Einführung in das Stakeholder-Register
Ein Stakeholder ist jede Person oder Einrichtung, die den Erfolg eines Projekts auf negative oder positive Weise beeinflussen kann. Ein Stakeholder-Register ist ein Dokument, das eine Liste von externen und internen Projekt-Stakeholdern enthält. Das Register geht in der Regel auf folgende Fragen ein:
- Welche Namen haben die Stakeholder, welche Kontaktinformationen, welche Bezeichnung, welcher Firmenname?
- Welche Erwartungen, Interessen, Auswirkungen und Anforderungen haben die Stakeholder?
- Welche Stakeholder sind für das gesamte Projekt entscheidend und welche sind eher für bestimmte Projektphasen aktiv?
- Wie oft müssen die Stakeholder kommunizieren und was ist die bevorzugte Kommunikationsmethode?
- Welche Art von Kommunikation ist erforderlich?
- Gibt es eine Berichtsbeziehung zwischen den Stakeholdern?
Dies sind einige der Fragen, die ein Stakeholder-Register beantwortet. Sie können diese Liste entsprechend Ihren Anforderungen an die Projektkommunikation anpassen. Die Beantwortung dieser Fragen wird als Stakeholder-Analyse bezeichnet. Bei der Stakeholder-Analyse erstellen Sie in der Regel eine Liste aller Projekt-Stakeholder und ermitteln dann deren Erwartungen, Auswirkungen und Einfluss auf das Projekt. Das Macht/Interessen-Raster und das Einfluss/Auswirkungs-Raster sind bei der Stakeholder-Analyse hilfreich. Hinweis: Ein Stakeholder kann auch eine Einheit sein, z. B. eine Organisation. Bevor wir dieses Formular näher erläutern, können Sie es unter dem folgenden Link herunterladen: Template for Basic Stakeholder Register.
Register Template
Ein Stakeholder-Register ist nur so gut wie die Fragen, die es beantworten kann. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich vor der Erstellung eines Stakeholder-Registers Gedanken über die Fragen gemacht haben. Die Kunst besteht darin, genügend Informationen zu haben, um es nützlich zu machen, und nicht zu viele, damit es nicht zu umfangreich wird. Das Stakeholder-Register ist ein Dokument, das mit den Projektbeteiligten geteilt wird. Daher sollte es niemals Informationen enthalten, die schädlich sind oder negativ ausgelegt werden können. Hier ist eine Mustervorlage:
Bildnachweis: Rupen Sharma Wie Sie sehen können, hat die Vorlage für das Stakeholder-Register Spalten, in denen spezifische Fragen behandelt werden. Sie können Spalten hinzufügen und entfernen, wenn Sie dies für Ihr Projekt für sinnvoll halten. Achten Sie darauf, dass es nicht zu einem unhandlichen Dokument wird.
Beispiel für das Register
Nun wollen wir sehen, wie das Register ausgefüllt wird. Nach der Durchführung einer Stakeholder-Analyse erhalten Sie Antworten auf die oben aufgeführten Fragen. Diese Antworten werden dann in ein Stakeholder-Register eingetragen. Ein Beispiel für ein Stakeholder-Register ist unten zu sehen.
Bildnachweis: Rupen Sharma Wie Sie auf dem obigen Bild sehen können, gibt es zwei externe Stakeholder und einen internen. Die externen Stakeholder benötigen eine wöchentliche Kommunikation über Videokonferenzen. Das liegt wahrscheinlich daran, dass sich das Entwicklungsteam nicht am selben Ort wie der Stakeholder befindet. Ein Stakeholder kann das Projekt auf vielerlei Weise beeinflussen, im Allgemeinen gibt es vier Kategorien: Positiver Beeinflusser, negativer Beeinflusser, Unterstützer und Blockierer. In diesem Beispiel ist Mandy Ali ein Befürworter. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass das Projekt Teil einer größeren Initiative ist, für die sie verantwortlich ist. Der Wert eines Stakeholder-Registers hängt von der Stakeholder-Analyse ab. Nehmen Sie sich dafür Zeit und verwenden Sie geeignete Instrumente, wie z. B. das Salienzmodell für Stakeholder-Management. Wenn Sie weitere Musterformulare und Vorlagen zum Herunterladen suchen, sehen Sie sich den Ressourcenleitfaden von Bright Hub an: Über 50 kostenlose Projektmanagement-Vorlagen und Musterformulare.