Cum să rezervi un turneu pentru trupa ta în 7 pași

https://youtu.be/NzfeH9Ak93Y

De ce și când să pleci în turneu

Dacă ți-ai construit deja un public pe o anumită piață, atunci ar putea fi timpul să te extinzi dincolo de acea piață.

În general, artiștii pleacă în turneu pentru a ajuta la susținerea și comercializarea unei lansări recente de album sau, uneori, chiar a unui single care ar putea avea o tracțiune masivă la radio sau pe platformele de streaming. În acest fel, fanii existenți ajung să te vadă cântând live după ce ți-au ascultat deja noua muzică, iar fanii noi te descoperă participând la spectacole în orașele lor natale împreună cu prietenii lor.

Să spunem că în acest moment:

A) Ți-ai construit deja un public în orașul tău/orașul tău, iar acum ești pregătit să cânți în orașele din jur.

Și/sau

B) Ți-ai construit un public în toată provincia/statul tău natal, iar acum ești gata să cânți în provinciile/statele din jur.

De multe ori este important să cânți mai întâi pe piețele locale, iar apoi să-ți croiești drum în jurul țării tale – dar pentru unii artiști ajunge să funcționeze mai bine pentru ei să facă un turneu într-o altă țară, să câștige o reputație acolo, iar apoi să se întoarcă acasă. Acest lucru depinde de genul tău, de locul în care se află fanii tăi și de culturile și piețele care tind să-ți preia vibrațiile.

Cu toate acestea, acest public „local” este măsurat prin numărul de bilete pe care le vinzi la spectacolele live pe care le-ai susținut deja. Dar ea poate fi dovedită și prin verificarea statisticilor tale online. Verificați Facebook, Spotify, Google Analytics și orice alt tip de statistici geografice pe care le puteți găsi despre fanii dumneavoastră. Odată ce ești conștient că ai fani pe piețele din jur, atunci ar putea fi momentul să îți rezervi un turneu!

Cine rezervă turneul

Când ai un agent de booking, acesta rezervă turneul cu îndrumarea și aprobarea managerului și a artistului. Atunci când nu ai un agent, managerul rezervă turneul cu îndrumarea și aprobarea artistului. Iar atunci când nu ai un manager, artistul își rezervă singur turneul. Toate acestea depind, de asemenea, de relațiile dintre cele trei părți. Uneori, artiștii sunt foarte implicați, iar alteori nu. Depinde de tine cum dezvolți relațiile de lucru cu echipa ta.

Cum să-ți rezervi turneul

Pasul 1: Caută locații și promotori

În primul rând, nu încerca să reinventezi roata. Există mulți artiști și trupe înaintea ta care au făcut exact ceea ce încerci să faci tu. Profitați de acest lucru. Sunt sigur că sunteți conștienți de alți artiști care se pot raporta la sunetul vostru, da? Verifică unde au făcut turnee / concerte recente pentru a-ți face o idee despre ce locații ar funcționa pentru sunetul tău. Bandsintown este un loc excelent pentru a începe. Verificați rutele pentru artiștii care se aseamănă cu sunetul dvs. pe conturile lor Bandsintown. Dacă nu găsiți prea multe informații de la rutele altor trupe, treceți la treabă pe Google.

Creați o foaie Excel, dacă nu aveți un sistem de baze de date propriu-zis, și completați-o cu numele, numele localurilor/promotoarelor, locațiile, e-mailurile, linkurile către formularele de contact de pe site, dacă nu sunt date e-mailurile, și o listă cu datele ideale la care v-ar plăcea să fiți în fiecare locație. Dacă nu aveți numele lor de la bun început, asigurați-vă că le adăugați în document atunci când vă răspund la e-mail. Este important să vă amintiți numele oamenilor pentru a construi o relație cu ei. Ajungeți să cunoașteți aceste persoane – vorbiți cu ele la telefon, vizitați locațiile lor și întâlniți-le personal, adăugați-le pe LinkedIn etc. Amintiți-vă întotdeauna că aceasta este o afacere bazată pe relații.

Promoteri și locații 101: Promotorii sunt oamenii care vă angajează trupa pentru un spectacol, iar apoi o promovează la contactele/audiența lor din zona respectivă. Uneori, promotorii dețin locațiile, alteori le închiriază. Dacă nu aveți de-a face cu un promotor, veți căuta să tratați cu cei care rezervă/cumpără locații sau cu proprietarii de locații.

Pasul 2: Aflați unde sunt fanii dvs. Verifică-ți statisticile Facebook, statisticile Spotify, statisticile Instagram (dacă ai un profil de business – ceea ce probabil ar trebui să faci dacă nu ai), statisticile listelor de email (ex. MailChimp) și Google analytics pentru a afla UNDE se află fanii tăi actuali și încearcă să obții spectacole în acele zone. Fiecare dintre aceste platforme are informații care îți arată în ce orașe se află publicul tău. Țineți evidența, notați-le și folosiți-le pentru informații care să vă ajute să vă rezervați spectacolele în acele orașe.

Pasul 3: Schițați o rută

Ruta (ce orașe și în ce ordine) va depinde, în cele din urmă, de disponibilitatea locațiilor, așa că, cu cât rezervați mai devreme, cu atât mai multe șanse aveți de a obține ceea ce vă doriți. Cu toate acestea, veți dori totuși să schițați o rută înainte de a contacta locațiile și promotorii. În cazul în care aceștia nu au data dorită, cereți datele din jur care sunt disponibile și modificați traseul pe măsură ce primiți oferte. Pentru localurile cu o capacitate de 50-500 de locuri, veți dori să vă rezervați spectacolele cu 2-6 luni în avans, iar pentru cele cu o capacitate de peste 500 de locuri, veți dori să le rezervați cu 6-12 luni în avans.

Încă o dată, nu încercați să reinventați roata. Întoarceți-vă la lista de locații și la listele de rute ale artiștilor care sună similar și dacă rutele lor au sens, atunci pur și simplu încercați să le copiați. Stabiliți datele în care ați dori să fiți în turneu și câte zile pe săptămână puteți cânta fără să vă epuizați. Cu cât programați mai multe spectacole, cu atât aveți mai multe șanse să atingeți pragul de rentabilitate sau să ieșiți cu un flux de numerar pozitiv, dar trebuie să includeți și pauze atât pentru voce, cât și pentru timpul de condus. Așadar, ca regulă generală, încercați să rezervați aproximativ 5 spectacole pe săptămână.

În plus, încercați să faceți o rută cât mai eficientă. Verificați pe Google Maps cât timp vă va lua să ajungeți dintr-un loc în altul și planificați asta în consecință. Încearcă să nu conduci înainte și înapoi. Din nou, acest lucru depinde de disponibilitatea locațiilor, dar dacă puteți planifica un traseu drept, veți economisi timp și bani pe benzină și cazare.

Etapa 4: Redactați e-mailul de solicitare a rezervării spectacolului

Subiect: în data de

Data și locația: În corpul e-mailului notați că trupa dvs. va fi în turneu pentru anumite date selectate, mergând dintr-o anumită locație în alta, și că ați dori ca ei să fie la on și dacă nu este disponibil să sugerați alte date.

Pachet: Notați ce include pachetul (spectacolul), cum ar fi durata setului (seturilor), tipul de muzică, orice instrumente notabile sau descriptive, ce fel de vibrație este, numele artiștilor, dacă există un act de susținere deja inclus, etc.

Informații despre artiști: Apoi link către informațiile despre artiști – link către site-ul web, youtube și/sau soundcloud, facebook, biografie, recenzii. Dacă toate acestea sunt rezumate pe site-ul web al managerilor, atunci pur și simplu faceți un link către pagina formațiilor de pe site-ul web al companiilor de management.

Proba publicului: Dovediți că aveți o audiență pe acea piață: dacă aveți deja un public bun în , notați acest lucru în e-mail – oferirea de cifre, cum ar fi dovada de analiză, dovada listei de e-mail, etc. va ajuta cu siguranță.

Noteworthy: Apoi includeți o secțiune „notabilă” – incluzând orice premii recente, concursuri, finanțări speciale sau alte comentarii notabile despre artiști.

Succes după e-mail: Puneți o notă în calendarul dvs. pentru a urmări (cel mai devreme) 7 zile mai târziu prin telefon sau e-mail dacă nu aveți numărul lor.

**Atenție: Deoarece veți trimite în esență același e-mail către toate locațiile/promoterii, veți face o mulțime de copy și paste și redirecționări, așa că ASIGURAȚI-VĂ că schimbați subiectul e-mailului, precum și numele locațiilor și datele din e-mail. Dacă nu o faceți, veți părea parțial (sau total) prost. Am făcut-o. ;|

Pasul 5: Negociați acordul

Cumpărătorii nu-și pot permite să facă greșeli și să piardă bani pe spectacolul dumneavoastră, așa că dacă sunteți nou pe piață nu vă așteptați să faceți bani. Dacă munciți din greu pentru a obține o audiență bună, acest lucru garantează destul de mult o rezervare de revenire pentru o afacere potențial mai bună. Cu cât mai mulți fani vin la spectacol, cu atât mai multe șanse aveți de a negocia o afacere mai bună data viitoare. Dacă este o „seară de muzică nouă” sau o „seară fără acoperire” la locul de desfășurare, uneori vă oferă bani pentru benzină sau o împărțire a vânzărilor la ușă cu toate trupele de pe afiș.

Când primiți o ofertă de la promotor sau de la locul de desfășurare, analizați-o pentru acuratețe și corectitudine. Ca artist începător sau mai nou, fie vă puteți aștepta să nu vi se plătească nimic în afară de niște bilete pentru mâncare și băutură, fie vă puteți aștepta să vi se plătească un onorariu garantat undeva între 250 și 1.500 de dolari pe seară, în funcție de standardele pieței dumneavoastră. Unele locații oferă o „potențială” parte din vânzările de bilete dacă există o taxă de intrare. ‘Potențial’ înseamnă că, dacă vânzările de bilete depășesc suma garantată, aveți șansa de a câștiga în plus față de garanție.

Dacă aveți un agent, este responsabilitatea acestuia să colecteze un avans de 50% înainte de spectacol de la promotor/locație pentru a vă asigura prestația – dacă nu aveți un agent – încercați să introduceți acest avans în ofertă.

Majoritatea localurilor mai mici, cu o capacitate cuprinsă între 50 și 500 de locuri (unde cel mai probabil vei cânta dacă citești aceste rânduri), permit artiștilor să păstreze 100% din vânzările de merchandise, dar artistul trebuie să gestioneze singur mesele de merch. În timp ce, localurile mai mari și majore au personal intern pentru merchandise și pot lua o parte din profiturile tale.

Pasul 6: Elaborează un buget

După ce cunoști bine garanțiile de performanță și ai negociat fiecare spectacol, elaborează-ți bugetul. Mențineți cheltuielile fixe și încercați să cheltuiți mai puțin decât ați proiectat.

Dacă vreți să ieșiți pe plus, este mai eficient să reduceți cheltuielile în loc să încercați să câștigați mai mult. Acest lucru se datorează faptului că, cu cât câștigi mai mult, cu atât mai mult plătești managerilor și agenților tăi (dacă acordurile lor se bazează pe veniturile BRUTE sau pe vânzările brute de bilete). Dacă doar reduceți cheltuielile, veți avea mai mulți bani în buzunarul dumneavoastră (al artiștilor). Ca un bun manager (dacă tu ești managerul care citește aceste rânduri), atunci vei dori să îți ajuți artistul să își mențină cheltuielile la un nivel scăzut.

Reducerea costurilor:

1. 1. • Căutați decoruri de scenă mai mici.
      • Gătiți mai puțin pe hoteluri și mâncare. Încercați să sugeți, rămânând în același timp sănătoși și bine odihniți.
      • Mai puțin back-tracking. Acest lucru se întoarce la o bună rutare a turneului – menționată mai sus.
      • Nu ai nevoie de un manager de turneu sau de un șofer atunci când ești la început, așa că nu te obosi să îi angajezi de data aceasta până când nu câștigi mult mai mulți bani și există mult mai multe părți în mișcare.

Avem un model de buget de turneu și toate documentele și foile de calcul de care ai nevoie pentru turnee incluse în setul nostru de instrumente pentru managementul artiștilor.

Când vă creați bugetul luați în considerare sursele alternative de venit, cum ar fi finanțarea de la casa dvs. de discuri (dacă aveți una), finanțarea guvernamentală (mai ales dacă sunteți în Canada), campaniile de finanțare din partea mulțimii și vânzările de mărfuri și CD-uri vândute la spectacole. Da, CD-urile încă se mai vând! Chiar și cele de vinil. De fapt, în 2018, rapoartele arată că vânzările de viniluri au fost înclinate în ultimii câțiva ani.

Pasul 7: Advance The Tour

Când colectezi toate detaliile de care vei avea nevoie despre spectacolul tău de la locul de desfășurare, numim acest lucru „advancing the show”. Va trebui să avansezi spectacolul, înainte de spectacol, ai înțeles?

Câteva locații au documente standard de avansare care includ toate informațiile de care ai nevoie, unele ți le vor da cu plăcere la telefon, altele se întreabă de ce întrebi (de obicei, aceștia sunt tipii mici care dețin cafenele sau nu sunt foarte organizați).

Principalele informații pe care trebuie să le aflați sunt dacă oferă cazare sau dacă au coduri de reducere la hoteluri, când este încărcarea și verificarea sunetului, orele de platou, informații despre parcare, dacă oferă mâncare și băutură gratuită sau dacă în schimb vă oferă bani în plus (numit buyout), câte persoane puteți avea pe lista de invitați, dacă vă pot plăti în numerar la sfârșitul serii și cine este managerul de producție sau persoana de contact pentru spectacolul dumneavoastră. Puteți, de asemenea, să cereți informații tehnice dacă aveți nevoie.

Promovarea turneului dumneavoastră

Nu vom intra în detalii în acest articol, dar, pe scurt, faceți-vă propria publicitate de prima dată. Faceți niște afișe sau puneți un prieten să le facă, faceți evenimente și postări pe Facebook, luați în considerare Facebook Ads orientate către orașele în care vă desfășurați turneul, faceți postări pe Instagram, trimiteți e-mailuri către lista dvs. de e-mailuri (ar trebui neapărat să aveți una), faceți ca datele turneului dvs. să fie listate pe contul dvs. de Spotify și pe Bandsintown (conectați contul dvs. de Bandsintown la contul dvs. de Facebook), contactați ziarele și posturile de radio locale pentru a oferi lista de invitați, interviuri, recenzii înainte și după spectacolul dvs. și cadouri gratuite și luați notițe despre modul în care alte trupe de succes se promovează pe ele însele și turneele lor în social media.

În timpul turneului

(Pregătiți aceste lucruri înainte de turneu)

Liste de e-mail: Păstrați liste de e-mail specifice regiunii, astfel încât să vă puteți direcționa e-mailurile atunci când plecați în turneu într-o anumită locație data viitoare. Folosiți listele de e-mail internaționale/naționale pentru e-mailurile care nu sunt specifice unei locații și care includ informații, cum ar fi o nouă lansare video.

Managerul de turneu: dacă nu aveți un manager de turneu, managerul dvs. obișnuit ar trebui să fie cel care gestionează turneul de la birou. Dacă nu aveți un manager, un coleg de trupă ar trebui să se ocupe de a se asigura că totul decurge fără probleme în timp ce sunteți pe drum.

Încă o dată, consultați Setul nostru de instrumente de management al artiștilor, care include toate documentele și foile de calcul de care aveți nevoie pentru a rezerva și gestiona un turneu.

Iată o scurtă listă de verificare a lucrurilor de care trebuie să vă amintiți în fiecare seară:

1. 1. 1. Ajungeți la casa de bilete – colectați banii după spectacol.
      2. Contează casa – în funcție de istoricul tău cu localul sau promotorul, este posibil să vrei să iei socoteli și/sau să numeri câți oameni intră pe ușă (dacă primești o parte din vânzări).
      3. Confirmă rezervările la hotel.
      4. Confirmați zborurile (dacă zburați cu avionul).
      5. Interviul zilnic – păstrați-l vizibil (imprimați-l și asigurați-vă că este accesibil digital).

Și câteva idei finale de reflecție:

1. • Practicați! Fă-l special pentru audiență și oferă-le cea mai bună valoare pentru dolarul lor (chiar și atunci când sunt 2 persoane în public)!

.