Da es heutzutage so viele Möglichkeiten gibt, Informationen zu verdrehen und zu verfälschen, muss eine Präsentation mehr leisten als nur großartige Ideen zu vermitteln – sie muss diese Ideen mit glaubwürdigen Daten untermauern. Das gilt für Führungskräfte, die neue Kunden ansprechen, für Verkäufer, die ihre Dienstleistungen verkaufen, oder für CEOs, die für Veränderungen plädieren.
„Zu wissen, wie man eine datengestützte Präsentation entwickelt und vorträgt, ist heute für viele Fachleute eine entscheidende Fähigkeit, da wir unseren Kollegen oft Geschichten erzählen müssen, die viel überzeugender sind, wenn sie durch Zahlen untermauert werden“, sagt die Forscherin und Beraterin Alexandra Samuel.
Kein Problem, werden Sie vielleicht sagen. Ein Balkendiagramm hier, ein Tortendiagramm dort, und schon kann es losgehen, oder?
Nicht so schnell. Denn zu einer guten Präsentation gehören zwar Daten, aber Daten allein sind noch kein Garant für eine gute Präsentation. Es ist nicht das bloße Vorhandensein von Daten, das dem Präsentator Macht verleiht. Es kommt darauf an, wie diese Daten präsentiert werden.
Die Präsentation von Daten mag im Zeitalter von PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck und anderen technischen Plattformen mit unsinnigen Namen einfach erscheinen. Aber heben Sie die Hand, wenn Sie jemals von einem Diagramm verwirrt waren, das Sie auf einer Konferenz gesehen haben, oder wenn Sie jemals gehört haben, wie ein Redner sagte: „Sie können dieses Diagramm wahrscheinlich nicht gut sehen, aber was es zeigt, ist…“? Was könnte ein größerer Diagrammfehler sein, als dass das Diagramm selbst unbrauchbar gemacht wird?
Die Art und Weise, wie Sie Daten präsentieren, kann deren Wirkung verdoppeln – oder dezimieren, also beachten Sie diese sieben Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Daten ihre Aufgabe erfüllen.
- 1) Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sichtbar sind
- 2) Konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die Ihre Daten illustrieren
- 3) Teilen Sie einen – und nur einen – wichtigen Punkt aus jedem Diagramm mit
- 4) Beschriften Sie die Komponenten des Diagramms deutlich
- 5) Heben Sie „Aha!“-Zonen visuell hervor
- 6) Schreiben Sie einen Folientitel, der die Aussage der Daten unterstreicht
- 7) Präsentieren Sie vor Ihrem Publikum, nicht vor Ihren Daten
1) Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sichtbar sind
Das mag offensichtlich klingen, aber manchmal sind Sie zu nah an Ihrer Präsentation – buchstäblich. Was auf Ihrem Laptop lesbar ist, kann auf einem Bildschirm weit weniger lesbar sein. Ihr Publikum wird nicht lernen, was es nicht sehen kann. Um das Debakel zu vermeiden, schwer lesbare Zahlen und Beschriftungen verlegen übersetzen zu müssen, sollten Sie Ihre Präsentation mit Kollegen proben, die so weit entfernt sitzen wie das eigentliche Publikum. Fragen Sie sie: „Können Sie dieses Diagramm deutlich sehen?“ Wenn die Antwort alles andere als ein klares „Ja“ ist, gestalten Sie es so um, dass es für die Augen leichter zu erkennen ist.
2) Konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die Ihre Daten illustrieren
Im Sinne eines Comics sind Sie Wonder Woman, und Daten sind Ihr magisches Lasso – ein Werkzeug, das Ihre Wirkung verstärkt, aber keinen Wert hat, solange Sie es nicht zielgerichtet einsetzen. Überlassen Sie es nicht Ihrem Publikum, Ihre Daten zu entschlüsseln. Es ist Ihre Aufgabe, zu erklären, wie die Daten Ihre Hauptaussagen unterstützen.
„Bei Datenfolien geht es nicht wirklich um die Daten. Es geht um die Bedeutung der Daten“, erklärt Nancy Duarte, Expertin für Präsentationsdesign. „Es liegt an Ihnen, diese Bedeutung deutlich zu machen, bevor Sie wegklicken. Andernfalls werden die Zuhörer Ihre Argumente nicht verarbeiten – geschweige denn kaufen – können.“
Wenn Sie Daten mit den wesentlichen Punkten verbinden, die sie unterstützen, sollte der Übergang explizit sein und so klingen:
„Diese Daten zeigen…“
„Dieses Diagramm veranschaulicht…“
„Diese Zahlen beweisen…“
Diese Übergänge können genauso wichtig sein wie die Schlussfolgerungen selbst, weil Sie die Aufmerksamkeit des Publikums auf diese Schlussfolgerungen lenken.
3) Teilen Sie einen – und nur einen – wichtigen Punkt aus jedem Diagramm mit
Der schnellste Weg, Ihre Zuhörer zu verwirren, ist, zu viele Details auf einmal zu teilen. Sie sollten nur die Datenpunkte weitergeben, die Ihren Standpunkt deutlich untermauern – und idealerweise nur einen Punkt pro Diagramm. Um Ihre Diagramme in Schach zu halten, fragen Sie sich: „Was ist die wichtigste Erkenntnis, die meine Zuhörer aus diesen Daten ziehen sollen?“ Das ist die eine Erkenntnis, die Sie vermitteln sollten. Wenn Sie mehrere wichtige Punkte ansprechen möchten, sollten Sie diese jeweils mit einer neuen Visualisierung veranschaulichen.
Viele Vortragende machen den Fehler, dass sie glauben, sie müssten jeden einzelnen Punkt, jede Idee und jeden Datenpunkt auf einer Folie darstellen. Aber wenn Sie einen wichtigen Trend vorstellen, der sich zwischen 2014 und 2017 dramatisch entwickelt hat, ist es vielleicht sinnlos, was 2013 passiert ist. Wenn 77 % der Befragten ein Produkt bevorzugen und 21 % ein anderes, ist das, was die verbleibenden 2 % bevorzugen, möglicherweise zu unbedeutend, um es zu erwähnen.
Datenpräsentationsguru Scott Berinato sagt: „Der Impuls besteht darin, alles, was Sie wissen, in die Diagramme aufzunehmen, um den Eindruck zu vermitteln, dass Sie genau das getan haben – beschäftigt, wie in: Schauen Sie sich all die Daten an, die ich habe, und die Arbeit, die ich geleistet habe.“
4) Beschriften Sie die Komponenten des Diagramms deutlich
Während Sie wochen- oder monatelang mit demselben Diagramm gearbeitet haben, werden Ihre Zuhörer es nur wenige Sekunden lang sehen. Geben Sie ihnen die beste Chance, Ihre Daten zu verstehen, indem Sie einfache, klare und vollständige Formulierungen verwenden, um X- und Y-Achsen, Tortenstücke, Balken und andere Diagrammelemente zu identifizieren. Versuchen Sie, Abkürzungen zu vermeiden, die nicht offensichtlich sind, und gehen Sie nicht davon aus, dass die auf einer Folie beschrifteten Komponenten auf den folgenden Folien wiedererkannt werden.
Einige Ihrer Zuhörer sind visuelle Lerner (wie ich!), die das, was sie sehen, viel besser verarbeiten als das, was sie hören, so dass die visuelle Intuitivität und Klarheit Ihres Diagramms entscheidend sind.
5) Heben Sie „Aha!“-Zonen visuell hervor
Jedes aussagekräftige Diagramm oder Kuchendiagramm hat eine „Aha!“-Zone – eine Zahl oder ein Datenbereich, der etwas Entscheidendes über Ihre Aussage verrät.
Schlaue Präsentatoren erklären die Relevanz der „Aha!“-Zone mündlich und teilen die Erkenntnisse, den Trend oder die Geschichte mit, die die Daten erzählen.
Bessere Präsentatoren erklären es laut, schreiben es aber auch als Aufzählung auf die Folie.
Aber die besten Präsentatoren tun all das oben Genannte UND heben den „Aha!“-Bereich selbst mit einem Kreis oder einer Schattierung visuell hervor, um die differenzierten (auditiven, verbalen, visuellen) Lernenden in ihrem Publikum zu erreichen und um die wichtigsten Schlussfolgerungen aus den Daten dreifach zu verstärken.
6) Schreiben Sie einen Folientitel, der die Aussage der Daten unterstreicht
Selbst wenn die Daten effektiv auf einer Folie präsentiert werden, ist der wertvollste Platz der Titel der Seite, da dies das erste Element ist, das das Publikum wahrnimmt und verarbeitet. Aber allzu oft verwenden Präsentatoren allgemeine Wörter und Phrasen wie „Statistik“ und „Nach Zahlen“, die keinen funktionalen Zweck erfüllen.
Selbst wenn die Titel spezifisch sind, wie „Millennial Preferences“ oder „Campaign Awareness“, können sie mit punktspezifischeren Titeln wie „Millennials Prefer Mobile“ oder „Campaign Awareness is Increasing“ noch aufgewertet werden.“
7) Präsentieren Sie vor Ihrem Publikum, nicht vor Ihren Daten
Viele Präsentatoren schauen auf ihre Folien, während sie Daten weitergeben, als ob die PowerPoint-Präsentation ihr Publikum wäre. Aber nur Ihr Publikum ist Ihr Publikum, und als Mitmenschen nehmen sie Ihre Argumente am besten auf, wenn Sie ihnen in die Augen sehen. Das bedeutet nicht, dass Sie sich Ihre Daten nie ansehen sollten – führen Sie nur kein Gespräch mit ihnen. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Folien, aber wenden Sie sich bei kritischen Punkten direkt an Ihr Publikum.
Wenn Daten klar und deutlich präsentiert werden, können sie die Glaubwürdigkeit und Vertrauenswürdigkeit Ihrer Argumente erhöhen. Eine schlechte Präsentation von Daten verschenkt nicht nur diese Chance, sondern kann auch Ihrem Ruf als Redner schaden. Wie das Lasso von Wonder Woman sind sie ein mächtiges Werkzeug, um überzeugende Wahrheiten herauszuarbeiten – setzen Sie es weise ein.