Leitfaden zur Einführung einer elektronischen Patientenakte (EHR)

Die Einführung einer elektronischen Patientenakte (EHR) ist ein mehrstufiger Prozess, der sich auf alle Mitarbeiter auswirken wird. Wie bei jedem neuen Prozess ist eine Lernkurve erforderlich. Ein solider Plan kann allen im Team viel Stress ersparen.

Hier sind zehn wichtige Schritte für eine erfolgreiche EHR-Einführung.

1) Stellen Sie ein Team für die Einführung der elektronischen Patientenakte (EPA) zusammen

Während der Einführung Ihrer EPA benötigen Sie ein starkes Team, das Ihnen hilft, den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Das Team kann aus Mitarbeitern wie Ärzten, Krankenschwestern, medizinischen Assistenten und Verwaltungspersonal bestehen. Die Teammitglieder unterstützen den Prozess, indem sie den Kollegen EHR-Fähigkeiten beibringen und als Botschafter für das Implementierungsteam dienen, um Herausforderungen auf dem Weg zu identifizieren.

Ein leitender Superuser, ein leitender Arzt und ein Projektmanager sind drei wichtige Rollen, die Sie beim Aufbau Ihres Teams berücksichtigen sollten.

Leitender Superuser

Der leitende Superuser ist der hausinterne EHR-Experte. Zu seinen Aufgaben gehören u. a. die Erstellung von Vorlagen und die Entwicklung von Arbeitsabläufen. Diese Position kann auch für die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen verantwortlich sein, um Probleme zu lösen, auf die Benutzer bei der Nutzung des Systems stoßen.

Leitender Arzt

Die Rolle des leitenden Arztes besteht darin, die Organisation durch die EHR-Implementierung zu führen, indem er als Bindeglied zwischen den Frontline-Benutzern des Systems und dem technischen Personal dient. Erwägen Sie den Einsatz eines technisch versierten Arztes, der das neue Verfahren begrüßt, als leitenden Arzt.

Projektmanager

Der Projektmanager wird der Hauptansprechpartner für den EHR-Anbieter und das Personal. Diese Position hilft allen Beteiligten, den Zeitplan für die Implementierung einzuhalten, den Fortschritt zu verfolgen und sich mit Benutzerproblemen zu befassen.

2) Vorbereiten der Software

Bei der Implementierung Ihres EHR müssen Sie sicherstellen, dass die Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden, um nicht gegen HIPPA zu verstoßen. Ihre Organisation muss möglicherweise eine HIPPA-Risikobewertung durchführen. Sie können mit Ihrem Anbieter von Gesundheits-IT zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Software konform ist.

3) Bestimmen Sie Ihren Hardware-Bedarf

Die Wahl der Hardware hat einen erheblichen Einfluss auf den Zeit- und Kostenaufwand Ihrer Praxis. Beispielsweise kann ein Drucker in jedem Raum den Ärzten bis zu 30 Minuten pro Tag sparen. Einige Praxen stellen jedem Mitarbeiter ein eigenes Tablet oder einen Laptop zur Verfügung, um Zeit für die An- und Abmeldung zwischen den einzelnen Patientenkontakten zu sparen.

Wenn der Gedanke, all dies zu tun, überwältigend erscheint, können IT-Dienstleistungsunternehmen Praxen bei den Anforderungen an die Systemhardware helfen, indem sie die richtigen Geräte zum günstigsten Preis finden. Viele Unternehmen übernehmen auch die Installation und Fehlerbehebung der Geräte und entlasten damit Ihr Praxispersonal.

4) Berücksichtigen Sie die Gestaltung des Patientenbehandlungsraums

Da das EHR-Programm eine elektronische Dateneingabe erfordert, kann die Gestaltung des Raums einen erheblichen Einfluss auf das Engagement und die Zufriedenheit der Patienten haben. Wenn das Personal und der Arzt bei der Dateneingabe das Gesicht vom Patienten abwenden, haben die Patienten möglicherweise das Gefühl, dass sie nicht gehört werden.

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist die Verwendung des „Dreiecks des Vertrauens“. Dabei handelt es sich um eine Raumkonfiguration, bei der Patient, Arzt und Computer ein virtuelles Dreieck bilden, so dass sich Patient und Arzt gegenseitig sehen können. Diese Anordnung ist hilfreich, da sich der Mitarbeiter oder Arzt bei der Dateneingabe nur leicht drehen muss und der Patient das Gefühl hat, dass er gesehen wird. Ziehen Sie in Erwägung, halbkreisförmige Schreibtische in den Patientenzimmern aufzustellen oder bewegliche Wagen zu verwenden, damit sich der Patient während seines Termins wohlfühlt.

5) Datenübertragung

Wenn Ihre Hard- und Software einsatzbereit ist, besteht der nächste Schritt der EHR-Implementierung in der Übertragung der Daten. Zunächst müssen Sie festlegen, wie Sie die Daten von Ihrem früheren Aufzeichnungssystem in Ihr neues EHR migrieren.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, diesen Schritt durchzuführen. Sie können vorhandenes Personal einsetzen oder zusätzliches oder befristetes Personal einstellen, um Daten in das neue EHR hochzuladen.

Um diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Sie eine Checkliste mit den Informationen erstellen, die in das EHR eingegeben werden müssen. So können Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.

6) Erstellen Sie Arbeitsabläufe

Apropos Prozess: Jetzt ist es an der Zeit, solide Arbeitsabläufe einzurichten. Es ist von entscheidender Bedeutung, Arbeitsabläufe vor der EHR-Implementierung einzurichten, um den Stress, dem Ihr Team ausgesetzt sein wird, zu verringern.

Ineffiziente Arbeitsabläufe, einschließlich einer unzureichenden Anzahl von Mitarbeitern, die geschult und bereit sind, das EHR zu nutzen, werden die Probleme während des Implementierungsprozesses noch verschärfen.

Berücksichtigen Sie diese Fragen bei der Erstellung von Arbeitsabläufen:

• Ist dies notwendig?
• Wird dadurch ein Mehrwert für den Patienten geschaffen?
• Steigert dies die Effizienz für das Personal?
• Ist dies die richtige Reihenfolge?
• Verrichtet die richtige Person diesen Schritt?

7) Was tun, wenn Ihr EHR ausfällt

Wie bei jeder Art von Technologie müssen Sie auf gelegentliche Störungen vorbereitet sein. Beginnen Sie mit einem Brainstorming und entwickeln Sie einen soliden Plan für den Umgang mit möglichen Problemen.

Was tun Sie zum Beispiel, wenn der Strom ausfällt? Was ist, wenn eine systemweite Störung auftritt, die nur mit Hilfe der IT-Abteilung zu beheben ist? Sie werden Verfahren entwickeln wollen, die Ärzten und Mitarbeitern klare Anweisungen geben, was zu tun ist, wenn das EHR nicht verfügbar ist.

Berücksichtigen Sie diese Fragen bei der Entwicklung Ihrer Verfahren:

• Wie werden Ärzte und Personal über Ausfallzeiten informiert?
• Wie wird der Ablauf der Patientenversorgung fortgesetzt?
• Wie wird die Patientenabfertigung durchgeführt?
• Wie dokumentieren die Ärzte und das Personal den Besuch?

Das Vorhandensein elektronischer und papiergestützter Verfahren gibt dem Personal mehr Sicherheit im Umgang mit EHR-Ausfallzeiten. Einige Arztpraxen stellen die Anweisungen in Dreiring-Ordnern zusammen und bewahren Kopien sowohl intern als auch extern auf. Ziehen Sie auch in Betracht, PDF-Kopien in einer sicheren Cloud zu speichern, damit die Mitarbeiter mehrere Möglichkeiten haben, schnell an die Anleitungen zu gelangen.

8) Erstellen Sie ein Schulungsprogramm

Umfassende Schulungen sind für den Erfolg der EHR-Einführung unerlässlich. Erstellen Sie einen Schulungsplan, damit alle Ärzte und Mitarbeiter, derzeitige und zukünftige, das Wissen und die Fähigkeiten erwerben können, um das EHR erfolgreich zu nutzen, wenn Sie bereit sind, es einzuführen.

Hier sind einige Grundsätze zu beachten:

Gehen Sie langsam vor

Vermitteln Sie Ärzten und Mitarbeitern vor der Einführung grundlegende Kenntnisse. Es kann für die Benutzer schwierig sein, das System vollständig zu verstehen, bis sie in der Lage sind, das Programm zu benutzen. Sobald die Benutzer in der Lage sind, mindestens eine Woche lang „zu fahren“, können zusätzliche Schulungen durchgeführt werden, um die Fähigkeiten zu verbessern, zeitsparende Tricks zu lernen und sich mit der Technologie vertraut zu machen.

Lassen Sie Kollegen Kollegen unterrichten

Betrachten Sie die Schulung von Superanwendern in jedem Fachbereich und für jede Rolle. Krankenschwestern unterrichten zum Beispiel am besten Krankenschwestern und Chirurgen unterrichten am besten Chirurgen. Wenn Sie außerdem für jedes Fachgebiet einen Superuser haben, kann dieser zu einer ständigen Ressource für seine Kollegen werden.

Bestimmen Sie den Schulungsbedarf

Erstellen Sie einen Plan für die kontinuierliche Schulung. Im Laufe der Zeit werden die Benutzer Abkürzungen und neue Möglichkeiten zur Nutzung der Instrumente finden und diese Erkenntnisse mit ihren Kollegen teilen wollen. Darüber hinaus muss das EHR mit neuen und/oder verbesserten Funktionen aktualisiert werden, was zusätzliche Schulungen erfordert.

Möglichkeiten, mit diesen Situationen effektiv umzugehen, sind unter anderem:

• Entwickeln Sie ein System, mit dem Benutzer Empfehlungen für das EHR abgeben können, damit Änderungen vorgenommen werden können.
• Ermutigen Sie aktive EHR-Benutzer, Beiträge zu teilen und Lösungen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit anzubieten, entweder durch ein formelles Tracking-System oder durch eine Online-Diskussion, die den Austausch von Ideen fördert.
• Schaffen Sie ein System für die kontinuierliche Anpassung des EHR. Sobald Ärzte und Mitarbeiter mit dem neuen EHR vertraut sind, werden sie Änderungen erkennen, die den Arbeitsablauf verbessern können.
• Pflegen Sie die Beziehung zum EHR-Anbieter und nutzen Sie die IT-Unterstützung, um:

• • • Entwickeln oder Anpassen von Dateneingabemasken
    • Überarbeiten von mit dem EHR generierten Formularen und Briefen
    • Aktivieren neuer Regeln zur klinischen Entscheidungsunterstützung (falls
    • Ändern Sie Auftragssätze
    • Suchen Sie nach Integrationsmöglichkeiten mit anderen in der Praxis häufig verwendeten Systemen

• Planen Sie Gruppenschulungen im Voraus. Die Schulung nimmt Zeit von der Behandlung der Patienten in Anspruch, so dass eine frühzeitige Planung den Arbeitsablauf in der Praxis weniger stört.

9) Entscheiden Sie sich für einen Einführungsansatz – „Big Bang“ oder schrittweise?

Wenn Ihr EHR-Implementierungsplan fertig ist, müssen Sie entscheiden, wie die Einführung erfolgen soll. In der Regel gibt es zwei Möglichkeiten: auf einmal, der „Big Bang“, oder langsam, schrittweise.

Einige Praxen verwenden den „Big Bang“-Ansatz und führen das EHR-System für alle Patienten und Funktionen am selben Tag ein. Dieser Ansatz minimiert den Zeitaufwand für die Verwaltung von Papierunterlagen und die gleichzeitige Einführung des neuen EHR-Systems. Der Nachteil ist, dass dies sehr störend sein kann und kleine Probleme monumental erscheinen können.

Einige Praxen wählen einen langsameren Ansatz und führen das EHR schrittweise ein. Indem sie die EHR-Funktionen nach und nach einführen, z. B. zunächst das elektronische Verschreibungswesen und später weitere Funktionen, fällt es manchen Praxen leichter, die Unterbrechung zu bewältigen. Größere Praxen und Organisationen können die Einführung langsam angehen, indem sie das EHR zunächst an bestimmten Standorten oder in bestimmten Abteilungen einführen und das Programm später in der gesamten Organisation einführen.

Wenn das Einführungskonzept feststeht, können sich Ärzte und Mitarbeiter auf das neue EHR-System vorbereiten.

Am eigentlichen „Go Live“-Tag empfiehlt es sich, das Patientenaufkommen zu verringern, um einen reibungslosen Übergang für Patienten und Mitarbeiter zu gewährleisten. Es wird auch empfohlen, dass das Personal an der Rezeption die Patienten entweder vor dem Termin oder am Tag des Termins darüber informiert, dass die Praxis die Software umstellt und dass der Prozess möglicherweise etwas unterbrochen wird. Die Patienten werden es zu schätzen wissen und mehr Geduld aufbringen, wenn es während ihres Besuchs zu Verzögerungen kommt.

10) Sammeln Sie Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung

Nach der erfolgreichen Einführung des EHR sollten Sie unbedingt Feedback von den Benutzern einholen, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern. Achten Sie darauf, die Kommunikationswege offen zu halten, damit sich Mitarbeiter und Ärzte wohl fühlen, wenn sie Feedback geben. Wenn alle zusammenarbeiten, wird das EHR-System eine Verbesserung für Ihre Praxis darstellen.

Die Einführung eines EHR ist ein mehrstufiger Prozess, der eine gute Planung erfordert. Nutzen Sie diese Schritte, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

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Quellen:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

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