20 wirksame Kommunikationsstrategien für den Arbeitsplatz

Angefangen von kleinen Streitigkeiten über das Urlaubsgeld bis hin zu ernsthaften Bedenken hinsichtlich der Mitarbeiterzufriedenheit gibt es nur wenige Probleme am Arbeitsplatz, die nicht mit ein wenig guter alter Kommunikation gelöst werden können. Aber wenn es hart auf hart kommt und man ein schwieriges Gespräch führen muss, ist es wichtig, ein paar Strategien in petto zu haben, um sicherzustellen, dass man das Beste aus dem Gespräch herausholt.

Was ist effektive Kommunikation?

Bevor wir zur Sache kommen, ist es wichtig zu verstehen, was gute Kommunikation von schlechter Kommunikation unterscheidet. Das mag wie eine offensichtliche Unterscheidung erscheinen (mit dem Team reden = gut, ihm ins Gesicht schreien = schlecht), aber in Wirklichkeit ist es ein wenig subtiler als das.

Zunächst einmal kommt vieles von dem, was wir sagen, gar nicht aus unserem Munde. Laut dem Psychologen Albert Mehrabian stammen nur 7 % der Bedeutung aus den eigentlichen Worten, die wir sagen. Die restlichen 55 % stammen aus unserer Körpersprache und 38 % aus unserem Tonfall.

Diese Prozentsätze gelten eigentlich nur für die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Mehrabian stellte diese Theorie bereits 1967 auf, lange bevor E-Mail oder Instant Messaging erfunden wurden. Strategien für die Online-Kommunikation sind in der Regel etwas anders – darauf gehen wir später ein.

Warum ist effektive Kommunikation wichtig?

Eine effektive Kommunikation ist nach dem Wörterbuch eine „Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen, bei der die beabsichtigte Botschaft erfolgreich übermittelt, empfangen und verstanden wird.“ Einfach ausgedrückt bedeutet das, dass sowohl der Sprecher als auch der Zuhörer dieselbe Botschaft aus dem Gespräch mitnehmen – es gibt keine verwechselten Leitungen oder Missverständnisse.

Das bedeutet auch, dass die Person, die spricht, sich gehört und verstanden fühlt. Wenn der Zuhörer sagt: „Ja, ich verstehe, was Sie meinen, ich werde das berücksichtigen“, und dann nichts dergleichen tut, ist das keine effektive Kommunikation.

Im geschäftlichen Sinne bekommt effektive Kommunikation eine zusätzliche Bedeutung, indem die geteilten Informationen zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens beitragen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Mitarbeiter auf der gleichen Seite stehen, um zu einem gemeinsamen Ziel beizutragen, und eine effektive Kommunikation ist notwendig, um dies zu erreichen.

Warum brauchen Sie eine starke Kommunikationsstrategie?

Eine gute Kommunikation kann ganz einfach über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden.

Wenn Sie als Manager nicht in der Lage sind, effektiv mit Ihrem Team zu kommunizieren, haben Sie Ihre Führungsfähigkeiten praktisch auf Null reduziert.

Kommunikation ist in einem autoritativen Sinne wichtig, um Anweisungen zu geben, Projekte zu leiten oder Kunden zu überzeugen. Genauso wichtig ist sie aber auch in einem kooperativen Sinne, wenn es darum geht, Ihrem Team zuzuhören und mit ihm zusammenzuarbeiten, um etwaige Bedenken auszuräumen.

Hier finden Sie alle Kommunikationsstrategien, die Sie brauchen werden. Wir haben sie in allgemeine Strategien und spezifische Strategien für persönliche Gespräche und Online-Kommunikation unterteilt.

20 wirksame Kommunikationsstrategien, um Ihr Unternehmen zu verändern

Zuhören

Ja, das stimmt, bei den wichtigsten Kommunikationsstrategien geht es gar nicht ums Reden. Das hört sich zwar etwas kontraintuitiv an, aber in Wirklichkeit können Sie kein produktives Gespräch mit jemandem führen, wenn Sie ihm oder ihr nicht zugehört und seine oder ihre Bedenken aufgenommen haben.

Wenn Sie mit voller Wucht losstürmen, ohne dem Gesprächspartner zuzuhören, wirken Sie überheblich und unaufmerksam. Stellen Sie sicher, dass Sie der Person genügend Zeit lassen, um über ihre Anliegen zu sprechen – und unterbrechen Sie sie nicht auf halbem Weg.

Schaffen einer aufnahmefähigen Atmosphäre

Wie beim Zuhören, so ist auch bei der Kommunikation die Schaffung eines aufnahmefähigen Raums entscheidend. Die Mitarbeiter werden ihre Bedenken nicht äußern wollen, wenn sie das Gefühl haben, dass sie einfach unter den Teppich gekehrt und nicht angesprochen werden.

Versuchen Sie, eine entspannte und zugängliche Umgebung für Ihr Gespräch zu schaffen, denn wenn Sie gehetzt oder angespannt wirken, wird sich die andere Person nicht wohlfühlen.

Schulung

Hierfür gibt es zwei Aspekte. Erstens sollte Ihre Schulung für neue Mitarbeiter ihre Aufgaben und Einzelheiten über das Unternehmen vermitteln. Dazu gehören die Geschichte des Unternehmens, seine Kunden und alle internen Richtlinien, z. B. zu Urlaub und Arbeitszeiten. Wenn Sie feststellen, dass viele Ihrer neuen Mitarbeiter alle halbe Stunde zu Ihnen kommen und die gleichen Fragen stellen, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihre Schulung nicht den Anforderungen entspricht.

Zweitens sollten aber auch effektive Kommunikationsmethoden Teil der Schulung sein, die Sie Ihren Mitarbeitern geben. Wie alles im Geschäftsleben ist auch dies eine Fähigkeit, die erlernt werden muss, und die Kommunikationsmethoden sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihrem Team die besten Methoden zu vermitteln.

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Ihr Tonfall, d. h. die Sprache, die Sie verwenden, Ihre Klarheit und Ihre Art zu sprechen, sind allesamt wichtige Aspekte einer guten Kommunikation.

Hier sind 6 Dos und Don’ts für eine effektive Kommunikation:

5. Verwenden Sie ein klares und einfaches Vokabular, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Standpunkt deutlich machen. Wenn Ihre Sprache zweideutig oder zu komplex ist, riskieren Sie, missverstanden zu werden und müssen sich möglicherweise mehrmals erklären.

6. Seien Sie nicht zu scherzhaft – Sie befinden sich in einem professionellen Umfeld und Ihr Ton sollte dem entsprechen

7. Verwenden Sie keinen Slang, keine Schimpfwörter oder Sprache, die beleidigend sein könnte. Sie riskieren, Ihre Zuhörer zu verprellen – und es ist nicht sehr professionell.

8. Klingen Sie nicht wie eine kaputte Schallplatte. Ihre Botschaft sollte beim ersten Mal so klar und überzeugend sein, dass Sie sich nicht ständig wiederholen müssen.

9. Bringen Sie Humor in angemessener Weise ein. Eine lockere und entspannte Unterhaltung schafft ein freundliches Umfeld und macht Ihr Team aufnahmefähiger für Ihre Botschaft. Natürlich gibt es eine Zeit und einen Ort für diese Technik – sie sollte zum Beispiel nicht in einer disziplinarischen Sitzung verwendet werden.

10. Nuscheln Sie nicht. Das macht es nicht nur für die Teammitglieder schwierig, Sie zu verstehen, sondern zeugt auch von mangelndem Vertrauen in das, was Sie sagen.

Aufmunterung und Feedback

Nach jedem Austausch sollten Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner für seine Zeit bedanken. Das ist eine einfache Höflichkeit und zeigt, dass Sie für ihre Anwesenheit dankbar sind, obwohl sie mit einer anderen Aufgabe hätten weitermachen können.

Nehmen Sie sich die Zeit, auch den Zuhörern ein Feedback zu geben, nicht nur dazu, wie sie das Gespräch empfunden haben, sondern auch zu der Art und Weise, wie Sie Informationen vermittelt haben.

Nehmen Sie Kritik auf und nutzen Sie sie, um Ihre Mitteilungen in Zukunft besser zu strukturieren.

Kommunikationsstrategien für persönliche Gespräche

Diese offene Form der Besprechung ist eine großartige Möglichkeit, mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren, und sie können auch mit Ihnen kommunizieren – es ist eine Straße, die in beide Richtungen führt!

Für Sie ist es eine Chance, Ihre Leidenschaft für ein Projekt zu vermitteln und ein wirklich integratives Umfeld zu schaffen, in dem Ihr Team an Ihrer Begeisterung und Ihrem Engagement teilhaben kann. Für sie ist es eine Chance, sich an einer offenen Diskussion zu beteiligen und gemeinsam Punkte anzusprechen.

Einzelgespräche

Einige Anliegen eignen sich nicht für eine Diskussion in einer Gruppe. In solchen Fällen sind persönliche Gespräche die beste Lösung. Wenn es um ein persönliches Anliegen oder ein Leistungsproblem geht, sollten Sie die betreffende Person für ein Gespräch unter vier Augen beiseite nehmen.

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Wie wir bereits erwähnt haben, macht die Körpersprache bei der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht etwa 55 % der Bedeutung aus. Sie kann den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, ein effektives Gespräch zu führen.

Aufrechtes Sitzen, Lächeln, ein kräftiger Händedruck – all das sind positive Signale dafür, dass Sie für ein ernsthaftes Gespräch empfänglich sind. Sich in den Stuhl zu lehnen, die Füße auf den Tisch zu legen oder die Augen zu schließen, sind keine guten Zeichen. Vermeiden Sie das unbedingt.

Präsentationen

Die Einführung eines visuellen Elements kann dazu beitragen, Konzepte besser zu veranschaulichen, insbesondere wenn Sie ein kreatives Projekt besprechen. Es kann auch hilfreich sein, Präsentationen nach Besprechungen an Teammitglieder weiterzugeben, damit sie bei der Umsetzung von Plänen auf Fakten oder Statistiken zurückgreifen können.

Kommunikationsstrategien für die Online-Kommunikation

E-Mail

Die Kommunikation per E-Mail hat in den letzten Jahren einen etwas schlechten Ruf erworben, da sie von der gleichen Kritik geplagt wird, die an vielen technologischen Plattformen geübt wird: Es ist leicht, etwas misszuverstehen, wenn es schriftlich vorliegt, weil man nicht über die Körpersprache und den Tonfall verfügt, die man bei der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht hat.

Außerdem geht man davon aus, dass der Absender in dem Moment, in dem man eine E-Mail erhält, an seinem Schreibtisch sitzt, mit den Füßen wippt und auf eine Antwort wartet (selbst wenn es Mitternacht ist). In 99 % der Fälle ist das nicht der Fall, und die meisten E-Mails, die eine dringende Antwort erfordern, werden ohnehin mit „Hoher Priorität“ gekennzeichnet.

E-Mails sind ein äußerst effizientes Mittel, um mit Teammitgliedern auf professioneller Ebene zu kommunizieren, ohne sie von anderen Arbeiten abzulenken, die sie vielleicht gerade erledigen. Um unnötigen Zeitdruck zu vermeiden, sollten Sie in Ihrer ersten E-Mail ein Ziel für die Antwort bzw. Aktion angeben.

Sofortnachrichten

Apps wie Slack können von unschätzbarem Wert sein, um schnell und einfach mit Teammitgliedern zu kommunizieren. Es gibt einige Dinge, die nicht unbedingt das Versenden einer E-Mail erfordern. IM löst dieses Problem, indem es wie eine zwanglosere Plattform wirkt. Es ist auch eine großartige Möglichkeit, entfernte Teammitglieder in die Unternehmenskultur einzubeziehen, so dass sie sich als Teil des Teams fühlen, auch wenn sie nicht da sind.

Aber verlassen Sie sich nicht zu sehr auf die Online-Kommunikation

Auch wenn Kommunikationstechnologien äußerst hilfreich sein können, sollten sie nicht überstrapaziert werden. Es gibt bestimmte Dinge, die in der Online-Kommunikation nicht so rüberkommen, wie man es sich wünscht, und oft bleiben Dinge offen für Interpretationen. Versuchen Sie, wenn möglich, persönliche Gespräche zu führen, um bessere Beziehungen aufzubauen, und lassen Sie E-Mails folgen, um Klarheit zu schaffen.

Ungewöhnliche Kommunikationsstrategien

Und nun zu etwas ganz anderem…

Manchmal muss man ein wenig über den Tellerrand hinausschauen, um seine Kommunikation so effektiv wie möglich zu gestalten. Hier sind ein paar ungewöhnliche Strategien – sicher werden Sie ein paar komische Blicke und ein paar besorgte E-Mails von Ihrem Team bekommen, aber es wird sie sicherlich zum Reden bringen.

Visuelle Hilfsmittel

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern immer wieder die gleichen Dinge erklären müssen, sparen Sie sich Zeit und Energie mit einigen visuellen Hilfsmitteln.

Haben Sie jemanden, der Ihnen alle fünf Minuten ins Ohr flüstert und nach den Druckercodes fragt? Drucken Sie sie aus und kleben Sie sie an den Drucker. Werden Sie mit E-Mails bombardiert, in denen nach Urlaub gefragt wird? Führen Sie einen gemeinsamen Urlaubskalender ein, damit die Teammitglieder prüfen können, ob sich ihre Urlaubstage überschneiden, bevor sie einen Antrag stellen. Die Mitarbeiter machen sich ständig über Ihren schrecklichen Geschmack bei Hemden lustig? Hängen Sie ein Schild an Ihren Schreibtisch, auf dem steht: „Ich mag meine Hemden, okay, aber lassen Sie mich in Ruhe.“ Oder, Sie wissen schon, einkaufen gehen. Ihr Anruf.

Spiel es aus

Wer liebt nicht eine Partie Scharade zu Weihnachten? Es macht immer Spaß, Oma dabei zuzusehen, wie sie versucht, „Thor: Ragnarok“ vorzuspielen. Wir schlagen nicht vor, dass Sie buchstäblich Scharade im Büro spielen (jedenfalls nicht jeden Tag), aber die Einführung eines physischen Aspekts in Ihre Kommunikation kann Ihr Team ermutigen, über den Tellerrand hinauszuschauen, und dazu beitragen, dass die Anweisungen im Gedächtnis haften bleiben.

Es ist auch ein effektives Schulungsinstrument, insbesondere um Interaktionen mit Kunden zu üben und mögliche Ergebnisse durchzuspielen. Auch hier sollten Sie nur darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter nicht *eigentlich* Scharade mit Kunden spielen.

Es gibt tonnenweise verschiedene Möglichkeiten, effektiv mit Ihrem Team zu kommunizieren, und es liegt an Ihnen, die beste zu finden. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Sie vielleicht ein wenig herumprobieren müssen, und seien Sie bereit, verschiedene Taktiken auszuprobieren. Letzten Endes muss eine effektive Kommunikation für Sie und Ihr Team funktionieren und für niemanden sonst.

Es lohnt sich, etwas Zeit zu investieren, um es richtig zu machen. Die Perfektionierung Ihrer Kommunikationsstrategien wird Ihren Arbeitsplatz zu einem glücklicheren und harmonischeren Ort machen.