Sådan booker du en turné for dit band i 7 trin

https://youtu.be/NzfeH9Ak93Y

Hvorfor og hvornår du skal på turné

Hvis du allerede har opbygget et publikum på et bestemt marked, så er det måske på tide at udvide ud over dette marked.

Generelt tager kunstnere på turné for at hjælpe med at støtte og markedsføre et nyligt udgivet album eller nogle gange endda en single, der måske får massiv fremgang på radioen eller streamingplatforme. På denne måde får eksisterende fans mulighed for at se dig optræde live, efter at de allerede har lyttet til din nye musik, og nye fans får mulighed for at opdage dig ved at deltage i koncerter i deres hjembyer med deres venner.

Lad os sige på dette tidspunkt:

A) Du har allerede opbygget en fanskare i din by/by, og nu er du klar til at optræde i de omkringliggende byer.

Og/eller

B) Du har opbygget et publikum i din hjemlige provins/stat, og nu er du klar til at optræde i de omkringliggende provinser/stater.

Det er ofte vigtigt at spille på dine lokale markeder først og derefter komme rundt i dit land – men for nogle kunstnere ender det med at fungere bedre for dem at turnere i et andet land, få et ry der og derefter komme hjem igen. Dette afhænger af din genre, hvor dine fans befinder sig, og hvilke kulturer og markeder der har tendens til at opfange dine vibrationer.

Dette “lokale” publikum måles ikke desto mindre på mængden af billetter, du sælger til de liveshows, du allerede har spillet. Men det kan også bevises ved at tjekke dine statistikker på nettet. Tjek Facebook, Spotify, Google Analytics og enhver anden form for geografisk statistik, du kan finde om dine fans. Når du er klar over, at du har fans på de omkringliggende markeder, så er det måske på tide at booke dig selv en turné!

Hvem booker turnéen

Når du har en bookingagent, booker de turnéen med vejledning og godkendelse fra manager og kunstner. Når du ikke har en agent, booker manageren turnéen med vejledning og godkendelse fra kunstneren. Og når man ikke har en manager, booker kunstneren selv turnéen. Alt dette afhænger også af forholdet mellem de tre parter. Nogle gange er kunstnerne meget engagerede, og andre gange er de det ikke. Det er op til dig, hvordan du udvikler arbejdsrelationerne med dit team.

Sådan booker du din turné

Stræk 1: Søg efter spillesteder og arrangører

For det første skal du ikke forsøge at genopfinde hjulet. Der er mange kunstnere og bands før dig, der har gjort præcis det samme som det, du forsøger at gøre. Udnyt det. Jeg er sikker på, at du er klar over andre kunstnere, der kan relatere til din lyd, ikke sandt? Tjek ud, hvor de har turneret/optrådt for nylig for at få en idé om, hvilke spillesteder der ville fungere for din lyd. Bandsintown er et godt sted at starte. Tjek ruterne for dine sound-alike-kunstnere på deres Bandsintown-konti. Hvis du ikke kan finde mange oplysninger fra andre bands ruter, så gå i gang med Google.

Opret et Excel-ark, medmindre du har et ordentligt databasesystem, og udfyld det med navne, spillesteder/arrangørers navne, steder, e-mails, links til kontaktformularer fra hjemmesiden, hvis der ikke er angivet e-mails, og en liste over ideelle datoer, som du gerne vil være på hvert sted. Hvis du ikke har deres navne med det samme, skal du sørge for at tilføje dem i dokumentet, når de svarer på din e-mail. Det er vigtigt at huske folks navne for at kunne opbygge et forhold til dem. Lær disse personer at kende – tal med dem i telefon, besøg deres lokaler og mød dem personligt, tilføj dem på LinkedIn osv. Husk altid, at dette er en relationsvirksomhed.

Promotorer og spillesteder 101: Promotorer er de mennesker, der hyrer dit band til et show og derefter promoverer det til deres kontakter/publikum i det pågældende område. Nogle gange ejer promoterne spillestederne, andre gange lejer de dem. Hvis du ikke har med en promoter at gøre, skal du søge at forhandle med bookere/købere af spillesteder eller ejere af spillesteder.

Stræk 2: Find ud af, hvor dine fans er

Analytics baby! Tjek din Facebook-statistik, Spotify-statistik, Instagram-statistik (hvis du har en forretningsprofil – hvilket du nok bør gøre, hvis du ikke har), e-mailliste-statistik (f.eks. MailChimp) og Google-analyse for at finde ud af, HVOR dine nuværende fans befinder sig, og prøv at få shows i disse områder. Hver af disse platforme har oplysninger, der viser dig, i hvilke byer dine publikummer er baseret. Hold styr på det, skriv det ned, og brug det som information, der kan hjælpe dig med at booke dine shows i disse byer.

Stræk 3: Udarbejd en ruteplan

Ruteplanen (hvilke byer og i hvilken rækkefølge) vil i sidste ende afhænge af spillestedernes tilgængelighed, så jo tidligere i forvejen du booker, jo bedre chancer har du for at få det, du ønsker. Ikke desto mindre vil du stadig gerne udarbejde en rute, før du kontakter spillestederne og arrangørerne. Hvis de ikke har den ønskede dato, kan du spørge om de omkringliggende datoer, der er tilgængelige, og ændre din rute, efterhånden som du får tilbud. For spillesteder med en kapacitet på 50-500 pladser skal du booke dine shows 2-6 måneder i forvejen, og for spillesteder med en kapacitet på 500+ skal du booke 6-12 måneder i forvejen.

Og igen, prøv ikke at genopfinde hjulet. Gå tilbage til din liste over spillesteder og rutelister med lignende kunstnere, og hvis deres rutelister giver mening, så prøv blot at kopiere dem. Fastlæg de datoer, du gerne vil være på turné, og hvor mange dage om ugen du kan optræde uden at brænde ud. Jo flere shows du booker, jo større sandsynlighed er der for, at du kommer til at gå break-even eller komme ud med et positivt cashflow, men du skal også indregne pauser til både sang og køretid. Så som en tommelfingerregel skal du forsøge at booke omkring 5 shows om ugen.

Dertil kommer, at du skal forsøge at lave den mest effektive ruteføring som muligt. Tjek Google Maps for at se, hvor lang tid det vil tage at komme fra sted til sted, og planlæg det i overensstemmelse hermed. Prøv ikke at køre frem og tilbage. Igen afhænger dette af spillestedernes tilgængelighed, men hvis du kan planlægge en lige rute, sparer du tid og penge på benzin og overnatning.

Stræk 4: Udarbejd din anmodning om showbooking Email

Subject: i på

Dato og sted: I e-mailens hovedtekst noterer du, at dit band vil være på turné på visse udvalgte datoer, der går fra en bestemt lokation til en anden, og at du gerne vil have dem på den og hvis det ikke er muligt at foreslå andre datoer.

Pakke: Noter, hvad pakken (optræden) indeholder, f.eks. længden af sættet (sættene), musiktypen, eventuelle bemærkelsesværdige eller beskrivende instrumenter, hvilken slags stemning det er, kunstnernavne, om der allerede er en forspiller inkluderet osv.

Info om kunstnerne: Derefter link til kunstneroplysninger – link til hjemmeside, youtube og/eller soundcloud, facebook, bio, anmeldelser. Hvis alt dette er opsummeret på managerens hjemmeside, skal du blot linke til bandets side på managementfirmaets hjemmeside.

Publikums beviser: Bevis, at du har et publikum på det pågældende marked: Hvis du allerede har et godt publikum i , skal du bemærke det i e-mailen – det vil helt sikkert hjælpe at give tal som analytics proof, email list proof osv.

Noteworthy: Indhold derefter et afsnit om “bemærkelsesværdigt” – herunder eventuelle nylige priser, konkurrencer, særlig finansiering eller andre bemærkelsesværdige kommentarer om kunstnerne.

Post-e-mail opfølgning: Skriv en note i din kalender om at følge op (tidligst) 7 dage senere pr. telefon eller e-mail, hvis du ikke har deres nummer.

**VARNING: Da du skal sende stort set den samme e-mail til alle spillesteder/arrangører, skal du kopiere og indsætte og videresende en masse, så SIKKER du, at du ændrer e-mailens emne og navnene på spillesteder og datoer i e-mailen. Du vil se delvist (eller helt) dum ud, hvis du ikke gør det. Jeg har gjort det. ;|

Stræk 5: Forhandl din aftale

Købere har ikke råd til at begå fejl og tabe penge på dit show, så hvis du er helt ny på markedet, skal du ikke forvente at tjene nogen penge. Hvis du arbejder hårdt for at få et godt publikum, garanterer det stort set en tilbagevendende booking til en potentielt bedre aftale. Jo flere fans, der kommer til showet, jo bedre chancer har du for at forhandle en bedre aftale næste gang. Hvis det er en “new music night” eller en “no cover night” på spillestedet, tilbyder de dig nogle gange gaspenge eller en deling af dørsalget med alle bands på plakaten.

Når du får et tilbud fra arrangøren eller spillestedet, skal du gennemgå det for at sikre, at det er korrekt og retfærdigt. Som nybegynder eller nyere kunstner kan du enten forvente at få intet andet end nogle billetter til mad og drikkevarer, eller du kan forvente at få et garanteret honorar på mellem 250 og 1.500 dollars pr. aften, afhængigt af dine markedsstandarder. Nogle spillesteder tilbyder en “potentiel” andel af billetsalget, hvis der er et entrégebyr. ‘Potentielt’ betyder, at hvis billetterne overstiger det garanterede beløb, har du mulighed for at tjene mere end garantien.

Hvis du har en agent, er det deres ansvar at indsamle et depositum på 50 % forud for showet fra arrangøren/stedet for at sikre din optræden – hvis du ikke har en agent – så prøv at få dette depositum med i tilbuddet.

De fleste mindre spillesteder med en kapacitet på 50 – 500 pladser (hvor du højst sandsynligt spiller, hvis du læser dette) tillader kunstnere at beholde 100 % af salget af merchandise, men kunstneren skal selv administrere merchbordene. Hvorimod større og større spillesteder har eget merchandisepersonale og kan tage en del af dit overskud.

Stræk 6: Udarbejd et budget

Når du er klar over dine garantier for din optræden og har forhandlet hvert enkelt show, skal du udarbejde dit budget. Hold dine udgifter fast og prøv at bruge mindre end forventet.

Hvis du ønsker at komme ud på toppen, er det mere effektivt at skære i udgifterne i stedet for at forsøge at tjene mere. Det skyldes, at jo mere du tjener, jo mere udbetaler du til dine managers og agenter (hvis deres aftaler er baseret på bruttoindtægter eller bruttobilletsalg). Hvis du bare skærer ned på udgifterne, er det flere penge i din (kunstnerens) lomme. Som en god manager (hvis du er den manager, der læser dette), vil du gerne hjælpe din kunstner med at holde udgifterne nede.

Spar på udgifterne:

1. 1. • Hold mindre scenografier.
      • Betragt færre penge på hoteller og mad. Prøv at suge det til dig, samtidig med at du holder dig sund og veludhvilet.
      • Mindre tilbagevenden. Dette går tilbage til en god turnéplanlægning – som nævnt ovenfor.
      • Du har ikke brug for en turnémanager eller chauffør, når du starter, så lad være med at ansætte dem denne gang, før du tjener meget flere penge, og der er mange flere bevægelige dele.

Vi har en skabelon til et turnébudget og alle de turnédokumenter og regneark, du har brug for, inkluderet i vores Artist Management Toolkit.

Når du udarbejder dit budget, skal du overveje alternative indtægtskilder såsom finansiering fra dit pladeselskab (hvis du har et), offentlig finansiering (især hvis du er i Canada), crowd funding-kampagner og salg fra merchandise og cd’er, der sælges ved koncerter. Ja, cd’er sælges stadig! Selv vinyl. Faktisk viser rapporter i 2018, at salget af vinyler har været stigende i de sidste par år.

Stræk 7: Fremryk turnéen

Når du indsamler alle de detaljer, du har brug for om dit show fra spillestedet, kalder vi dette “fremrykning af showet”. Du er nødt til at fremrykke showet forud for showet, forstået?

Nogle spillesteder har standardfremrykningsdokumenter, der indeholder alle de oplysninger, du har brug for, nogle giver dig dem gerne over telefonen, andre undrer sig over, hvorfor du overhovedet spørger (som regel er det små fyre, der ejer kaffebarer eller ikke er særlig organiserede).

De vigtigste oplysninger, du skal finde ud af, er, om de tilbyder overnatning eller har rabatkoder til hoteller, hvornår load-in og sound-check er, dine sættider, oplysninger om parkering, om de tilbyder gratis mad og drikke eller giver dig ekstra kontanter i stedet (kaldet et buyout), hvor mange personer du kan have på gæstelisten, om de kan betale dig kontant i slutningen af aftenen, og hvem produktionslederen eller kontaktpersonen for dit show er. Du kan også bede om teknisk info, hvis du har brug for det.

Promovering af din turné

Vi vil ikke gå i detaljer i denne artikel, men kort sagt skal du selv sørge for din egen reklame første gang. Lav nogle plakater eller få en ven til at lave dem, lav Facebook-begivenheder og -indlæg, overvej Facebook-annoncer målrettet dine turnébyer, lav Instagram-indlæg, send e-mails til din e-mail-liste (du bør absolut have en), få dine turnédatoer opført på din Spotify-konto og på Bandsintown (forbind din Bandsintown-konto med din Facebook-konto), kontakt de lokale aviser og radiostationer for at tilbyde gæstelister, interviews, før- og efteranmeldelser af dit show og gratis gaver, og tag noter om, hvordan andre succesfulde bands promoverer sig selv og deres turnéer på sociale medier.

Mens du er på turné

(Forbered disse ting inden turnéen)

E-maillister: Opbevar regionsspecifikke e-maillister, så du kan målrette dine e-mails, når du turnerer på et bestemt sted næste gang. Brug internationale/nationale e-maillister til ikke-lokalitetsspecifikke e-mails, der indeholder oplysninger som f.eks. en ny videoudgivelse.

Tourmanager: Hvis du ikke har en tourmanager, bør din faste manager være den, der styrer turnéen fra kontoret. Hvis du ikke har en manager, bør en bandkammerat stå for at sørge for, at alt går glat, mens du er ude på landevejen.

Tjek igen vores Artist Management Toolkit, som indeholder alle de dokumenter og regneark, du har brug for til at booke og styre en turné.

Her er en kort tjekliste over ting, du skal huske hver eneste aften:

1. 1. 1. Afregne kassen – saml penge ind efter showet.
      2. Tæl huset – afhængig af din historie med spillestedet eller arrangøren kan det være, at du ønsker at lave optællinger og/eller tælle, hvor mange mennesker der kommer ind ad døren (hvis du får en andel af salget).
      3. Bekræft hotelreservationer.
      4. Bekræft flyrejserne (hvis du flyver).
      5. Daglig rejseplan – hold den synlig (print den ud og sørg for, at den er digitalt tilgængelig).

Og lidt sidste stof til eftertanke:

1. • Praktik! Gør det til noget særligt for publikum og giv dem mest muligt for deres penge (selv når der er to personer i publikum)!