Der ultimative Leitfaden zur Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs

So, Sie haben gerade die Ziellinie im Einstellungsprozess überquert und sind nun bereit, Ihren neuen Mitarbeiter in Ihrem kleinen Unternehmen willkommen zu heißen. Es gibt entscheidende Schritte, die Sie unternehmen müssen, um Mitarbeiter einzustellen und zu halten. Ein wichtiges Bindeglied zwischen diesen beiden ist Ihr Mitarbeiterhandbuch.

Ihr Handbuch legt nicht nur den Rahmen für die Kultur, die Vision, die Stimmung und die Spielregeln Ihres Unternehmens fest, sondern es verdeutlicht auch Ihre Absicht, klar zu kommunizieren. Außerdem sind bestimmte Elemente des Handbuchs – wie Vergünstigungen, Vergütung, Sozialleistungen und ein sicheres Arbeitsumfeld – für die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Wir gehen der Frage nach, warum Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens ein Mitarbeiterhandbuch brauchen (und wie viel Ärger und Geld Sie damit sparen können), was es enthalten sollte, wie Sie es erstellen und wie Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter es zu einem der ersten Dokumente machen, die sie am ersten Tag lesen.

Der Zweck eines Mitarbeiterhandbuchs

Ein Mitarbeiterhandbuch ist das Betriebshandbuch und Kommunikationsinstrument, das Sie und Ihr Team benötigen, um die Regeln für die Arbeit in Ihrem kleinen Unternehmen festzulegen. Ein gut geschriebenes Handbuch bietet eine Aufschlüsselung der Standards, Erwartungen und Prozesse, deren Einhaltung Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, und signalisiert ihnen gleichzeitig, wie Sie mit auftretenden Situationen umgehen werden.

Gute Handbücher sind Dokumente, die Ihre Mitarbeiter begeistern und befähigen und gleichzeitig Ihre Kultur und Werte stärken. Das Mitarbeiterhandbuch bietet Klarheit und Kontext – falls Probleme auftreten sollten -, so dass die Mitarbeiter genau wissen, an wen sie sich wenden können. Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten ein Exemplar des Mitarbeiterhandbuchs mit einem Formular, das sie unterschreiben müssen, um zu bestätigen, dass sie das Handbuch gelesen haben und dessen Inhalt verstehen.

Das Handbuch garantiert zwar nicht die Einhaltung der Vorschriften (und es ist kein förmlicher Arbeitsvertrag), aber es verschafft allen Beteiligten Klarheit über die Vorgehensweise, und es kann Kleinunternehmer vor rechtlichen Schritten schützen oder sogar als Beweismittel in einem Antidiskriminierungsverfahren verwendet werden.

Warum Sie ein Mitarbeiterhandbuch brauchen

Hier sind zwei erstaunliche Statistiken: Erstens hatten laut einer Gusto-Umfrage unter Kleinunternehmern nur 26 % der kleinen Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern ein Mitarbeiterhandbuch. Zweitens belaufen sich laut einer Studie des Court Statistics Project die durchschnittlichen Kosten eines Arbeitsrechtsstreits, der vor Gericht ausgetragen wird, auf 88.000 Dollar.

Denken Sie daran, dass ein einziger Rechtsstreit genügt, um Ihrem Unternehmen einen vernichtenden Schlag zu versetzen, und dass die Auswirkungen eines Rechtsstreits weit über finanzielle Verluste hinausgehen können. Ein Rechtsstreit kann dem Ruf Ihres Unternehmens schaden, insbesondere wenn er Ihr Unternehmen in ein negatives Licht rückt und in den lokalen oder nationalen Medien veröffentlicht wird. Außerdem kann es für Sie und Ihre Mitarbeiter Stress bedeuten. Vielleicht hätten Sie die Klage verhindern können, wenn Sie ein Mitarbeiterhandbuch erstellt hätten.

Es ist wichtig, ein Handbuch zu haben, da es nicht nur zum Ausdruck bringt, dass alle Mitarbeiter gleich und fair behandelt werden, sondern auch dazu beiträgt, ein positives, freundliches, produktives und sicheres Arbeitsumfeld zu fördern.

Sie fragen sich vielleicht, ob ein Mitarbeiterhandbuch für Ihr Unternehmen obligatorisch ist. Das Bundesarbeitsministerium schreibt die Erstellung eines solchen Dokuments zwar nicht vor, aber Sie sind verpflichtet, Ihre Mitarbeiter über ihre Rechte am Arbeitsplatz zu informieren – sei es durch sichtbare Beschilderung am Arbeitsplatz oder durch ein formelles Handbuch. Clevere Kleinunternehmer entscheiden sich für beides, damit sie auf der sicheren Seite sind.

Schauen Sie sich zunächst die obligatorischen Arbeitsplatzplakate des Arbeitsministeriums an und suchen Sie dann auf der Website Ihres Landesarbeitsamtes nach den Anforderungen der einzelnen Bundesstaaten.

Wenn Sie in verschiedenen Bundesstaaten tätig sind, müssen Sie möglicherweise unterschiedliche Handbücher verfassen und erstellen; weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Anwalt. So sind beispielsweise die Anforderungen des Arbeitsministeriums von Connecticut möglicherweise nicht mit denen des kalifornischen Ministeriums für Arbeitsbeziehungen identisch.

Denken Sie daran, dass Sie bei der Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs über das Mindestmaß hinausgehen und sich auch auf Richtlinien – rechtlicher oder anderer Art – konzentrieren sollten, die direkte Auswirkungen auf Ihr kleines Unternehmen haben.

Die 10 Muss-Bestandteile Ihres Mitarbeiterhandbuchs

Fühlen Sie sich nicht überfordert und denken Sie, dass Sie jeden einzelnen Gedanken, jedes Gesetz oder jeden Prozess in Ihr Handbuch aufnehmen müssen – es soll als allgemeiner Leitfaden dienen, und die Details ergeben sich in der Praxis, wenn Sie den Leitfaden verwenden. Konzentrieren Sie sich darauf, die wesentlichen Elemente aufzunehmen, die Sie und Ihre Mitarbeiter direkt betreffen.

1. Überblick über das Unternehmen, Vision, Auftrag und Werte

Definieren Sie von Anfang an den Auftrag, die Vision und den Zweck Ihres Unternehmens, damit Ihre Mitarbeiter völlige Klarheit über die Werte Ihres Unternehmens haben und sich daran orientieren können. Ihre Werte und Überzeugungen sind die Leitprinzipien – das, was Ihnen am wichtigsten ist -, die jeden Aspekt Ihres Unternehmens bestimmen. Sie sind Ihr moralischer Kompass und Kern und geben Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein Gefühl von Ziel und Richtung.

Das Leitbild von Patagonia beispielsweise beginnt mit der Ankündigung: „We’re in business to save our home planet“. Die Grundwerte des Unternehmens bestehen darin, das beste Produkt herzustellen, keinen unnötigen Schaden anzurichten, das Geschäft zum Schutz der Natur zu nutzen und sich nicht an Konventionen zu halten. Mitarbeiter, die dem Unternehmen beitreten, wissen, dass sie bei einer Organisation unterschreiben, die Wert auf ökologische Nachhaltigkeit und Verantwortung legt.

Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wofür Sie stehen, können Sie Ihre Mitarbeiter befähigen, Ihre besten Fürsprecher zu sein. In diesen Abschnitt sollten Sie Folgendes aufnehmen:

• Willkommensschreiben des Gründers oder Eigentümers
• Geschichte des Unternehmens und Zeitplan
• Fotos der Mitarbeiter und des Arbeitsplatzes
• Wichtige Verkaufszahlen oder Statistiken, die für Aufsehen sorgen
• Unternehmensgesponserte Veranstaltungen, sei es ein Jahresausflug oder ein bewilligter Freiwilligeneinsatz

2. Vergütung, Sozialleistungen und Vergünstigungen

Dieser Abschnitt ist ein Publikumsliebling und der erste, den die Mitarbeiter im Detail lesen. Sie wollen nicht nur genau wissen, wann und wie sie vergütet werden und wie die Leistungsbeurteilung abläuft, sondern auch, auf welche Leistungen und Vergünstigungen sie Anspruch haben.

In Bezug auf die Vergütung sollten Sie Folgendes festlegen:

• Häufigkeit der Zahlung und Zeitpunkt der Zahlung. Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter wöchentlich oder alle zwei Wochen? Werden die Gehaltsschecks an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit im Monat ausgezahlt? Legen Sie klare Erwartungen fest, wann die Mitarbeiter bezahlt werden.
• Wie sie bezahlt werden. Übergeben Sie Ihren Mitarbeitern Schecks, bieten Sie direkte Einzahlungen an oder zahlen Sie über ein Online-Verarbeitungsunternehmen wie PayPal oder Stripe? Klären Sie, wie die Mitarbeiter ihr Geld erhalten und ob sie Informationen zur Verfügung stellen müssen, um einen reibungslosen Ablauf des Zahlungsprozesses zu gewährleisten. Für viele Unternehmen ist es so einfach wie das Ausfüllen eines Formulars für die direkte Einzahlung.
• Überstundenregelung. Klären Sie, ob Sie eine Überstundenregelung haben, wie sie aufgebaut ist und was als Überstundenvergütung gilt.
• Alternative Vergütungen. Vielleicht umfasst Ihre Vergütung Aktien- oder Eskalationsprämien oder eine Vergütung in Verbindung mit dem Erreichen von Zielvorgaben und Verkaufszielen. Legen Sie fest, wie und wann die Mitarbeiter diese zusätzlichen oder alternativen Vergütungen erhalten können.

In dem Abschnitt über die Vergütung sollten Sie auch die Erwartungen an die Leistungsbeurteilung und das Gehalt/die Prämien darlegen. Sind Sie ein Unternehmen, das strukturierte jährliche oder halbjährliche Beurteilungen vornimmt, oder ist der Prozess eher locker und fließend? Erhalten die Mitarbeiter einen bestimmten prozentualen Bonus, der sich nach dem Erfolg des Unternehmens richtet, oder erhalten sie individuelle, leistungsbezogene oder „punktuelle“ Boni? Es gibt kein richtiges oder falsches Verfahren – seien Sie einfach transparent in Bezug auf Ihre Beurteilungs-, Gehaltserhöhungs- und Bonusverfahren.

Wenn es um Sozialleistungen geht, sollten Sie einen allgemeinen Überblick darüber geben, was Sie in Bezug auf Gesundheitsfürsorge, zahnärztliche Versorgung, Sehkraft, Lebensversicherung und Altersvorsorge anbieten, einschließlich der Voraussetzungen für die Inanspruchnahme. In diesem Abschnitt sollten Sie Folgendes erläutern:

• Grundlegende Gesundheits-, Versicherungs- und Ruhestandsleistungen und deren Anspruchsberechtigung. Müssen Sie zum Beispiel Vollzeitbeschäftigter sein, um bestimmte (oder alle) Leistungen in Anspruch nehmen zu können? Bieten Sie anteilige Pakete an? Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wann sie sich anmelden können und wann sie Anspruch auf die Leistungen haben.
• Leistungen für Aus- und Weiterbildung. Achten Sie darauf, die Erstattung von Studiengebühren oder Online-Kursen einzubeziehen, wenn Sie diese Leistungen anbieten.
• Vergünstigungen. Von kostenpflichtigen Firmentelefonen und Laptops über kostenloses Mittagessen bis hin zu flexiblen Arbeitsplänen und Telearbeit: Nennen Sie die Vorteile, die die Arbeit in Ihrem Unternehmen besonders und einzigartig machen. Mit Vergünstigungen können Sie Top-Talente anziehen und halten.

3. Verhaltenskodex

Fassen Sie Ihre Standards allgemein, damit Sie nicht in die Falle tappen, jede einzelne Verhaltensvariante aufzunehmen. Sie wollen den Mitarbeitern ein Grundverständnis dafür vermitteln, was Sie für akzeptabel halten. Bereiche, die Sie in Ihren Verhaltenskodex aufnehmen sollten, sind:

• Kleiderordnung
• Nutzung von Telefon, E-Mail und Internet während der Arbeitszeit
• Essenspausen und Ruhezeiten
• Richtlinien zu Rauchen, Alkohol,
• Richtlinien für Rauchen, Alkohol und Drogenmissbrauch
• Datenmanagement und Datenschutz
• Richtlinien zur Konfliktlösung
• Geschenke an Kunden oder Lieferanten (in jeglicher Form) oder Bestechungsgelder
• Ethische Standards und Richtlinien
• Schutz vertraulicher Informationen

Das Mitarbeiterhandbuch sollte auch alle Disziplinarverfahren ansprechen, die Sie in Bezug auf das Verhalten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz eingeführt haben.

4. Antidiskriminierungs- und Chancengleichheitsrichtlinien

Sie sind gesetzlich verpflichtet, ausdrücklich zu erklären, dass Ihr Unternehmen bei der Einstellung und Beförderung die Gesetze zur Nichtdiskriminierung und Chancengleichheit bei der Beschäftigung einhält, in Übereinstimmung mit der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).

Möglicherweise müssen Sie auch das Einwanderungs- und Staatsangehörigkeitsgesetz (Immigration and Nationality Act, INA) berücksichtigen und einhalten, das unfaire Einstellungs-, Entlassungs-, Beförderungs- und Rekrutierungspraktiken im Zusammenhang mit dem Staatsangehörigkeitsstatus eines Mitarbeiters, seiner nationalen Herkunft und dem Verfahren zur Überprüfung seiner Berechtigung verbietet. Das Gesetz sieht auch Rechtsmittel für Vergeltungsmaßnahmen und Einschüchterung vor.

5. Family and Medical Leave Policies

Wenn Ihr kleines Unternehmen mehr als 50 Mitarbeiter hat, müssen Sie eine Family and Medical Leave Act (FMLA)-Politik einführen. Das Gesetz schreibt vor, dass Sie innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub für Ereignisse im Leben eines Arbeitnehmers gewähren, einschließlich Geburt und Kinderbetreuung, Pflege eines erkrankten oder schwer erkrankten Familienmitglieds oder Behandlung einer eigenen Krankheit.

Während des Urlaubszeitraums müssen Arbeitgeber auch alle Gesundheitsleistungen für Arbeitnehmer aufrechterhalten. Weitere Informationen finden Sie im FMLA Employer’s Guide. Möglicherweise müssen Sie auch die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten prüfen, um festzustellen, ob Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch zusätzliche Vorschriften berücksichtigen müssen.

6. Zeitplan, Betriebszeiten und bezahlte Freizeit (PTO)

Hier sollten Sie Ihre Betriebszeiten und die Zeiten angeben, zu denen die Mitarbeiter kommen und gehen sollen. Geben Sie auch an, welche Feiertage beachtet werden, welche Regelungen für die Arbeit an Feiertagen oder außerhalb der Geschäftszeiten gelten und wie die Mitarbeiter entschädigt werden. Sie sollten auch darlegen, wie die Mitarbeiter ihre Zeit „stempeln“ können, so dass ihre Anwesenheit von ihrem Vorgesetzten verfolgt und überprüft werden kann.

Wenn es um PTO geht, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wie viel Zeit für Krankheits-, Kurzzeit- und Urlaubstage zur Verfügung steht, und, falls es ein Verfahren zum Sammeln von Tagen gibt, ob Sie es zulassen, dass verdiente Tage auf das nächste Jahr übertragen werden.

7. Sicherheit am Arbeitsplatz

Um Unklarheiten und mögliche Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, legen Sie fest, welche Schritte Sie unternehmen, um ein sicheres physisches und nicht physisches Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Ganz gleich, ob es sich um Richtlinien und Verfahren für den Betrieb von Maschinen oder um Ihr Verfahren für die Einreichung von Beschwerden über sexuelle Belästigung oder Mobbing handelt, Ihre Mitarbeiter sollten sich sicher fühlen, dass sie in einem sicheren Umfeld arbeiten. Vergewissern Sie sich auch, dass Sie die Vorschriften und Verfahren für die Entschädigung von Arbeitnehmern kennen.

8. Richtlinien für digitales Verhalten und soziale Medien

Die digitale und soziale Technologie ist allgegenwärtiger denn je, was sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern den Vorteil einer sofortigen Verbindung bietet, aber auch die Tür für die Haftung öffnet. Stellen Sie sicher, dass Sie festlegen, wie Ihre Mitarbeiter in sozialen Medien über Ihr Unternehmen sprechen und es repräsentieren können (oder nicht).

Sowohl für Mitarbeiter vor Ort als auch für Mitarbeiter an anderen Standorten sollten Sie Standards für den Schutz von Vermögenswerten, internen Dokumenten und Kundeninformationen festlegen. Dies kann bedeuten, dass Sie sich in ein bestimmtes Netzwerk einloggen müssen, um auf Ihre E-Mails oder Dokumente zuzugreifen, wenn Sie nicht im Büro sind, oder es kann bedeuten, wie Sie Ihre Passwörter verwalten.

9. Geheimhaltung und Interessenkonflikte

Kleinunternehmer sollten die vertraulichen Aspekte ihres Unternehmens schützen, die sie einzigartig und wettbewerbsfähig machen. Zu diesem Zweck sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Geschäftsgeheimnisse und alle geschützten Informationen innerhalb des Unternehmens bleiben. Es könnte ratsam sein, die Mitarbeiter eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen zu lassen, in der die Regeln für die Weitergabe von Informationen festgelegt sind.

Außerdem blüht die Gig-Economy, in der 36 % der Arbeitnehmer einer Teilzeitbeschäftigung nachgehen; Sie sollten sich überlegen, welche Arten von Arbeit und Projekten zulässig sind, während eine Person bei Ihnen beschäftigt ist.

Es kann hilfreich sein, einen Anwalt für Arbeitsrecht einzuschalten, der Sie durch die besten Praktiken für Ihre Branche führen und Ihnen bei der Formulierung der entsprechenden Formulierungen helfen kann.

10. Wichtige Haftungsausschlüsse

Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter mit absoluter Klarheit wissen, dass:

• Das Handbuch ist kein bindender Vertrag und garantiert keine weitere Beschäftigung.
• Das Handbuch ist das endgültige Wort zu allen Richtlinien und ersetzt alle Memos oder Dokumente, die vor seiner Erstellung an die Mitarbeiter verteilt wurden.
• Die Richtlinien können sich ändern. Nicht alles in diesem Dokument ist in Stein gemeißelt. Sie haben das Recht, die Richtlinien zu ändern, wenn sich Ihr Unternehmen verändert und weiterentwickelt; Sie müssen jedoch auch alle relevanten Aktualisierungen bekannt geben, die Ihre Mitarbeiter betreffen.
• Sie müssen das Mitarbeiterhandbuch lesen und dessen Erhalt bestätigen. Unwissenheit ist niemals ein Segen, insbesondere wenn es um Arbeitnehmerrechte und Unternehmensverfahren geht. Es liegt in der Verantwortung der Mitarbeiter, sich über die von Ihnen gesetzten Standards und die ihnen zustehenden Rechte zu informieren.

Wie man anfängt

Erfinden Sie das Rad nicht neu. Fast jedes Unternehmen hat Betriebsrichtlinien. Wenn Sie also auf der Suche nach Inhalten und kreativen Ideen sind, suchen Sie nicht weiter als Google.com. Nutzen Sie Ihre Recherchen als Inspiration für die Inhalte, die Art der Informationsvermittlung und die Gestaltung und Aufmachung Ihres Handbuchs. Vielleicht möchten Sie das Design in einem MS-Word-Dokument einfach halten, aber den Text dennoch menschlich und spielerisch gestalten. Vielleicht haben Sie aber auch ein gewisses Budget, um ein illustriertes Handbuch mit den Markenfarben, Schriftarten und dem Logo Ihres Kleinunternehmens zu erstellen, damit sich die Mitarbeiter von Anfang an Ihrer Marke verpflichtet fühlen.

Auch haben Sie vielleicht schon einen Großteil der Texte, die Sie für das Handbuch benötigen (z. B. Werte, Dienstleistungen und Prozesse), bei der Erstellung anderer Dokumente erstellt, z. B. Ihrer Website und interner Richtlinien. Die Konsolidierung von Informationen aus vorhandenen Quellen – anstatt ein MS-Word-Dokument zu öffnen und bei Null anzufangen – spart Ihnen Zeit und trägt dazu bei, dass Ihre Sprache sowohl für Ihre derzeitigen Mitarbeiter als auch für neu eingestellte Mitarbeiter einheitlich ist.

Schritt 1. Rollen Sie den roten Teppich aus.

Ihr neuer Mitarbeiter hat das Vorstellungsgespräch und die Verhandlungen gerade hinter sich gebracht, und Sie möchten, dass die positive Energie und die Aufregung anhalten. Ihr Mitarbeiterhandbuch ist eine der ersten wichtigen Begegnungen mit Ihnen vor Ort, und der erste Eindruck zählt. Von der Gestaltung über den Text bis hin zu den ersten Seiten – Sie möchten, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter sofort wie zu Hause fühlt. Beginnen Sie mit dem Elan und der Leidenschaft Ihres Unternehmens. Eröffnen Sie mit Ihrer Vision, Ihrem Auftrag und Ihren Grundwerten. Erläutern Sie, welche Art von Unternehmen Sie betreiben wollen und welche zentrale Rolle Ihre Mitarbeiter dabei spielen, und lassen Sie sie zuerst Sie kennenlernen, bevor sie in das Labyrinth Ihrer juristischen Fachsprache geraten.

Schauen Sie sich als Orientierungshilfe Beispiele von Unternehmen an, die ihre Grundwerte auf eine Weise vermitteln, die sich von anderen abhebt.

Schritt 2. Gehen Sie auf die Richtlinien und Verfahren ein.

Als Nächstes sollten Sie sich mit dem Inhalt des Handbuchs befassen. Wenn Sie alle im vorangegangenen Abschnitt beschriebenen Komponenten einbeziehen, sollten Sie illustrierte Beispiele erstellen, damit die Mitarbeiter den Zusammenhang und die Klarheit erkennen können. Vielleicht möchten Sie Elemente des Handbuchs mit Grafiken, Comics, Fotos oder Illustrationen veranschaulichen. Seien Sie kreativ, wenn es um die Darstellung von Informationen geht. Wir werden in Kürze auf Beispiele eingehen.

Schritt 3. Besprechen Sie Ihr Handbuch mit den wichtigsten Beteiligten.

Stellen Sie sicher, dass Sie über geschulte Fachleute in Form von Vertretern der Personalabteilung oder Beratern sowie Anwälten für Arbeitsrecht verfügen, die sich mit den neuesten Bundes-, Kommunal- und Landesgesetzen auskennen. Es lohnt sich, Ihr Dokument von ihnen prüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen nicht nur klar formuliert haben, sondern sich auch nicht der Ungewissheit, Fehlinterpretation oder gar der Haftung aussetzen. Wenn Sie sich jetzt die Zeit nehmen, Ihr Material gründlich zu prüfen, wird sich das später auszahlen.

Schritt 4. Gestalten und verteilen.

Die Möglichkeiten sind grenzenlos. Sie können sich mit einem einfachen Textverarbeitungsdokument begnügen, das Sie neuen Mitarbeitern im Rahmen des Einführungsprozesses aushändigen, oder Sie können etwas Visuelles und Besonderes entwerfen, das persönlich übergeben und online abgerufen werden kann. Das hängt ganz von Ihren Ressourcen, Ihrer Marke und Ihrem Budget ab. Wichtig ist, dass Sie Ihren Mitarbeitern alle Informationen geben, die sie brauchen, um in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein. Verpackung und Design können die Spannung erhöhen und ein stärkeres Gefühl der Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen als lebendige, atmende Marke schaffen.

Schritt 5. Führen Sie regelmäßige Aktualisierungen durch.

Hören Sie Ihren Mitarbeitern, Kollegen, Personalern und Anwälten das ganze Jahr über zu. Unsere Welt verändert sich ständig – jeden Tag kommen neue Technologien auf den Markt – daher ist es wichtig, dass Ihr Handbuch mit den Trends und der Zeit Schritt hält. Überlegen Sie, ob Sie es mindestens einmal im Jahr überprüfen und bei Bedarf wesentliche Aktualisierungen vornehmen sollten.

Ressourcen, die Sie nutzen können, wenn Sie nicht weiterkommen

Hier sind mehrere Vorlagen für Mitarbeiterhandbücher online verfügbar:

• Vorlage der National Federation of Independent Business (NFIB)
• Vorlage des National Council of Nonprofit Associations
• Vorlage von RocketLawyer
• Vorlage von Lessonly

Um einen tieferen Einblick in die Inhalte Ihres Handbuchs zu erhalten, besuchen Sie:

• Society for Human Resource Management (SHRM). Sie bietet ihren Mitgliedern eine kostenlose Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch sowie maßgeschneiderte Optionen gegen eine Gebühr.
• U.S. Department of Labor. Machen Sie sich mit den Gesetzen zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung, zum Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen usw. vertraut. Informieren Sie sich auch über die Gesetze in den einzelnen Bundesstaaten, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.
• Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Sie bietet Einblicke in die Verantwortung des Arbeitgebers bei der Bereitstellung eines sicheren Arbeitsplatzes.

Wie Sie ein Handbuch erstellen, das Ihre Mitarbeiter gerne lesen

Mitarbeiterhandbücher haben einen schlechten Ruf. Sie werden oft als das ultimative Heilmittel gegen Schlaflosigkeit bezeichnet – ein Stapel Seiten in trockenem Juristendeutsch, der nur dazu dient, frühere Probleme am Arbeitsplatz zu katalogisieren oder neue Mitarbeiter einzuschüchtern. Sie sind nicht unbedingt eine fesselnde nächtliche Lektüre.

Ihr Leitfaden muss jedoch kein langweiliges Schulungshandbuch sein oder als Rückblende auf George Orwells 1984 dienen. Denken Sie daran, dass Sie einen Entwurf dafür erstellen, wie Ihre Mitarbeiter in Ihrem kleinen Unternehmen arbeiten sollen. Angefangen bei Ihrer Kultur, Ihren Überzeugungen und Werten bis hin zu den alltäglichen Richtlinien, die dafür sorgen, dass jeder ein faires, sicheres und angenehmes Arbeitsumfeld vorfindet, sollten sich die Mitarbeiter engagiert fühlen und darauf brennen, ihren Tag zu beginnen.

Hier sind sechs Tipps, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter von der ersten Seite an in Ihren Bann ziehen können.

1. Beginnen Sie mit Ihrer Vision, Ihrem Auftrag und Ihren Werten.

Schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihre Mitarbeiter an dem Gesamtbild Ihres Unternehmens teilhaben können. Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, Teil von etwas Größerem zu sein als ihrem Stundenzettel.

2. Sprechen Sie wie ein Mensch.

Nichts lässt die Leute schneller einschlafen als Fachchinesisch. Seien Sie positiv, positiv gestimmt und gesprächig. Denken Sie daran, dass es sich nicht um einen Estrich gegen vergangene Fehler und Pannen der Mitarbeiter handelt. Ihr Handbuch ist ein Leitfaden für Ihr Unternehmen, mit dem Sie sich sprichwörtlich von seiner besten Seite zeigen können. Sie können immer noch professionell sein, ohne eine langweilige oder steife Sprache zu verwenden.

3. Bringen Sie Ihre Vorteile zur Geltung.

Menschen lieben es, mit ihren coolen Jobvorteilen zu prahlen. Überlegen Sie, ob Sie Ihre Vorteile auf der Seite mit den Vorteilen hervorheben oder ob Sie im gesamten Handbuch (und sogar an Ihrem Arbeitsplatz!) Bilder zeigen, die glückliche Mitarbeiter zeigen, die in Ihre Kultur eintauchen.

4. Überlegen Sie, wie Sie Ihr Handbuch verpacken und präsentieren können.

Im vorherigen Abschnitt haben wir darüber gesprochen, wie Sie Ihr Handbuch gestalten können. Wenn Sie über ein kleines Budget und etwas Kreativität verfügen, können Sie mit einem Dokument, das für seine Trockenheit bekannt ist, viel Spaß haben. Education First (EF) zum Beispiel hat ein entzückendes, skurriles und illustriertes Handbuch, das sich auf Teamgeist und die Abschaffung von Bürokratie und Hierarchie konzentriert.

Machen Sie sich also Gedanken über die kreative Gestaltung eines Mitarbeiterhandbuchs, das Ihre Mitarbeiter nicht nur informiert, sondern sie auch dazu verleitet, das Handbuch zu lesen und sich bei der Wahl Ihres Arbeitgebers wohl zu fühlen. Valve Software vermittelt seine Werte durch freches Bildmaterial und konzentriert sich darauf, hart zu arbeiten und dabei einen Sinn für Humor zu bewahren.

Und sprechen Sie davon, dass sie das, was sie predigen, auch praktizieren: Trello hat sein Mitarbeiterhandbuch auf seiner Technologieplattform erstellt. Vielleicht können Sie auch das vereinfachte Handbuch von Netflix übernehmen. Netflix hat keine ausgefallenen, interaktiven Grafiken, aber das Handbuch umreißt die Werte und Richtlinien in einfacher Sprache, d. h. es ist keine Übersetzung erforderlich.

5. Gehen Sie geschickt mit Formaten um.

Durch das Internet sind die Menschen daran gewöhnt, jeden Tag mit großen Mengen an Informationen bombardiert zu werden. Daher haben sie sich angewöhnt, Dokumente ähnlich wie einen Online-Artikel zu lesen, in dem es Abschnittsüberschriften, Unterbrechungen, Aufzählungszeichen und Kurzformate gibt. Riesige Textblöcke sind überwältigend, also machen Sie Ihr Handbuch für das überfliegende Auge schmackhaft. Ironischerweise werden die Mitarbeiter mehr lesen, wenn Sie ihnen etwas visuellen Spielraum lassen.

6. Seien Sie fair und konsequent.

Das mag offensichtlich klingen, aber praktizieren Sie, was Sie predigen. Leben Sie die Kultur und das Glaubenssystem, das Sie beschrieben haben. Behandeln Sie alle Mitarbeiter gleichermaßen mit Mitgefühl und Fairness, und, was am wichtigsten ist, seien Sie in all Ihren Handlungen konsequent.

Die Erstellung und Weitergabe Ihres Mitarbeiterhandbuchs ist einer von mehreren wichtigen Schritten im gesamten Einstellungsprozess. Von der Festlegung des Zeitpunkts für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters bis hin zur Gestaltung des Einarbeitungsprozesses ist das Verständnis der Auswirkungen der Maßnahmen, die Sie während des Einstellungsprozesses ergreifen, eine großartige Investition in den künftigen Erfolg Ihres Kleinunternehmens.

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