20 estrategias de comunicación eficaces para el lugar de trabajo

Desde las pequeñas disputas sobre la asignación de vacaciones hasta las graves preocupaciones sobre la satisfacción de los empleados, hay muy pocos problemas en el lugar de trabajo que no puedan resolverse con un poco de buena comunicación. Pero, cuando las cosas se ponen feas y hay que mantener una conversación difícil, es vital tener algunas estrategias bajo la manga para asegurarse de sacar el máximo provecho.

¿Qué es la comunicación eficaz?

Antes de entrar en materia, es importante entender qué distingue la buena comunicación de la mala. Esto puede parecer una distinción obvia (hablar con tu equipo = bueno, gritarles en la cara = malo) pero en realidad es un poco más sutil que eso.

En primer lugar, mucho de lo que decimos no sale realmente de nuestra boca. Según el investigador psicológico Albert Mehrabian, sólo el 7% del significado se deriva de las palabras reales que estamos diciendo. El 55% restante procede de nuestro lenguaje corporal y el 38% de nuestro tono de voz.

Técnicamente, estos porcentajes sólo se aplican a la comunicación cara a cara. Mehrabian propuso esta teoría en 1967, mucho antes de que se inventara el correo electrónico o la mensajería instantánea. Las estrategias para la comunicación en línea tienden a ser un poco diferentes – tocaremos esto más adelante.

¿Por qué es importante la comunicación efectiva?

En términos de diccionario, la comunicación efectiva es una «comunicación entre dos o más personas en la que el mensaje previsto es entregado, recibido y entendido con éxito». En pocas palabras, esto significa que tanto el hablante como el oyente reciben el mismo mensaje de la conversación: no hay cables cruzados ni malentendidos.

También significa que la persona que habla se siente escuchada y comprendida. Si el oyente dice «sí, absolutamente, entiendo tu punto de vista, lo tendré en cuenta» y luego no hace nada al respecto, eso no es comunicación efectiva.

En un sentido empresarial, la comunicación efectiva adquiere un significado adicional, ya que la información compartida contribuye al éxito comercial de una organización. Es vital que todos los empleados estén en la misma página para contribuir a un objetivo colectivo, y la comunicación eficaz es necesaria para lograrlo.

¿Por qué se necesita una estrategia de comunicación sólida?

Simplemente, una buena comunicación puede hacer o deshacer una empresa.

Si, como directivo, no eres capaz de comunicarte eficazmente con tu equipo, habrás reducido tus capacidades de liderazgo a casi cero.

La comunicación es vital en un sentido autoritario, para dar instrucciones, comandar proyectos o presentarse ante los clientes. Sin embargo, es igualmente importante en un sentido de colaboración, en términos de escuchar a su equipo y trabajar con ellos para abordar cualquier preocupación que puedan tener.

Sin más preámbulos, aquí están todas las estrategias de comunicación que necesitará. Las hemos dividido en estrategias generales, con otras específicas para el cara a cara y en línea.

20 estrategias de comunicación eficaces para transformar tu negocio

Escuchar

Sí, es cierto, las estrategias de comunicación más importantes no implican realmente hablar. Suena un poco contradictorio, pero en realidad, no hay forma de mantener una conversación productiva con alguien si no has escuchado sus preocupaciones y las has asumido.

Entrar a saco, sin prestar ninguna atención a lo que la otra persona tiene que decir, te hará parecer altanero y poco atento. Asegúrese de reservar tiempo suficiente para que la persona hable de sus preocupaciones y no la interrumpa a mitad de camino.

Crear una atmósfera receptiva

Al igual que la escucha, la comunicación eficaz se basa en la creación de un espacio receptivo. Los empleados no querrán expresar sus preocupaciones si creen que las van a pasar por alto y no las van a abordar.

Intente crear un ambiente relajado y accesible para su conversación, porque si parece apresurado o tenso, eso no hará que la otra persona se sienta a gusto.

Formación

Hay dos aspectos en esto. En primer lugar, su formación para los nuevos empleados debe ser comunicativa de su función de trabajo y los detalles sobre la empresa. Esto incluye la historia, sus clientes y cualquier política interna sobre cosas como las vacaciones y las horas de trabajo. Si descubre que muchos de sus nuevos empleados acuden a usted cada media hora para hacer las mismas preguntas, es una señal de que su formación no está a la altura.

En segundo lugar, sin embargo, los métodos de comunicación eficaces también deberían formar parte de la formación que imparte a sus empleados. Como cualquier otra cosa en la empresa, es una habilidad que hay que aprender, y los métodos de comunicación diferirán de una empresa a otra. Es su responsabilidad inculcar las mejores prácticas a su equipo.

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Tu tono, en cuanto al lenguaje que utilizas, la claridad y tu forma de hablar, son aspectos vitales para una buena comunicación.

Aquí tienes 6 cosas que debes y no debes hacer para una comunicación eficaz:

5. Utiliza un vocabulario claro y sencillo para asegurarte de que entiendes lo que quieres decir. Si tu lenguaje es ambiguo o demasiado complejo, corres el riesgo de que te malinterpreten y tengas que explicarte varias veces.

6. NO seas demasiado bromista: estás en un entorno profesional y tu tono debe estar a la altura

7. NO utilices jerga, palabrotas o lenguaje que pueda resultar ofensivo. Te arriesgas a alejar a tu oyente, además de que no es muy profesional.

8. NO suenes como un disco rayado. Su mensaje debe ser lo suficientemente claro y autoritario la primera vez, de modo que no tenga que repetirse una y otra vez.

9. Introduzca el humor de forma adecuada. Mantener una conversación ligera y relajada crea un ambiente amistoso y hará que su equipo sea más receptivo a su mensaje. Evidentemente, hay un momento y un lugar para esta técnica: no se debe utilizar en una reunión disciplinaria, por ejemplo.

10. NO murmures. No sólo dificulta que los miembros del equipo le entiendan, sino que también denota una falta de confianza en lo que está diciendo.

Aliento y retroalimentación

Después de cada intercambio, asegúrese siempre de agradecer a la otra persona o personas su tiempo. Es una simple cortesía, además de demostrar que estás agradecido por su presencia cuando podrían haber seguido con otra tarea.

Toma tiempo para que los oyentes también den su opinión, no sólo sobre cómo les ha parecido la conversación, sino sobre la forma en que has entregado la información.

Acepta las críticas y utilízalas para estructurar mejor tus misivas en el futuro.

Estrategias de comunicación para el cara a cara

Este estilo abierto de reunión es una forma estupenda de comunicarse con sus empleados y de que ellos también se comuniquen con usted: es una calle de doble sentido.

Para usted, es una oportunidad de transmitir su pasión por un proyecto y de crear un entorno realmente inclusivo que permita a su equipo compartir su entusiasmo y dedicación. Para ellos, es una oportunidad de participar en un debate abierto y plantear puntos de forma colectiva.

Uno a uno

Ciertas preocupaciones no son apropiadas para ser discutidas en un ambiente de grupo. En estos casos, las reuniones individuales son la mejor solución. Si hay una preocupación personal que tratar, o un problema de rendimiento, intente llevar a esa persona a un lado para una charla privada.

Descargue ahora: Plantilla para reuniones individuales: la guía definitiva para directivos

Como hemos mencionado antes, el lenguaje corporal representa alrededor del 55% del significado cuando se comunica cara a cara. Puede marcar la diferencia a la hora de garantizar la eficacia de la conversación.

Sentarse erguido, sonreír, dar un fuerte apretón de manos… todas ellas son señales positivas de que estás receptivo a mantener una conversación seria. Encorvarse en la silla, poner los pies sobre el escritorio o cerrar los ojos: no son tan buenas señales. Evítalo a toda costa.

Presentaciones

Introducir un elemento visual puede ayudar a ilustrar mejor los conceptos, sobre todo cuando se habla de un proyecto creativo. También puede ser útil hacer circular las presentaciones entre los miembros del equipo después de las reuniones, para que puedan consultar los datos o las estadísticas a la hora de poner en marcha los planes.

Estrategias de comunicación en línea

Correo electrónico

La comunicación por correo electrónico ha adquirido un poco de mala reputación en los últimos años, ya que está plagada de las mismas críticas que se hacen a muchas plataformas tecnológicas: que es fácil malinterpretar algo cuando está escrito, porque no tienes todos los marcadores de lenguaje corporal y tono de voz que tienes en la comunicación cara a cara.

Además, se asume que en el momento en que se recibe un correo electrónico, el remitente está sentado en su escritorio, dando golpecitos con los pies y esperando una respuesta (incluso si es medianoche). El 99% de las veces no es así, y la mayoría de los correos electrónicos que requieren una respuesta urgente se marcarán como de «alta prioridad» de todos modos.

El correo electrónico es en realidad una forma extremadamente eficiente de comunicarse con los miembros del equipo a nivel profesional, de forma que no les distraiga de otras tareas que puedan estar realizando. Para evitar cualquier tipo de presión de tiempo percibida innecesariamente, asegúrate de poner un objetivo de respuesta/acción en tu correo electrónico inicial.

Mensajería instantánea

Aplicaciones como Slack pueden ser inestimables para comunicarse rápida y fácilmente con los miembros del equipo. Hay cosas que no requieren necesariamente el envío de un correo electrónico. La mensajería instantánea resuelve ese problema al parecer una plataforma más informal. También es una gran manera de incluir a los miembros del equipo remoto en la cultura de la empresa, para que se sientan parte del equipo incluso cuando no están allí.

Pero no hay que confiar demasiado en la comunicación en línea

Aunque las tecnologías de la comunicación pueden ser extremadamente útiles, no hay que abusar de ellas. Hay ciertas cosas que no se entenderán de la manera que usted desea a través de la comunicación en línea, y las cosas a menudo pueden dejarse a la interpretación abierta. Si es posible, intenta utilizar la conversación en persona para construir mejores relaciones y hacer un seguimiento con correos electrónicos para aclarar las cosas.

Estrategias de comunicación fuera de lo común

Y ahora algo completamente diferente…

A veces, necesitas pensar un poco fuera de lo común para que tu comunicación sea lo más efectiva posible. Aquí tienes algunas estrategias fuera de lo común: seguro que recibirás algunas miradas extrañas y unos cuantos correos electrónicos preocupados de tu equipo, pero seguro que les hará hablar.

Ayudas visuales

Si a menudo te encuentras comunicando las mismas cosas a tu personal, ahorra tiempo y energía con algunas ayudas visuales.

¿Tienes a alguien al oído cada 5 minutos preguntando por los códigos de la impresora? Imprímelos y pégalos en la impresora. ¿Bombardeado con correos electrónicos pidiendo vacaciones? Implementa un calendario de vacaciones común para que los miembros del equipo puedan comprobar si sus vacaciones se solapan antes de presentar una solicitud. ¿El personal se burla constantemente de tu pésimo gusto para las camisas? Pon un cartel en tu mesa que diga «Me gustan mis camisas, vale, déjame en paz». O, ya sabes, vete de compras. Tu llamada.

Actuar

¿A quién no le gusta jugar a las charadas en Navidad? Siempre es divertido ver cómo la abuela intenta representar «Thor: Ragnarok». No estamos sugiriendo que juegues literalmente a las charadas en la oficina (bueno, al menos no todos los días), pero introducir un aspecto físico en tu comunicación puede animar a tu equipo a pensar con originalidad y puede ayudar a que las instrucciones se queden grabadas en sus mentes.

También es una herramienta de formación eficaz, sobre todo para practicar las interacciones con los clientes y representar los posibles resultados. Una vez más, asegúrese de que su personal no está *realmente* jugando a las charadas con los clientes.

Hay montones de maneras diferentes de comunicarse eficazmente con su equipo, y depende de usted encontrar la mejor. Sé consciente de que puede requerir un poco de ensayo y error, y estate dispuesto a probar diferentes tácticas. Al fin y al cabo, la comunicación eficaz tiene que funcionar para usted y su equipo, y para nadie más.

Merece la pena dedicar algo de tiempo a conseguirlo. Perfeccionar tus estrategias de comunicación hará que tu lugar de trabajo sea más feliz y armonioso.