Entlassungsgespräche führen

Diese unzureichend genutzte HR-Praxis voll ausschöpfen

In der Welt der Humanressourcen liegt der Schwerpunkt immer auf einem guten Start. Von der Suche nach dem perfekten Bewerber bis hin zur Durchführung eines perfekten Vorstellungsgesprächs dreht sich alles um den Anfang. Allerdings geht es bei guten Personalpraktiken nicht nur um die erste Phase der Einstellung.

Es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeiter kündigen, was den Prozess der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und der Durchführung eines Austrittsgesprächs in Gang setzt. Für viele Unternehmen ist das Austrittsgespräch ein nachträglicher Gedanke.

Das Austrittsgespräch ist jedoch ein leistungsfähiges Instrument, um die Unternehmensleistung und -kultur ständig weiterzuentwickeln und zu optimieren. Das Austrittsgespräch ist eine seltene Gelegenheit, ein ehrliches und unverfälschtes Feedback über die Effektivität eines Unternehmens in vielen Bereichen zu erhalten, z. B. darüber, wie gut eine Rolle mit den tatsächlichen Aufgaben einer Stelle übereinstimmt oder wie gut eine Führungskraft tatsächlich führt.

In diesem Leitfaden wird genau beschrieben, wie ein Austrittsgespräch durchgeführt werden kann, das Ihrem Unternehmen wertvolles Feedback liefert.

Schritt 1: Bestimmen Sie das Format des Austrittsgesprächs

Das Format eines Austrittsgesprächs ist wichtig. Die beiden gängigsten Formate sind persönliche Gespräche und Fragebögen. Jedes Format hat Vor- und Nachteile.

Fragebogen-Abschlussgespräch

Der offensichtliche Vorteil eines auf einem Fragebogen basierenden Abschlussgesprächs besteht darin, dass der Mitarbeiter es in seiner eigenen Zeit führen kann. Wenn sich ein Mitarbeiter in den letzten zwei Wochen seiner Tätigkeit befindet, ist er in der Regel sehr mit dem Übergang von der Arbeit beschäftigt, so dass dies bequemer sein könnte.

Es kann jedoch sein, dass ein Fragebogen-Abschlussgespräch auf der Strecke bleibt, weil der Mitarbeiter in der Endphase so beschäftigt ist. Außerdem fühlt sich ein Mitarbeiter in einem Fragebogenszenario vielleicht nicht so gezwungen, ein umfassendes, ehrliches Feedback zu geben. Außerdem schreiben viele Menschen nicht gerne lange Antworten, so dass Sie Gefahr laufen, Ein-Satz-Antworten zu erhalten, die nur sehr wenige verwertbare Informationen enthalten.

Abschlussgespräch von Angesicht zu Angesicht

Das persönliche Abschlussgespräch bietet einige deutliche Vorteile. Sie beenden das Arbeitsverhältnis so, wie es begonnen hat, nämlich mit der Aufmerksamkeit eines Gesprächs, das von Professionalität und Klasse zeugt. Bei einem förmlichen persönlichen Ausstiegsgespräch erhalten Sie außerdem ein dreidimensionaleres Feedback. Die Menschen sind im Gespräch oft offener und die gelieferten Details sind viel nützlicher.

Der Nachteil eines persönlichen Austrittsgesprächs ist, dass es sich wie eine Verpflichtung anfühlen kann, was sich negativ auf das Feedback auswirken kann. Wenn das Feedback im Gespräch gegeben wird, ist es außerdem schwieriger nachzuvollziehen, so dass Sie sich überlegen müssen, wie Sie den Inhalt des Gesprächs für eine spätere Analyse aufzeichnen oder festhalten können.

Schritt 2: Auswahl des Interviewers

Wenn Sie sich für ein persönliches Ausstiegsgespräch entscheiden, müssen Sie die Person bestimmen, die das Gespräch führen wird.

Bestimmen Sie, wer der Interviewer sein wird (Manager, Personalabteilung usw.)

Schritt 3: Erstellen Sie eine Liste mit Fragen & Was man NICHT fragen sollte

Für ein effektives Austrittsgespräch benötigen Sie eine vorbereitete Liste mit Fragen. Dies hilft bei der Organisation des Gesprächs und spart sowohl dem Gesprächspartner als auch dem ausscheidenden Mitarbeiter wertvolle Zeit.

Eröffnen Sie das Gespräch mit einer Erklärung, was ein Austrittsgespräch ist. Obwohl der Begriff „Austrittsgespräch“ in der Personalbranche weit verbreitet ist, wissen viele Mitarbeiter nicht, worum es sich dabei handelt oder welche Bedeutung das Austrittsgespräch hat.

Wenn Sie mitteilen, dass die Antworten des Befragten dem Unternehmen direkt zugute kommen, fühlen sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und werden dazu angeregt, echtes, nützliches Feedback zu geben.

Ein paar der wichtigsten Fragen für ein Austrittsgespräch, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Beschreiben Sie Ihre Erfahrungen mit dem Unternehmen.
2. Warum verlassen Sie das Unternehmen?
3. Was war das Beste an der Arbeit hier?
4. Was könnte in unserem Unternehmen verbessert werden?
5. Wie genau entsprach Ihre Rolle der ursprünglichen Stellenbeschreibung?
6. Wie war die Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung?
7. Wie war Ihre Einarbeitungszeit? Wie hätte man sie verbessern können?
8. Gab es Führungskräfte oder Kollegen, die Ihnen dabei besonders geholfen haben?
9. Welchen Rat würden Sie dem nächsten Mitarbeiter in dieser Position geben?

Beendigungsfragen, die man vermeiden sollte

1. Wären Sie bereit zu bleiben?

   In diesem Stadium ist es für diese Frage zu spät.

2. Mit welchen Kollegen oder Managern haben Sie am schlechtesten zusammengearbeitet?

   Es ist zwar wichtig, konstruktives Feedback zu erhalten, aber es ist nicht sinnvoll, bestimmte Personen in einem Unternehmen hervorzuheben. Konzentrieren Sie sich auf größere Themen.

3. Warum hat es Ihnen keinen Spaß gemacht, hier zu arbeiten?

   Dies ist zu spezifisch und könnte das Gespräch in ein emotionales Gebiet lenken. Anstatt sie direkt zu fragen, warum sie das Unternehmen nicht mochten, sollten Sie sich auf allgemeinere Fragen zu Verbesserungsmöglichkeiten konzentrieren, um bessere Informationen zu erhalten.

Schritt 3: Nutzen Sie die Daten des Austrittsgesprächs, um sich zu verbessern

Daten sind die heißeste Währung in der Geschäftswelt, und das Feedback aus dem Austrittsgespräch ist eine Goldgrube an Daten. Um aus einem Austrittsgespräch wirklich Kapital zu schlagen, sollten Sie die Grundsätze der Datenanalyse anwenden.

Zunächst sollten Sie für eine konsistente Datenerfassung sorgen, weshalb es wichtig ist, die Interviews jedes Mal auf die gleiche Weise durchzuführen. Dies gilt für die Art der Befragung (persönlich oder per Fragebogen) und die Art der Fragen. Natürlich wird es Ausnahmen von dieser Regel geben, aber je konsequenter Sie Ihre Exit-Interviews durchführen, desto besser können die Erkenntnisse sein.

Als nächstes sollten Sie einen Prozess für die Analyse entwickeln. Es reicht nicht aus, die Informationen aus den Austrittsgesprächen zu sammeln. Sie müssen sie auch auswerten, Schlüsselthemen finden, Maßnahmen festlegen und diese umsetzen. Wenn Sie keinen Prozess für die Sammlung und Analyse von Rückmeldungen aus Austrittsgesprächen haben, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre internen Datenexperten einzubeziehen. Diese verfügen wahrscheinlich über solide Rahmenwerke und Methoden für die Datenanalyse.

Schließlich sollten Sie Maßnahmen ergreifen. Wenn Sie aus den Befragungen Erkenntnisse gewinnen, sollten Sie die Informationen formell mit den Stakeholdern und Entscheidungsträgern teilen. Wenn Sie beispielsweise Rückmeldungen erhalten, die darauf hindeuten, dass das Onboarding der Mitarbeiter nicht gründlich genug ist, teilen Sie dies mit Managern und Führungskräften. Formulieren Sie einen Plan zur Verbesserung des Einarbeitungsmaterials.

Machen Sie das Austrittsgespräch zu Ihrer Geheimwaffe

Die Personalabteilung, die sich in der Einstellungsphase genauso viele Gedanken macht wie in den letzten zwei Wochen eines Mitarbeiters, hat einen großen Vorteil. Wie bereits erwähnt, verschlafen jedoch viele Unternehmen die Möglichkeit, diesen Schritt im Personalwesen voll auszuschöpfen.

Wenn Sie Ihre Initiativen für das nächste Quartal und das nächste Jahr planen, fügen Sie einen Posten hinzu, um Ihre derzeitigen Prozesse für Austrittsgespräche zu analysieren. Ein paar einfache Änderungen können zu messbaren Verbesserungen in Ihrer Unternehmenskultur führen.