Projektaufnahmeprozess

Wie sieht ein Aufnahmeprozess typischerweise aus?

Meistens beginnt ein Aufnahmeprozess für ein Projekt, wenn jemand eine E-Mail schickt und sagt: „Ich brauche Sie, um dies zu tun.“ Es ist wichtig, die Schritte des Projektaufnahmeprozesses zu durchlaufen, denn alles aus dem Posteingang heraus zu verwalten, ist nicht skalierbar und weder effektiv noch effizient. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools und -Methoden kann Ihnen dabei helfen, Projektanfragen und Ihren Eingangsprozess effektiver zu verwalten.

Das größte Problem, das die meisten Abteilungen heute mit den Eingangsprozessen haben, ist, dass sie nicht in allen Arbeitsabläufen konsistent sind. Unabhängig davon, ob es sich um interne Projekte oder um die Zusammenarbeit mit externen Anbietern handelt, gibt es oft wenig Konsistenz in der Art und Weise, wie Informationen aufgenommen werden, um den Projektinitiierungsprozess zu beginnen.

Erstellung eines Aufnahmeprozesses, der tatsächlich funktioniert

Wenn Ihre Organisation wie die oben genannte ist, dann gibt es viele Wege, auf denen die Arbeit zu Ihnen gelangt. Der erste Schritt bei der Verwaltung dieser Projektanfragen besteht darin, einen Aufnahmeprozess zu schaffen, der tatsächlich funktioniert.

Entwickeln Sie ein Projektanfrageformular

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um zu bestimmen, welche Informationen benötigt werden, wenn Sie eine Projektanfrage in Ihr Aufnahmesystem einreichen. Häufige Fragen sind:

• Was ist die Anfrage?

• Wo wird sie verwendet?

• Wann ist sie fällig?

• Was sind die Projektanforderungen?

• Welchen Nutzen hat das Unternehmen davon?

Lesen Sie mehr über die Erstellung eines Projektanfrageformulars

Bestimmen Sie einen Ort für die Einreichung von Anfragen

Der nächste Schritt bei der Erstellung eines Aufnahmeprozesses besteht darin, einen zentralen Ort für alle Projektanfragen zu bestimmen, die bei Ihrem Team eingehen. Der größte Vorteil dieser Maßnahme ist die Transparenz. Sie können die eingereichten Anfragen und die Fälligkeitstermine neben den laufenden Arbeiten klar erkennen.

Es kann so einfach sein, wie eine E-Mail-Adresse für alle eingehenden Projektanfragen einzurichten, so dass alle Projektanfragen, die in Ihrer Organisation eingehen, an einer Stelle landen. Zum Beispiel an , und alle E-Mail-Anfragen werden dort verfügbar sein.

Oder Sie können ein gemeinsam genutztes Dokument über Google oder Dropbox verwenden.

Die beste Lösung ist jedoch der Einsatz einer Projektmanagement-Software, um die gesamte Arbeit zu zentralisieren, sicherzustellen, dass die Felder für Projektanfragen ausgefüllt werden, und Anfragen einfach in Aufgaben zu verschieben.

Bestimmen Sie, wer für die Aufnahme verantwortlich ist

Nächstens müssen Sie die Person in Ihrer Organisation bestimmen, die die zentrale Aufnahme kontrollieren wird. Das ist ganz einfach. Richten Sie dann die bevorzugte Anlaufstelle so ein, dass die Personen benachrichtigt werden, die benachrichtigt werden müssen, wenn ein Projektantrag eingereicht wird.

Formalisieren Sie den Prozess

Sie können noch so viele Prozesse einrichten, wenn niemand davon weiß, ist es so, als gäbe es überhaupt keinen Anlaufprozess.

Wenn Sie nicht nur die Technologie des Aufnahmeprozesses formalisieren, sondern auch den tatsächlichen Rahmen dafür, wie jedes Projekt beginnt und durch die Organisation läuft, dann haben Sie eine viel bessere Verantwortlichkeit und schließlich lernt jeder das Aufnahmesystem.

Um dies zu tun, müssen Sie vielleicht einen „Bock-Stopper“ in Ihrer Organisation finden, der den Aufnahmeprozess propagiert. Dies ist die Person, die jeden Einzelnen im Team in die Pflicht nimmt, von oben nach unten und von rechts nach links; jeder wird für die Verwendung des Aufnahmesystems zur Verantwortung gezogen. Diese Person muss nicht unbedingt ein leitender Angestellter oder ein höherer Angestellter sein. Es kann ein Kundenbetreuer, ein Projektleiter, ein Verkehrsleiter oder das gesamte Team sein.

Der Prozessstopper in Ihrem Unternehmen wird die Person sein, die physisch aufsteht und in das Büro jedes einzelnen Mitarbeiters geht, ihm die Hand hält und ihm zeigt, wie man den Aufnahmeprozess richtig anwendet, und dann darauf besteht, dass er es jedes Mal so macht.

Wenn Sie diese eine Person in Ihrem Unternehmen finden, oder wenn Sie diese eine Person in Ihrem Unternehmen einstellen können, werden Sie feststellen, dass Ihr Projektmanagement viel effizienter funktioniert.

Das Festhalten ist eine Schlüsselkomponente für einen erfolgreichen Aufnahmeprozess. Wenn die Leute Ihnen Anfragen per E-Mail schicken und das Annahmesystem nicht nutzen, müssen Sie ihnen sagen: „Ich kann daran nicht arbeiten, weil ich es nicht sehe. Es ist nicht im Projektmanagementsystem.“