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Sind Sie ständig unter Zeitdruck? Scheint es, dass der Tag nie genug Stunden hat, um alles zu schaffen, was Sie wollen? Sind Sie gestresst, wenn Sie versuchen, die Zeit zu finden, um all die Aufgaben auf Ihrer Liste zu erledigen? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein. Für viele Menschen ist dies ein immer wiederkehrendes Problem, das ihre Lebensqualität beeinträchtigt.
Zeit ist das kostbarste Gut, das uns gegeben wurde. Und warum? Weil sie, einmal verloren, für immer verloren ist. Wir können sie nicht leihen oder kaufen, egal zu welchem Preis. Im Gegensatz zu vielen anderen Gütern lässt sich Zeit nicht für eine spätere Verwendung aufsparen. Sie ist eine endliche Ressource, die vergänglich ist. Wir wissen wirklich nicht, wie viel wir davon haben werden, denn die Zukunft ist ungewiss.
Überlegen Sie einmal: Was haben Warren Buffet, Bill Gates, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, der Dalai Lama und wir alle gemeinsam? Jeder von uns hat 24 Stunden am Tag und nicht eine Sekunde mehr. Kein noch so großer Betrag an Geld, Ruhm, Einfluss oder Macht kann diese Tatsache ändern. Sie ist das einzige Geschenk, das wir alle gleichmäßig und fair erhalten haben. Zeit ist das ultimative Spielfeld.
Betrachten wir die Zeit genauer: Da jeder von uns 24 Stunden am Tag hat, entspricht das 168 Stunden pro Woche (24 Stunden x 7 Tage). Wenn wir 168 Stunden durch 3 teilen, erhalten wir zum Glück eine runde Zahl von 56 Stunden. Warum habe ich durch 3 geteilt? Weil unsere Zeit im Grunde in drei grundlegende Kategorien unterteilt werden kann, die für die meisten von uns sinnvoll sind: Schlaf, Arbeit und alles andere.
Die drei 56-Stunden-Zeit-Eimer
Stellen Sie sich jede Kategorie als einen eigenen Zeit-Eimer vor. Wir haben unseren Schlaf-Eimer, unseren Arbeits-Eimer und einen Eimer für alles andere. Die meisten Erwachsenen benötigen 8 Stunden Schlaf pro Tag. Das bedeutet, dass wir ein Drittel unserer Zeit (56 Stunden pro Woche) mit Schlafen verbringen, also 1 Eimer.
Der zweite Eimer ist für die Arbeit vorgesehen. Da die meisten von uns mindestens 8 Stunden pro Tag und 5 Tage pro Woche arbeiten, entspricht dies 40 Stunden pro Woche. Viele Menschen arbeiten oft mehr als 40 Stunden pro Woche und müssen zusätzlich noch zum Arbeitsplatz pendeln. Nehmen wir der Einfachheit halber an, dass die meisten Menschen ein Drittel ihrer Zeit mit der Arbeit und dem Pendeln zur Arbeit verbringen, was 56 Stunden pro Woche oder 1 Eimer ausmacht.
Damit bleibt ein Eimer Zeit übrig, der uns für alles andere zur Verfügung steht. Das ist die Zeit, die wir für alltägliche Aufgaben verwenden, wie z.B. Essen zubereiten, Mahlzeiten einnehmen, Zähne putzen, duschen, sich pflegen, auswählen, was wir anziehen, das Geschirr abwaschen, Sport treiben, meditieren, usw. Dies ist auch die Zeit, die wir für Freizeitaktivitäten wie Lesen, Wandern, Fernsehen oder Kino, Zeit mit unseren Kindern und für Momente mit unserem Partner nutzen. Die Zeit in unserem „Alles andere“-Eimer wird auch für nicht-alltägliche und gelegentliche, aber wichtige Aufgaben wie Einkaufen, Wäschewaschen, Hausreinigung, Autowaschen, Ölwechsel usw. verwendet.
Da Zeit ein begrenztes Gut ist und wir sie am besten verwalten, indem wir sie diesen drei Eimern zuordnen, müssen wir die Zuordnung so effektiv und effizient wie möglich gestalten. Wie verwalten wir unsere 168 Stunden am effektivsten?
Entscheiden, was wichtig ist
Um festzustellen, welche Aufgaben und Aktivitäten unserer kostbaren Zeit wert sind und daher eine Zuordnung zu einem unserer Bereiche verdient haben, müssen wir sie bewerten. Bevor wir diese Bewertung korrekt durchführen können, müssen wir zunächst unsere (1) Kernkompetenzen, (2) Werte, (3) Ziele und (4) Quellen des Glücks bestimmen.
1. Kernkompetenzen
Unsere Kernkompetenzen sind unsere besonderen Fähigkeiten, die uns aus der Masse herausheben. Sie sind die Fähigkeiten, die wir entwickelt haben und die uns befähigen, unsere Ziele zu erreichen. Sie sind die Talente, die es uns ermöglichen, den größten Nutzen aus dem zu ziehen, was wir tun.
2. Werte
Unsere Werte sind ein großer Teil dessen, was uns als Individuen ausmacht. Sie helfen uns, unsere Entscheidungen zu treffen, und lassen uns wissen, wann wir auf dem richtigen Weg sind. Unsere Werte bilden auch eine solide Grundlage für unsere Ziele.
3. Ziele
Unsere Ziele sind die Ambitionen, die wir in unserem Leben erreichen wollen. Sie helfen, einen Fahrplan zu erstellen, an dem wir uns orientieren, und arbeiten mit unseren Werten zusammen, um unsere Entscheidungen zu leiten. Unsere Ziele sollten nicht nur als Vorgaben, sondern auch als Maßstäbe betrachtet werden.
4. Glück
Unsere Quellen des Glücks sind sehr persönlich und individuell. Wir sollten uns bei der Entscheidung, was uns wirklich glücklich macht, nicht von anderen leiten lassen, sondern tief in uns hineinschauen, um unsere wahren Glücksquellen zu entdecken. Wenn wir wissen, was uns wirklich glücklich macht, wird es uns leichter fallen, keine Zeit mehr mit Aufgaben und Aktivitäten zu verbringen, die diesem ultimativen Ziel in unserem Leben nicht dienlich sind.
Management der Zeit-Eimer
Der erste Eimer, der Schlaf-Eimer, ist im Wesentlichen fest. Um unserer Gesundheit willen sollten wir keine Stunden aus diesem ersten Eimer nehmen, um sie den beiden anderen hinzuzufügen. Es bleiben also zwei Bereiche oder 112 Stunden, auf die wir uns konzentrieren müssen.
Beginnen wir mit unserem Arbeitsbereich. Was sind die Kompetenzen, auf die wir uns konzentrieren und die wir in unserem Arbeitsleben entwickeln wollen? Welche Fähigkeiten können wir am besten? Welche Fähigkeiten wollen wir entwickeln, um unsere beruflichen Ziele zu erreichen? Welche Tätigkeiten entsprechen am ehesten unseren Werten? Und welche davon machen uns tatsächlich glücklich? Alle Aufgaben, die nicht richtig mit diesen Kriterien übereinstimmen, sollten nach Möglichkeit ausgelagert oder delegiert werden.
Bei meiner eigenen Arbeit als Ersteller dieses Blogs sind die Tätigkeiten, die am besten mit meinen vier Kriterien (Kompetenzen, Werte, Ziele und Glück) übereinstimmen, diejenigen, die die Recherche von Themen, das Schreiben von Artikeln und die Interaktion mit meinen Lesern beinhalten. Dies sind (neben anderen) die Aufgaben, die die 56 Stunden meines wöchentlichen Arbeitspensums in Anspruch nehmen. Andere Aufgaben, wie Website-Design, Hosting und die Pflege von Datenbanken, erfüllen meine vier Kriterien nicht, so dass ich sie delegiere und auslagere. Das bedeutet nicht, dass diese Aufgaben weniger wichtig sind; es bedeutet nur, dass sie nicht in mein eigenes Arbeitseimerchen gehören, sondern in das von jemand anderem.
Betrachten wir als Nächstes unser „Alles andere“-Eimerchen. Auf die gleiche Weise müssen wir die Aufgaben, die wir regelmäßig erledigen und die in diese Kategorie fallen, bewerten und feststellen, ob sie unsere vier Kriterien erfüllen. Nicht alles in diesem Bereich wird immer allen vier Kriterien entsprechen. Ich möchte zum Beispiel nicht, dass Bügeln zu meinen Kernkompetenzen gehört, aber ein gepflegtes Äußeres ist eines meiner Ziele, und ich fühle mich besser und glücklicher, wenn ich ein positives Image habe. Der Lebensmitteleinkauf hingegen ist für mich eine Aufgabe, die alle vier Kriterien erfüllt und die ich niemals delegieren würde; ich kenne viele Menschen, die anderer Meinung sind und diese Aufgabe gerne aus ihrem eigenen Aufgabenbereich herausnehmen würden.
Wie verbringen Sie Ihre Zeit?
Die Realität ist, dass die meisten von uns keine Ahnung haben, wie wir unsere begrenzte Zeit verbringen und was wir tatsächlich in unseren Aufgabenbereich stecken. Um herauszufinden, ob Sie Ihre eigenen Eimer so effektiv wie möglich nutzen, empfehle ich eine einfache Übung.
Schreiben Sie in der nächsten Woche (und vorzugsweise in den nächsten zwei Wochen) alles auf, was Sie tun, und zwar so detailliert wie möglich. Je genauer und detaillierter Sie sind, desto mehr Nutzen werden Sie aus dieser Übung ziehen. Notieren Sie sich, wie viel Zeit jede Aufgabe, die Sie erledigen, wirklich in Anspruch nimmt. Ich garantiere Ihnen, dass Sie am Ende des ersten Tages überrascht sein werden, und am Ende der zwei Wochen werden Sie erstaunt sein, wie wenig Sie über die Art und Weise wissen, wie Sie Ihr wertvollstes Gut tatsächlich ausgeben.
Dies mag wie eine entmutigende Übung erscheinen, aber ihr Wert ist enorm. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir ein kostenloses Arbeitsblatt für Sie erstellt, das Ihre Woche von Montag bis Sonntag in 15-Minuten-Intervalle unterteilt (holen Sie sich jetzt Ihr kostenloses 168-Stunden-Arbeitsblatt). Je kleiner die Intervalle sind, desto genauer und damit nützlicher werden Ihre Daten sein. Damit Sie nicht vergessen, Ihr Arbeitsblatt regelmäßig auszufüllen, stellen Sie einen Timer ein, der Sie daran erinnert, es alle 15 oder 30 Minuten auszufüllen; wenn Sie es nicht mindestens so oft ausfüllen, wird die Genauigkeit Ihrer Daten darunter leiden.
Holen Sie sich Ihr kostenloses 168-Stunden-Arbeitsblatt und den Leitfaden. Füllen Sie das untenstehende Formular aus, um Ihr Arbeitsblatt jetzt zu erhalten.
Nachdem Sie Ihre Arbeitsblätter mindestens eine ganze Woche lang ausgefüllt haben (denken Sie daran, zwei Wochen sind wirklich vorzuziehen), addieren Sie die Stunden, die Sie für jede Aufgabe aufgewendet haben, zusammen. Bewerten Sie dann jede dieser Aufgaben anhand Ihrer vier Kriterien (Kernkompetenzen, Ziele, Werte und Glück). Am Ende der Übung werden Sie höchstwahrscheinlich feststellen, dass Sie viel weniger Zeit als gewünscht für das aufwenden, was Ihnen am wichtigsten ist, und dass Sie in Wirklichkeit viel Zeit mit Dingen verschwenden, die für Sie bedeutungslos sind. Was machen Sie nun mit dieser Erkenntnis?
Wie Sie Ihre Zeitressourcen effektiv nutzen
1. Seien Sie nachdenklich und realistisch
Wenn Sie Ihre Arbeitsblätter ausgefüllt und bestimmt haben, welche Aktivitäten und Aufgaben in Ihre Zeitkübel gehören, entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie idealerweise für jeden Zeitkübel aufwenden wollen. Denken Sie daran, dass für jeden Bereich nur 56 Stunden pro Woche zur Verfügung stehen, also teilen Sie Ihre Zeit wohlüberlegt, aber realistisch ein. Möglicherweise müssen Sie in diesem Schritt Abstriche machen; legen Sie fest, welche Kompromisse Sie eingehen wollen und welche nicht.
2. Beseitigen Sie Verschwendung
Bestimmen Sie, welche der sinnlosen Aufgaben Sie entweder abschaffen oder reduzieren können und wie Sie dies tun werden. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben festgestellt, dass Sie 4 Stunden pro Woche in Warteschlangen verbringen. Wenn Sie Ihre Bankgeschäfte online statt in der Filiale erledigen, wenn Sie Ihr Porto bestellen, statt zur Post zu gehen, oder wenn Sie außerhalb der Öffnungszeiten im Lebensmittelgeschäft einkaufen, können Sie diese 4 Stunden vielleicht auf eine reduzieren.
3. Blockieren Sie Zeitfenster
Nun schauen Sie sich Ihre wichtigsten und sinnvollsten Aufgaben an. Widmen Sie ihnen genug von Ihren begrenzten Stunden? Nehmen wir an, Zeit mit Ihren Kindern zu verbringen, ist eine Ihrer höchsten Prioritäten in Ihrem „Alles andere“-Eimer. Nach Abschluss der Übung stellen Sie jedoch fest, dass Sie viel weniger Zeit mit ihnen verbringen, als Sie eigentlich möchten. Machen Sie es sich zur Aufgabe, wöchentlich (und hoffentlich täglich) Zeitfenster zu reservieren, die Sie den Kindern widmen. So verhindern Sie, dass andere, weniger bedeutsame Aufgaben in den Hintergrund treten, die Ihnen wirklich wichtig sind. Machen Sie dasselbe mit Ihrem Arbeitseimer. Die Aktivitäten, die am meisten mit Ihren vier Kriterien übereinstimmen und die nicht die Zeit bekommen, die sie verdienen, brauchen auch eigene Zeitblöcke.
4. Planen Sie im Voraus
Erinnern Sie sich an die gelegentlichen, aber wichtigen Aufgaben, die ich vorhin erwähnt habe? Manchmal können diese Aufgaben wirklich erfordern, dass Sie Ihren Zeitplan drastisch ändern. Die Steuersaison, Feiertage, Hochzeiten usw. können nicht ignoriert werden und nehmen sehr viel Zeit in Anspruch, die an anderer Stelle eingespart werden muss. Planen Sie für diese Anlässe im Voraus, damit Sie gut vorbereitet sind und Ihre wichtigsten täglichen Aufgaben so wenig wie möglich unterbrechen müssen.
5. Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor
Und zum Schluss noch ein wirklich nützlicher Tipp. Jeden Tag werden Sie unerwartet in eine unvermeidbare Situation geraten, die Ihre kostbare Zeit in Anspruch nimmt. Vielleicht kommt einer Ihrer Mitarbeiter zu spät zu einer Besprechung, oder Sie müssen beim Arzt ungewöhnlich lange warten. Anstatt zuzulassen, dass diese Ereignisse zusätzlichen Platz in einem Ihrer Zeitkörbe beanspruchen, sollten Sie sich eine Liste mit kleinen, aber sinnvollen Aufgaben erstellen, die Sie in kurzen, nicht blockierten Intervallen erledigen können. Erstellen Sie eine Liste von Freunden und Verwandten, denen Sie eine E-Mail schicken möchten, oder setzen Sie Lesezeichen für Artikel, die Sie im Browser Ihres Telefons lesen möchten. Auf diese Weise werden Sie nie unvorbereitet erwischt und können verschwendete Zeit in gut investierte Zeit umwandeln.