¿Cómo suele ser un proceso de admisión?
La mayoría de las veces, un proceso de admisión para un proyecto comienza cuando alguien envía un correo electrónico y dice: «Necesito que hagas esto». Es importante recorrer los pasos del proceso de admisión del proyecto porque gestionar todo desde la bandeja de entrada no es escalable, y no es eficaz ni eficiente. El uso de herramientas y metodologías de gestión de proyectos puede ayudarle a gestionar las solicitudes de proyectos y su proceso de admisión de manera más eficaz.
El mayor problema que la mayoría de los departamentos tienen con los procesos de admisión hoy en día es que no tienen consistencia a través de todos los flujos de trabajo. Tanto si se trata de proyectos internos como de trabajar con proveedores externos, a menudo hay poca coherencia en la forma en que toman la información para comenzar el proceso de iniciación del proyecto.
Crear un proceso de admisión que realmente funcione
Si su organización es como la anterior, entonces hay muchas formas de que el trabajo llegue a usted en este momento. El primer paso para gestionar estas solicitudes de proyectos es crear un proceso de admisión que realmente funcione.
Desarrolle un formulario de solicitud de proyectos
Trabaje con su equipo para determinar qué información se necesita al presentar una solicitud de proyecto en su sistema de admisión. Las preguntas más comunes son:
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¿Cuál es la solicitud?
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¿Dónde se utilizará?
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¿Cuándo debe presentarse?
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¿Cuáles son los requisitos del proyecto?
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¿Cómo beneficia a la empresa?
Lea más sobre la creación de un formulario de solicitud de proyecto
Designe una ubicación de presentación de solicitudes
El siguiente paso en la creación de un proceso de admisión es designar una ubicación central para todas las solicitudes de proyectos que llegan a su equipo. El mayor beneficio de hacer esto es la visibilidad. Podrá ver claramente las solicitudes presentadas y las fechas de vencimiento junto con el trabajo actual en curso.
Puede ser tan sencillo como crear una dirección de correo electrónico de admisión para todas las solicitudes de proyectos recibidas, de modo que todas las solicitudes de proyectos que lleguen a su organización vayan a un solo lugar. Por ejemplo, , y todas las solicitudes de correo electrónico estarán disponibles allí.
O bien, puede optar por utilizar un documento compartido a través de Google o Dropbox.
Sin embargo, la mejor solución es aprovechar un software de gestión de proyectos para mantener todo el trabajo centralizado, asegurar que los campos de solicitud de proyectos se están llenando, y mover fácilmente las solicitudes en las tareas.
Designar quién está a cargo de la admisión
A continuación, tiene que elegir el individuo dentro de su organización que va a comprobar la ubicación de admisión centralizada. Es muy sencillo. A continuación, configure su ubicación de admisión preferida para que se notifique a las personas que necesitan ser notificadas cuando se presenta una solicitud de proyecto.
Formalice el proceso
Puede tener todos los procesos en su lugar, pero si nadie los conoce, es como no tener ningún proceso de admisión.
Si usted formaliza no sólo la tecnología del proceso de admisión, sino también el marco real de cómo cada proyecto va a comenzar y ser movido a través de la organización, entonces usted tiene una responsabilidad mucho mejor y, finalmente, todo el mundo aprende el sistema de admisión.
Para hacer esto, es posible que tenga que encontrar un «tope de la pelota» en su organización para evangelizar el proceso de admisión. Esta es la persona que va a responsabilizar a todas las personas del equipo, desde arriba hasta abajo, y desde la derecha hasta la izquierda; todos van a ser responsables de utilizar el sistema de admisión. Esta persona no tiene que ser necesariamente un ejecutivo o un alto cargo. Puede ser un ejecutivo de cuentas, un gestor de proyectos, un gestor de tráfico, o el equipo en su conjunto.
La persona que se encargue de los procesos en su organización será la que se levante físicamente y entre en la oficina de cada persona, le dé la mano y le muestre cómo utilizar el proceso de admisión correctamente, y luego insista en que lo haga de esa manera cada vez.
Si puede encontrar a esa persona en su organización, o si realmente puede salir y contratar a esa persona en su organización, va a encontrar que su gestión de proyectos funciona mucho más eficientemente.
Sostener la mano es un componente clave para un proceso de admisión exitoso. Si la gente le envía solicitudes por correo electrónico y no utiliza el sistema de admisión, se hace necesario decirles: «No puedo trabajar en esto porque no lo veo. No está en el sistema de gestión de proyectos»
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