Para empezar, por favor, reconozca que hay una razón por la que no le estoy dando un enfoque de tipo cookie-cutter, y espero que se abstenga de crear un sistema de tipo cookie-cutter y forzarlo a sus empleados. Aunque ciertos elementos de las pausas del equipo pueden ser necesarios para que todos participen, deben ser aceptados no sólo de buena gana sino con entusiasmo, de lo contrario sólo parecerán más trabajo.
Si está leyendo este artículo para su propio beneficio, ¡sea amable consigo mismo! Recuerda que tu descanso es tu tiempo. Estructurarlo ligeramente puede optimizar ese tiempo, pero es importante que lo disfrutes y no te sientas agobiado por nada en él.
Por ejemplo, puede parecer una gran idea hacer 5 minutos de limpieza durante tu descanso de 15 minutos, pero puede no parecerlo cuando estás agotado y necesitas refrescarte para seguir trabajando.
Trabaja pensando en tu descanso
No me refiero a mirar el reloj y soñar despierto, sino a no trabajar tanto tiempo como para agotarte. Asegúrate de que la cantidad de tiempo y energía que dedicas a cada periodo de trabajo te permita recuperarte durante un descanso de 15 minutos. En otras palabras, trabajar durante tramos de varias horas no es lo ideal.
Según un estudio de Desktime.com, los trabajadores más productivos pasan una media de 52 minutos trabajando y luego hacen descansos que duran aproximadamente 17 minutos.
«Las personas más productivas trabajan durante 52 minutos y luego hacen descansos de 17 minutos»
Esto no significa que debas programar rígidamente ciclos de trabajo de 52 minutos con descansos de 17 minutos (no hay que cortar galletas, ¿recuerdas?). Sin embargo, hay muchas investigaciones que indican que lo ideal es trabajar durante periodos de 40-80 minutos seguidos de 10-30 minutos de descanso.
El estudio de Desktime no es para nada un caso atípico; de hecho, son simplemente una fuente que encontré para apoyar este hecho después de haberlo planificado en el artículo. He escuchado este hecho citado en un número de diferentes cursos en línea en el pasado, y se ha arraigado en mi sistema personal.
Cómo poner en práctica este principio:
Una de las maneras más fáciles de asegurarse de no pasar demasiado tiempo trabajando en una sesión es tener un temporizador visible. Hay muchas extensiones del navegador que pueden hacer un seguimiento de su tiempo mientras trabaja en línea, así como aplicaciones de escritorio que pueden hacer lo mismo. Tener un cronómetro visible puede servir para dos propósitos: evita que trabajes demasiado tiempo y te motiva a hacer más cosas antes de que termine tu «sprint de trabajo».
Si ves que sigues trabajando demasiado tiempo incluso con el cronómetro, intenta sustituirlo por una alarma que suene después de 80-90 minutos. Algunas personas tienen mayor resistencia que otras, pero la mayoría se beneficiará de descansos más frecuentes, especialmente descansos que observen los siguientes principios.
Haga que sus músculos y su sangre se muevan
Algunas personas le dirán que tiene que hacer ejercicio – ese no es mi estilo. Pero si trabajas sentado, refrescar tu cuerpo y tu cerebro requerirá al menos un poco de movimiento. Lo peor que puedes hacer es quedarte sentado en el mismo sitio durante tu descanso. Intenta dar un pequeño paseo, aunque sea por la casa. Estira hacia arriba, estira hacia abajo, da unos cuantos golpes, finge que estás bailando el vals con la reina… simplemente relájate. Su cuerpo y su cerebro se lo agradecerán.
Cómo poner en práctica este principio:
Un método popular es el Entrenamiento del Día, un término popularizado por Crossfit. Mientras que las versiones publicadas por la mayoría de los gimnasios de Crossfit pueden ser demasiado extremas para la mayoría de la gente, hay un montón de sitios web y listas de correo que te darán WoD’s gratuitos que casi cualquiera puede realizar. Aquí hay una lista de 31 aplicaciones de entrenamiento gratuitas de Glamour.com, la mayoría de las cuales vienen repletas de ideas de entrenamiento.
Otro método para fomentar la actividad física durante los descansos es registrar el tiempo de caminata. Si dedicas 2 minutos a caminar por la casa cada vez que te tomas un descanso, eso podría significar 10 minutos o más al día. Si dirige un equipo, considere la posibilidad de que todos lleven la cuenta de su tiempo y cuenten para un objetivo de colaboración.
Use su sistema digestivo
Un aspecto desafortunado de los trabajos que ponen a la gente detrás de escritorios durante horas y horas es que puede reprimir el flujo natural de su sistema digestivo. Cuando te tomas un descanso cada hora más o menos, tienes la oportunidad de comer y beber y usar el baño. Si trabaja durante 3 ó 4 horas seguidas sin siquiera levantarse, es probable que esté reprimiendo al menos una de estas necesidades naturales.
No se trata sólo de comodidad (aunque estar más cómodo puede ayudarle a trabajar de forma más constante). Muchos estudios han indicado que mantenerse hidratado mejora la concentración, pero también que tomar un tentempié en los descansos puede conducir a una mayor productividad y reducir la probabilidad de un «bajón» al final del día. Comer bocadillos saludables también puede ser importante, pero eso es otro tema.
Cómo poner en práctica este principio:
Si se cumplen los dos primeros principios -se toma al menos un descanso de 15 minutos después de un máximo de 90 minutos de trabajo y se mueve- el uso de su sistema digestivo se producirá automáticamente. Se sorprenderá de la frecuencia con la que le apetece tomar agua o un ligero tentempié (o ir al baño) cuando no esté forzando a su cuerpo a ignorar sus necesidades.
Para fomentar este principio entre sus trabajadores, comuníqueles la importancia de mantenerse hidratados y considere la posibilidad de enviarles por correo electrónico recetas saludables o ideas de tentempiés una vez a la semana. También puede ser creativo inventando juegos o búsquedas del tesoro para que participen (opcionalmente) durante el descanso.
Reencuadrar la siguiente tarea
Este es un paso importante, pero probablemente sea el que más variará dependiendo de quién reencuadre qué tarea. Para algunas personas esto puede significar mirar su agenda o calendario antes y después de dejar su puesto de trabajo. Para otros, podría ser dar o recibir una rápida charla de ánimo o meditar durante cinco minutos.
El principio aquí es que si estás frustrado, perplejo, cansado o confundido al final de un sprint de trabajo, no quieres llevar eso a la siguiente sesión. Por otro lado, si te sientes lleno de energía o entusiasmado al final de un sprint, sí quieres trasladar esos sentimientos a la siguiente sesión. En ambos casos, la solución es enmarcar (o reencuadrar) conscientemente la siguiente tarea de su lista.
Tener algún tipo de desencadenante es extremadamente útil, como en los ejemplos de echar un vistazo a una agenda o dar/recibir una charla. También puede utilizar señales visuales, como algo que ve cuando se levanta de su puesto de trabajo, o incluso la señal aromática de su café o bocadillo.
Cómo poner en práctica este principio:
Las agendas, calendarios y cuadernos funcionan bien para algunas personas. Las aplicaciones de productividad, los entrenadores o la simple comunicación pueden ayudar a otros. Para usted, puede ser alguna combinación de esos factores o algo totalmente distinto. Para animar a tus empleados a poner en práctica este principio, asegúrate de que tienen acceso a un software de productividad y considera la posibilidad de ofrecerles el pago de los diarios o calendarios que elijan dentro de un determinado rango de precios.