Informes de empresa

Pueden ser algo tan simple como una tabla organizada de números hasta una visualización compleja e interactiva como ésta de Visual Capitalist.

Algunos ejemplos de informes son:

• Informes explicativos: El objetivo de un informe explicativo es explicar una situación a un grupo externo. Por ejemplo, un gráfico de barras que muestre los beneficios de una organización durante un periodo de tiempo determinado es explicativo; proporciona información que los usuarios pueden extrapolar para obtener información.
• Informes de progreso: Un ejemplo de informe de progreso es el boletín de notas de un niño de primaria. ¿Cómo van las cosas en este momento? ¿Qué cifras está generando su organización? Ofrecen instantáneas sobre un tema determinado para facilitar la transparencia.
• Informes analíticos: Este tipo de informe va más allá de ofrecer datos y proporciona un análisis. Por ejemplo, puede tomar el informe de ventas del año pasado y compararlo con el de este año en un solo documento y explicar por qué las cifras han aumentado, disminuido o se han mantenido estables.

Crear visualizaciones intuitivas

La visualización de los datos es crucial para nuestra interpretación y comprensión de los mismos. Y eso no es sólo porque nos gusten estéticamente los gráficos bonitos y las tablas llamativas: procesamos la información visual hasta 60.000 veces más rápido que el texto.

Mientras que podría ser necesario un analista de datos capacitado para notar las tendencias en una enorme tabla de números, incluso su pasante más reciente puede reconocer patrones en un gráfico de dispersión de esos mismos números. Estas visualizaciones facilitan a los usuarios la obtención de información procesable a partir de sus datos propios.

Obtener información de los datos

¿Qué hacen los usuarios cuando tienen sus datos organizados en informes fácilmente descifrables? Pueden analizar los datos para identificar patrones y tendencias. Estos patrones pueden dar lugar a perspectivas procesables – básicamente, patrones que tienen un significado concreto para la organización del usuario.

Por ejemplo, imaginemos una hipotética organización de ventas. Generan un informe explicativo que muestra sus datos de ventas del año en todo Estados Unidos en forma de gráfico organizado por regiones. El director de ventas puede comparar esta visualización con las cifras del año anterior, ya sea manualmente o a través de un software de inteligencia empresarial.

El director se da cuenta de que los datos muestran que sus ventas han caído un 13% en el noreste desde el año anterior. Pueden utilizar esa información para tomar decisiones: por ejemplo, si es probable que la causa del descenso sea un nuevo competidor, pueden centrar sus energías en formas de mejorar su producto, cambiar sus tácticas de marketing, centrarse en la retención de clientes u otras prácticas empresariales para recuperar su posición. Tomarán estas decisiones basándose en los datos y con números firmes (retorno de la inversión potencial, pérdida de ingresos en la región, coste de la acción correctiva frente al coste de no hacer nada, por ejemplo) para guiar sus elecciones.

Tomar decisiones basadas en datos

Las decisiones basadas en datos, otra de las palabras de moda, se refieren a las acciones que los usuarios pueden tomar respaldados por las tendencias y patrones identificados en las visualizaciones. Esto se opone a la toma de decisiones más tradicional, que se basa en gran medida en la heurística, como la prueba y el error, las percepciones anecdóticas y otros métodos menos concretos para determinar lo que es mejor para el negocio.

Por ejemplo, si una organización de ventas descubre que está haciendo buenas ventas en el Medio Oeste, puede dirigir más recursos hacia ese grupo demográfico de compradores para mejorar aún más las métricas de ventas. El objetivo de los informes empresariales es capacitar a los profesionales de la empresa para que tomen decisiones más informadas basadas en datos históricos, análisis actuales y predicciones futuras.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el software empresarial?

El software empresarial se refiere específicamente al software diseñado para una organización con muchos usuarios en lugar de un usuario individual. Normalmente, las soluciones de software se especializan en pequeñas y medianas empresas (PYMES) o en empresas, aunque muchas pueden satisfacer las necesidades de toda la gama de organizaciones. Proporciona aplicaciones y herramientas orientadas a la empresa para agilizar tareas como el procesamiento de pagos, la comunicación, el análisis de datos, etc. Su objetivo general es mejorar la productividad y la eficiencia a través de las capacidades de apoyo a la lógica empresarial.

¿Cuál es el objetivo de una herramienta de informes empresariales?

Como un paso en el procesamiento de datos, los informes tienen como objetivo organizar los datos en visualizaciones fácilmente descifrables. Deben ser estructuradas, fáciles de interpretar y pueden ofrecer una gama de interactividad, incluyendo el desglose, el filtro, la clasificación, etc. El objetivo de estas visualizaciones es ayudar a los usuarios a identificar patrones y tomar decisiones basadas en los datos.

¿Cuál es la diferencia entre los informes empresariales y la inteligencia de negocios?

Aunque las capacidades de los informes empresariales caen dentro del paraguas de BI, son ligeramente diferentes, así que vamos a tocar brevemente el tema.

La inteligencia de negocios es la categoría más amplia para los tipos de soluciones de software que realizan funciones de informes, análisis y visualización en un entorno empresarial. Esto puede incluir el análisis integrado, el análisis de datos, el análisis de big data, la minería de datos y más.

El informe empresarial es una categoría más específica de software de análisis dentro de BI. Se centra en la creación de informes que permiten a los usuarios obtener conocimientos, pero hace poco en la forma de guiar esos conocimientos. El BI es un conjunto más robusto, intensivo y extenso de características que incluye las que ofrece el reporting empresarial.

Pero esto no hace que el BI sea una opción adecuada para todos. Para muchas organizaciones, el BI es demasiado extenso y ofrece capacidades que no necesitan. Para otras, prefieren utilizar analistas de datos o planificadores financieros en lugar de soluciones de software. Cualesquiera que sean las razones, el software de informes empresariales es a menudo una opción más asequible y más centrada para las empresas que buscan algunas capacidades de BI de nivel inferior.

¿Cuáles son los tipos de informes empresariales?

Paneles de control
Los paneles de control son un portal a través del cual los usuarios pueden ver informes y otras visualizaciones. Pueden ser interactivos o estáticos, y su propósito principal es presentar una colección de información como el tablero de un avión o un coche. Muchos sistemas de informes empresariales permiten a los usuarios personalizar la vista de su tablero para asegurarse de que sólo ven la información que es relevante para ellos.

Gestión del rendimiento
Aunque a nadie le gusta sentir que su jefe se cierne sobre su hombro, la gestión del rendimiento es una parte vital de las mejores prácticas empresariales. Puede utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) orientados a los resultados para medir el rendimiento de los empleados individuales, los departamentos, las ubicaciones y más. Los informes empresariales recopilan y analizan las tendencias de los datos para ayudar a los usuarios a identificar las áreas en las que se puede mejorar el rendimiento.

Informes ad hoc
Los informes ad hoc son informes únicos generados para una consulta específica. Son altamente personalizados y de alcance reducido, ofreciendo datos detallados para pequeñas áreas de su negocio. Estos informes son útiles para la gestión del rendimiento, la formación de los empleados y la generación de informes detallados sobre cualquier tipo de KPI inusual.

¿Cuánto cuestan los informes empresariales?

El coste de las soluciones de informes empresariales varía mucho. Algunas son completamente gratuitas, para bien o para mal. Pero la mayoría tienen un precio basado en un presupuesto, dependiendo de las características que necesite el cliente, lo que significa que los proveedores no suelen hacer públicos sus precios. Ponerse en contacto con los proveedores que le interesan y enviar una solicitud de oferta para obtener un presupuesto personalizado es la única manera segura de saber cuánto costará una solución.

¿Cuáles son las mejores herramientas de informes empresariales?

Aquí es donde se pone difícil. Aunque algunas herramientas de informes empresariales son más potentes que otras, realmente no hay una solución única para todos. Sin embargo, puede asegurarse de elegir la herramienta adecuada para su organización. Siga estos sencillos pasos para encontrar el mejor sistema de informes empresariales:

Reunir requisitos
El paso más importante en la selección de software es identificar sus requisitos únicos. Su organización tiene necesidades específicas y utilizará características diferentes a las de otras empresas. Esta plantilla interactiva de requisitos puede ayudarle a identificar los requisitos que desea en una herramienta de informes empresariales. Basar su búsqueda en los requisitos especificados le ayuda a ahorrar el tiempo que normalmente se dedicaría a reducir las soluciones que no son una buena opción y le ayudará a asegurarse de que no termina pagando de más por características que no utilizará.

Comparar soluciones
Una vez que haya identificado sus requisitos clave, puede utilizar ese conocimiento para comparar plataformas. Este informe de comparación desglosa las diferentes soluciones de informes empresariales en función de lo bien que ofrecen las diferentes características. Este proceso lleva a cabo el beneficio mencionado en la sección anterior – sólo porque un producto es popular no significa que será un buen ajuste para usted, por lo que la coincidencia de sus requisitos únicos con los productos que los satisfacen es clave.

Lista y Solicitud de Demostraciones
Recomendamos la elección de los cinco o seis principales herramientas de informes empresariales que mejor se adapten a sus necesidades y llegar a esos proveedores. Esta es la fase en la que puede comparar los precios, la facilidad de uso y el soporte del proveedor.

La mayoría de las plataformas ofrecen una prueba o demostración gratuita para que los clientes se acostumbren al software. Este paso es crucial para asegurarse de que está contento con la interfaz de usuario del sistema. La principal razón por la que fracasa la implantación del software es el escaso compromiso de los usuarios con la plataforma, algo que se puede mitigar en gran medida con un software fácil de usar. También debe verificar la cantidad y el tipo de asistencia al usuario que ofrece el proveedor. Esto puede ser cualquier cosa, desde paquetes básicos de soporte de tickets hasta soporte técnico en vivo 24/7 y todo lo demás, cada paquete con una etiqueta de precio variable.

Tipos de análisis de informes empresariales

Descriptivos
Los análisis descriptivos buscan datos pasados para descubrir ideas sobre lo que ha sucedido en su negocio históricamente. Se trata de la forma más básica de análisis, que se limita a transformar los puntos de datos en visualizaciones para que los usuarios las analicen e interpreten. Este tipo de informe es útil para los informes de fin de año, la gestión del rendimiento y la comprensión del rendimiento general del negocio durante diferentes períodos de tiempo.

Diagnóstico
Si los análisis descriptivos responden al «qué», los de diagnóstico responden al «por qué». A través de funciones como el desglose, la extracción de datos, la correlación y el descubrimiento de datos, permite a los usuarios centrarse en puntos de datos específicos (por ejemplo, una gran caída de la productividad) y comparar diferentes factores para tratar de entender la causa de la caída.

Predictiva
La analítica predictiva hace predicciones sobre el futuro de su negocio basándose en cómo ha funcionado en el pasado. Mediante una combinación de algoritmos, aprendizaje automático y modelos estadísticos, el análisis predictivo capta las correlaciones de los datos. A continuación, puede rellenar las lagunas con proyecciones basadas en tendencias anteriores. Esta previsión es sólo eso: una previsión. No se puede esperar que sea 100% exacta. Pero cuantos más datos históricos incorpore la solución, más precisas serán las predicciones. Y una estimación aproximada es mucho mejor que ir a ciegas.

Prescriptiva
La analítica prescriptiva es una forma revolucionaria de poner a prueba un plan de negocio. Utilizando capacidades avanzadas de previsión, este tipo de análisis permite a los usuarios ver el impacto de las posibles decisiones en las métricas individuales y en el rendimiento general del negocio. Esto combina los tres tipos anteriores de análisis para ofrecer a los usuarios una forma libre de riesgo para predecir los resultados de diferentes decisiones.

Características de las herramientas de informes empresariales

El software de informes empresariales debe ofrecer un conjunto básico de características que permitan a los usuarios producir los tipos de análisis e informes mencionados anteriormente. He aquí un rápido resumen de esas características:

Formato perfecto
Las soluciones de informes empresariales pueden dar formato a los informes para ser impresos o para rellenar un diseño en línea designado para ser presentado por powerpoint, tablero o sitio web.

Filtrado de datos
El filtrado de datos examina los datos para incluirlos o excluirlos mediante parámetros especificados por el usuario para incluir sólo la información relevante.

Ordenación de datos
Después de filtrar los datos, la solución permite a los usuarios ordenar los datos en un informe. La clasificación controla el orden en que aparecen los datos, por ejemplo, por período de tiempo, por región, por representante de ventas, etc.

Agrupación de datos
Una vez filtrados y clasificados los datos, es necesario agruparlos para presentar tendencias. La agrupación organiza el conjunto de datos basándose en los parámetros especificados por el usuario.

Imágenes estáticas y dinámicas
Los informes pueden mostrarse en una variedad de formatos tanto en visualizaciones estáticas como dinámicas. Algunos ejemplos son JPEG, GIF, PNG, WMF y SVG.

Códigos de barras
Los usuarios pueden crear y exportar conjuntos de códigos de barras para los informes. Se trata de representaciones de datos legibles por máquina que permiten transmitirlos, importarlos e intercambiarlos digitalmente.

Gráficos
Los informes empresariales ofrecen una gama de tipos de visualización como gráficos de barras, gráficos circulares, gráficos de columnas, gráficos de áreas, gráficos de barras, gráficos de contadores, gráficos de burbujas, gráficos de árboles, mapas de calor, embudos, geomapas, etc.

Entrega de informes
Los informes se entregan a los destinos designados (por ejemplo, un sitio web, los correos electrónicos de los empleados, un tablero de instrumentos, etc.) en un idioma y formato específicos.

Creación de arrastrar y soltar
Los usuarios pueden crear informes a través de una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar que permite incluso a los principiantes crear informes visualmente interesantes.

Herramientas de creación de informes
Las soluciones de informes empresariales ofrecen una serie de herramientas que permiten a los usuarios crear diferentes tipos de informes, exportarlos, crear plantillas de informes, vincular bases de datos y crear grupos de datos para la creación de informes.

Explorador de campos
Esta función permite a los usuarios gestionar los campos de los informes y personalizarlos para que se ajusten a las necesidades exclusivas de su empresa.

Plantillas personalizadas
La mayoría de las herramientas de creación de informes empresariales vienen con informes preconstruidos, pero los usuarios también pueden crear plantillas de informes personalizadas para los tipos de informes que se necesitan con frecuencia. Esto hace que el proceso sea mucho más rápido y fácil más adelante.

Capacidades de exportación
Los usuarios pueden exportar informes en una gama de formatos, incluyendo Microsoft Excel, Microsoft Workbook, PDF, HTML y más.

Informes OLAP
Los usuarios pueden crear informes utilizando OLAP, o procesamiento analítico en línea. OLAP analiza los datos desde diferentes puntos de vista – períodos de tiempo o lugares, por ejemplo.