El análisis de puestos de trabajo es una técnica común destinada a proporcionar información detallada sobre el trabajo de un trabajador. Un análisis de puestos de trabajo puede ayudar a redactar una mejor descripción del puesto, conducir a un entorno de trabajo más seguro, ayudar en la planificación de la plantilla y es clave en la gestión del rendimiento. Dado que afecta a tantas funciones clave de RR.HH., este artículo proporcionará una guía para profesionales con una plantilla completa de 5 pasos sobre cómo realizar un análisis de puestos de trabajo. También incluiremos varios ejemplos de análisis de puestos de trabajo a lo largo del artículo. ¡Feliz lectura!
Contenido
¿Qué es el análisis de puestos? Una definición
El propósito de un análisis de puestos
Métodos de análisis de puestos
– Técnica de Incidentes Críticos (CIT)
– Inventario de Tareas (IT)
– Análisis Funcional de Puestos (FJA)
Cómo realizar un análisis de puestos: Una plantilla
Conclusión
Preguntas
- ¿Qué es el análisis de puestos? Una definición
- Diversidad &InclusiónGuía de la encuesta
- El propósito de un análisis de puestos de trabajo
- Métodos de análisis de trabajos
- Técnica de Incidentes Críticos (CIT)
- Inventario de tareas (IT) (análisis de tareas)
- Análisis funcional de puestos de trabajo (FJA)
- Cómo realizar un análisis de puestos de trabajo: Una plantilla de 5 pasos (ejemplo)
- El propósito del análisis del puesto
- RHH DigitalPrograma de Certificación
- El método de análisis de puestos
- Recogida de datos
- Análisis
- Impacto
- Conclusión
- FAQ
¿Qué es el análisis de puestos? Una definición
Cualquier persona con algo de experiencia laboral ha realizado en algún momento un análisis de puestos. Puede tratarse de un directivo que decide combinar dos funciones vacantes en un solo puesto de trabajo, de un reclutador que intenta crear una descripción del puesto o de un empleado que hace una lista de sus principales tareas para crear un plan de desarrollo personal.
Aunque estos análisis de puestos tendrán diferentes niveles de detalle, el proceso es similar. Cuando lo definimos, un análisis de puestos de trabajo es un proceso sistemático en el que un puesto de trabajo se divide en unidades más pequeñas que luego se analizan para describir lo que se hace en el puesto, o qué capacidades se necesitan para hacer el trabajo.
Un análisis de puestos de trabajo lo realizan los propios empleados, los directivos, los profesionales de DO o los profesionales de RRHH con diversos fines. Al hacerlo, existen tres tipos principales de datos de análisis del puesto, a saber, las actividades laborales, los atributos del trabajador y el contexto laboral.
En este artículo, nos centraremos principalmente en las actividades laborales. Las actividades laborales constituyen la base para determinar los atributos del trabajador, junto con la cultura organizativa. Nos centraremos menos en el contexto del trabajo, pero téngalo en cuenta en su análisis del puesto, especialmente cuando este contexto esté sujeto a cambios.
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El propósito de un análisis de puestos de trabajo
Los objetivos de un análisis de puestos de trabajo pueden variar, pero la mayoría de ellos pertenecen al ámbito de los RRHH. En general, se pueden distinguir los siguientes propósitos (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).
| Propósito del análisis de puestos | Descripción |
| Descripción de puestos | El análisis de puestos proporciona información para la descripción de puestos. La descripción del puesto es un documento interno que especifica los requisitos para un nuevo puesto, incluyendo las habilidades requeridas, el papel en el equipo, la personalidad y las capacidades de un candidato adecuado. |
| Clasificación del puesto | La clasificación del puesto es el proceso de colocar uno o más puestos en un grupo o familia de puestos similares. El objetivo es fijar las tarifas salariales y seleccionar a los empleados. |
| Evaluación de puestos | La evaluación de puestos es el proceso de determinar el rango relativo de los diferentes puestos de trabajo en una organización. El propósito es crear transparencia y equidad salarial. |
| Diseño del puesto | El diseño del puesto es el proceso de crear un puesto que añada valor a la empresa y sea motivador para el empleado. |
| Requisitos del personal | Aquí el análisis del puesto proporciona información para las calificaciones mínimas (o requisitos) de los roles en la organización, a menudo utilizado para fines de reclutamiento. |
| Evaluación del rendimiento | El análisis del puesto proporciona información para la evaluación del rendimiento del individuo que desempeña el puesto. |
| Formación de los trabajadores | El análisis del puesto constituye la base del análisis de las necesidades de formación. Una vez identificados los conocimientos, las habilidades, las capacidades y otras características, se puede identificar la necesidad de formación y formar a los empleados. |
| Movilidad de los trabajadores | Las personas y los puestos de trabajo deben encajar. El análisis de puestos es útil para identificar los conocimientos, las habilidades, las capacidades y otras características requeridas para un rol, que luego puede ser emparejado con una contratación interna. |
| Eficiencia | El análisis de puestos puede ser utilizado para mejorar la eficiencia en el trabajo mediante el análisis de las actividades y la optimización de la forma en que se llevan a cabo por las personas en el rol. |
| Salud &Seguridad | El análisis de puestos de trabajo puede identificar los comportamientos peligrosos y las condiciones de trabajo que aumentan la posibilidad de accidentes y lesiones, lo que conduce a un entorno de trabajo más seguro. |
| Planificación de la fuerza de trabajo | Para planificar la fuerza de trabajo del futuro, es necesario identificar los conocimientos, las habilidades, las capacidades y otras características y hacerlas coincidir con las futuras demandas de trabajo. Esto permite la creación de un plan estratégico de fuerza de trabajo para una función o departamento. |
| Requisitos legales | La legislación federal y nacional puede aplicarse a las condiciones de trabajo, la salud, la contratación, la formación, el salario, la promoción y el despido de los empleados. El análisis del puesto de trabajo puede ser una herramienta para garantizar que todas las actividades de una función cumplen con la normativa. |
El análisis del puesto de trabajo es excelente para identificar los conocimientos, habilidades, destrezas y otras características necesarias para realizar un trabajo. Para identificarlas, el puesto se divide en unidades de trabajo más pequeñas. Estas incluyen deberes, tareas, actividades y elementos (de nuevo basado en Morgeson, Brannick & Levine, 2020).
| Unidad | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Trabajo | Un conjunto de puestos similares. | ‘Recepcionista’ |
| Puesto | Conjunto de deberes, tareas, actividades y elementos que debe realizar un solo trabajador. | Melinda, la recepcionista que trabaja mayoritariamente en turno de noche |
| Deberes | Colección de tareas dirigidas a objetivos generales del puesto. Un puesto de trabajo típico tiene de 5 a 12 deberes. | Actividades de hostelería para los visitantes |
| Tareas | Colecciones de actividades con un principio, un medio y un final claros. Un trabajo tiene entre 30 y 100 tareas. | Recibir a los huéspedes y guiarlos a la sala de espera |
| Actividad | Conjuntos de elementos dirigidos a cumplir los requisitos del trabajo. | Pulsar el botón del interfono para abrir la puerta |
| Elemento | Unidad de trabajo identificable más pequeña. | Responder al teléfono |
A partir de la descripción de estas unidades de trabajo más pequeñas, se identifican los bloques de construcción de un trabajo. Hay varios métodos diferentes para abordar esto. Eso es lo que cubriremos en la siguiente sección.
Métodos de análisis de trabajos
Hay múltiples métodos de análisis de trabajos diferentes y comúnmente utilizados. Entre ellos se encuentran los siguientes:
- Análisis de rasgos de umbral
- Escalas de requisitos de capacidad
- Cuestionario de análisis de puestos
- Técnica de incidentes críticos
- Inventario de tareas
- Análisis funcional de puestos y;
- Método de elementos de puestos.
Explicar todos los métodos de análisis de puestos de trabajo iría más allá del alcance de este artículo. Nos centraremos en los tres métodos de análisis de puestos de trabajo más conocidos y eficaces, que son la Técnica de Incidentes Críticos, el Inventario de Tareas y el Análisis Funcional de Puestos de Trabajo.
Técnica de Incidentes Críticos (CIT)
La técnica de incidentes críticos se basa en incidentes críticos observados. Los incidentes críticos son comportamientos que representan un desempeño sobresaliente o inaceptable. Un informe típico de incidentes críticos tiene los siguientes elementos:
- Una descripción del contexto y las circunstancias que condujeron al incidente.
- Los comportamientos del empleado o empleados durante el incidente.
- Las consecuencias de los comportamientos y su impacto más amplio.
La técnica de incidentes críticos es más eficaz para los incidentes de salud y seguridad (por ejemplo, cuando se produce un accidente, una lesión o una muerte), las evaluaciones de rendimiento y la formación de los trabajadores. En los dos últimos casos, el incidente crítico enumera ejemplos de comportamientos ejemplares e inaceptables, que pueden utilizarse para proporcionar retroalimentación a un empleado o como base para la formación de lo que los empleados deben y no deben hacer.
Inventario de tareas (IT) (análisis de tareas)
El inventario de tareas, o análisis de tareas, es un inventario de todas las tareas de las que consta un trabajo. Estas tareas se suelen agrupar bajo sus funciones. Antes hemos mencionado que un puesto de trabajo tiene entre cinco y doce funciones y hasta 100 tareas. Para cada una de las tareas se puede indicar su frecuencia de realización, la importancia de la tarea y la dificultad asociada.
| Tareas de recepción | |||
|---|---|---|---|
| Tareas | Freq. | Import. | Dificultad |
| Responder al interfono cuando suena el timbre | 300/día | Media | Baja |
| Recibir a los huéspedes y guiarlos a la sala de espera sala de espera | 120/día | Medio | Bajo |
| Proporcionar a los huéspedes una bebida | 80/día | Bajo | Bajo |
| Responder a las preguntas de los visitantes | 30/día | Alto | Medio |
| Gestionar las expectativas sobre los tiempos de espera | 30/día | Medio | Alto |
| Recibir y atender quejas | 6/día | Alta | Muy alta |
La tabla anterior muestra un ejemplo de una de las funciones del recepcionista de una consulta médica. Otras funciones pueden incluir la gestión de citas, la administración y la respuesta a preguntas médicas básicas.
El inventario de tareas suele crearse a partir de las aportaciones de paneles de expertos, de las propias personas que trabajan en el puesto y de sus responsables. El inventario de tareas es más eficaz para crear descripciones de puestos de trabajo, clasificaciones de puestos de trabajo, formación de los trabajadores y para comprobar el cumplimiento de los requisitos legales
Análisis funcional de puestos de trabajo (FJA)
El análisis funcional de puestos de trabajo es un método de análisis de puestos de trabajo desarrollado por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL). El análisis funcional de puestos de trabajo proporciona información específica sobre el trabajo que debe realizarse y las cualificaciones de los trabajadores necesarias para realizarlo con éxito.
El FJA se centra en las tareas, no en lo que se hace. Esto se debe a que es más probable que las personas estén de acuerdo con la actividad en cuestión. A un recepcionista de una sala de espera de una aerolínea se le puede pedir que «haga que los huéspedes se sientan bienvenidos», pero hay muchas maneras de lograr este objetivo. La siguiente tabla describe a un recepcionista de sala de espera de aerolíneas según el Diccionario de Títulos Ocupacionales del DOL.
Recepcionista, sala de espera de aerolíneas
Admite a los miembros y a los invitados en la sala de espera de la aerolínea, sirve bebidas y aperitivos y proporciona otros servicios personales según se soliciten: Abre la puerta de la sala VIP cuando suena el timbre, verifica las tarjetas de socio y admite y sienta a los socios e invitados. Sirve refrescos como cócteles, café y aperitivos. Responde a las preguntas sobre los vuelos programados y las instalaciones de la terminal. Verifica las reservas de los pasajeros. Dirige o acompaña a los pasajeros a las puertas de embarque, salas de descanso y otras instalaciones de la terminal. Transmite las solicitudes de servicio de buscapersonas, utilizando el teléfono. Abre latas, botellas y paquetes, prepara café y coloca pasteles, frutos secos y aperitivos en las bandejas de servicio. Retira los ceniceros, vasos y platos usados de las mesas y recoge la basura.
El análisis funcional de puestos de trabajo lo veremos con más detalle en un artículo posterior.
Cómo realizar un análisis de puestos de trabajo: Una plantilla de 5 pasos (ejemplo)
Ahora que hemos cubierto la teoría más importante, compartiremos un ejemplo de análisis que puede utilizarse como plantilla de análisis de puestos. Esta plantilla contiene cinco pasos y cubriremos cada uno de ellos.
Tenga en cuenta que esta es una plantilla de proceso exhaustiva. Si lleva a cabo un análisis del puesto sencillo y rápido hablando con una o dos personas del puesto, el proceso será mucho más rápido (a costa de la fiabilidad). Sin embargo, esto ya puede proporcionar información suficiente para redactar, por ejemplo, una descripción del puesto.
El propósito del análisis del puesto
El punto de partida de cualquier análisis del puesto es su propósito. ¿Por qué queremos hacer un análisis? El propósito del análisis influye en la mayoría de las opciones de diseño del análisis de puestos, incluyendo su presupuesto, el líder del proyecto y las partes interesadas.
Los propósitos de un análisis de puestos se enumeraron anteriormente y pueden incluir la creación de una sólida descripción de puestos, un análisis de necesidades para la formación de los trabajadores o la planificación de la fuerza de trabajo.
Como ejemplo, un análisis de puestos realizado con fines de planificación estratégica de la fuerza de trabajo, implicará a más partes interesadas de alto nivel, más presupuesto y llevará más tiempo en comparación con un análisis de puestos realizado para crear una simple descripción de puestos.
En el primer caso, el patrocinador es probablemente un Vicepresidente Senior u otro jefe de departamento que quiere evaluar si el talento actual será capaz de hacer el trabajo en cinco años. En el segundo caso, lo más probable es que el patrocinador sea un director de contratación que, después de tener una mala contratación, quiere realmente precisar el perfil de la persona que está contratando.
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El propósito influirá, por tanto, en el alcance posterior, el presupuesto y también en el equipo, el líder del equipo y el grado de participación de partes externas, como las consultorías.
El método de análisis de puestos
En función del propósito, se selecciona el método de análisis de puestos más adecuado. Los tres métodos más utilizados son la Técnica de Incidentes Críticos, el Inventario de Tareas y el Análisis Funcional del Puesto. Dependiendo del método, la recogida de datos será diferente.
Recomendamos utilizar la tabla que mostramos anteriormente en el artículo para determinar la técnica de análisis de puestos más eficaz y utilizarla para influir en futuras acciones.
Recogida de datos
La recogida y el análisis de datos son los dos pasos que más tiempo consumen en este modelo de análisis de puestos. Dependiendo del objetivo del análisis de puestos, el analista de puestos puede preferir diferentes métodos de recopilación de datos. El análisis de datos incluye datos de observación, entrevistas y cuestionarios.
La Técnica de Incidentes Críticos se centra en la recopilación estructural de datos de incidentes mediante entrevistas y datos de observación de las personas implicadas en el incidente. El Inventario de Tareas se centra en la elaboración de un listado de las diferentes funciones y tareas que se realizan en el puesto de trabajo, lo que puede hacerse a través de datos de observación, entrevistas o cuestionarios estructurados. El enfoque aquí es la creación de una lista de tareas, el tiempo dedicado a estas tareas y la importancia o dificultad de la tarea.
| Método de recopilación de datos | Descripción |
| Datos de observación | Los datos de observación son la forma más neutral de recopilación de datos, ya que (supuestamente) no interrumpen el rendimiento normal. El analista de puestos de trabajo observa a la persona que realiza el trabajo, ya sea en la vida real o en vídeo. Los datos de observación pueden describir actividades basadas en la unidad de análisis elegida (véase el cuadro anterior). La mera observación ya puede influir en la forma en que los individuos realizan el trabajo, siendo un ejemplo bien conocido el efecto Hawthorne. |
| Entrevista | Las entrevistas son otra forma clave de recopilar datos, que pueden utilizarse en combinación con los datos observacionales. A partir de los datos de observación, se formulan preguntas específicas. Las entrevistas deben estar bien preparadas y realizarse cuidadosamente. También en este caso, el entrevistador puede centrarse en las diferentes unidades de análisis para identificar los deberes, las tareas, las actividades y los elementos del trabajo. |
| Cuestionarios | La tercera forma de recopilar datos es mediante cuestionarios. El ejemplo más conocido es el Cuestionario de Análisis de Puestos (PAQ), que puede ser administrado por un analista de puestos de trabajo. |
Análisis
El tiempo que se dedique al análisis dependerá de los datos recogidos. Cuando se recogen grandes cantidades de datos cuantitativos, es útil informar de las puntuaciones medias, las desviaciones estándar, el número de participantes y el error estándar de la media (SEM). Este último es relevante como medida de la fiabilidad o precisión de los resultados. Un valor alto de SEM para una tarea específica puede conducir a una investigación adicional.
En el ejemplo siguiente, podemos ver que hay consenso entre los participantes sobre las cuatro primeras tareas, pero hay una puntuación media baja sobre la gestión de las expectativas para el tiempo de espera de los visitantes. Esto puede indicar que esto no se considera parte de la función principal. Tal vez sólo los profesionales más veteranos lo hacen o no se ve como parte del trabajo principal (por lo que puede calificarse como comportamiento extra-rol).
| Tarea de la recepcionista | M | SD | N | SEM |
| 1. Contestar al interfono | 4,3 | 0,5 | 49 | 0,1 |
| 2. Recibir a los invitados y sentarlos | 4,0 | 0,6 | 48 | 0,1 |
| 3. Proporcionar refrescos a los invitados | 3,7 | 1,2 | 20 | 0,3 |
| 4. Responder a las preguntas de los visitantes | 3,2 | 1,6 | 32 | 0,3 |
| 5. Gestionar las expectativas sobre el tiempo de espera de los visitantes | 2,5 | 2 | 12 | 0.6 |
Morgeson y sus colegas enumeran una serie de medidas más analíticas, incluyendo el acuerdo entre jueces, la fiabilidad entre jueces y la consistencia interna como formas de evaluar la fiabilidad, y la correlación y la regresión, el análisis de factores y de conglomerados y otras técnicas multivariantes para medir la validez.
Impacto
Un último paso esencial es la realización del impacto previsto del análisis del puesto. Esto se denomina validez consecuencial, que es el grado en que el análisis de puestos de trabajo repercute en las intervenciones que se derivan de él.
En otras palabras, ¿conduce el análisis de puestos de trabajo a un impacto tangible en la gestión de los recursos humanos? Esto es difícil de evaluar pero es crucial a la hora de tomar las decisiones de diseño del análisis de puestos para la próxima vez.
Si una entrevista rápida con dos recepcionistas produce casi la misma calidad de descripción de puestos que un estudio estructurado de los treinta, el primer enfoque es mucho más rentable que el segundo. No sólo porque ahorra tiempo al analista de puestos, sino también porque ahorra a los recepcionistas horas y horas que pueden dedicar a atender el interfono y a dar la bienvenida a los huéspedes en su lugar.
Conclusión
Esto también nos lleva al punto final de este artículo. El análisis de puestos es una técnica brillante y bien probada que tiene un lugar claro en la gestión de los recursos humanos. De hecho, una buena aplicación del análisis de puestos de trabajo repercutirá en los resultados empresariales.
Por ejemplo, un análisis exhaustivo de los puestos de trabajo conducirá a una mejor descripción de los mismos, lo que lleva a una mejor decisión de contratación y, finalmente, a un mayor rendimiento en el trabajo. También conducirá a un análisis más preciso de las necesidades de formación, lo que, a su vez, conducirá a una mejor formación formal y, como resultado, a un mayor rendimiento en el puesto de trabajo. También conducirá a una forma más precisa de dar retroalimentación para la gestión del rendimiento, lo que a su vez conducirá a un mejor rendimiento.
El análisis de puestos es, sin embargo, una técnica que requiere mucho tiempo. Llevar a cabo un análisis detallado de los puestos de trabajo implica rellenar cuestionarios o entrevistar a decenas de personas, lo que lo convierte en un esfuerzo muy costoso. La pregunta que hay que hacerse siempre es hasta qué punto merece la pena realizar un análisis completo de los puestos de trabajo, teniendo en cuenta también la naturaleza rápidamente cambiante del trabajo, aunque esto puede ser al mismo tiempo una razón para realizar el análisis de los puestos de trabajo en primer lugar.
En conclusión, es bueno dominar los aspectos esenciales del análisis de los puestos de trabajo, ya que todo el mundo utilizará las técnicas descritas en este artículo en algún grado. Tanto si es un directivo, un profesional de RRHH o un empleado, tener una buena comprensión del puesto de trabajo le llevará a tomar decisiones mejores y más estratégicas en el trabajo, en el trabajo o sobre el trabajo.
FAQ
El análisis de puestos de trabajo es un proceso sistemático en el que un puesto de trabajo se divide en unidades más pequeñas (como tareas y actividades) que luego se analizan para describir lo que se hace en el puesto o las capacidades que se necesitan para realizarlo.
El objetivo es obtener un conocimiento más profundo del puesto de trabajo, para (entre otras cosas) crear una descripción del puesto, un diseño del puesto, una evaluación del rendimiento, una formación de los trabajadores, una planificación de la mano de obra o para hacer que el puesto de trabajo sea más seguro.
Un análisis de puestos de trabajo se lleva a cabo definiendo su propósito, seleccionando el método de análisis de puestos, recopilando y analizando los datos e implementando las conclusiones para que tengan un impacto en sus políticas de gestión de recursos humanos.
Un análisis de puestos de trabajo permite tomar mejores decisiones en materia de recursos humanos. Por ejemplo, un análisis exhaustivo de los puestos de trabajo conducirá a una mejor descripción de los mismos, lo que a su vez conduce a una mejor decisión de contratación y, en consecuencia, a un mayor rendimiento en el trabajo. También conducirá a una forma más precisa de dar retroalimentación para la gestión del rendimiento, lo que a su vez conducirá a un mejor rendimiento, y así sucesivamente.
El análisis de puestos de trabajo permite conocer en profundidad todas las tareas y actividades que conlleva la realización del trabajo. Esto es útil para muchos procesos de RRHH, incluyendo la creación de una descripción del puesto, el análisis de las necesidades de formación, para hacer el trabajo más seguro, o para optimizar el tiempo de trabajo.
La principal desventaja del análisis de puestos de trabajo es el tiempo que conlleva realizar un análisis exhaustivo. Dicho análisis puede llevar horas tanto para el analista del puesto como para las personas que lo ocupan.