Schnelle Antworten auf 1099-Formulare für Selbstständige – aktualisiert für 2018

Es gibt mehrere Varianten des 1099-Formulars, so dass die einfache Frage, was ein 1099-Formular ist, Ihnen nicht die Antwort liefert, nach der Sie vielleicht suchen.

Als US-amerikanischer Unternehmer haben Sie wahrscheinlich einigen Ihrer Mitarbeiter ein 1099-Formular für unabhängige Auftragnehmer oder ein 1099-INT-Formular für Zinserträge, die Sie von Ihrer Bank erhalten, ausgestellt.

Für die heutigen Zwecke wird sich der Artikel jedoch auf das 1099-MISC-Formular beschränken. Dies ist das Formular, das von kleinen Unternehmen verwendet wird, um verschiedene Einkünfte zu melden, die im Laufe des Jahres an andere gezahlt wurden.

Lassen Sie uns einige häufig gestellte Fragen und Antworten durchgehen (wir haben diese Informationen für 2018 aktualisiert):

Was ist ein 1099-Formular?

Der Internal Revenue Service (IRS) bezeichnet die 1099-Formulare als „Informationsmeldungen“. Auf diesen Formularen werden verschiedene Einkommensarten angegeben, die Einzelpersonen im Laufe des Jahres erhalten. Dazu gehören Einkünfte unabhängiger Unternehmer, Zinsen und Dividenden, staatliche Zahlungen, Abhebungen von einem Rentenkonto und 1099-C für Schuldenerlasse.

Das führt auch zu der Frage, was ein 1099-Angestellter ist? Einfach ausgedrückt, ist ein 1099-Angestellter ein selbständiger Auftragnehmer oder Geschäftsinhaber im Gegensatz zu einem Ihrer Angestellten.

Welche Art von Einkommen melde ich auf einem 1099-Formular?

Das 1099-MISC sollte für die Meldung von Zahlungen an Selbständige verwendet werden – nicht für Zahlungen an Angestellte. Für Angestellte verwenden Sie stattdessen das Formular W-2, um das Arbeitseinkommen zu melden, das Sie ihnen gezahlt haben.

Unabhängige Arbeitnehmer sind in der Regel Selbstständige oder kleine Dienstleistungsunternehmen, die Sie als unabhängige Auftragnehmer einstellen. Beispiele für selbständige Arbeitnehmer sind Grafikdesigner, Webentwickler, Reinigungsdienste, freiberufliche Schriftsteller, Landschaftsgärtner oder Rasenmäher, Forenmoderatoren oder andere selbständige Anbieter. Entscheidend ist, dass der unabhängige Mitarbeiter selbständig ist – und nicht Ihr Angestellter.

Sie verwenden die 1099-MISC auch für die Meldung von Zahlungen an Dienstleister ohne eigene Rechtspersönlichkeit, Anwälte und Partnerschaften.

Wie hoch ist der Schwellenwert von 600 Dollar?

Sie müssen ein 1099-MISC-Meldeformular für einen unabhängigen Mitarbeiter oder ein Unternehmen ohne eigene Rechtspersönlichkeit ausfüllen, wenn Sie diesem unabhängigen Mitarbeiter oder Unternehmen 600 Dollar oder mehr gezahlt haben. Sie addieren alle Zahlungen, die Sie im Laufe des Jahres an einen Zahlungsempfänger geleistet haben, und wenn der Betrag für das Jahr 600 $ oder mehr beträgt, müssen Sie für diesen Zahlungsempfänger ein 1099-Formular ausstellen.

Wenn der Betrag, den Sie dem Arbeitnehmer für das Steuerjahr gezahlt haben, insgesamt weniger als 600 $ beträgt, müssen Sie kein 1099-Formular ausstellen.

Hinweis: Für die Meldung bestimmter anderer Arten von Zahlungen, z. B. Zahlungen an Rechtsanwälte, Erlöse aus dem Verkauf von Fischerbooten und dem Verkauf von Konsumgütern zum Wiederverkauf, gelten besondere Schwellenwertregeln. Einzelheiten zur Meldung dieser Arten von Zahlungen finden Sie in den Anweisungen zum Formular 1099-MISC des IRS. In diesem Artikel geht es nur um Zahlungen an unabhängige Arbeitnehmer oder Dienstleister ohne eigene Rechtspersönlichkeit.

Wann muss das Formular 1099-MISC ausgestellt werden?

Es gibt zwei wichtige Termine, die Sie sich merken sollten. Das eine ist das Datum, an dem das Formular 1099 an den Arbeitnehmer versandt wird. Das andere ist das Datum für die Meldung an das Finanzamt.

A. Versand des Formulars 1099 an den Arbeitnehmer

Der 31. Januar 2019 ist der Stichtag für die Übermittlung der 1099-MISC-Formulare an unabhängige Auftragnehmer und Dienstleister, denen Sie im Jahr 2018 Geld gezahlt haben. Senden Sie bis zu diesem Datum eine Kopie des 1099-Formulars an den unabhängigen Arbeitnehmer oder Dienstleister.

Tipp: Markieren Sie diese Frist schon jetzt in Ihrem Kalender. Auf diese Weise ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie es vergessen und in letzter Minute noch etwas erledigen müssen.

Weiterer Tipp: Es ist eine gute Idee, sich im Voraus bei jedem Zahlungsempfänger zu vergewissern, dass Sie dessen aktuelle Adresse haben. Das erspart Ihnen zusätzliche Arbeit. Und warum? Weil sich der Zahlungsempfänger mit Ihnen in Verbindung setzen wird, wenn er die 1099 nicht erhält, falls sie nicht weitergeleitet wird, und Sie dann einfach noch einmal eine Kopie ausstellen müssen. Die Post ist nicht mehr so schnell und zuverlässig wie früher, wenn es um die Weiterleitung von Post geht.

Kann man 1099er per E-Mail versenden? Alle Steuerfachleute, mit denen wir gesprochen haben, wollten sich nicht darauf festlegen, ob E-Mail für die Empfänger ausreichend ist. Beachten Sie, dass die IRS das Wort „furnish“ und nicht „mail“ verwendet. Der IRS definiert jedoch nicht, was „furnish“ bedeutet.

B. Meldung der 1099 an die IRS

Der 2. März 2019 ist der Stichtag für die Einreichung der 1099-Informationen bei der IRS, wenn Sie diese in Papierform einreichen. Diese Frist wird auf den 31. März 2019 verlängert, wenn Sie die 1099 elektronisch einreichen.

Abhängig von der Gesetzgebung des jeweiligen Bundesstaates müssen Sie möglicherweise auch die 1099-MISC an den Staat übermitteln. Greatland verfügt über eine ausgezeichnete Tabelle mit den Fristen der verschiedenen Bundesstaaten.

(Hinweis: Für bestimmte andere Zahlungskategorien wie Zahlungen an Anwälte gelten andere Fristen. Bitte konsultieren Sie die Anweisungen zum Formular 1099-MISC, um die Fristen für andere Situationen zu erfahren.)

Siehe das Beispielbild unten, um zu erfahren, wie das Formular 1099-MISC auszufüllen ist.

Nicht-US-Arbeitnehmer: Muss ich einem ausländischen Arbeitnehmer eine 1099 ausstellen?

Wenn Sie einen Nicht-US-Bürger einstellen, der über das Internet aus einem anderen Land arbeitet, müssen Sie im Allgemeinen keine 1099 für diese Person einreichen.

Angenommen, Sie stellen einen freiberuflichen Schriftsteller ein, der brasilianischer Staatsbürger ist. Der freiberufliche Autor erbringt alle Dienstleistungen (d. h. er schreibt die Artikel) außerhalb der USA von seinem Wohnsitz in Brasilien aus und verdient 900 Dollar im Jahr. In diesem Fall müssen Sie dem ausländischen Arbeitnehmer wahrscheinlich keine 1099 ausstellen.

Wenn der ausländische Arbeitnehmer jedoch Arbeiten innerhalb der Vereinigten Staaten ausführt, müssen Sie die 1099 einreichen.

Es liegt in Ihrer Verantwortung, zu überprüfen, ob der Arbeitnehmer (1) tatsächlich ein Nicht-US-Bürger ist und (2) alle Arbeiten außerhalb der Vereinigten Staaten ausgeführt hat. Zu diesem Zweck sollten Sie den ausländischen Arbeitnehmer in Zukunft bitten, das Formular W-8BEN auszufüllen, zu unterschreiben und an Sie zurückzusenden.

Beispiel für ein ausgefülltes 1099 MISC-Formular

Kapitalgesellschaften: Muss ich 1099-Formulare für Zahlungen an Kapitalgesellschaften ausstellen?

Nein, im Allgemeinen müssen Sie keine 1099-Formulare für Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft ausstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Gesellschaft bezahlen, die Web-Design-Dienste oder andere Unternehmensdienstleistungen anbietet, müssen Sie keine 1099 ausstellen.

Denken Sie daran, dass eine LLC oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung nicht dasselbe ist wie eine Gesellschaft. Im Allgemeinen wird von Ihnen erwartet, dass Sie 1099-MISC-Formulare an die meisten LLCs von Kleinunternehmen senden.

(Wie können Sie den Unterschied erkennen? Eine LLC hat normalerweise die Buchstaben LLC oder Ltd. am Ende des Firmennamens. Der Name einer Aktiengesellschaft endet in der Regel mit Inc. oder Corp. Der Zahlungsempfänger sollte jedoch die Art des Unternehmens angeben, wenn er ein W-9-Formular ausfüllt und Ihnen im Voraus übergibt – das ist der beste Weg, dies zu erkennen.)

Es gibt einige begrenzte Ausnahmen von der Unternehmensregel. Wenn es sich beispielsweise um eine Zahlung an ein Unternehmen für juristische Dienstleistungen handelt, müssen Sie diese auf der 1099 angeben. In den 1099-Anweisungen des IRS werden die Ausnahmen erläutert.

PayPal und Kreditkartenzahlungen: Was ist, wenn ich meine selbständigen Mitarbeiter oder Dienstleister elektronisch bezahlt habe?

Wenn Sie Unternehmen ohne eigene Rechtspersönlichkeit oder selbständige Mitarbeiter elektronisch bezahlt haben, z. B. über PayPal oder eine Kreditkarte, müssen Sie diesem Zahlungsempfänger kein 1099-MISC ausstellen.

Die Verantwortung für die Berichterstattung liegt stattdessen bei dem elektronischen Dienst, der ein 1099-K ausstellen kann. Einige kleine Unternehmen entscheiden sich jedoch aus Gründen der Vorsicht dafür, die 1099-MISC-Formulare trotzdem zu versenden.

Siehe mehr in unserer Diskussion: 1099-K versus 1099-MISC für elektronische Zahlungen.

Persönliche Zahlungen: Muss ich 1099 für Zahlungen für persönliche Zwecke ausstellen?

Nein. Sie sind nur verpflichtet, 1099-MISC-Berichte für Zahlungen auszustellen, die Sie im Rahmen Ihres Handels oder Geschäfts tätigen. (Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation leiten, gilt diese für die Zwecke der 1099-Berichte als Unternehmen.)

Angenommen, Sie bezahlen einen Landschaftsgärtner, der Einzelunternehmer ist, damit er bei Ihnen zu Hause Rasen mäht und mulcht, ohne dass dies etwas mit Ihrem Unternehmen zu tun hat. Sie müssen dem Landschaftsgärtner keine 1099 ausstellen, da es sich um eine persönliche Zahlung handelt.

Wie stelle ich 1099-MISC-Formulare aus und wo reiche ich sie ein?

Als Zahler füllen Sie das Formular aus und senden eine Kopie an den Empfänger. Sie reichen das Formular bei der IRS ein, und möglicherweise müssen Sie es auch bei den staatlichen Steuerbehörden einreichen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu tun:

• Reichen Sie alles selbst ein. Sie können den Papierkram selbst ausfüllen und ihn an die Arbeitnehmer und das Finanzamt schicken. Verschiedene Softwareprogramme können Ihnen dabei helfen, z. B. QuickBooks, Sage, Xero und TurboTax.
• Nutzen Sie einen 1099-MISC-Einreichungsdienst. Wenn Ihnen der Gedanke, alle Formulare selbst auszufüllen, zu kompliziert ist, können Sie einen Ausfüllservice in Anspruch nehmen. Intuit bietet zum Beispiel einen 1099-Abrechnungsdienst an, den Sie nutzen können. Auch Greatland bietet einen 1099-Ausfüllservice an.
• Lassen Sie die 1099-Formulare von Ihrem Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater ausfüllen. Sie werden die 1099 für Sie ausfüllen und an die Arbeitnehmer versenden. Sie übernehmen auch die Einreichung bei der Steuerbehörde und den staatlichen Steuerbehörden in Ihrem Namen. Für diejenigen, die einen CPA oder Steuerberater beauftragen, ist dies wahrscheinlich die beste Option. Bei Small Business Trends verwenden wir diese Option.

Was ist, wenn ein 1099-Formular einen Fehler enthält?

Ein Zahler, der später einen Fehler entdeckt, sollte ein korrigiertes 1099-Formular an den Zahlungsempfänger ausstellen und die Einreichung beim IRS korrigieren.

Wenn Sie ein Zahlungsempfänger sind, sollten Sie jedes 1099-Formular, das Sie erhalten, mit Ihren eigenen Unterlagen vergleichen. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Der Zahler könnte einen Fehler gemacht haben, z. B. einen falschen Betrag. Wenn dies der Fall ist, wenden Sie sich an den Zahler und bitten Sie darum, dass das Formular 1099-MISC korrigiert und neu ausgestellt wird.
• Ihr Unternehmen könnte Opfer eines Identitätsbetrugs geworden sein. Vor einem Jahr erhielten wir hier bei Small Business Trends ein 1099-Formular für Partnereinnahmen, die wir angeblich über das eBay Partners Network erzielt hatten. Wir waren jedoch nie Mitglied dieses Netzwerks und haben keinerlei Einkünfte daraus erhalten. Jemand hat einen Betrug an eBay begangen, indem er unseren Namen und unsere Adresse als Zahlungsempfänger angegeben hat (zum Glück kannten sie unsere korrekte TIN nicht). Wir schickten ein Einschreiben an eBay und fügten unserer Steuererklärung eine Erklärung bei.

Im Falle eines Fehlers heißt es in den Anweisungen der IRS für die Empfänger: „Wenn dieses Formular falsch ist oder irrtümlich ausgestellt wurde, wenden Sie sich an den Auszahler. Wenn Sie dieses Formular nicht korrigieren lassen können, fügen Sie Ihrer Steuererklärung eine Erklärung bei und melden Sie Ihr Einkommen korrekt.“

Ist es strafbar, ein 1099 MISC-Formular NICHT auszustellen?

Ja. Zu diesem Zweck haben wir die Website von Turbo Tax besucht. Dort gibt es eine kurze Erklärung zu den Strafen, in der es heißt, dass die Strafe „zwischen 30 und 100 Dollar pro Formular (maximal 500.000 Dollar pro Jahr) liegt, je nachdem, wie lange nach Ablauf der Frist das Unternehmen das Formular ausstellt. Wenn ein Unternehmen absichtlich die Anforderung missachtet, eine korrekte Zahlungsempfängererklärung abzugeben, wird es mit einer Mindeststrafe von 250 $ pro Erklärung belegt, wobei es keine Höchststrafe gibt.“

Tatsächlich verlangt der IRS, dass Sie unter Androhung von Strafe bestätigen, ob Sie die 1099-Anmeldepflicht erfüllt haben. Die meisten Kleinunternehmen füllen im Rahmen ihrer eigenen Steuererklärungen eine Anlage C aus. In Schema C müssen Sie als Zahler die Kästchen in den Zeilen I und J ankreuzen und angeben:

• Ob Sie „im Jahr 2018 Zahlungen geleistet haben, für die Sie das/die Formular(e) 1099 einreichen müssten“; und
• Wenn Sie das Kästchen für „Ja“ angekreuzt haben, „haben Sie oder werden Sie die erforderlichen Formulare 1099 einreichen“?

Tipp: Ignorieren Sie die Einreichung von 1099 nicht. Kümmern Sie sich darum – jetzt!

Was ist, wenn ich im Laufe des Jahres verschiedene Einkünfte erhalten habe und der Auftraggeber mir nie ein Formular 1099 schickt?

Wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer arbeiten und mindestens 600 USD von einem Auftraggeber erhalten haben, muss dieser Auftraggeber Ihnen ein Formular 1099-MISC schicken. Wenn Sie jedoch weniger als 600 Dollar von diesem Auftraggeber erhalten haben – sagen wir, Sie haben 350 Dollar erhalten -, müssen Sie nicht damit rechnen, ein 1099-Formular zu erhalten.

Eine weitere Ausnahme: Wenn Sie Zahlungen auf elektronischem Wege erhalten haben, z. B. per Kreditkarte oder PayPal, ist der Auftraggeber nicht verpflichtet, Ihnen ein 1099-MISC-Formular zu schicken.

Angenommen, Sie haben in diesem Jahr mehr als 600 Dollar verdient. Sie haben die Zahlungen per Scheck und nicht elektronisch erhalten. Dennoch versäumt es der Zahler, 1099-Formulare zu verschicken. Oder Sie sind umgezogen und haben vergessen, dies dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen, so dass Sie die 1099 nicht erhalten. Wenden Sie sich in solchen Fällen an den Zahlungspflichtigen und bitten Sie ihn, Ihnen das Formular oder ein Duplikat zuzusenden.

Und denken Sie daran, dass Sie nicht von der Meldung Ihres Einkommens befreit sind, nur weil Sie nie ein 1099-Formular erhalten haben (oder weil Ihr Einkommen unter die 600-Dollar-Grenze fällt). Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie 1099-Formulare erhalten, um Ihr Einkommen zu verfolgen und zu melden.

Verfolgen Sie Ihr Einkommen immer unabhängig und gleichen Sie Ihre Bankunterlagen ab. Und melden Sie alle Einkünfte.

Wie hoch ist der Betrag für eine 1099 für Buchtantiemen, wenn ich ein Autor bin?

Für Buchtantiemen gibt es einen speziellen Schwellenwert: 10 Dollar.

Autoren sollten nicht überrascht sein, wenn sie 1099 für sehr kleine Beträge erhalten – weit unter 600 Dollar.

Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben ein Buch auf Amazon Kindle veröffentlicht und im Laufe des Jahres eine Handvoll Bücher verkauft. In diesem Fall erhalten Sie möglicherweise eine 1099 von Amazon für Beträge wie $12 oder $25 oder andere kleine Beträge.

Wo kann ich die 1099-MISC-Formulare erhalten?

Das 1099-MISC-Informationszentrum der IRS finden Sie hier.

Steuerformulare des IRS können Sie hier bestellen. Ein weiterer interessanter Ort ist FormSwift, das ein Online-Formular zum Ausfüllen von 1099 MISC anbietet.

Das kostenlose elektronische Einreichungssystem des IRS für 1099s finden Sie hier.

Abschließende Hinweise: Konsultieren Sie immer Ihren Steuerberater und die IRS 1099-Anweisungen!

Haftungsausschluss: Die Informationen in diesem Artikel dienen allgemeinen Bildungszwecken, nicht der Steuerberatung. Obwohl wir uns um Genauigkeit bemühen, können wir hier nur allgemeine Aussagen machen. Das Steuerrecht ist einfach zu komplex geworden, um dieses Thema in 2.000 Worten abzuhandeln.

Es gibt viele Ausnahmen von den Regeln, und individuelle Fakten können einen Unterschied ausmachen. Lesen Sie die Anweisungen des Finanzamtes für das Formular 1099 immer sorgfältig durch. Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, um sich speziell für Ihre Situation beraten zu lassen.