Miltä sisäänottoprosessi tyypillisesti näyttää?
Useimmiten projektin sisäänottoprosessi alkaa siitä, että joku lähettää sähköpostia ja sanoo: ”Tarvitsen sinua tekemään tämän”. On tärkeää käydä läpi projektin sisäänottoprosessin vaiheet, koska kaiken hallitseminen postilaatikosta ei sovellu, eikä se ole tehokasta tai toimivaa. Projektinhallintatyökalujen ja -menetelmien käyttö voi auttaa sinua hallitsemaan projektipyyntöjä ja vastaanottoprosessia tehokkaammin.
Suurin ongelma, joka useimmilla osastoilla on nykyään vastaanottoprosessien kanssa, on se, että ne eivät ole johdonmukaisia kaikissa työnkuluissa. Olipa kyse sitten sisäisistä projekteista tai työskentelystä ulkopuolisten toimittajien kanssa, usein ei ole juurikaan johdonmukaisuutta siinä, miten tiedot otetaan vastaan projektin käynnistämisprosessin aloittamiseksi.
Luotava sisäänottoprosessi, joka todella toimii
Jos organisaatiosi on edellä kuvatun kaltainen, töitä saapuu sinulle juuri nyt monin tavoin. Ensimmäinen askel näiden projektipyyntöjen hallinnassa on luoda sisäänottoprosessi, joka todella toimii.
Kehitä projektipyyntölomake
Työskentele tiimisi kanssa määrittääksesi, mitä tietoja tarvitaan, kun projektipyyntö lähetetään sisäänottojärjestelmääsi. Yleisiä kysymyksiä ovat:
-
Mitä pyyntö koskee?
-
Missä sitä käytetään?
-
Milloin se on määrä toimittaa?
-
Mitkä ovat projektin vaatimukset?
-
Miten se hyödyttää liiketoimintaa?
Lue lisää projektipyyntölomakkeen luomisesta
Pyyntöjen lähetyspaikan nimeäminen
Seuraava askel vastaanottoprosessin luomisessa on nimetä keskitetty paikka kaikille tiimillesi tuleville projektipyynnöille. Suurin hyöty tästä on näkyvyys. Näet selkeästi lähetetyt pyynnöt ja eräpäivät sekä meneillään olevat työt.
Voi olla niinkin yksinkertaista kuin vain luoda vastaanottosähköpostiosoite kaikille vastaanotetuille projektipyynnöille, jotta kaikki organisaatiollesi tulevat projektipyynnöt menevät yhteen paikkaan. Esimerkiksi , ja kaikki sähköpostipyynnöt ovat saatavilla siellä.
Vai voit halutessasi käyttää jaettua asiakirjaa Googlen tai Dropboxin kautta.
Paras ratkaisu on kuitenkin hyödyntää projektinhallintaohjelmistoa, jonka avulla voit pitää kaiken työn keskitettynä, varmistaa, että projektipyyntökentät täytetään, ja siirtää pyynnöt helposti tehtäviksi.
Nimeä, kuka vastaa vastaanotosta
Seuraavaksi sinun on valittava organisaatiostasi henkilö, joka tarkastaa keskitetyn vastaanottopaikan. Tämä on tarpeeksi yksinkertaista. Määritä sitten haluamasi vastaanottopaikka niin, että niille henkilöille, joille on ilmoitettava, kun projektipyyntö lähetetään, ilmoitetaan asiasta.
Vormalisoi prosessi
Sinulla voi olla kaikki prosessit käytössäsi, mutta jos kukaan ei tiedä niistä, se on aivan kuin sinulla ei olisi lainkaan vastaanottoprosessia.
Jos virallistat sisäänottoprosessin tekniikan lisäksi myös varsinaiset puitteet sille, miten kukin hanke aloitetaan ja miten sitä siirretään organisaatiossa, saat paljon paremman vastuuvelvollisuuden, ja lopulta kaikki oppivat sisäänottojärjestelmän.
Tämän toteuttamiseksi sinun on ehkä löydettävä organisaatiostasi ”buck stopper”, joka evankelioi sisäänottoprosessia. Tämä on henkilö, joka pitää kaikki tiimin jäsenet tilivelvollisina, ylhäältä alas ja oikealta vasemmalle; kaikki ovat vastuussa siitä, että he käyttävät sisäänottojärjestelmää. Tämän henkilön ei välttämättä tarvitse olla johtaja tai ylempi toimihenkilö. Se voi olla asiakkuuspäällikkö, projektipäällikkö, liikennepäällikkö tai koko tiimi.
Organisaatiossasi prosessin pysäyttäjä on henkilö, joka nousee fyysisesti ylös ja kävelee jokaisen yksittäisen henkilön toimistoon, pitää häntä kädestä kiinni ja näyttää hänelle, miten sisäänottoprosessia käytetään oikein, ja vaatii sitten, että hän tekee sen niin joka ikinen kerta.
Jos löydät tuon yhden henkilön organisaatiostasi, tai jos voit itse asiassa mennä palkkaamaan tuon yhden henkilön organisaatiostasi, tulet huomaamaan, että projektinhallintasi toimii paljon tehokkaammin.
Kiinteyden pitäminen on onnistuneen sisäänottoprosessin keskeinen osa. Jos ihmiset lähettävät sinulle sähköpostitse pyyntöjä eivätkä käytä sisäänottojärjestelmää, tulee tarpeelliseksi sanoa heille: ”En voi työskennellä tämän parissa, koska en näe sitä. Se ei ole projektinhallintajärjestelmässä.”