Según la Oficina de Estadísticas Laborales, hay más de cuatro millones de secretarias y auxiliares administrativos en Estados Unidos. Aunque los términos secretaria y auxiliar administrativo suelen utilizarse indistintamente, en algunas empresas existen algunas distinciones importantes entre ambos puestos, como las funciones del trabajo, el nivel de responsabilidad y el nivel de educación y formación necesarios para desempeñar el trabajo.
Definición de secretaria
En general, una secretaria es alguien que realiza estrictamente tareas de oficina y de apoyo, como escribir a máquina, dictar, archivar o fotocopiar. Las secretarias también contestan al teléfono y entregan mensajes, clasifican y entregan el correo y, en algunas empresas, se encargan de las tareas de recepción. A menudo, las secretarias también redactan las actas de las reuniones. En la mayoría de los casos, las secretarias no supervisan al personal ni tienen poder para delegar tareas.
Definición de asistente administrativo
Los asistentes administrativos, a diferencia de las secretarias, suelen tener tareas que van más allá de las funciones de oficina. Los asistentes administrativos suelen encargarse de los calendarios de sus empleadores, de organizar los viajes, de redactar documentos y, posiblemente, de trabajar con su jefe y otros empleados en proyectos. A menudo gestionan el mantenimiento de los equipos de oficina y trabajan con los proveedores para comprar suministros y negociar precios y contratos. En algunas empresas, los asistentes administrativos también pueden supervisar a otros empleados de oficina.
Requisitos de formación
Aunque es posible conseguir un puesto de secretaria de nivel inicial con una educación secundaria, para los puestos administrativos más avanzados, como los de secretaria ejecutiva o asistente de dirección, es cada vez más importante que los candidatos tengan un título universitario o una experiencia laboral significativa, ya que muchos asistentes administrativos trabajan estrechamente con ejecutivos en proyectos de alto nivel. Para trabajar como secretaria jurídica o médica, por lo general es necesario completar un programa especializado para aprender la terminología y los procedimientos asociados a este campo.
Requisitos de aptitud
Los excelentes conocimientos de informática, equipo de oficina y mecanografía son un requisito tanto para las secretarias como para los asistentes administrativos. También es importante tener buenas habilidades comunicativas e interpersonales, ya que ambos puestos suelen requerir interactuar con el público y los compañeros de trabajo. La organización también es importante para las secretarias y los asistentes administrativos, ya que su trabajo suele centrarse en mantener organizados a los demás. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, a medida que los directivos y otros profesionales asuman más tareas que tradicionalmente realizaban las secretarias, como el procesamiento de textos, la demanda de trabajadores estrictamente administrativos disminuirá, mientras que las funciones de asistente administrativo se ampliarán.
Sueldo
En general, los asistentes administrativos ganan más que las secretarias. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, el salario medio de una secretaria es de 29.050 dólares al año, en 2008. Las secretarias jurídicas, médicas y ejecutivas ganan más, y algunas secretarias ejecutivas ganan más de 50.000 dólares al año. Los asistentes administrativos ganan una media de 40.030 dólares al año, y algunos asistentes ejecutivos ganan más de 60.000 dólares al año. El salario real viene determinado por la ubicación geográfica, la formación, la experiencia y el sector.