Typer af virksomhedsrapporter med beskrivelse

Erhvervsrapporter formidler forskellige typer af de nødvendige oplysninger om en virksomhed, f.eks. fakta, tal og en situationsanalyse. Hovedmotivet med rapporter er at give en virksomhed de væsentlige oplysninger til planlægning og større beslutningstagning som f.eks. udvidelser og investeringer. Udarbejdelse af forretningsplaner, budgetter, beslutningstagning om reklame og mange andre ting kan ske på grundlag af rapportens oplysninger. Formatering af forskellige forretningsrapporter er kritisk, fordi du skal gøre rapporten let og hurtigt læsbar og umiddelbart genkendelig uden at mangle vigtige oplysninger.

Forretningsrapporter er uden tvivl en meget afgørende del af enhver virksomhed. Der findes forskellige typer af forretningsrapporter afhængigt af behovet og situationen. De nævneværdige blandt dem er nævnt nedenfor:

Typer af virksomhedsrapporter

• Informel virksomhedsrapport
• Formel virksomhedsrapport
• Informativ virksomhedsrapport
• Analytisk eller fortolkende virksomhedsrapport
• Sammenfattet Forretningsrapport
• Verbatim Forretningsrapport
• Faktaindsamling Forretningsrapport
• Problemløsning Forretningsrapport
• Teknisk Forretningsrapport
• Performancerapport
• Ad-hoc Committee Report
• Standing Committee Report
• Majority Report
• Minority Report
• Annual Report
• Research Report

Hver af disse typer er beskrevet nedenfor:

Informel forretningsrapport

Informelle forretningsrapporter laves bekvemt, som vil være nyttige for rapportøren og kan præsenteres for den efterspurgte person med det samme. Du kan også præsentere disse rapporter i form af et forretningsbrev eller et memorandum. Disse rapporter kaldes uformelle rapporter, fordi der ikke opretholdes et fast format for disse.

Formel forretningsrapport

Formelle forretningsrapporter er udarbejdet i et bestemt format og præsenteres for de relevante myndigheder på en hidtil fastlagt måde. Disse rapporter forelægges for organer eller udvalg eller ledere af forskellige afdelinger eller organisationer. Rapporterne giver formelt set en beskrivelse af en virksomhed, så de kaldes formelle forretningsrapporter.

Informativ forretningsrapport

Disse forretningsrapporter udarbejdes for at give oplysninger på en beskrivende måde, der omhandler et spørgsmål eller et problem eller en situation. Disse rapporter giver oplysninger på en detaljeret og udtømmende måde, som myndighederne bruger til at få indsigt i spørgsmålet eller problemet eller situationen. Disse rapporter kaldes derfor informative forretningsrapporter.

Analytisk eller fortolkende forretningsrapport

De analytiske eller fortolkende eller fortolkende forretningsrapporter giver fakta, tal, meninger eller synspunkter til fortolkning af specifikke oplysninger eller problemer eller situationer. Denne rapport kan også indeholde begrundelser for et specifikt spørgsmål om, hvorfor et specifikt spørgsmål eller en begivenhed er opstået, og hvad der bør være handlingsforløbet samt en anbefaling for spørgsmålet eller begivenheden.

Summariseret forretningsrapport

Den rapport, der er udarbejdet ved hjælp af vigtige detaljer, der er drøftet på et forretningsmøde, kaldes en summarisk forretningsrapport. Disse rapporter udarbejdes med henblik på at sende den til virksomhedens aktionærer eller til pressemeddelelsen eller til en bestemt institutions medlem.

Verbatim forretningsrapport

Den forretningsrapport, der udarbejdes af sekretærer eller en anden person, som ord for ord registrerer samtaler foretaget på et forretningsmøde, er kendt som en verbatim forretningsrapport. F.eks. er en beslutning om udnævnelse af en revisor blevet vedtaget på forretningsmødet, og beslutningen er registreret ordret som en ordret rapport. I forbindelse med afstemninger, hvor der tages hensyn til de enkelte medlemmers fælles stemmer, indeholder referaterne navne, afstemningsmåder og resultater. Disse referater er ikke det samme som mødereferater, som er de sammenfattende optegnelser af et mødes forhandlinger og beslutninger.

Faktaopgørelse forretningsrapport

En organisation har flere situationer, hvor det bliver nødvendigt at finde en kendsgerning. F.eks. rivalisering mellem lederen og en medarbejder eller maskiners nedbrud i fabrikslokalerne. Disse situationer kræver dybtgående ræsonnementer. I sådanne tilfælde er det gavnligt med en rapport om faktaundersøgelse, der præsenterer fakta fra en tredje persons synsvinkel. Disse rapporter forelægges for den øverste ledelse, som straks træffer de nødvendige foranstaltninger vedrørende situationen på grundlag af rapporten.

Problemløsende forretningsrapport

Problemløsende forretningsrapporter hjælper med at løse et problem ved at anbefale eller foreslå en handlingsplan vedrørende en bestemt situation. Rapporten indeholder også årsagerne til sådanne problemer, og der konkluderes på flere måder, som kan anvendes til at løse problemet. Denne rapport indeholder også måder at undgå problemet i fremtiden ved at tage specifikke skridt.

Teknisk virksomhedsrapport

Da teknologien er i stadig vækst, opgraderer virksomhederne sig løbende med den nyeste teknologi. Når der sker en sådan teknologisk ændring i en virksomhed, laves der en teknisk forretningsrapport for at bestemme det teknologiske niveau. Disse rapporter indeholder en detaljeret måde at følge med, herunder penge og tid, som vil være påkrævet. Dette hjælper den øverste ledelse med at planlægge og træffe beslutninger for fremtiden.

Performance Report

Ledelsen ønsker at kende hver enkelt afdelings præstationer regelmæssigt. Ud over dette ønsker ledelsen også at vide noget om de nye afdelinger, nye medarbejdere eller endda de eksisterende medarbejderes præstationer, hvis forfremmelser er på vej. Performancerapporten udarbejdes for at analysere disse ting. Disse rapporter er afgørende for ledelsen, når den skal træffe en beslutning. Så seniorerne i afdelingerne eller filialerne eller de respektive personer udarbejder disse rapporter.

Ad-hoc udvalgsrapport

Den særlige udvalgsrapport er et andet navn for ad-hoc udvalgsrapporten. Det fremgår helt klart af navnet, at der er nedsat et særligt udvalg til at behandle undersøgelsen, og at dette udvalg afskediges efter fremlæggelsen af rapporten. Særlige udvalg dannes i specifikke eller særlige tilfælde som f.eks. ulykker af ansatte under arbejdet eller brand i kontorlokaler osv.

Standing Committee Report

Et udvalg, der er nedsat af en bestemt grund, kaldes et stående udvalg. Årsagen kan være en vurdering af afdelingen, en vurdering af medarbejderne eller en økonomisk vurdering. Det stående udvalg skal aflevere en detaljeret rapport om disse ting, og denne rapport kaldes en stående udvalgsrapport. Mange organisationer kræver, at disse rapporter skal indsendes med hyppige mellemrum.

Majoritetsrapport

Et udvalgs medlemmer, herunder formanden, træffer som regel enstemmige beslutninger blandt dem. I disse tilfælde udarbejdes der en enkelt rapport, som forelægges for det officielle udvalg. I andre tilfælde udarbejder flertallet af medlemmerne deres egen rapport og forelægger den for den relevante myndighed. Denne rapport kaldes flertalsrapport.

Minoritetsrapport

Et specialudvalgs hold udpeges til at fremlægge en rapport på baggrund af et særligt emnes undersøgelse. Der kan vælges 3 medlemmer til at udgøre det endelige udvalg, og hvert medlem er det nævnte udvalgs formand. Hvis der er uenighed blandt medlemmerne om emnet, kan rapporten forelægges særskilt af de øvrige medlemmer. De separate rapporter, der indsendes af de medlemmer, der er uenige, kaldes mindretalsrapporter.

Årsrapport

En rapport, der udarbejdes en gang om året og indeholder virksomhedens årlige processer såsom salg, omsætning og overskud, kaldes årsrapporten. Denne rapport forelægges for virksomhedens ledere, så de kan få en detaljeret undersøgelse af regnskabsåret.

Forskningsrapport

Den mest udtømmende af alle rapporttyperne er forskningsrapporterne. Generelt er disse rapporter nødvendige, når en virksomhed forsøger at vove sig ind på nye områder som f.eks. at udvide til et nyt geografisk område eller at tilbyde et nyt produkt osv. Disse er de mest tidskrævende og komplekse at udarbejde blandt alle typer af virksomhedsrapporter.