a pak bude trvat na tom, aby to tak pokaždé dělal.
Pokud se vám podaří najít takovou osobu ve vaší organizaci, nebo pokud se vám skutečně podaří jít a najmout takovou osobu ve vaší organizaci, zjistíte, že vaše projektové řízení funguje mnohem efektivněji.
Podržení ruky je klíčovou součástí úspěšného přijímacího procesu. Pokud vám lidé posílají žádosti e-mailem a nepoužívají systém příjmu, je nutné jim říci: „Nemohu na tom pracovat, protože to nevidím. Není to v systému řízení projektů.“
.