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¿Está constantemente falto de tiempo? ¿Te parece que nunca hay suficientes horas en el día para lograr todo lo que quieres? ¿Se estresa tratando de encontrar el tiempo para completar todas las tareas de su lista? Si es así, no está solo. Para muchas personas, éste es un problema recurrente que degrada su calidad de vida.
El tiempo es el bien más preciado que se nos ha dado. ¿Por qué? Porque una vez que se pierde, desaparece para siempre. No podemos pedirlo prestado ni comprar más a ningún precio. A diferencia de muchos bienes, el tiempo no puede guardarse para un uso futuro. Es un recurso finito y fugaz. En realidad, no sabemos de cuánto dispondremos, ya que el futuro es incierto.
Piensa en esto: ¿qué tienen en común Warren Buffet, Bill Gates, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, el Dalai Lama y todos nosotros? Cada uno de nosotros tiene 24 horas en un día y ni un segundo más. Ninguna cantidad de dinero, fama, influencia o poder puede cambiar este hecho. Es el único regalo que nos ha tocado a todos de forma equitativa y justa. El tiempo es la máxima igualdad de condiciones.
Examinemos el tiempo más de cerca: dado que todos tenemos 24 horas en un día, eso equivale a 168 horas por semana (24 horas x 7 días). Afortunadamente, si dividimos 168 horas entre 3, obtenemos un número redondo de 56 horas. ¿Por qué he dividido por 3? Porque nuestro tiempo puede dividirse básicamente en 3 categorías básicas que tienen sentido para la mayoría de nosotros: dormir, trabajar y todo lo demás.
Los tres cubos de tiempo de 56 horas
Piensa en cada categoría como un cubo de tiempo separado. Tenemos nuestro cubo para dormir, nuestro cubo para trabajar y un cubo para todo lo demás. La mayoría de los adultos necesitan 8 horas de sueño al día. Esto significa que pasamos un tercio de nuestro tiempo (56 horas a la semana) durmiendo, es decir, un cubo.
El segundo cubo se destina al trabajo. Dado que la mayoría de nosotros trabaja al menos 8 horas al día, 5 días a la semana, esto equivale a 40 horas cada semana. Las carreras de muchas personas a menudo exigen más de 40 horas cada semana y también tienen la carga añadida del tiempo de desplazamiento hacia y desde el lugar de trabajo. Para simplificar, supongamos que la mayoría de la gente pasa un tercio de su tiempo trabajando y desplazándose al trabajo, lo que supone 56 horas a la semana, o 1 cubo.
Esto nos deja un cubo restante de tiempo a nuestra disposición para todo lo demás. Es el tiempo que utilizamos para las tareas cotidianas, como preparar los alimentos, comer, lavarse los dientes, ducharse, arreglarse, elegir la ropa, limpiar los platos, hacer ejercicio, meditar, etc. También es el cubo del tiempo que utilizamos para actividades de ocio como leer, ir de excursión, ver la televisión o una película, pasar tiempo con nuestros hijos y disfrutar de momentos con nuestra pareja. El tiempo de nuestro cubo «todo lo demás» también se asigna a tareas no cotidianas y ocasionales, pero esenciales, como hacer la compra, lavar la ropa, limpiar la casa, lavar el coche o cambiar el aceite, etc.
Debido a que el tiempo es un bien limitado y a que se gestiona mejor asignándolo a estos tres cubos, es imperativo que la asignación sea lo más eficaz y eficiente posible. ¿Cómo gestionamos nuestras 168 horas de la manera más eficaz?
Decidir qué es importante
Para determinar qué tareas y actividades merecen nuestro valioso tiempo y, por tanto, se han ganado la asignación a uno de nuestros cubos, tenemos que evaluarlas. Antes de poder realizar esta evaluación correctamente, tenemos que determinar primero nuestras (1) competencias básicas, (2) valores, (3) objetivos y (4) fuentes de felicidad.
1. Competencias básicas
Nuestras competencias básicas son nuestras habilidades distintivas que nos hacen destacar entre la multitud. Son las habilidades que hemos desarrollado y que nos permiten alcanzar nuestros objetivos. Son los talentos que nos permiten aportar el mayor valor a lo que hacemos.
2. Valores
Nuestros valores son una gran parte de lo que nos define como individuos. Ayudan a guiar nuestras decisiones y nos permiten saber cuándo estamos en el camino correcto. Nuestros valores también proporcionan una base sólida para nuestras metas.
3. Metas
Nuestras metas son las ambiciones que queremos alcanzar en nuestra vida. Ayudan a crear una hoja de ruta por la que viajamos, y funcionan con nuestros valores para guiar nuestras decisiones. Nuestras metas no deben considerarse sólo como objetivos, sino también como puntos de referencia.
4. Felicidad
Nuestras fuentes de felicidad son extremadamente personales e individuales. No debemos dejarnos guiar por los demás a la hora de decidir qué nos hace realmente felices, sino que debemos mirar en lo más profundo de nosotros mismos para descubrir nuestras verdaderas fuentes de felicidad. Saber qué es lo que realmente nos hace felices nos facilitará dejar de dedicar tiempo a tareas y actividades que no sirven a este objetivo final en nuestras vidas.
Manejar los cubos de tiempo
Esencialmente el primer cubo, el del sueño, es fijo. Por el bien de nuestra salud, no debemos tomar ninguna hora de ese primer cubo para añadirla a los otros dos. Así que eso nos deja con dos cubos, o 112 horas, en los que tenemos que centrar nuestro esfuerzo.
Empecemos con nuestro cubo de trabajo. ¿Cuáles son las competencias en las que queremos centrarnos y desarrollar en nuestra vida laboral? ¿Qué habilidades se nos dan mejor? ¿Qué habilidades queremos desarrollar para ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos laborales? ¿Qué actividades están más alineadas con nuestros valores? ¿Y cuáles nos hacen realmente felices? Cualquier tarea que no se alinee adecuadamente con estos criterios debe ser subcontratada o delegada siempre que sea posible.
En mi propio trabajo como creador de este blog, las actividades que más se alinean con mis cuatro criterios (competencias, valores, objetivos y felicidad) son las que implican investigar temas, escribir artículos e interactuar con mis lectores. Estas (entre otras) son las tareas que consumen las 56 horas de mi cubo de trabajo semanal. Otras tareas, como el diseño del sitio web, el alojamiento o el mantenimiento de las bases de datos, no cumplen mis cuatro criterios, por lo que las delego y externalizo. Esto no significa que estas tareas sean menos importantes; sólo significa que no pertenecen a mi cubo de trabajo, sino al de otra persona.
A continuación, veamos nuestro cubo de «todo lo demás». De la misma manera, debemos evaluar las tareas que realizamos regularmente y que entran en esta categoría y determinar si cumplen con nuestros cuatro criterios. Ahora bien, no todo lo que está en este cubo se alineará siempre con los cuatro criterios. Por ejemplo, no quiero que planchar sea una de mis competencias principales, pero estar bien arreglado es uno de mis objetivos, y me siento mejor y más feliz cuando presento una imagen positiva. En cambio, hacer la compra es para mí una tarea que cumple los cuatro criterios y nunca me plantearía delegarla; conozco a mucha gente que no está de acuerdo y la sacaría con gusto de sus propios cubos.
¿Cómo empleas tu tiempo?
La realidad es que la mayoría de nosotros no tenemos ni idea de cómo estamos empleando nuestro limitado tiempo y de lo que realmente estamos poniendo en nuestros cubos. Para determinar si estás utilizando tus propios cubos de la forma más eficaz posible, te recomiendo un sencillo ejercicio.
Dedica la próxima semana (y preferiblemente las dos siguientes) a escribir todo lo que haces, con el mayor detalle posible. Cuanto más específico y detallado sea, más valor obtendrá de este ejercicio. Toma nota de cuánto tiempo te lleva realmente cada tarea que realizas. Le garantizo que al final del primer día se sorprenderá, y al final de las dos semanas se asombrará de lo poco que sabe sobre la forma en que realmente está gastando su bien más preciado.
Este puede parecer un ejercicio desalentador de completar, pero su valor es enorme. Para que sea más fácil de realizar, hemos creado una hoja de trabajo gratuita que desglosa su semana de lunes a domingo en intervalos de 15 minutos (obtenga ahora su hoja de trabajo gratuita de 168 horas). Cuanto más pequeño sea el intervalo, más preciso y, por tanto, más útiles serán sus datos. Para ayudarle a recordar que debe rellenar su hoja de trabajo con regularidad, programe un temporizador que le recuerde que debe completarla cada 15 o 30 minutos; si no la rellena al menos con esa frecuencia, la precisión de sus datos se verá afectada.
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Después de rellenar sus hojas de trabajo durante al menos una semana entera (recuerde que es preferible dos semanas), sume las horas que ha dedicado a cada tarea en total. A continuación, utiliza tus cuatro criterios (competencias básicas, objetivos, valores y felicidad) para evaluar cada una de esas tareas. Al final del ejercicio, es muy probable que descubras que estás dedicando mucho menos tiempo del que te gustaría a lo que es más importante para ti, y que de hecho estás perdiendo mucho tiempo en cosas que no tienen sentido para ti. Ahora bien, ¿qué hacer con este conocimiento?
Cómo utilizar sus cubos de tiempo de forma eficaz
1. Sea reflexivo y realista
Una vez que haya completado sus hojas de trabajo y haya determinado qué actividades y tareas pertenecen a sus cubos, decida cuánto tiempo quiere dedicar idealmente a cada uno. Recuerde que cada cubo sólo dispone de 56 horas a la semana, así que distribuya sus horas de forma reflexiva, pero realista. Es posible que tenga que hacer algunos sacrificios en este paso; determine en qué está y en qué no está dispuesto a transigir.
2. Elimine el despilfarro
De las tareas que más sentido tienen, determine cuáles puede eliminar o reducir y cómo lo hará. Digamos, por ejemplo, que has determinado que pasas 4 horas a la semana haciendo colas. Si realiza sus operaciones bancarias por Internet en lugar de ir a la sucursal, si encarga su franqueo en lugar de ir a la oficina de correos, o si hace la compra en el supermercado fuera de horario, quizá pueda reducir esas 4 horas a una sola.
3. Bloquee las franjas de tiempo
Ahora analice sus tareas más importantes y significativas. ¿Les está dedicando suficiente tiempo de sus limitadas horas? Digamos que pasar tiempo con sus hijos es una de sus mayores prioridades en su cubo de «todo lo demás». Pero después de completar el ejercicio, descubres que en realidad pasas mucho menos tiempo del que quisieras con ellos. Propóngase bloquear espacios de tiempo semanales (y, a ser posible, diarios) para dedicarles. Al bloquear ese tiempo, evitas que otras tareas menos significativas invadan lo que realmente te importa. Haz lo mismo con tu cubo de trabajo. Aquellas actividades que están más alineadas con tus cuatro criterios y que no están recibiendo el tiempo que merecen, también necesitan tener bloques de tiempo dedicados.
4. Planifica con antelación
¿Recuerdas esas tareas ocasionales pero esenciales que mencioné antes? A veces esas tareas pueden realmente requerir que usted haga algunos cambios drásticos en su horario. Por ejemplo, la temporada de impuestos, las vacaciones, las bodas, etc. no se pueden ignorar, y ocuparán una cantidad muy grande de tiempo que tiene que salir de otra parte. Planifique con antelación estas ocasiones para estar bien preparado y crear el menor trastorno posible para sus tareas diarias más importantes.
5. Prepárese para lo inesperado
Y, por último, he aquí un consejo realmente útil. Todos los días te encontrarás inesperadamente con una situación inevitable que invade tu precioso tiempo. Tal vez uno de tus compañeros de trabajo llegue tarde a una reunión, o tal vez tengas una espera inusualmente larga en la consulta del médico. En lugar de dejar que estas ocasiones ocupen un espacio extra en uno de sus cubos, elabore una lista mental de tareas pequeñas, pero significativas, que pueda completar durante los breves intervalos libres. Crea una lista de amigos y familiares a los que te gustaría enviar un correo electrónico, o marca artículos que quieras leer en el navegador de tu teléfono. De este modo, nunca le cogerá desprevenido y podrá convertir el tiempo perdido en tiempo bien empleado.