Jobanalyse: A Practitioner’s Guide | AIHR Analytics

Jobanalyse er en almindelig teknik, der har til formål at give detaljerede oplysninger om en arbejdstagers job. En jobanalyse kan hjælpe med at udarbejde en bedre jobbeskrivelse, føre til et mere sikkert arbejdsmiljø, hjælpe med planlægning af arbejdsstyrken og er nøglen til præstationsstyring. Fordi den berører så mange vigtige HR-funktioner, vil denne artikel give en praktisk vejledning med en komplet 5-trins skabelon for, hvordan man gennemfører en jobanalyse. Vi vil også inkludere flere eksempler på jobanalyser i hele artiklen. God læsning!

Indhold
Hvad er jobanalyse? En definition
Formål med en jobanalyse
Jobanalysemetoder
– Critical Incident Technique (CIT)
– Task inventory (TI)
– Functional job analysis (FJA)
Hvordan man udfører en jobanalyse: En skabelon
Konklusion
FAQ

Hvad er jobanalyse? En definition

Alle med nogen arbejdserfaring har på et eller andet tidspunkt foretaget en jobanalyse. Det kan være en leder, der beslutter at kombinere to ledige stillinger til ét job, en rekrutteringskonsulent, der forsøger at udarbejde en jobbeskrivelse, eller en medarbejder, der opstiller en liste over sine hovedopgaver for at udarbejde en personlig udviklingsplan.

Og selv om disse jobanalyser vil have forskellige detaljeringsgrader, er processen ens. Når vi definerer det, er en jobanalyse en systematisk proces, hvor et job opdeles i mindre enheder, som derefter analyseres for at beskrive, hvad der udføres i jobbet, eller hvilke evner der er nødvendige for at udføre jobbet.

En jobanalyse udføres af medarbejderne selv, ledere, OD-fagfolk eller HR-fagfolk til forskellige formål. Når man gør det, er der tre primære typer af jobanalysedata, nemlig arbejdsaktiviteter, medarbejderegenskaber og arbejdskontekst.

I denne artikel vil vi fokusere mest på arbejdsaktiviteter. Arbejdsaktiviteterne danner sammen med den organisatoriske kultur grundlaget for at bestemme arbejdstagerens egenskaber. Vi vil fokusere mindre på arbejdskonteksten – men husk den i din jobanalyse, især når denne kontekst kan ændre sig.

Sigtet med en jobanalyse

Målene med en jobanalyse kan variere, men de fleste af dem er inden for HR-området. Generelt kan der skelnes mellem følgende formål (Morgeson, Brannick & Levine, 2020):

Opgaveanalysens formål	Beskrivelse
Opgavebeskrivelse	Opgaveanalysen giver input til opgavebeskrivelsen. Jobbeskrivelsen er et internt dokument, der specificerer kravene til en ny stilling, herunder de nødvendige færdigheder, rolle i teamet, personlighed og evner hos en egnet kandidat.
Jobklassificering	Jobklassificering er processen med at placere et eller flere job i en klynge eller familie af lignende job. Målet er at fastsætte lønsatser og udvælge medarbejdere.
Jobvurdering	Jobvurdering er processen med at bestemme den relative rang af forskellige job i en organisation. Formålet er at skabe løngennemskuelighed og lighed.
Jobdesign	Jobdesign er processen med at skabe et job, der tilfører værdi til virksomheden og er motiverende for medarbejderen.
Personalekrav	Her giver jobanalysen oplysninger om minimumskvalifikationer (eller krav) for roller i organisationen, der ofte bruges til rekrutteringsformål.
Præstationsvurdering	Jobanalysen giver input til præstationsvurderingen af den person, der udfører jobbet.
Medarbejderuddannelse	Jobanalysen danner grundlag for analysen af uddannelsesbehovet. Når viden, færdigheder, evner og andre karakteristika er identificeret, kan uddannelsesbehovet identificeres, og medarbejderne kan uddannes.
Medarbejdermobilitet	Mennesker og job skal passe sammen. Jobanalyse er nyttig til at identificere den viden, de færdigheder, evner og andre karakteristika, der kræves for en rolle, som derefter kan matches med en intern ansat.
Effektivitet	Jobanalyse kan bruges til at forbedre effektiviteten på arbejdspladsen ved at analysere aktiviteter og optimere den måde, de udføres af folk i rollen.
Sundhed & sikkerhed	Jobanalyse kan identificere farlig adfærd og arbejdsforhold, der øger risikoen for ulykker og skader, hvilket fører til et mere sikkert arbejdsmiljø.
Planlægning af arbejdsstyrken	For at planlægge fremtidens arbejdsstyrke skal viden, færdigheder, evner og andre karakteristika identificeres og matches med fremtidige krav til arbejdet. Dette gør det muligt at udarbejde en strategisk arbejdskraftplan for en rolle eller afdeling.
Lovgivningsmæssige krav	Føderale og nationale love kan gælde for arbejdsforhold, sundhed, ansættelse, uddannelse, løn, forfremmelse og afskedigelse af medarbejdere. Jobanalyse kan være et redskab til at sikre, at alle aktiviteter i en rolle overholder lovgivningen.

Jobanalyse er fantastisk til at identificere den viden, de færdigheder, evner og andre egenskaber, der kræves for at udføre et job. For at identificere disse opdeles jobbet i mindre arbejdsenheder. Disse omfatter pligter, opgaver, aktiviteter og elementer (igen baseret på Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Enhed	Beskrivelse	Eksempel
Job	En samling af lignende stillinger.	‘Receptionist’
Stilling	En samling af pligter, opgaver, aktiviteter og elementer, der skal udføres af en enkelt arbejdstager.	Melinda, receptionisten, der for det meste arbejder i nattevagter
Stilling	Samling af opgaver, der er rettet mod generelle jobmål. Et typisk job har 5 til 12 opgaver.	Hospitalitetsaktiviteter for besøgende
Opgaver	Samlinger af aktiviteter med en klar begyndelse, midte og slutning. Et job har 30 til 100 opgaver.	Velkomst af gæster og vejledning af dem til venteværelset
Aktiviteter	Klynger af elementer rettet mod opfyldelse af arbejdskrav.	Det at trykke på intercomknappen for at åbne døren
Element	Smindste identificerbare arbejdsenhed.	Svar på telefonen

Baseret på beskrivelsen af disse mindre arbejdsenheder identificeres byggeklodserne i et job. Der er flere forskellige metoder til at gribe dette an. Det er det, vi vil dække i næste afsnit.

Jobanalysemetoder

Der findes flere forskellige, almindeligt anvendte jobanalysemetoder. Disse omfatter:

• Threshold Traits Analysis
• Ability Requirements Scales
• Position Analysis Questionnaire
• Critical Incident Technique
• Task inventory
• Functional Job Analysis og;
• Job Elements Method.

En forklaring af alle jobanalysemetoder ville gå ud over rammerne af denne artikel. Vi vil fokusere på de tre mest kendte og effektive jobanalysemetoder, som er Critical Incident Technique, Task Inventory og Functional Job Analysis.

Critical Incident Technique (CIT)

Den kritiske hændelsesteknik bygger på observerede kritiske hændelser. Kritiske hændelser er adfærd, der repræsenterer enten fremragende eller uacceptabel præstation. En typisk rapport om en kritisk hændelse har følgende elementer:

1. En beskrivelse af den kontekst og de omstændigheder, der førte til hændelsen.
2. Medarbejderens eller medarbejdernes adfærd under hændelsen.
3. Konsekvenserne af adfærden og deres bredere indvirkning.

Den kritiske hændelsesteknik er mest effektiv i forbindelse med sundheds- og sikkerhedshændelser (f.eks, når der sker en ulykke, en skade eller et dødsfald), præstationsvurderinger og uddannelse af medarbejdere. I de to sidste tilfælde opregner den kritiske hændelse eksempler på eksemplarisk og uacceptabel adfærd, som kan bruges til at give feedback til en medarbejder eller som grundlag for træning i, hvad medarbejderne bør og ikke bør gøre.

Task inventory (TI) (opgaveanalyse)

Task inventory, eller opgaveanalyse, er en opgørelse over alle de opgaver, som et job består af. Disse opgaver er ofte grupperet under deres opgaver. Vi har tidligere nævnt, at et job har mellem fem og tolv opgaver og op til 100 opgaver. For hver af opgaverne kan der angives deres hyppighed af udførelsen af opgaven, opgavens vigtighed og den tilhørende vanskelighed.

HOSPITALITETSOPGAVE FOR EN RECEPTIONIST
Opgaver	Freq.	Impport.	Sværhedsgrad
Svar på intercom’en, når det ringer på døren	300/dag	Middel	Lav
Begynder gæster og guider dem til den ventende rum	120/dag	Middel	Middel	Low
Giver gæsterne en drink	80/dag	Low	Low
Svar på spørgsmål fra besøgende	30/dag	Høj	Middel
Håndtering af forventninger om ventetider	30/dag	Middel	Høj
Modtagelse og håndtering af klager	6/dag	Højt	Meget højt

Tabellen ovenfor viser et eksempel på en af receptionistens opgaver i en lægepraksis. Andre opgaver kan omfatte håndtering af aftaler, administration og besvarelse af grundlæggende medicinske spørgsmål.

Opgaveopgørelsen er ofte udarbejdet på baggrund af input fra ekspertpaneler, de personer, der selv arbejder i jobbet, og deres ledere. Opgaveopgørelsen er mest effektiv til at skabe jobbeskrivelser, jobklassifikationer, uddannelse af arbejdstagere og til at kontrollere, om lovkravene er overholdt

Funktionel jobanalyse (FJA)

Den funktionelle jobanalyse er en metode til jobanalyse, som er udviklet af det amerikanske arbejdsministerium (DOL). Den funktionelle jobanalyse giver specifikke oplysninger om, hvilket arbejde der skal udføres, og hvilke arbejdstagerkvalifikationer der kræves for at udføre arbejdet med succes.

Den funktionelle jobanalyse fokuserer på opgaver, ikke på hvad der bliver udført. Dette skyldes, at det er mere sandsynligt, at folk er enige om den pågældende aktivitet. En receptionist i en lufthavnslounge kan være forpligtet til at “få gæsterne til at føle sig velkomne”, men der er mange måder at nå dette mål på. Nedenstående tabel beskriver en receptionist i en airline-lounge i henhold til DOL’s Dictionary of Occupational Titles.

Receptionist, Airline Lounge

Admiterer medlemmer og gæster til airline-loungen, serverer drikkevarer og snacks og yder andre personlige tjenester efter anmodning: Åbner døren til loungen efter at have hørt en summer, kontrollerer medlemskort og giver medlemmer og gæster adgang til loungen og giver dem plads. Serverer forfriskninger såsom cocktails, kaffe og snacks. Svarer på spørgsmål vedrørende ruteflyvninger og terminalfaciliteter. Kontrollerer passagerers reservationer. Anviser eller ledsager passagerer til afgangsgates, toiletter og andre terminalfaciliteter. Videregiver anmodninger om personsøgningstjeneste ved hjælp af telefon. Åbner dåser, flasker og pakker, brygger kaffe og anretter kager, nødder og appetitvækkere på serveringsbakker. Fjerner brugte askebægre, glas og tallerkner fra bordene og samler affald op.

Vi vil behandle den funktionelle jobanalyse mere detaljeret i en senere artikel.

Hvordan man udfører en jobanalyse: En 5-trins-skabelon (eksempel)

Nu, hvor vi har dækket den vigtigste teori, vil vi dele en eksempelanalyse, som kan bruges som en jobanalyseskabelon. Denne skabelon indeholder fem trin, og vi vil dække hvert trin.

Du skal være klar over, at dette er en grundig processkabelon. Hvis du udfører en simpel og hurtig jobanalyse ved at tale med en eller to personer på jobbet, vil processen være meget hurtigere (på bekostning af pålideligheden). Dette kan dog allerede give tilstrækkelige oplysninger til at udarbejde f.eks. en jobbeskrivelse.

Opgaveanalysens formål

Udgangspunktet for enhver opgaveanalyse er dens formål. Hvorfor ønsker vi at foretage en analyse? Formålet med analysen påvirker de fleste af jobanalysens designvalg, herunder dens budget, projektleder og interessenter.

Opgaverne med en jobanalyse blev nævnt tidligere og kan omfatte oprettelsen af en robust jobbeskrivelse, en behovsanalyse til uddannelse af medarbejdere eller planlægning af arbejdsstyrken.

Som eksempel vil en jobanalyse, der udføres med henblik på strategisk planlægning af arbejdsstyrken, involvere flere ledende interessenter, mere budget og tage mere tid sammenlignet med en jobanalyse, der udføres for at oprette en simpel jobbeskrivelse.

I førstnævnte tilfælde er sponsor sandsynligvis en senior vicepræsident eller en anden afdelingsleder, der ønsker at vurdere, om de nuværende talenter vil være i stand til at udføre jobbet om fem år. I det sidste tilfælde er sponsoren sandsynligvis en ansættelseschef, som efter at have haft en dårlig ansættelse virkelig ønsker at indkredse profilen for den person, som han/hun ansætter.

Sigtet vil således påvirke det videre omfang, budget, men også team, teamleder og i hvilken grad eksterne parter, såsom konsulentfirmaer, inddrages.

Jobanalysemetoden

Med udgangspunkt i formålet vælges den mest hensigtsmæssige jobanalysemetode. De tre mest almindeligt anvendte metoder er Critical Incident Technique, Task Inventory og Functional Job Analysis. Afhængigt af metoden vil dataindsamlingen være forskellig.

Vi anbefaler at bruge den tabel, vi viste tidligere i artiklen, til at bestemme den mest effektive jobanalyseteknik og bruge den til at påvirke fremtidige handlinger.

Indsamling af data

Dataindsamling og dataanalyse er de to mest tidskrævende trin i denne skabelon til jobanalyse. Afhængigt af jobanalysens formål kan jobanalytikeren foretrække forskellige dataindsamlingsmetoder. Dataanalyse omfatter observationsdata, interviews og spørgeskemaer.

Den kritiske hændelsesteknik fokuserer på strukturelt indsamlede hændelsesdata gennem interviews og observationsdata fra de personer, der er involveret i hændelsen. Opgaveopgørelsen fokuserer på at opstille en liste over de forskellige pligter og opgaver, der udføres i jobbet, hvilket enten kan ske gennem observationsdata, interviews eller strukturerede spørgeskemaer. Fokus her er oprettelsen af en liste over opgaver, den tid, der bruges på disse opgaver, og opgavens vigtighed eller sværhedsgrad.

Dataindsamlingsmetode	Beskrivelse
Observationsdata	Observationsdata er den mest neutrale form for dataindsamling, da den (angiveligt) ikke afbryder den normale udførelse. Jobanalytikeren observerer den person, der udfører jobbet, enten i virkeligheden eller på video. Observationsdata kan beskrive aktiviteter baseret på den valgte analyseenhed (se tabellen ovenfor). Blot observation kan allerede påvirke den måde, hvorpå personer udfører arbejdet, et velkendt eksempel er Hawthorne-effekten.
Interview	Interviews tjener som en anden vigtig måde at indsamle data på, som kan bruges i kombination med observationsdata. På grundlag af observationsdata stilles der specifikke spørgsmål. Interviews bør være velforberedte og gennemføres omhyggeligt. Også her kan intervieweren fokusere på de forskellige analyseenheder for at identificere pligter, opgaver, aktiviteter og arbejdselementer.
Spørgeskemaer	Den tredje måde at indsamle data på er gennem spørgeskemaer. Disse kan være selvudformede eller færdige, hvor det mest kendte eksempel er Position Analysis Questionnaire (PAQ), som kan administreres af en jobanalytiker.

Analyse

Den tid, der bruges på analyse, afhænger af de data, der indsamles. Når der indsamles store mængder kvantitative data, er det nyttigt at rapportere gennemsnitsscorer, standardafvigelser, antal deltagere og standardfejl i middelværdien (SEM). Sidstnævnte er relevant som et mål for resultaternes pålidelighed eller præcision. En høj SEM-værdi for en specifik opgave kan føre til yderligere forskning.

I nedenstående eksempel kan vi se, at der er enighed blandt deltagerne om de første fire opgaver, men der er en lav gennemsnitsscore for forventningsstyring i forbindelse med gæsternes ventetid. Det kan tyde på, at dette ikke ses som en del af kerneopgaven. Måske er det kun mere erfarne fagfolk, der gør dette, eller det ses ikke som en del af kerneopgaven (så det kan kvalificeres som en adfærd uden for rollen).

Opgave for receptionist	M	SD	N	SEM
	1. Besvarelse af intercom	4.3	4.3	0.5	49	0.1
2. Modtagelse af gæster og placering af dem	4.0	4.0	0.6	48	0.1
3. Tilvejebringelse af forfriskninger til gæster	3,7	1,2	20	0,3
4. Besvarelse af spørgsmål fra besøgende	3,2	1,6	32	0,3
5. Styring af forventninger til besøgendes ventetid	2,5	2	12	0.6

Morgeson og kolleger opregner en række andre mere analytiske målinger, herunder inter-judge agreement, inter-judge reliability og intern konsistens som måder at vurdere pålideligheden på, og korrelation og regression, faktor- og klyngeanalyse og andre multivariate teknikker til at måle validiteten.

Indflydelse

Et vigtigt sidste skridt er realiseringen af den tilsigtede virkning af jobanalysen. Dette kaldes konsekvensvaliditet, som er den grad, i hvilken jobanalysen påvirker de interventioner, der er afledt af den.

Med andre ord, fører jobanalysen til en håndgribelig indvirkning på Human Resource Management? Dette er vanskeligt at vurdere, men afgørende, når det drejer sig om at træffe valg om jobanalysens udformning næste gang.

Hvis et hurtigt interview med to receptionister giver næsten den samme kvalitet i jobbeskrivelsen som en struktureret undersøgelse af alle tredive, er førstnævnte fremgangsmåde langt mere omkostningseffektiv end sidstnævnte. Ikke kun fordi det sparer jobanalytikeren tid, men også fordi det sparer receptionisterne for timer og timer, som de i stedet kan bruge på at besvare intercomen og byde gæsterne velkommen.

Slutning

Dette bringer os også til denne artikels sidste punkt. Jobanalyse er en genial og velafprøvet teknik, der har en klar plads i personaleledelse. Faktisk vil en god anvendelse af jobanalyse påvirke forretningsresultaterne.

For eksempel vil en grundig jobanalyse føre til en bedre jobbeskrivelse, hvilket fører til en bedre ansættelsesbeslutning og i sidste ende til højere præstationer på arbejdspladsen. Det vil også føre til en mere præcis analyse af uddannelsesbehovene, hvilket igen vil føre til bedre formel uddannelse og dermed til højere præstationer på arbejdspladsen. Det vil også føre til en mere præcis måde at give feedback om præstationsstyring på, hvilket igen vil føre til bedre præstationer.

Jobanalyse er imidlertid også en meget tidskrævende teknik. Gennemførelse af en detaljeret jobanalyse vil indebære udfyldelse af spørgeskemaer eller interview af op til snesevis af personer, hvilket gør det til en meget omkostningstung opgave. Det spørgsmål, der altid bør stilles, er, i hvilket omfang en fuldstændig jobanalyse er det værd, også under hensyntagen til arbejdets hurtigt skiftende karakter – selv om dette samtidig kan være en grund til at foretage jobanalysen i første omgang.

Sammenfattende er det godt at beherske det væsentlige i jobanalysen, da alle vil bruge de teknikker, der er beskrevet i denne artikel, i en eller anden grad. Uanset om du er leder, HR-professionel eller medarbejder, vil en god forståelse af jobbet føre til bedre og mere strategiske beslutninger i jobbet, på jobbet eller om jobbet.

FAQ