- Estructuras de gobernanza
- Diferentes estructuras de gobierno
- Función de los comités
- La Nueva Ley de Sociedades sin Fines de Lucro de Ontario
- Estatutos
- Políticas y procedimientos
- Incorporación y estatus caritativo
- La constitución de una sociedad anónima
- Estado de beneficencia
- Actividad
- Recursos adicionales
Estructuras de gobernanza
La Junta Directiva representa a los miembros de la organización. La junta establece las políticas, los procedimientos, los valores y la planificación a largo plazo para cumplir la misión de la organización. La junta lo hace a través de una estructura o modelo de gobierno. La estructura que la junta decida implantar dictará no sólo las políticas de la organización, sino también aspectos como la relación entre el personal y la junta, y el papel y el uso de los comités.
Aunque es responsabilidad de la junta determinar la estructura de gobierno, las actividades de la organización las llevan a cabo los miembros de la junta, el personal y los comités. No existe una única estructura correcta para todas las organizaciones sin ánimo de lucro, y puede ser necesario cambiar de modelo con el tiempo. Lo que a menudo puede dictar la forma en que una junta decide gobernar es la experiencia de los miembros de la junta y del personal, las experiencias pasadas dentro de una organización, la forma en que la organización quiere ofrecer sus programas y servicios, y cómo la junta ve el poder y la autoridad dentro de la organización.
La actividad que se proporciona al final de esta sección lleva a las juntas a través de un ejercicio para ayudarles a decidir qué estructura de gobierno es la más adecuada para su organización, pero el recurso de desarrollo de juntas de United Way sugiere que las juntas consideren estas tres preguntas cuando decidan un modelo de gobierno:
- ¿Qué decisiones quiere tomar la junta y cuáles quiere delegar?
- ¿Qué grado de implicación quiere tener el consejo en las operaciones de la organización?
- ¿Cómo se definirá y comunicará la relación de información entre el consejo y el personal?
Diferentes estructuras de gobierno
Las estructuras de gobierno pueden clasificarse en dos categorías básicas: consejos de administración y consejos políticos. Las juntas directivas desarrollan la política y contratan a un director ejecutivo para aplicarla, mientras que las juntas directivas administrativas desempeñan un papel más práctico en la gestión de la organización con el apoyo de los comités y el personal.
Dentro de estas dos amplias categorías de gobierno, hay cuatro tipos comunes de modelos de juntas directivas:
- Junta directiva: Este modelo, que a veces se denomina Junta del Equipo de Dirección, se utiliza habitualmente en las organizaciones sin ánimo de lucro. Varios comités ayudan a llevar a cabo las actividades de la organización, y la relación entre la junta y el personal es de colaboración.
- Junta de Gobierno de Políticas: A veces denominada «Junta de Carver» en honor al fundador John Carver, este modelo tiene una estructura más formal. El consejo funciona como un todo, con una sola voz y rara vez trabaja con comités. El Director Ejecutivo tiene un alcance y un papel muy claros, así como límites sobre lo que puede emprender, y el énfasis principal del consejo es el desarrollo de políticas. Para una definición más completa del modelo de consejo de gobierno político, visite www.carvergovernance.com/model.htm.
- Consejo de Trabajo: Los directores de este tipo de consejo desempeñan un papel más práctico en algunas de las funciones administrativas de la organización, como las relaciones públicas, la gestión financiera, la planificación de programas y el personal. No es raro que estos consejos no tengan personal.
- Consejo colectivo: A veces conocida como cooperativa o coalición, una Junta Colectiva también lleva a cabo muchas funciones administrativas de la organización. Estos consejos están formados por personas con ideas afines que apoyan un objetivo específico. El personal y los directores operan juntos como una sola entidad. No suele haber un director ejecutivo, y a menudo no hay votaciones, ya que todos trabajan dentro de un modelo de consenso.
Como ya se ha dicho, no hay una estructura concreta que se adapte a todas las organizaciones, pero, Building on Strength: Improving Governance and Accountability in Canada’s Voluntary Sector afirma que las organizaciones gobernadas por una junta directiva deben tener al menos tres elementos básicos:
- Un consejo capaz de proporcionar una supervisión objetiva
- Un comité de nombramientos independiente que garantice la adecuada sucesión del consejo
- Un comité de auditoría, cuya principal responsabilidad es informar sobre si la organización cumple con las leyes, normas, reglamentos y contratos que la rigen
Nathan Garber, reconocido autor de varios libros y artículos sobre gobernanza de organizaciones, ofrece información sobre otros tipos de consejos menos conocidos, como los consejos de patrocinio y los consejos consultivos. Para obtener más información sobre estos tipos de consejos y para ayudar a decidir si una organización debe cambiar su modelo de gobierno actual, haga clic aquí.
Se recomienda que después de seleccionar su estructura de gobierno, el consejo busque formación para entender el modelo y las funciones del consejo dentro de ese modelo. La formación continua también es importante como repaso para los miembros de la junta y como orientación para los nuevos miembros.
Utilizando el marco de los cuatro tipos detallados de juntas que se han descrito anteriormente, United Way ofrece una visión general de las diferentes funciones que lleva a cabo cada tipo de junta.
Comparación de los modelos de consejo
(Fuente: United Way Canada)
Función de los comités
El número y el tipo de comités que tiene una organización suelen estar relacionados con la estructura de gobierno bajo la que opera. Un modelo de gobernanza política tiende a realizar el trabajo en conjunto y tiene muy pocos comités. Otros tipos de consejos pueden tener varios comités encargados de llevar a cabo el trabajo de la organización.
Por lo general, existen tres tipos de comités dentro de una organización: permanentes, ad hoc y consultivos.
Los comités permanentes tienen áreas de interés específicas que supervisan, sobre las que informan y sobre las que asesoran al consejo de forma continua. Ejemplos de comités permanentes son:
- Comité Ejecutivo
- Comité de Personal
- Comité de Finanzas
- Comité de Candidaturas
- Comité de Recaudación de Fondos
Una tendencia reciente en las organizaciones sin ánimo de lucro es tener un Comité de Gobierno. A veces, éste engloba o sustituye al Comité de Nombramientos y sus funciones incluyen la revisión de los estatutos, la planificación del desarrollo del consejo y la supervisión de la estructura de gobierno del consejo.
Los comités permanentes son más comunes en los consejos con un modelo administrativo/político y suelen incluir a uno o más miembros del consejo en el comité, junto con el apoyo del personal. Mientras que los consejos con un modelo de gobierno político rara vez tienen comités permanentes, a menudo tienen un comité de nombramientos responsable de reclutar nuevos miembros del consejo.
Los comités ad hoc son formados por los consejos para propósitos específicos y limitados en el tiempo. Cuando el propósito u objetivo del comité se ha cumplido, el comité se disuelve. Un ejemplo sería un comité creado para organizar una conferencia o un evento de recaudación de fondos.
Al igual que los comités ad hoc, los comités consultivos suelen crearse para tratar cuestiones específicas y limitadas en el tiempo. Pueden encargarse de investigar, indagar o supervisar un asunto y, a continuación, asesorar con conocimiento de causa a la junta directiva. Las organizaciones que reciben financiación para llevar a cabo proyectos de investigación y desarrollo suelen tener comités consultivos vinculados al proyecto, a veces por insistencia del financiador. Los comités asesores pueden establecerse para reunir a expertos que puedan ofrecer un asesoramiento particular sobre asuntos específicos de interés para el director ejecutivo o la junta directiva.
Las juntas directivas cometen a veces el error de establecer comités que pueden no ser necesarios o de mantenerlos en funcionamiento después de que hayan superado su necesidad. Antes de crear un comité ad hoc, el consejo debe determinar si el trabajo puede ser realizado mejor por el consejo en su conjunto, por el personal o por un miembro individual del consejo. Del mismo modo, los consejos deberían evaluar el trabajo de los comités permanentes de forma regular para asegurarse de que el comité sigue teniendo un propósito y está trabajando de forma efectiva.
Para funcionar eficazmente, los comités necesitan:
- Una función y un objetivo claros
- Términos de referencia
- Un presidente
- Un número de miembros adecuado a la función del comité
- Un mecanismo para informar al consejo
- Una forma de evaluar su trabajo
La Nueva Ley de Sociedades sin Fines de Lucro de Ontario
La provincia de Ontario está desarrollando una nueva legislación llamada Not-for-Profit Corporations Act (o ONCA). Aunque esta legislación aún no ha entrado en vigor, afectará a los estatutos y a las estructuras de los miembros de muchas organizaciones sin ánimo de lucro de Ontario.
Aquí hay dos excelentes fuentes de información sobre la ONCA:
- El Ministerio de Gobierno y Servicios al Consumidor: sse.gov.on.ca/mcs/en/Pages/onca1.aspx
- Community Legal Education Ontario: http://nonprofitlaw.cleo.on.ca/
Estatutos
Toda organización debe tener sus propios estatutos. Una organización que no esté constituida en sociedad puede referirse a sus documentos de gobierno como constitución en lugar de estatutos. Los estatutos proporcionan una visión general del propósito, la misión y los objetivos de la organización. A menudo proporciona el marco para las Cartas Patentes requeridas cuando una organización solicita el estatus de incorporación.
Una organización incorporada debe tener unos estatutos que cumplan con los requisitos de la legislación de incorporación. Los estatutos son, literalmente, las leyes que permiten a las organizaciones llevar a cabo sus actividades con eficacia y eficiencia. Las juntas directivas que no revisan sus estatutos a veces se encuentran trabajando en contra de ellos, por lo que ponen en riesgo a la organización. Los estatutos sólo pueden ser modificados por una junta directiva, y los cambios deben ser aprobados por los miembros en general (sea cual sea su definición).
A menudo es difícil encontrar muestras y plantillas para desarrollar los estatutos, ya que son únicos para cada organización individual. Las buenas fuentes de plantillas son las de otras organizaciones sin ánimo de lucro afines. Por ejemplo, las organizaciones de alfabetización pueden buscar ejemplos de otras organizaciones de alfabetización.
El marco estándar para los estatutos, sin embargo, es bastante genérico y debería incluir:
- El propósito de la organización
- Una descripción de los miembros
- Una descripción de la composición de la junta directiva y de la estructura de gobierno
- Ubicación de la oficina central
- Términos del cargo para los miembros de la junta directiva
- Número de reuniones celebradas por la junta, incluidas las juntas generales anuales
- Reuniones especiales y reuniones a puerta cerrada
- Número y breve descripción de los comités permanentes y proceso de designación del presidente del comité
- Descripción, título y responsabilidades de los directores ejecutivos (si procede)
- El proceso de elección y votación
- Detalles sobre el quórum
- Cómo cubrir las vacantes del consejo
- Destitución de directores
- Puestos de trabajo del personal directivo
- Realización de modificaciones estatutarias
- Informes requeridos y presentaciones legales
- Estado benéfico
- Detalles sobre el ejercicio económico
- Cuentas bancarias, obligaciones financieras, financiadores
- Conflicto de intereses
- Indemnización
- Disolución de la organización y desembolso de fondos y activos de capital
La Fundación Muttart tiene un excelente libro de trabajo sobre la redacción y revisión de los estatutos: https://www.muttart.org/wp-content/uploads/2015/11/Drafting-and-Revising-Bylaws-2009.pdf
Políticas y procedimientos
Las políticas y los procedimientos son, en esencia, las instrucciones sobre cómo una organización y su junta directiva y personal se adhieren a su estructura de gobierno, sus documentos rectores y sus reglamentos. La política indica a una organización lo que debe hacer, y el procedimiento indica cómo hacerlo. Cada política debe tener un procedimiento, y juntos estos documentos dirigirán a la junta y al personal en la toma de decisiones y en el trabajo dentro de ciertas limitaciones.
El primer paso, y a menudo el trabajo más duro, está en el desarrollo de políticas y procedimientos. Afortunadamente, una vez que se establece un modelo es más fácil desarrollar nuevas políticas a medida que surgen. El modelo de gobierno de una organización dictará cómo se desarrolla el desarrollo de las políticas y los procedimientos, pero a menudo el desarrollo de las políticas recae en la junta directiva y el desarrollo de los procedimientos en el director ejecutivo.
Es responsabilidad de la junta directiva desarrollar, supervisar y enmendar las políticas, así como garantizar que se tomen decisiones y se realicen acciones que cumplan con las políticas y sigan los procedimientos adecuados. La revisión periódica de las políticas es una buena práctica y a menudo la lleva a cabo un comité para su discusión y aprobación por parte de la junta.
CLO y Literacy Link South Central (LLSC) han desarrollado sendos manuales completos sobre políticas y procedimientos para organizaciones de alfabetización de adultos. Sus recursos no sólo incluyen plantillas de políticas y procedimientos en categorías organizativas genéricas como la gestión financiera, los recursos humanos, la administración, el marketing y la gestión de voluntarios, sino que también incluyen plantillas específicas para la prestación de servicios de alfabetización como la información y la derivación, la planificación de servicios y la gestión de casos. Las guías de políticas de CLO están disponibles en nuestro sitio web, y las de LLSC están aquí.
Además, el Instituto de Directores Comunitarios de Australia creó un «Banco de Políticas» gratuito en línea: www.communitydirectors.com.au/icda/policybank/
Incorporación y estatus caritativo
Una organización sin ánimo de lucro lleva a cabo actividades que benefician a la comunidad y tiene miembros individuales que no obtienen un beneficio del trabajo de la organización. Algunas juntas directivas pueden confundirse con el término «sin ánimo de lucro», pensando que esto significa que la organización no puede ganar dinero ni tener excedentes o fondos de reserva al final del año fiscal. Mientras el excedente o la reserva se utilicen para llevar a cabo los programas y servicios de la organización y no para el beneficio personal de los miembros o del personal, es aceptable (y de hecho se fomenta) que una organización sin ánimo de lucro tenga «beneficios». (Fuente: Duties and Responsibilities of Directors of Non-Profit Organizations. Canadian Society of Association Executives)
No es obligatorio que una organización sin ánimo de lucro se constituya en sociedad o solicite ser una organización benéfica registrada. Se trata de procesos separados y distintos que crean ciertos beneficios y responsabilidades para las organizaciones que deciden hacerlo.
La constitución de una sociedad anónima
La constitución de una sociedad anónima es el proceso de creación de una entidad legal que tiene una existencia independiente, separada y distinta de la de sus miembros. Los miembros que forman parte de la junta directiva de una organización no constituida en sociedad se consideran los «propietarios» de la organización y, por tanto, son responsables de los activos, los fondos y las deudas de la misma. (Para más información, véase la sección de este módulo sobre Juntas Directivas y Gestión de Riesgos).
Una organización debe estar constituida en sociedad para poder recibir financiación gubernamental. Por ejemplo, el Ministerio de Formación, Colegios y Universidades exige que los organismos que solicitan financiación para la alfabetización y las competencias básicas se constituyan en sociedad. Asimismo, la Fundación Trillium de Ontario y muchos otros financiadores exigen que las organizaciones que solicitan financiación se constituyan en sociedad. La mayoría de las fundaciones también exigen que las organizaciones que solicitan financiación sean organizaciones benéficas registradas.
Una organización constituida en sociedad está obligada a presentar informes periódicos y a cumplir con reglamentos específicos o corre el riesgo de perder su condición de sociedad. Asegúrese de comprobar la normativa específica para organizaciones constituidas y benéficas en su provincia o estado.
La mayoría de las organizaciones de Canadá pueden solicitar el estatus de corporación a través del ministerio correspondiente de su gobierno provincial. Algunas organizaciones, en función de su misión, deben solicitar la constitución de una sociedad federal.
El Manual para la constitución de sociedades sin ánimo de lucro, que puede obtenerse de forma gratuita en el Ministerio de Justicia, le guiará a través de este proceso.
Estado de beneficencia
Para poder emitir un recibo de donaciones adecuado a efectos del impuesto sobre la renta, una organización debe ser una organización benéfica registrada. La mayoría de las fundaciones exigen que las organizaciones que buscan financiación sean organizaciones benéficas registradas.
La Agencia Tributaria de Canadá (CRA) dispone de información y formularios relacionados con el registro de organizaciones benéficas federales en la sección «Charities» de su sitio web. Una vez más, las organizaciones benéficas deben presentar informes y cumplir con los procedimientos establecidos, pero muchas organizaciones ven la ventaja de poder aceptar donaciones benéficas. Una organización benéfica puede proporcionar a los donantes un recibo del impuesto sobre la renta, lo que suele ser un incentivo para los donantes. No es obligatorio que una organización se constituya en sociedad antes de convertirse en una organización benéfica, pero a menudo facilita el proceso.
El sitio web de la CRA ofrece ejemplos de «propósitos», u objetos, adecuados para que las organizaciones los incluyan como parte de sus documentos de gobierno, que son necesarios al solicitar convertirse en una organización benéfica registrada. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo convertirse en una organización benéfica federal.
Actividad
La hoja de ayuda que aparece a continuación de Nathan Garber & Associates le ayudará a identificar los puntos en los que está de acuerdo y en los que no está de acuerdo sobre las áreas de autoridad de la junta directiva y del director ejecutivo. Enumera una serie de actividades que deben llevarse a cabo en una organización de éxito. Añada las actividades que sean específicas de su organización; a continuación, utilice el formulario para orientar su debate y aclarar sus expectativas sobre la relación entre la junta directiva y el director ejecutivo. El resultado será la base de una estructura de gobierno adaptada a su propia organización.
En una reunión de la junta directiva:
- Entregue la hoja a todos los miembros de la junta directiva y al DE.
- Déjele unos 15 minutos a cada persona para que marque en qué columna pertenece la decisión o actividad.
- Compile las respuestas en una hoja maestra, mostrando cuántas respuestas se pusieron en cada columna.
- Revise la distribución de las respuestas, anotando los puntos en los que
- hay consenso
- hay diversidad de opiniones
- el consenso de la junta es diferente de la respuesta del DE
Discuta los puntos de las categorías b y c hasta llegar a un acuerdo entre la junta y entre la junta y el DE (Director Ejecutivo).
Recursos adicionales
- Seven Pillars of Democratic Governance por Mel Gill. Synergy Associates. Charity Channel, mayo de 2009.
- Policy Governance.com: The Authoritative Website for the Carver Policy Governance® Model.
- Governance Check-Up help sheet from Nathan Garber & Associates to help organizations assess whether their current governance model is working well.
- Grassroots Governance: Governance in the Nonprofit Sector by Certified General Accountants: cga-ontario.org/assets/file/publication_grassroots_governance.pdf
- Colouring Outside the Box: One Size Does Not Fit All in Nonprofit Governance por el Management Assistance Program: https://www.propelnonprofits.org/wp-content/uploads/2017/10/Ten-Dimensions-that-Shape-Your-Board.pdf
- El Management Assistance Program for Nonprofits ha creado un sitio web de recursos que contiene seminarios web a petición y recursos sobre el tema de la gobernanza.
