Ein Prozess ist definiert als eine Reihe miteinander verbundener Aktivitäten, die, ausgehend von einem oder mehreren Inputs, diese umwandeln und einen Output (Ergebnis) erzeugen.
Die Aktivitäten jeder Organisation können als Teil eines bestimmten Prozesses betrachtet werden. Wenn also ein Kunde ein Geschäft betritt, um einen Kauf zu tätigen, wenn ein Antrag auf einen Telefonanschluss, eine Meldebescheinigung oder die Eintragung eines Patents in das entsprechende Register gestellt wird, werden Prozesse in Gang gesetzt, deren Ergebnisse auf die Befriedigung einer Nachfrage abzielen müssen.
Alle Prozesse, unabhängig von ihrer Komplexität, können unter die obige Definition fallen. Komplexere Prozesse haben jedoch in der Regel eine größere Anzahl von Inputs in verschiedenen Stadien des Prozesszyklus und erzeugen möglicherweise mehr als einen Output.
Im Grunde sollte jede Transformation den verschiedenen Inputs einen Mehrwert verleihen und angereicherte Outputs erzeugen, um den Empfänger des Prozesses zufrieden zu stellen. Sie sollte sogar noch weiter gehen und sicherstellen, dass jede Tätigkeit einen Mehrwert erbringt; wobei unter Tätigkeit die Reihe von Aufgaben zu verstehen ist, die den Übergang vom Input zum Output vollziehen.
Jede Organisation erzeugt dank ihrer Prozesse Produkte und Dienstleistungen. Daher ist ihre Verwaltung von entscheidender Bedeutung, um effizient zu sein und den Kunden Qualität zu bieten.
Für die rechtzeitige Umwandlung der verschiedenen Inputs verfügen Prozesse über Ressourcen: Menschen, materielle Mittel, Dokumente, Informationen,…
Auch müssen für die ordnungsgemäße Verwaltung von Prozessen ihre Grenzen definiert werden. Es muss ein Kontrollsystem vorhanden sein, das interne Maßnahmen und Indikatoren für das Funktionieren des Prozesses selbst umfasst. Und extern, über den Grad der Zufriedenheit, den die Ergebnisse beim Kunden oder Empfänger erreichen. Auch der Anpassung dieser Ergebnisse an die festgelegten Standards.
Elemente eines Prozesses
Damit haben wir fünf Schlüsselelemente im Management von Prozessen:
- Eingänge.
- Outputs.
- Ressourcen.
- Prozessgrenzen.
- Steuerungssystem.
Andererseits erzeugen Prozesse nicht nur Ergebnisse, die an einen externen Kunden gerichtet sind. Der Empfänger kann eine Person oder ein Prozess innerhalb der Organisation selbst sein. In der Tat kann jeder Arbeitsplatz als eine Reihe von Aktivitäten betrachtet werden, die als Prozess wahrgenommen werden können.
Empfehlung
Betrachten Sie Ihre Organisation als ein System von Prozessen. Ermitteln Sie sie, dokumentieren Sie sie und handeln Sie, um sie zu verbessern. Denken Sie daran, dass Sie für eine gute Unternehmensführung Prozesse managen müssen.
Aus dieser Sicht kann jede Organisation als ein System von Prozessen betrachtet werden. Mehr oder weniger zusammenhängende Prozesse, bei denen ein großer Teil der Inputs von internen Lieferanten stammt und deren Ergebnisse oft an interne Kunden gerichtet sind.
Ein Prozess kann von einer einzigen Person oder innerhalb einer einzigen Abteilung durchgeführt werden. Die komplexeren Prozesse durchlaufen die Organisation jedoch über verschiedene Funktionsbereiche und Abteilungen, die mehr oder weniger stark daran beteiligt sind.
Um den Weg eines Prozesses und die Beziehung zwischen seinen Aktivitäten zu erkennen, wird das Flussdiagramm verwendet. Seine Anwendung erleichtert es, seine Neugestaltung und Verbesserung unter guten Bedingungen anzugehen.
Prozess- und hierarchisch-funktionale Struktur
Die Tatsache, dass verschiedene Abteilungen an einem Prozess beteiligt sind, erschwert seine Kontrolle und Verwaltung und verwässert die Verantwortung, die diese Abteilungen für ihn haben. Kurz gesagt, jeder Bereich ist für die von ihm durchgeführten Tätigkeiten verantwortlich. Aber die Verantwortung und das Engagement für den gesamten Prozess wird in der Regel nicht von einer bestimmten Person übernommen.
Es ist klar, dass die funktionale Organisation nicht beseitigt wird. Das grundlegende Merkmal einer Organisation ist gerade die Aufteilung und Spezialisierung der Arbeit sowie die Koordinierung der verschiedenen Tätigkeiten. Aber eine Vision einer Organisation, die sich auf ihre Prozesse konzentriert, ermöglicht es, sie besser zu nutzen. Es erleichtert auch die Konzentration auf die Empfänger der Ergebnisse dieser Prozesse, d.h. auf die Kunden. Daher ist es unbestreitbar, dass das Prozessmanagement ein Schlüsselelement der Qualitätspolitik sein kann.
Eine Organisation, die ein solides Management anstrebt, das sich an ihren strategischen Zielen und Schlüsselergebnissen orientiert, benötigt eine globale und transversale Perspektive. Dies kann nur durch eine Prozessvision erreicht werden.
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