La guía definitiva para la toma de decisiones en grupo: técnicas, herramientas y estrategias

«La sabiduría de las multitudes»

«Ningún hombre es una isla».

«Se necesitan dos pedernales para hacer un fuego.»

Cuando se trata de citas inspiradoras, trabajar juntos es un tema bastante popular – y por una buena razón.

Desde las Siete Maravillas del Mundo hasta la banda ancha de fibra óptica superrápida, muchos de los mayores logros de la humanidad no fueron obra de una sola persona, sino de todo un equipo que trabajaba junto hacia un objetivo común.

Así que, aunque la toma de decisiones en grupo no siempre sea fácil, no se pueden discutir los resultados.

Y si estás buscando formas de potenciar el trabajo en equipo y mejorar la toma de decisiones en grupo, has llegado al lugar adecuado.

Porque con las técnicas, herramientas y estrategias adecuadas en su caja de herramientas figurativa, puede transformar una sala de colegas en una máquina de toma de decisiones bien engrasada. Siga leyendo, para encontrar todo esto, y más, en nuestra guía definitiva para la toma de decisiones en grupo.

El secreto de la toma de decisiones en grupo – comienza con ser un gran equipo

Reunir un equipo que funcione bien es mucho más que simplemente echar a la gente en una habitación y esperar lo mejor.

Es mucho más, de hecho, que se han escrito bibliotecas enteras sobre el tema de la composición de equipos – con algunos libros más útiles que otros. Si quieres crear un equipo eficaz, tiene sentido seguir los consejos de los expertos.

Y no hay muchos más expertos que J. Richard Hackman, profesor Cahners-Rabb de Psicología Social y Organizacional en la Universidad de Harvard.

En su libro de 2002, Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances, Hackman planteó cinco condiciones específicas necesarias para que el trabajo en equipo sea más eficaz:

1. Su equipo debe ser «real». Hackman sugiere que, para que un equipo funcione de forma óptima, debe ser «real». En términos sencillos, se refiere a la idea de que el equipo debe tener un líder claramente definido, un núcleo de miembros invariable y un propósito compartido. Esta definición infundirá confianza en los individuos del equipo y garantizará que todos tengan un sentido compartido de la responsabilidad.

2. Su equipo necesita una dirección convincente. Por muy eficiente que sea un equipo, todo ese esfuerzo no tiene sentido si está enfocado en la dirección equivocada. Por esta razón, Hackman sugiere que los equipos eficaces deben tener muy claro el objetivo singular que comparten, y empujar activamente hacia ese objetivo juntos.

3. Su equipo requiere una estructura de apoyo. Al igual que con muchas empresas en la vida, lograr el éxito como equipo requiere una estructura. Más concretamente, requiere una estructura que permita a cada uno de los miembros realizar su trabajo de la forma que consideren más eficaz.

4. Su equipo necesita una organización que lo apoye. Ningún equipo profesional existe en el vacío. La organización dentro de la cual existe el equipo debe apoyar los objetivos del equipo para que éste pueda alcanzar sus metas. Esto puede incluir sistemas de recompensa o cuestiones de infraestructura como el suministro del hardware y el software necesarios.

5. Su equipo necesita un entrenamiento experto. Incluso los mejores empleados suelen sentirse más cómodos y competentes cuando trabajan en solitario. Por lo tanto, parte de la experiencia del equipo consiste en comprender la mejor manera de trabajar con los demás, y el entrenamiento suele ser esencial para lograrlo. Al igual que las grandes estrellas del deporte tienen entrenadores, los mejores equipos también los tienen. Después de todo, «ningún hombre es una isla».

Las cinco condiciones de Hackman para la creación de equipos son una base sólida sobre la que usted también puede crear su equipo. Pero, por supuesto, esto es sólo el primer paso, es sólo el trabajo de base. Una vez que tenga un equipo funcional que pueda trabajar de forma óptima, tendrá que ponerlo a trabajar. Y para ello, tendrán que empezar a tomar algunas decisiones.

Si quieres saber más sobre cómo sacar lo mejor de tu equipo, echa un vistazo a nuestros artículos sobre objetivos profesionales, cómo contratar al gestor de producto adecuado y qué hace un buen gestor.

Así que, ahora que nuestro equipo de crack está reunido, vamos a ver cómo conseguir que trabajen al máximo…

5 de las mejores técnicas de toma de decisiones en grupo

Ahora que hemos cubierto los fundamentos, es el momento de llevar las cosas un paso más allá.

Las técnicas de toma de decisiones en grupo pueden proporcionar la estructura tan necesaria que los equipos necesitan para dejar de lado sus egos y centrarse en la decisión correcta para la organización.

Pero qué técnica es la adecuada para ti dependerá de la dinámica de tu equipo y, en cierta medida, también de lo que intentes conseguir; por eso es importante que las pruebes todas hasta que encuentres la que se adapta perfectamente a ti y a tus compañeros.

Estas técnicas no te dejarán un resultado final, (eso viene un poco más tarde), sino que representan la mecánica del proceso de decisión +.

En pocas palabras, estas técnicas de toma de decisiones permiten a los miembros del equipo explorar un problema desde todos los ángulos de una manera que les funcione.

Cada miembro del equipo es un individuo, después de todo, y ver el problema de forma diferente puede ayudarles a todos a llegar a una decisión más fácilmente. Además, los resultados objetivos que proporcionan algunas de estas técnicas de toma de decisiones (como la puntuación ponderada, por ejemplo) pueden utilizarse como fundamento a la hora de compartir las decisiones de su equipo en toda la empresa.

Naturalmente, la técnica más eficaz puede cambiar de un proyecto a otro (y de un equipo a otro), pero no se preocupe: hay muchas para elegir. De hecho, hemos seleccionado 5 de nuestras favoritas para ayudarle a dar el pistoletazo de salida:

1. El método Delphi

También conocido como «convergencia iterativa», el método Delphi es una técnica que se basa en la experiencia de un grupo o equipo para ayudar a tomar decisiones complejas.

El concepto en el que se basa el método Delphi es que un grupo de expertos en un tema podrá llegar a una decisión grupal mucho más eficaz que un grupo con sólo conocimientos básicos.

¿Y cómo funciona? Pues bien, el método Delphi se desarrolla en una serie de «rondas». Durante cada ronda, los expertos individuales responderán a preguntas relacionadas con la decisión en cuestión. Después de la ronda, un facilitador tomará las respuestas, las cotejará y las leerá de forma anónima al grupo. La siguiente ronda tiene lugar a la luz de la nueva información procedente de los demás expertos.

Esencialmente, se trata de un proceso de refinamiento de la información hasta que sólo quedan los detalles centrales más puros, o las opciones de decisión. Cuando se piensa de esta manera, el nombre de «convergencia iterativa» de repente tiene mucho más sentido.

2. Lluvia de ideas

Si la técnica anterior te ha parecido demasiado estructurada, ¿qué tal algo más libre? Probablemente ya hayas incursionado en esta técnica, pero la lluvia de ideas sigue siendo tan popular como siempre cuando se trata de tomar decisiones en grupo.

¿Por qué?

Bueno, para empezar: el brainstorming proporciona un entorno muy abierto y desinhibido en el que expresar las ideas, y esta atmósfera liberal puede ayudar a que la creatividad y el ingenio afloren. Pero nos estamos adelantando: empecemos por lo básico.

En pocas palabras, el brainstorming es una técnica de toma de decisiones en grupo en la que se anima a todos los miembros de un grupo a producir todas las ideas que se les ocurran, sin importar lo descabelladas que sean. Popularizado en el libro Applied Imagination, de Alex F. Osborn, de 1967, el concepto de lluvia de ideas es algo que sigue rotando regularmente en los lugares de trabajo de todo el mundo.

Debido a que la lluvia de ideas suele tener lugar como una sesión de forma libre, suele haber pocas limitaciones (si es que hay alguna) en el proceso. Esto puede significar que algunas ideas pueden ser un poco exageradas, pero también puede significar que las soluciones fuera de la caja de repente se convierten en una posibilidad real.

3. La técnica del grupo nominal

También conocida por su acrónimo NGT, la técnica del grupo nominal es esencialmente una forma más estructurada de lluvia de ideas. El concepto está diseñado para animar a todo el mundo a dar sus opiniones e ideas sinceras sin contenerse, pero también para introducir un paso de moderación por el que el resto del equipo discute y prioriza cada idea abiertamente.

Quizás la mejor manera de explicar la NGT es recorriendo cómo podría ser una sesión típica. Imaginemos que usted y su equipo tienen un problema que resolver y que la lluvia de ideas por sí sola no es suficiente. Así es como el NGT puede ayudar:

1. En primer lugar, hay que exponer claramente el problema en cuestión para que todos los miembros del grupo lo entiendan.

2. Al igual que en una lluvia de ideas, cada miembro del equipo debe tomar lo que se le ocurra y escribirlo. De nuevo, al igual que en la tormenta de ideas, aquí no hay límites.

3. Cada miembro del equipo lee en voz alta una de sus ideas y el líder de la sesión la escribe en la pizarra. Una vez que todos los miembros hayan aportado ideas, el equipo las debatirá conjuntamente. Si todos están de acuerdo, las ideas pueden ser eliminadas de la lista, o la redacción puede ser modificada.

4. Al final, el equipo debe quedar con una lista refinada de soluciones sobre la que todos están de acuerdo.

4. Clasificación

La opción democrática en la vida es a menudo la forma más justa de hacer las cosas, y lo mismo puede decirse ciertamente de la toma de decisiones en grupo.

Al igual que decidir qué sabor de patatas fritas se come primero del paquete, priorizar y poner los elementos en orden es algo que nos sale naturalmente como seres humanos. Podemos aprovechar este instinto a la hora de tomar decisiones en grupo para afinar nuestra lista de soluciones.

Entonces, ¿cómo se hace para clasificar las opciones cuando se toman decisiones en grupo? El primer paso es simplemente hacer que cada miembro del equipo vea lo que está disponible y luego -en privado- haga su propia lista clasificada de todas ellas. Puede ser del 1 al 10, de la A a la Z, lo que mejor le parezca. Una vez hecho esto, las listas pueden ser presentadas y se puede tomar un promedio de cada uno de los «votos» para cada elemento.

A partir de aquí, es una cuestión de matemáticas bastante simple para derivar cuál de los elementos de su lista de soluciones es el más popular entre el grupo.

5. Puntuación ponderada Puntuación ponderada

Aquí hay una técnica de toma de decisiones muy cercana a nuestros corazones en airfocus (tan cercana, de hecho, que tenemos una guía entera dedicada a ella): la puntuación ponderada.

Ideal para su uso en escenarios cuando su equipo tiene un montón de diferentes soluciones potenciales, pero no hay criterios claros para cortar y dividirlos, el modelo de puntuación ponderada se basa en la idea de que algunas soluciones o ideas pueden ser más críticas para el negocio (o más arriesgadas) que otras.

Al aplicar este sistema a su proceso de toma de decisiones, usted y su equipo deben evaluar cada elemento de su lista y asignar criterios como el valor empresarial, los costes y los riesgos. A cada uno de estos criterios se le debe asignar igualmente una puntuación basada en la ponderación del elemento. Por ejemplo, un elemento con una puntuación alta para el valor comercial y una puntuación baja para el riesgo probablemente sería un elemento de muy alta prioridad.

Una vez que haya llevado a cabo la puntuación ponderada para cada elemento de la lista de su equipo, podrá sumar las puntuaciones y tomar una decisión mucho más informada -como equipo- sobre en cuál de ellos debe centrarse primero.

4 herramientas esenciales para la toma de decisiones en grupo

Incluso cuando los mejores equipos del mundo tienen las mejores técnicas del mundo, la toma de decisiones puede no fluir sin problemas – no sin las herramientas adecuadas.

A veces estas herramientas son tan simples como una pizarra blanca, un marcador de borrado en seco y algunos ordenadores portátiles, pero hay un montón de herramientas teóricas y diagramas que pueden ayudar al proceso de toma de decisiones, también. A diferencia de las técnicas que hemos comentado anteriormente, estas herramientas consisten más bien en visualizar el problema de forma que se facilite la toma de decisiones.

De hecho, en muchos casos, es una buena idea utilizar una o más de estas herramientas como parte de las técnicas de toma de decisiones en grupo descritas anteriormente.

Las herramientas de toma de decisiones no tienen por qué ser complejas, pero sí deben simplificar el proceso de toma de decisiones de forma que sea más fácil llegar a un consenso. Estas son 4 de nuestras favoritas:

Votación por puntos adhesivos

A veces las herramientas más sencillas son realmente las mejores, y no hay nada más sencillo que la votación por puntos adhesivos.

¿Cómo funciona? Es muy sencillo: basta con hacer una lista de todos los puntos de debate en una pizarra o pared (las notas adhesivas son muy útiles en este caso), y luego distribuir un conjunto de pequeños puntos adhesivos.

En este punto, puede explicar a su equipo que cada punto adhesivo representa un voto de aprobación para un elemento o solución específicos. Entonces todo lo que tienen que hacer es acercarse y pegar su punto en el punto correspondiente.

Una vez que todos en el equipo se hayan tomado el tiempo de colocar su punto adhesivo en la pared, todos pueden dar un paso atrás para revisar.

Lo que realmente estarás viendo es un mapa de calor rudimentario: donde haya la mayor concentración de puntos adhesivos es probablemente donde deberías empezar a tomar decisiones. A partir de aquí, puedes enjuagar y repetir tantas veces como quieras hasta que tu lista de tareas esté 100% priorizada.

(O hasta que te quedes sin puntos adhesivos – ¡lo que ocurra primero!)

El árbol de decisiones

Antes de que tu equipo tome una decisión, uno de los pasos más importantes es intentar prever el resultado de esas decisiones.

Es para este propósito preciso que se creó el árbol de decisiones: es una forma muy visual, y muy intuitiva, de predecir cómo resultarán ciertas decisiones. A diferencia de un mapa mental, un árbol de decisión es una herramienta no lineal.

Esto significa que usted puede tomar múltiples decisiones potenciales y ejecutarlas a través de cada paso del árbol para ayudarle a decidir si es la opción correcta o no.

Los árboles de decisión son bastante interesantes desde el punto de vista del diseño porque esencialmente reflejan el propio proceso de pensamiento del cerebro al tomar decisiones.

Simplemente, un árbol de decisión comienza con una sola pregunta justo en la parte superior o inferior de la página – piense en esto como la raíz.

A partir de aquí, se añaden nodos debajo de la raíz con preguntas binarias que cuestionan sus supuestos o hacen sugerencias alternativas.

Es fácil ver cómo, tras unas cuantas ramas que llevan a unos cuantos nodos, se puede desarrollar rápidamente un diagrama parecido a un árbol.

Una vez que cada una de estas ramas llega a su conclusión natural, normalmente a través de varios nodos, el nodo final se conoce como hoja. Una sola cadena desde la semilla hasta la hoja se conoce como regla.

¡Phew! Si no eres un gran horticultor, no te preocupes: los árboles de decisión son mucho más fáciles de entender sobre el papel y pueden ser una poderosa herramienta a la hora de ayudar a tu equipo a tomar decisiones lógicas y basadas en hechos de forma conjunta.

La herramienta Priority Poker de airfocus

Por supuesto, no podíamos dejar pasar la discusión sobre la priorización sin mencionar nuestra herramienta de toma de decisiones muy grupal: Priority Poker. Sobre todo porque recientemente hemos lanzado la V2 de la herramienta Priority Poker.

Esta herramienta -exclusiva de airfocus- es una forma divertida y eficaz de permitir la toma de decisiones en grupo.

Entonces, ¿cómo funciona y cómo puede ayudar? Es muy fácil. Basta con hacer clic en la función Priority Poker, para poner la mesa.

Una vez que todas las opciones están ahí para ser votadas, los miembros del equipo puntúan anónimamente cada idea o solución en la lista o backlog.

Puedes pedir a los jugadores que voten a través de métricas clave, como el valor, el coste, el riesgo, etc. para obtener una imagen holística de qué ideas merecen ser seguidas y cuáles el grupo ha decidido dejar atrás.

Después de que todo el mundo haya hecho su puntuación, verás un práctico resumen de lo que tu equipo considera realmente importante. Y lo que es mejor, puedes aplicar estas clasificaciones a tu hoja de ruta directamente desde el juego… práctico, ¿verdad?

El análisis de Pareto

Probablemente hayas oído hablar de él por su nombre más común: la regla del 80/20.

Lo que probablemente no sabías es que se remonta a 1896, cuando apareció por primera vez en el libro Cours d’economie politique del economista italiano Vilfredo Pareto.

¿Cómo te ayuda a tomar decisiones?

Bueno, la regla dice simplemente que el 80% de los beneficios de un proyecto suelen provenir del 20% de su esfuerzo. Llevar a cabo un análisis de Pareto permite a tu equipo identificar mejor dónde está ese 20% y utilizar esa información para priorizar mejor las soluciones.

Este proceso es particularmente útil cuando su equipo está tomando decisiones basadas en los comentarios de los clientes, como los errores y los informes de errores. Puede simplemente sumar el número de veces que se informa de cada problema individual, luego traducir estos informes en un porcentaje y trazarlos en un gráfico.

Por último, sólo tiene que dibujar una línea recta que se cruce en el 80% del recuento y el enfoque que su equipo probablemente debería decidir tomar se volverá de repente muy claro.

Cómo tomar una decisión final (como grupo)

En este punto, hemos cubierto la composición del equipo, algunas técnicas útiles para ayudar a ese equipo a tomar esas decisiones, y algunas herramientas que pueden aprovechar para facilitar el proceso. Pero queda una pregunta crucial: ¿cómo sabremos cuándo se ha tomado una decisión?

¿Y si el resultado de estas herramientas y técnicas de toma de decisiones en grupo deja unas cuantas opciones estupendas sobre la mesa: por cuál te decantas?

Al igual que en la sala del jurado, su equipo también tendrá que ponerse de acuerdo sobre una estrategia de toma de decisiones que ofrezca ese resultado final.

Con esto en mente, aquí están las estrategias de toma de decisiones en grupo más comunes que su equipo podría elegir:

• Decisión unánime. Este es el estándar de oro absoluto de la toma de decisiones en grupo. Si puedes encontrar una manera de que todos los miembros de un equipo lleguen a la misma decisión, ese acuerdo general refuerza realmente el peso de dicha decisión. No siempre ocurre así, por supuesto. Por eso hay otras opciones…

• Consenso. Al igual que el turbio mundo de la política, las decisiones empresariales no siempre son blancas o negras. Por eso, a veces te resultará imposible que todos los miembros del equipo estén de acuerdo con un resultado. Al utilizar el método de la mayoría democrática, no hay necesidad de perder el tiempo intentando convencer a los que no están de acuerdo, porque el resultado elegido es el que selecciona la mayoría del equipo. Los que no están de acuerdo deben, no obstante, aceptar la decisión final para llegar a un consenso.

• La decisión ejecutiva. No se puede evitar: a veces, corresponde a una sola persona (normalmente el líder de un grupo) tomar una decisión final. En este caso, la persona elegida escuchará a todas las partes de la discusión, revisará la información proporcionada por las herramientas de toma de decisiones del grupo y tomará una decisión. Sin duda, es una forma más autocrática de hacer las cosas, pero si lo piensas, así es como se toman muchas decisiones empresariales hoy en día.

¿Listo para tomar mejores decisiones en grupo?

Es fácil descartar la toma de decisiones en grupo como algo difícil y, en ocasiones, frustrante. Sin embargo, si aprovecha las técnicas, herramientas y estrategias que hemos compartido en esta guía, puede que le resulte una experiencia realmente gratificante.

Ahora debería tener todo lo que necesita para salir a la calle y crear un equipo que rompa objetivos, tome nombres y resuelva problemas para afrontar casi cualquier reto empresarial (y explicar exactamente cómo lo hicieron).

Y no lo olvide: airfocus es la herramienta ideal para mantenerlos a todos alineados y tirando en la misma dirección.

Pruébelo hoy mismo y descubra lo que usted (y su equipo) podrían conseguir realmente.