Automatisierte Buchführung: Warum Sie diese vier Tools brauchen (und nicht nur einen tollen Buchhaltungsservice)

Viele Dienste und Unternehmen behaupten, automatisierte Buchhaltung anzubieten. Damit ist in der Regel gemeint, dass sie einen Teilbereich der Buchhaltung automatisieren (oder zumindest übernehmen). Es ist unmöglich, eine Software zu finden, die von der Kategorisierung der Ausgaben über die Buchführung bis hin zur Bezahlung der Rechnungen alles automatisiert. Und wenn Sie nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung und nicht nach dem Kassenprinzip arbeiten? Vergessen Sie es.

Wenn Sie aber wirklich eine Buchhaltungslösung wollen, die von selbst läuft, können Sie mit einer Kombination aus Software und Dienstleistungen in die Nähe kommen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine Reihe von Tools und Diensten vor, die Sie verwenden sollten, wenn Sie eine automatische Buchführung für Ihr Unternehmen wünschen.

Sie funktioniert sowohl für die kassenbasierte als auch für die periodengerechte Buchführung und erfordert nur minimalen Aufwand, um sie jeden Monat in Gang zu halten. Diese Tools geben Ihnen die Zeit zurück, sich auf strategische Geschäftsentscheidungen zu konzentrieren, anstatt jeden Monat in Ihrer Buchhaltungssoftware herumzufummeln.

Bevor wir in den Stack eintauchen, hier das „Warum“ hinter den Aufgaben und Tools, die wir ausgewählt haben.

Bei Pilot haben wir ein Team von erfahrenen Buchhaltern (mit Software-Superkräften), die Ihre Bücher in QuickBooks Online führen. Lassen Sie uns Ihnen die Last der Buchhaltung abnehmen: Testen Sie Pilot jetzt.

Warum Sie vier Tools brauchen (und nicht nur einen großartigen Buchhaltungsservice)

Buchhaltung ist keine standardisierte Dienstleistung. Es gibt keine allgemeingültige Liste von Aufgaben, die ein Buchhalter übernimmt, obwohl es mehr oder weniger häufig angebotene Dienstleistungen gibt. Es ist immer wichtig, vor der Einstellung eines Buchhalters zu besprechen, welche Aufgaben er für Sie übernehmen soll. Im Allgemeinen werden Buchhalter einige oder alle der folgenden Aufgaben übernehmen:

• Kategorisierung Ihrer Transaktionen
• Abstimmung Ihrer Bankkonten
• Vorbereitung wichtiger Finanzausweise
• Bearbeitung von Rechnungen.

Die beiden mittleren Aufgaben – Abstimmung Ihrer Bankkonten mit den Büchern Ihres Unternehmens und Vorbereitung hilfreicher Finanzausweise – werden von so gut wie jedem Buchhalter angeboten. Die Kategorisierung von Transaktionen wird von einigen Buchhaltern angeboten, aber in der Regel nur nach Rücksprache mit dem Geschäftsinhaber (oder demjenigen, der die Einkäufe für das Unternehmen tätigt).

Die Bearbeitung von Rechnungen ist etwas, das interne Buchhalter oft übernehmen, aber viele Buchhaltungsdienste und ausgelagerte Buchhalter nicht. Und selbst wenn Sie jemanden gefunden haben, der all diese Aufgaben übernimmt, kann er mit der richtigen Automatisierung und Technologie weit mehr für Ihr Unternehmen leisten, als wenn die Technik nicht vorhanden wäre.

Die folgenden vier Tools decken unserer Meinung nach die vier größten Anforderungen an die Buchhaltung eines Unternehmens ab: eine Plattform, auf der Sie Ihre Buchhaltungsdaten speichern können, ein Tool zur Automatisierung der Ausgabenkategorisierung, ein Service, der die Aufgaben übernimmt, die der Computer nicht erledigen kann, und ein Tool, das das Senden und Empfangen von Zahlungen vereinfacht.

Als Bonus haben wir unsere bevorzugte Option zur weitestgehenden Automatisierung der Gehaltsabrechnung und anderer HR-Aktivitäten hinzugefügt. Wir haben jedes Tool in diesem Stack ausgewählt, weil wir persönliche Erfahrungen mit dem Tool haben und festgestellt haben, dass jedes einzelne den Unternehmen, mit denen wir arbeiten, wirklich geholfen hat.

Ohne weitere Umschweife, hier ist unser empfohlener Buchhaltungs-Tech-Stack.

Schritt 1: Besorgen Sie sich eine skalierbare, robuste Buchhaltungssoftware

Gute Buchhaltungssoftware ist wie der Freund in Ihrer Gruppe, der allen hilft, miteinander auszukommen. Sie können keine automatisierte Buchhaltungssoftware zusammenstellen, ohne dass sie mit allen anderen Tools gut zusammenarbeitet. Die Buchhaltungssoftware, die Sie auswählen, dient als Grundlage für alles, was danach kommt. Hier werden die Buchhalter Konten abgleichen und Berichte erstellen, und hier werden die mit anderen Tools synchronisierten Daten gespeichert.

Aufgrund der umfangreichen Integrationen, der Skalierbarkeit und des Funktionsumfangs empfehlen wir QuickBooks Online für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Start-ups. Es ist vielleicht nicht so aufregend und neu wie andere Software (ich schaue Sie an, Xero), aber QuickBooks kann Ihrem Buchhalter wirklich die meiste Arbeit abnehmen.

Anstatt alle unsere Gründe für die Beliebtheit der Plattform aufzuwärmen, verweisen wir Sie auf einen früheren Beitrag, den wir erstellt haben und in dem wir drei beliebte Plattformen miteinander vergleichen: QuickBooks Online, Xero und Wave. Wenn Sie mehr über andere Optionen lesen möchten, bevor Sie eine Entscheidung treffen, finden Sie vielleicht unseren Leitfaden für Online-Buchhaltungssoftware nützlich.

Schritt 2: Automatisieren Sie die Ausgabenerfassung

Das zweite wichtige Tool in Ihrer automatisierten Buchhaltung sollte die Erfassung und Kategorisierung von Ausgaben vereinfachen. Und warum? Weil Ausgaben einer der zeitaufwändigsten und schmerzhaftesten Aspekte der Buchführung sein können. Es ist ein echtes Ärgernis. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit wenig oder gar keinen Ausgaben führen, können Sie dieses Tool weglassen. Aber wenn Sie Dinge tun wie…

• Inventar verwalten
• Geschäftsreisen unternehmen
• Büromaterial und Möbel kaufen
• Mit Kunden essen gehen

…dann ist es gut, ein System zu haben, um alles zu erfassen.

Buchhalter können nicht alle Ausgaben für Sie erfassen, denn sie können keine Gedanken lesen (vor allem, wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, geschäftliche Ausgaben auf eine private Kreditkarte oder private Ausgaben auf eine Geschäftskarte zu buchen). Und Sie brauchen uns nicht zu sagen, dass es wichtig ist, Ausgaben richtig zu kategorisieren – das macht in der Steuersaison einen großen Unterschied.

Computer können zwar auch keine Gedanken lesen, aber sie sind gut darin, Muster zu erkennen und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Deshalb haben wir Expensify als zweites Tool in diesem Stack ausgewählt.

So funktioniert es: Wer auch immer das Geld des Unternehmens ausgibt (von Mitarbeitern über CEOs bis hin zu Kleinunternehmern), macht über die Expensify-App ein Foto des Belegs. Expensify verwandelt diese Quittungen in einen Bericht und bietet Schaltflächen zum Genehmigen/Ablehnen mit nur einem Klick. Diese Informationen werden automatisch und in Echtzeit mit Ihrem QuickBooks-Konto synchronisiert. Es gibt sogar eine automatische Rückerstattung.

Auch wenn Expensify einige Momente der Anstrengung erfordert (ein Foto der Quittung oder das Drücken von Ja/Nein bei Genehmigungen), rationalisiert es die überwiegende Mehrheit der mit Ausgaben verbundenen Geschäftsaufgaben.

Schritt 3: Automatische Buchführung einrichten

So schön es auch wäre, wenn QuickBooks jeden Monat perfekt korrekte, verständliche Bücher erstellen würde, so ist es doch nicht. Buchhaltungssoftware ist dazu da, von jemandem benutzt zu werden, und wenn Sie wollen, dass dieser Prozess automatisiert wird, brauchen Sie die Hilfe von Computern und Menschen.

Denken Sie darüber nach: In der Buchhaltung wird im Wesentlichen nachverfolgt und ausgearbeitet, wie Geld in Ihr Unternehmen hinein und aus ihm heraus geflossen ist. Um herauszufinden, was jeden Monat passiert ist, müssen Sie sich eine Reihe von Datenquellen ansehen (Ihren Kontoauszug, Ihre Gehaltsabrechnung, Ihre Kreditkartenabrechnung, die Rechnungen, die Sie verschickt haben, usw.). Die Art und Weise, wie Sie diese Informationen aufzeichnen, ist ziemlich standardisiert und eignet sich gut für eine intelligente Automatisierung.

Aber andere Teile der Buchführung – wie die sinnvolle Nutzung dieser Daten, die Handhabung unerwarteter Anwendungsfälle und die Erläuterung aller Vorgänge – werden besser von erfahrenen, menschlichen Buchhaltern erledigt. Das ist der Grund, warum es Pilot überhaupt gibt.

Bei Pilot geben wir Computern die Aufgaben, die sie am besten können, und überlassen den Rest den fähigen Händen unserer Buchhalter. Computer übernehmen alle einfachen, fehleranfälligen, sich wiederholenden Buchhaltungsaufgaben, während unsere Buchhalter mehr Zeit haben, sich direkt um die Fragen und Anliegen der Kunden zu kümmern (und nicht um die manuelle Dateneingabe).

Kurz gesagt, wir beschäftigen erfahrene Buchhalter und befähigen sie mit Software-Automatisierung. Sie erfassen alles in QuickBooks Online, so dass Sie leicht zugängliche, leicht übertragbare und genaue Daten haben, und das alles auf einer Plattform, die sich gut mit anderen großartigen Finanztools integrieren lässt.

Ob Sie sich auf Ihre nächste Finanzierungsrunde vorbereiten oder versuchen, das Budget für das nächste Jahr zu erstellen, Sie werden immer die Informationen haben, die Sie brauchen, in einem einfachen, leicht zugänglichen Format. Wir bieten monatliche, vierteljährliche und jährliche Finanzberichte wie Bilanzen, P&L und Cashflow. Und wenn Sie etwas Bestimmtes wissen wollen, kann Ihr engagierter Buchhalter Ihnen diese Informationen jederzeit zur Verfügung stellen.

P.S. Sie haben doch nicht wirklich geglaubt, dass wir ein Buchhaltungsprogramm zusammenstellen und uns nicht selbst empfehlen würden, oder? Testen Sie Pilot Now einen Monat lang.

Schritt 4: Automatisieren Sie die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung (Versendung von Rechnungen und Zahlungserinnerungen) und Debitorenbuchhaltung (Begleichung von Rechnungen) sind ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens. Aber jemand muss sich hinsetzen, feststellen, was bezahlt werden muss, und dafür sorgen, dass das Geld den Besitzer wechselt, wenn es bezahlt werden soll.

Einige Buchhalter übernehmen diese Aufgabe, andere nicht. Unabhängig davon, wer diese Aufgabe übernimmt, können viele der für die Rechnungsstellung erforderlichen Aufgaben (Erstellen von Rechnungen, Erinnern von Kunden an die Zahlung, Einholen von Zahlungsgenehmigungen bei der richtigen Person, Aktualisieren der Bücher, wenn Geld auf Ihrem Konto eingeht oder abgeht usw.) effizienter von einem Computer erledigt werden. Für diese Aufgabe empfehlen wir Bill.com.

Wie bei allen Programmen auf dieser Liste erfordert die Nutzung von Bill.com etwas Zeit. Aber es vereinfacht die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erheblich. Vom Versenden automatischer Rechnungserinnerungen bis hin zur Synchronisierung von Bankkontodaten mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungssoftware erledigt es eine Reihe von Aufgaben, die besser dem Computer überlassen werden sollten.

Die Drag-6664>-Drop-Funktion für Rechnungen spart demjenigen, der für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung zuständig ist, viel Zeit, und Sie können einen Genehmigungs-Workflow einrichten, so dass jeder, der einen Beitrag leisten muss, nur ein oder zwei Tasten drücken muss, um ihn zu erledigen.

In Kombination mit QuickBooks, Expensify und Pilot ist Bill.com das letzte Puzzleteil, das Sie für eine automatisierte Buchhaltungslösung benötigen, die Ihnen so gut wie keine Arbeit abnimmt, wie Sie es finden werden.

(Bonus) Schritt 5: Erleichtern Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung&

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung und andere HR-Aufgaben – wie die Verwaltung von Versicherungsplänen für Mitarbeiter – sind etwas, das die meisten Buchhalter nie anfassen werden. Aber es ist eine weitere wichtige Back-Office-Funktion, die durch Automatisierung verbessert werden kann. Viele unserer Kunden haben Gusto ausprobiert und für gut befunden, so dass wir es gerne jedem empfehlen, der nach einer Lösung für die Gehaltsabrechnung sucht.

Gusto ist für kleine bis mittlere Unternehmen und Start-ups sinnvoll. Es wäre zwar irreführend zu behaupten, dass Gusto die Personalverwaltung automatisiert, aber es ist richtig zu sagen, dass Gusto viele lästige Aufgaben automatisiert und die Lohn- und Gehaltsabrechnung erheblich vereinfacht.

Wie lange brauchen Sie (oder Ihr Team) derzeit, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen? Gusto behauptet, dass die meisten Kunden die Gehaltsabrechnung in 10 Minuten oder weniger durchführen können, sobald Gusto eingerichtet ist. Gusto übernimmt auch automatisch die Einreichung und Zahlung Ihrer Lohnsteuer und bietet Unterstützung bei Leistungen wie der Krankenversicherung.

Wenn Sie es mit der Automatisierung von Back-Office-Aufgaben ernst meinen, ist Gusto eine gute Ergänzung der Liste.

Fazit

Im Jahr 2019 gibt es nicht nur eine Software, die Ihr Back-Office vollständig automatisiert. Aber durch die Kombination der oben genannten Tools können Sie der automatischen Buchführung so nahe wie möglich kommen.

Wenn Ihnen diese Tools gefallen haben und Sie weitere Empfehlungen wünschen, sehen Sie sich unseren empfohlenen Finanzstapel an.

Bei Pilot haben wir ein Team von erfahrenen Buchhaltern (mit Software-Superkräften), die Ihre Bücher in QuickBooks Online führen. Lassen Sie uns Ihnen die Last der Buchhaltung abnehmen: Testen Sie Pilot jetzt.