Introducción al plan de cuentas de las organizaciones sin fines de lucro
El plan de cuentas de una organización sin fines de lucro difiere de una empresa normal en que el balance general se denomina estado de situación financiera, el estado de resultados se denomina estado de actividades o estado de operaciones, y como la organización sin fines de lucro está gobernada por fideicomisarios y no tiene propietarios, el lado del patrimonio neto de la ecuación contable se sustituye por el término activos netos o fondos.
Un plan de cuentas, a veces abreviado como COA, es una lista de todos los nombres de las cuentas que se encuentran en el libro mayor con un código de cuenta (números del plan de cuentas) asignado a ella.
El plan de cuentas simplemente establece la estructura de su sistema de cuentas para que todas las cuentas similares se agrupen. Por ejemplo, las cuentas de activos operativos fijos del estado financiero podrían tener códigos a partir de 1600, o las cuentas de ingresos podrían tener códigos a partir de 4000.
Una estructura simple le permite identificar fácilmente las cuentas y ayuda en la contabilización de las transacciones y la preparación del balance de comprobación y los estados financieros. Suele ser mejor utilizar números para los códigos de las cuentas, ya que así se agiliza el proceso de introducción de las transacciones al poder utilizar el teclado numérico.
¿Cómo debe ser un plan de cuentas de una organización sin ánimo de lucro?
El plan de cuentas de una organización sin ánimo de lucro debe dividirse en secciones de estado de situación financiera y estado de actividades, cada una de las cuales se subdivide en grupos (por ejemplo, efectivo, cuentas por cobrar, ingresos, gastos, etc.). Por lo general, las cuentas más utilizadas deben mantenerse cerca de la parte superior de cada grupo.
Un ejemplo de plan de cuentas sin fines de lucro se muestra en la tabla interactiva siguiente.
Guía y clave del plan de cuentas sin fines de lucro
- Nombre de la cuenta: El nombre de la cuenta en el libro mayor
- FS: El Estado Financiero en el que aparece la cuenta
- SFP: Estado de Situación Financiera
- SA: Estado de Actividades:
- Grupo: El tipo de cuenta.
- Código: Un código de cuenta sugerido para la cuenta
| Nombre de la cuenta | FS | Grupo | Código |
|---|---|---|---|
| Efectivo en banco | SFP | Efectivo | 1010 |
| Efectivo en caja | SFP | Efectivo | 1040 |
| Ahorros &a cortoinversiones a corto plazo | SFP | Efectivo | 1070 |
| Control de cuentas por cobrar | SFP | Cuentas por cobrar | 1110 |
| Previsión de incobrables | SFP | Cuentas por cobrar | 1115 |
| Gastos anticipados | SFP | Otros activos | 1450 |
| Ingresos devengados | SFP | Otros activos | 1460 |
| Inversiones | SFP | Inversiones | 1580 |
| Mejoras en la propiedad | SFP | Activos fijos de explotación | 1630 |
| Muebles, instalaciones, y equipo | SFP | Activos fijos de explotación | 1640 |
| Amortización – mejora del arrendamiento | SFP | Amortización acumulada | 1735 |
| Amortización acumulada – ff & e | SFP | Amortización acumulada | 1745 |
| Cuentas por pagar | SFP | Cuentas por pagar | 2010 | Gastos devengados | SFP | Pasivos devengados pasivos | 2150 |
| Ingresos diferidos | SFP | Pasivos devengados | 2310 |
| Pasivos a corto plazo.pasivo a corto plazo – otros | SFP | Préstamos a corto plazo & | 2570 |
| Pasivo a largo plazo – otros | SFP | Préstamos a largolargo plazo & préstamos | 2770 |
| Activos netos no restringidos (fondos) | SFP | Fondos | 3010 |
| Temp. activos netos restringidos (fondos) | SFP | Fondos | 3110 |
| Perm. activos netos restringidos (fondos) | SFP | Fondos | 3210 |
| Aportaciones | SA | Ingresos por aportaciones directas | 4010 |
| Donaciones | SA | Ingresos de servicios | 4110 |
| Subvenciones no gubernamentales | SA | Ingresos por subvenciones no gubernamentales | 4230 |
| Recaudación de fondos | SA | Ingresos por contribuciones indirectas | 4430 |
| Subvenciones públicas | SA | Ingresos por subvenciones públicas | 4510 |
| Cuotas de servicios de programas | SA | Ingresos por programas-ventas & cuotas | 5180 |
| Cuotas de socios | SA | Ingresos por cuotas | 5210 |
| Intereses-ahorro/corto plazo-plazo | SA | Ingresos por inversiones | 5310 |
| Ingresos varios | SA | Ingresos de otras fuentes | 5490 |
| Salarios de funcionarios &directores | SA | Salarios &gastos relacionados | 7210 |
| Salarios y sueldos | SA | Salarios &gastos relacionados | 7220 |
| Costes de pensiones | SA | Salarios &gastos relacionados | 7230 |
| Beneficios a los empleados – no pensión | SA | Salarios &gastos relacionados | 7240 |
| Impuestos sobre la nómina, etc. | SA | Salarios &gastos relacionados | 7250 |
| Gastos de contabilidad | SA | Gastos de contratación de servicios gastos | 7520 |
| Honorarios legales | SA | Gastos de servicios contractuales | 7530 |
| Honorarios profesionales honorarios – otros | SA | Gastos de servicios contratados | 7540 |
| Alquileres | SA | Instalaciones & gastos de equipamiento | 8210 |
| Gastos de ocupación | SA | Instalaciones &gastos de equipamiento | 8215 |
| Utilidades | SA | Gastos de equipo & | 8220 |
| Alquiler de equipo & mantenimiento | SA | Instalaciones &gastos de equipo | 8260 |
| Depreciación | SA | Instalaciones & gastos de equipo | 8270 |
| Depreciación y amortización | SA | Instalaciones &gastos de equipo | 8270 |
| Viajes | SA | Viajes &gastos de reuniones | 8310 |
| Conferencias, convenciones, reuniones | SA | Viajes &gastos de reuniones | 8320 |
| Intereses | SA | Otros gastos | 8510 |
| Seguro | SA | Otros gastos | 8520 |
| Cuotas de socio | SA | Otros gastos | 8530 |
| Desarrollo del personal | SA | Otros gastos | 8540 |
| Servicios informáticos externos | SA | Otros gastos | 8560 |
| Gastos de publicidad | SA | Otros gastos | 8570 |
| Contingencias provisiones | SA | Otros gastos | 8580 |
| Otros gastos | SA | Otros gastos | 8590 |
| Gastos por deudas incobrables | SA | Gastos comerciales | 8610 |
| Impuestos sobre las ventas | SA | Gastos comerciales | 8620 |
| Impuestos – otros | SA | Gastos del negocio | 8650 |
Fíjese en cómo cada cuenta del plan contable de las entidades sin ánimo de lucro se clasifica como estado de situación financiera o estado de actividades y luego se clasifica en un grupo como, por ejemplo, otros activos. Los nombres de las cuentas dependerán de su tipo de negocio, pero la clasificación y la agrupación deben ser similares a la tabla anterior.
Al asignar los códigos de las cuentas (números del plan de cuentas) no olvide dejar espacio en el plan de cuentas sin fines de lucro para las cuentas y códigos adicionales que se insertarán en un grupo en una etapa posterior. Por ejemplo, los códigos de ingresos van de 4000 a 5999, por lo que hay mucho espacio para incorporar nuevas categorías de ingresos si es necesario.
Acerca del autor
El contable colegiado Michael Brown es el fundador y director general de Double Entry Bookkeeping. Ha trabajado como contable y consultor durante más de 25 años y ha construido modelos financieros para todo tipo de industrias. Ha sido director financiero o interventor de pequeñas y medianas empresas y ha dirigido pequeños negocios propios. Ha sido directivo y auditor en Deloitte, una de las 4 grandes firmas de contabilidad, y es licenciado por la Universidad de Loughborough.
9 de diciembre de 2019