Sechs Tipps zur einfachen (aber ungewöhnlichen) Verwendung von Excel-Blattgruppen

In Excel können Sie mehrere Blätter auswählen, die Sie dann als Gruppe bearbeiten können. Wenn Blätter auf diese Weise gruppiert sind, wird alles, was Sie mit dem aktiven Blatt machen, auch mit den anderen Blättern der Gruppe gemacht. Dieses Gruppierungsverhalten kann viel Zeit bei der Formatierung und Bearbeitung sparen, wenn Ihre Arbeitsmappe zusammengehörige Daten auf ähnlich strukturierte Blätter verteilt. Sie können gruppierte Blätter auch für Dinge verwenden, die Ihnen vielleicht nicht bewusst sind. In diesem Artikel zeige ich Ihnen ein paar hilfreiche Gruppierungstricks, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben.

Ich verwende Excel 2016 auf einem Windows 10 64-Bit-System, aber Sie können diese Tipps auch ohne zusätzliche Anleitung auf frühere Versionen anwenden. Es gibt keine herunterladbare Demodatei.

Ein Wort zum Thema „verwandt, aber getrennt“

Gruppen basieren auf einem Konstrukt, das ich „verwandt, aber getrennt“ nenne. Jedes Blatt hat einen ähnlichen Zweck und, was noch wichtiger ist, eine ähnliche Struktur, aber die Daten sind nach bestimmten Kriterien, wie z. B. Datum, Personal und Abteilungen, auf verschiedene Blätter verteilt. So können Sie z. B. die Aufträge nach Monat, die Verkäufe nach Region oder die Klassen nach Lehrern auflisten. Das Aggregat sind alle Aufträge, alle Verkäufe und alle Klassen, aber die Struktur trennt die Daten.

Im besten Fall vereinfacht diese Anordnung die Berichterstellung, aber sie erschwert die Gruppierung von Aggregaten und analytische Prozesse, die Excel so gut beherrscht. Ich bevorzuge die Speicherung von Daten in einer traditionelleren datenbankartigen Datensatzstruktur. Es ist einfacher, Daten aus einer gemeinsamen Quelle für Berichte zusammenzuführen, als Daten aus mehreren Blättern für Analysen und Manipulationen abzurufen. Ich bin jedoch in der Minderheit; Sie werden feststellen, dass viele Excel-Arbeitsmappen dieses verwandte, aber separate Modell verwenden. Es ist keineswegs falsch, aber Sie sollten sich überlegen, wie Sie alle Daten verwenden wollen, bevor Sie dieses Modell als die beste Art der Datenspeicherung akzeptieren. Die Art und Weise, wie Sie Daten speichern, ist ebenso wichtig wie die Art und Weise, wie Sie die Informationen präsentieren, die sich aus der Analyse dieser Daten ergeben.

Erstellen Sie die Blattgruppe

Sie können zwei oder mehr Blätter auswählen, um eine Gruppe zu erstellen und auf alle Blätter gleichzeitig einzuwirken. Was Sie auf dem aktiven Blatt tun, wirkt sich auf alle Blätter der Gruppe aus. Wenn Sie bereits wissen, wie man eine Gruppe erstellt, können Sie die folgenden Tipps überspringen. Ansonsten gehen Sie wie folgt vor, um eine Blattgruppe zu erstellen:

1. Aktivieren Sie ein beliebiges Blatt, das Sie in die Gruppe aufnehmen möchten.
2. Klicken Sie bei gedrückter Maustaste auf die erste und letzte Blattregisterkarte, um eine zusammenhängende Gruppe zu erstellen (Abbildung A). Sie werden feststellen, dass sich die Farbe der Registerkarten ändert, wenn sie gruppiert sind. Klicken Sie auf einzelne Registerkarten, um eine Gruppe von nicht zusammenhängenden Blättern zu erstellen.

Abbildung A

Die weißen Registerkarten zeigen eine Gruppe an.

Das war’s! Wenn Sie alle Blätter in der Arbeitsmappe gruppieren möchten, können Sie dies schnell über einen Menüpunkt tun: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Registerkarte und wählen Sie Alle Blätter auswählen.

Während Sie im Gruppenmodus arbeiten, zeigt Excel in der Titelleiste den Namen der Arbeitsmappe an. Sie müssen daran denken, die Gruppierung der Blätter aufzuheben, sobald Sie mehrere Blätter bearbeitet haben. Man vergisst leicht, dass man im Gruppenmodus arbeitet, und nimmt ungewollt Änderungen an allen Blättern vor. Andererseits werden Sie, wenn Sie den Gruppenmodus häufig und zu Ihrem Vorteil nutzen, schnell lernen, die Gruppierung aufzuheben, wenn Sie fertig sind.

Um die Gruppierung von Blättern aufzuheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Blattregisterkarte in der Gruppe und wählen Sie Blattgruppe aufheben. Oder klicken Sie auf eine beliebige Registerkarte, die sich nicht in der Gruppe befindet. Wenn Sie die Gruppierung aufheben und auf dem aktuellen Blatt bleiben möchten, halten Sie die Taste gedrückt und klicken Sie auf die aktive Registerkarte. Kommen wir nun zu einigen cleveren Möglichkeiten, Gruppen zu verwenden, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben.

1: Kopieren einer bestehenden Formel oder eines Wertes in andere Blätter

Um eine Formel oder einen Wert in alle Blätter der Gruppe einzugeben, geben Sie ihn nur einmal ein – auf dem aktiven Blatt. Wenn Sie eine bestehende Formel oder einen Wert auf ein anderes Blatt in derselben Arbeitsmappe kopieren möchten, können Sie immer kopieren und einfügen. Oder Sie können eine Gruppe erstellen:

1. Wählen Sie das Blatt aus, das die Formel oder den Wert enthält, den Sie kopieren möchten – das Quellblatt.
2. Halten Sie oder gedrückt und klicken Sie auf die Registerkarten, die Sie in die Gruppe aufnehmen möchten – die Zielblätter.
3. Wenn die Blattgruppe jetzt aktiv ist, wählen Sie die Zelle aus, die die Formel oder den Wert enthält.
4. Drücken Sie .
5. Drücken Sie .

Durch Drücken wird der Inhalt der Zelle aktiviert (Bearbeitungsmodus). Durch Drücken von wird der Inhalt der aktiven Zelle im aktiven Blatt in die entsprechende Zelle in allen anderen Blättern der Blattgruppe eingefügt.

SEE: Grundlagen der Mastersortierung in Excel

2: Anzahl und Position der eingefügten Blätter steuern

Standardmäßig haben neue Excel-Arbeitsmappen drei Blätter. Sie können Blätter hinzufügen oder löschen. Sie können sogar die Standardanzahl der Blätter für neue Arbeitsmappen ändern. Was Sie nicht so einfach tun können, ist, spontan mehrere Blätter hinzuzufügen, und zwar genau dort, wo Sie sie haben möchten. Gruppierte Blätter können hier Abhilfe schaffen.

Erstellen Sie an der Stelle, an der Sie die neuen Blätter hinzufügen möchten, eine Gruppe mit der gleichen Anzahl von Blättern, die Sie hinzufügen möchten. Wenn die Gruppe aktiv ist, fügen Sie ein neues Blatt hinzu, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Registerkarte in der Gruppe klicken und Einfügen wählen. Excel fügt die gleiche Anzahl von Blättern wie in der Gruppe zwischen den gruppierten Blättern ein. Abbildung B zeigt das Ergebnis der Erstellung einer Gruppe aus Blatt3, Blatt4 und Blatt5 (wobei Blatt5 das letzte Blatt in der Arbeitsmappe ist) und das Einfügen eines Blattes.

Abbildung B

Fügen Sie mehrere neue Blätter genau dort ein, wo Sie sie haben wollen.

Versuchen Sie es einmal. Es wird nicht lange dauern, bis Sie den Dreh raus haben. Dieser Weg ist nicht einfacher, als ein paar Mal auf das Symbol „Neues Blatt“ zu klicken, aber er ist einfacher, als die neu eingefügten Blätter nach dem Hinzufügen zu verschieben. Verwenden Sie eine Gruppe, um sie genau dort hinzuzufügen, wo Sie sie haben möchten.

3: Löschen einer Gruppe

Das Löschen mehrerer Blätter auf einmal ist genauso einfach, und sie müssen nicht in einer zusammenhängenden Auswahl sein. Mit der Taste können Sie nicht zusammenhängende Blätter zu einer Gruppe hinzufügen. Anschließend können Sie alle Blätter in der Gruppe mit einer einzigen Aktion löschen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Blatt und wählen Sie Löschen.

SEE: So verwenden Sie die Datenüberprüfungsfunktion von Excel, um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden

4: Verschieben von gruppierten Blättern

Wenn Blätter nicht in einer sinnvollen Reihenfolge angeordnet sind, können Sie sie verschieben. Sie können auch mehrere Blätter verschieben, indem Sie sie gruppieren und die Gruppe verschieben. Erstellen Sie zunächst die Gruppe. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, wählen Sie Verschieben oder Kopieren, wählen Sie eine Position, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie auf die Option Eine Kopie erstellen klicken, können Sie die Gruppe von Blättern an einen neuen Ort kopieren, anstatt sie zu löschen.

5: Schnelles Drucken

Um schnell mehrere Blätter auf einmal zu drucken, erstellen Sie eine Gruppe. Wenn die Gruppe aktiv ist, können Sie mit dem Druckvorgang wie gewohnt fortfahren. Dieser Tipp erfordert zwar ein wenig Übung, aber die Mühe lohnt sich.

6: Mehr Registerkarten sehen

Dies ist zwar kein reiner Gruppentipp, aber wenn Sie die Blattregisterkarten nicht sehen können, kann es schwierig sein, eine Gruppe zu erstellen. Sie können die Pfeile links neben dem Blattbereich verwenden, aber das verschiebt die Registerkarten, zeigt aber nicht mehr Registerkarten an. Eine bessere Lösung besteht darin, die horizontale Bildlaufleiste unmittelbar rechts davon zu verkleinern. Fahren Sie einfach mit dem Mauszeiger über den linken Rand der Leiste und ziehen Sie sie nach rechts, um ihre Breite zu verringern und mehr Registerkarten anzuzeigen.

Keine Raketenwissenschaft

Keiner dieser Tipps ist eine Raketenwissenschaft, aber sie ermöglichen es Ihnen, Gruppen auf eine Art und Weise zu verwenden, an die Sie selbst vielleicht nicht gedacht hätten. Wenn Sie ein paar davon ausprobiert haben, fallen Ihnen bestimmt noch weitere ein. Teilen Sie uns Ihre Lieblingstipps zur Gruppierung im untenstehenden Kommentarbereich mit.

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