Viele Unternehmer ziehen es vor, Auftragnehmer einzustellen, anstatt Angestellte zu beschäftigen, und zwar aus einem einfachen Grund: Kosten. Bei 1099 Auftragnehmern müssen Arbeitgeber keine Sozialleistungen erbringen, keine Lohnsteuer zahlen und keine Kosten für Material und Gemeinkosten übernehmen.
Arbeitgeber sollten jedoch vorsichtig sein, wenn sie Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer einstufen. Die IRS weist darauf hin, dass Arbeitgeber zwar nicht verpflichtet sind, Steuern für unabhängige Auftragnehmer einzubehalten und abzuführen, dass sie aber im Allgemeinen verpflichtet sind, Medicare-, Sozialversicherungs-, Einkommens- und Arbeitslosensteuern für Angestellte zu zahlen.
Wie Angestellte leisten auch unabhängige Auftragnehmer bezahlte Arbeit sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen. Arbeitgeber sollten sich schützen, indem sie die Unterschiede zwischen Auftragnehmern und Arbeitnehmern sowie den rechtlichen Schutz für 1099 Auftragnehmer genau kennen.
Definition unabhängiger Auftragnehmer
Das Bundesgesetz stuft Arbeitnehmer entweder als unabhängige Auftragnehmer oder als Arbeitnehmer ein. Die Unterscheidung wird weitgehend durch den Grad der Kontrolle des Arbeitgebers über den Auftragnehmer und den Grad der Unabhängigkeit des Auftragnehmers bestimmt. Es gibt zwar keine feste Regel, die den Status eines Arbeitnehmers als Auftragnehmer oder Angestellter festlegt, doch spielen folgende Faktoren eine Rolle:
- Der vorübergehende oder dauerhafte Charakter der Geschäftsbeziehung.
- Wie viel der Arbeitnehmer in Material und Ausrüstung für die Ausführung der Arbeit investiert.
- Das Ausmaß der Kontrolle über die Arbeit durch den Arbeitgeber und den Auftragnehmer.
- Die Anfälligkeit des Arbeitnehmers für Verlust oder Gewinn aus der Arbeit.
- Das Ausmaß der Bedeutung der Arbeit für den Kernbereich des Geschäfts des Arbeitgebers.
- Der Aufwand, den der Arbeitnehmer betreiben muss, um sich auf dem freien Markt gegen die Konkurrenz durchzusetzen.
Methode und Regelmäßigkeit der Bezahlung, die Zulassung des Arbeitnehmers durch die Regierung und das Vorhandensein eines schriftlichen Vertrags als unabhängiger Auftragnehmer sind in der Regel nicht ausschlaggebend für den rechtlichen Status eines Arbeitnehmers als Auftragnehmer.
Unternehmen und unabhängige Auftragnehmer gehen jedoch in der Regel eine Beziehung mit einem schriftlichen oder mündlichen Vertrag ein, in dem die auszuführende Arbeit festgelegt ist. In schriftlichen Vereinbarungen können die spezifischen Anforderungen an die Arbeit sowie der Lohnsatz und die Bedingungen festgelegt werden.
Wann ist ein Auftragnehmer wirklich ein Angestellter?
Unabhängige Auftragnehmer – wegen des entsprechenden Steuerformulars oft als 1099 Auftragnehmer bezeichnet – sind selbständige Unternehmer. Selbst als Einzelunternehmer ohne Angestellte bieten sie Unternehmen auf der Grundlage eines Vertrags Dienstleistungen an.
In den meisten Fällen haben Auftragnehmer mehr als einen Kunden und bestimmen ihre Arbeitszeit selbst. Sie treffen auch alle Entscheidungen, die ihr Unternehmen betreffen, und sie kaufen ihre eigene Ausrüstung, Software und Materialien für die Ausführung der vereinbarten Arbeiten. Auftragnehmer tragen die alleinige Verantwortung für die Zahlung ihrer eigenen Steuern.
Ein Arbeitnehmer ist wahrscheinlich eher ein Angestellter als ein Auftragnehmer, wenn:
- Der Arbeitnehmer verrichtet seine Arbeit für einen einzigen Arbeitgeber.
- Der Arbeitnehmer verrichtet seine Arbeit am Geschäftssitz des Arbeitgebers.
- Der Arbeitgeber stellt alle Materialien, Werkzeuge und Geräte zur Verfügung, die für die Erfüllung der Arbeitsaufgaben erforderlich sind.
Wenn ein Arbeitnehmer ein Angestellter ist, muss der Arbeitgeber alle lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Steuern für den Arbeitnehmer einbehalten und abführen. Die Einstufung eines Arbeitnehmers als 1099-Kontraktor entbindet den Arbeitgeber nicht von der Verantwortung, Steuern zu zahlen, wenn der Arbeitnehmer in den Augen des Gesetzes ein Angestellter ist.
Wenn Arbeitnehmer falsch eingestuft werden und die fälligen Steuern nicht zahlen, kann dies zu Strafen führen, wie z. B. Lohnnachzahlungen für den Arbeitnehmer, Ausgleich für andere Leistungen sowie Steuern und damit verbundene Gebühren. Vor allem kleine Unternehmen stufen ihre Arbeitnehmer oft falsch ein, weil die Inhaber der Meinung sind, dass ihr Unternehmen zu klein ist, um Steuerprüfungen zu riskieren.
Rechtliche Rechte für 1099 Arbeitnehmer
Unternehmen, die 1099 Auftragnehmer einstellen, sind Kunden und keine Arbeitgeber. Unabhängige Auftragnehmer haben nach dem Gesetz eine Reihe von Rechten und Pflichten, u. a.:
- Verhaltenskontrolle, z. B. wann, wo und wie der Auftragnehmer seine Arbeit erledigt, und keine Weisungsbefugnis seitens des Kundenunternehmens. Der Auftragnehmer muss jedoch vereinbarte Termine und andere in schriftlichen Verträgen festgelegte Anforderungen einhalten.
- Finanzielle Kontrolle über die geschäftlichen Aspekte jedes Auftrags, einschließlich der Beschaffung aller benötigten Werkzeuge und Materialien, der Bereitstellung von Dienstleistungen für den gesamten Markt, der Erzielung eines Gewinns oder Verlusts und der Entstehung von Geschäftskosten, die nicht erstattet werden.
- Alleine Haftung für die Zahlung aller Steuern und staatlichen Gebühren.
Selbstständige Unternehmer genießen nicht die Rechte, die regulären Arbeitnehmern gewährt werden, darunter:
- Garantierter Mindestlohn und Überstundenvergütung.
- Arbeiterunfallversicherung für Verletzungen oder Krankheiten am Arbeitsplatz.
- Weitere Leistungen wie bezahlter Urlaub und Krankenversicherung.
- Schutz vor Antidiskriminierungs- und Sicherheitsgesetzen.
- Beteiligung an Arbeitnehmergewerkschaften.
Angemessene Einstufung der Arbeitnehmer
Für Sie als Unternehmer ist die Einstufung der Arbeitnehmer nach dem Gesetz ein wichtiger Schritt zum Schutz Ihrer Interessen. Die Bestimmung der richtigen Einstufung kann komplex sein; ein qualifizierter Unternehmensanwalt kann Ihnen dabei helfen, das Gesetz zu verstehen und richtig anzuwenden. Um mit einem Anwalt zu sprechen, wenden Sie sich bitte an die Gertler Law Group, LLC.