20 stratégies de communication efficaces sur le lieu de travail

Des petites querelles sur les indemnités de vacances aux graves préoccupations entourant la satisfaction des employés, il y a très peu de problèmes sur le lieu de travail qui ne peuvent être résolus avec un peu de bonne vieille communication. Mais, lorsque les jeux sont faits et que vous devez avoir une conversation difficile, il est vital d’avoir quelques stratégies dans votre manche pour vous assurer d’en tirer le maximum.

Qu’est-ce qu’une communication efficace ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre ce qui distingue une bonne communication d’une mauvaise. Cela peut sembler une distinction évidente (parler à votre équipe = bon, leur crier au visage = mauvais) mais c’est en fait un peu plus subtil que cela.

Tout d’abord, une grande partie de ce que nous disons ne sort pas réellement de nos bouches. Selon le chercheur en psychologie Albert Mehrabian, seulement 7% du sens est dérivé des mots réels que nous disons. Les 55 % restants proviennent de notre langage corporel, et 38 % du ton de notre voix.

Ces pourcentages ne s’appliquent techniquement qu’à la communication en face à face. Mehrabian est arrivé avec cette théorie en 1967, bien avant l’invention de l’email ou de la messagerie instantanée. Les stratégies de communication en ligne ont tendance à être un peu différentes – nous en parlerons plus tard.

Pourquoi une communication efficace est-elle importante ?

En termes de dictionnaire, une communication efficace est une « communication entre deux ou plusieurs personnes dans laquelle le message prévu est livré, reçu et compris avec succès. » En termes simples, cela signifie que le locuteur et l’auditeur reçoivent tous deux le même message de la conversation – il n’y a pas de fils croisés ou de malentendus.

Cela signifie également que la personne qui parle se sent entendue et comprise. Si l’auditeur dit « oui, absolument, je comprends tout à fait votre point de vue, je vais en tenir compte » et qu’ensuite il ne fait rien de tel, ce n’est pas une communication efficace.

Dans un sens commercial, la communication efficace prend une signification supplémentaire, par laquelle les informations partagées contribuent au succès commercial d’une organisation. Il est vital pour tous les employés d’être sur la même longueur d’onde afin de contribuer à un objectif collectif, et une communication efficace est nécessaire pour y parvenir.

Pourquoi avez-vous besoin d’une stratégie de communication forte ?

Tout simplement, une bonne communication peut faire ou défaire une entreprise.

Si, en tant que manager, vous n’êtes pas capable de communiquer efficacement avec votre équipe, vous avez effectivement réduit vos capacités de leadership à presque rien.

La communication est vitale dans un sens autoritaire, pour donner des instructions, commander des projets ou présenter des arguments aux clients. Elle est tout aussi importante, cependant, dans un sens collaboratif, en termes d’écoute de votre équipe et de travail avec elle pour répondre à toutes les préoccupations qu’elle pourrait avoir.

Sans plus attendre, voici toutes les stratégies de communication dont vous aurez jamais besoin. Nous les avons divisées en stratégies globales, avec des stratégies spécifiques pour le face à face et en ligne.

20 stratégies de communication efficaces pour transformer votre entreprise

Écouter

Oui, c’est vrai, les stratégies de communication les plus importantes n’impliquent pas réellement de parler. Cela semble un peu contre-intuitif, mais vraiment, il n’y a aucune façon d’avoir une conversation productive avec quelqu’un si vous n’avez pas réellement écouté ses préoccupations et si vous ne les avez pas prises en compte.

Aller tout feu tout flamme, sans prêter la moindre attention à ce que l’autre personne a à dire, vous donnera l’impression d’être tyrannique et inattentif. Assurez-vous de réserver suffisamment de temps pour que la personne puisse parler de ses préoccupations – et ne la coupez pas à mi-chemin.

Créer une atmosphère réceptive

Similaire à l’écoute, une communication efficace repose sur la création d’un espace réceptif. Les employés ne voudront pas exprimer leurs préoccupations s’ils ont l’impression qu’elles seront simplement balayées sous le tapis et qu’on ne s’en occupera pas.

Tentez de créer un environnement détendu et accessible pour votre conversation, car si vous semblez pressé ou tendu, cela ne mettra pas l’autre personne à l’aise.

Formation

Il y a deux aspects à cela. Tout d’abord, votre formation pour les nouveaux employés doit être communicative sur leur rôle de travail et sur les détails de l’entreprise. Cela inclut l’histoire, vos clients et toute politique interne sur des choses comme les vacances et les heures de travail. Si vous constatez que beaucoup de vos nouvelles recrues viennent vous voir toutes les demi-heures pour poser les mêmes questions, c’est un signe que votre formation n’est pas à la hauteur.

Deuxièmement, cependant, les méthodes de communication efficaces devraient également faire partie de la formation que vous donnez à vos employés. Comme toute autre chose dans les affaires, c’est une compétence qui s’apprend, et les méthodes de communication diffèrent d’une entreprise à l’autre. Il est de votre responsabilité d’inculquer les meilleures pratiques à votre équipe.

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Votre ton, en termes de langage que vous utilisez, de clarté et de votre façon de parler, sont tous des aspects essentiels d’une bonne communication.

Voici 6 choses à faire et à ne pas faire pour une communication efficace :

5. FAIRE utiliser un vocabulaire clair et simple pour s’assurer que vous faites passer votre message. Si votre langage est ambigu ou trop complexe, vous risquez d’être mal compris et de devoir vous expliquer plusieurs fois.

6. NE PAS être trop blagueur – vous êtes dans un environnement professionnel et votre ton doit correspondre à cela

7. NE PAS utiliser d’argot, de gros mots ou un langage qui pourrait être offensant. Vous risquez d’aliéner votre auditeur – de plus, ce n’est pas très professionnel.

8. NE PAS sonner comme un disque rayé. Votre message doit être clair et faire autorité dès la première fois et vous ne devriez pas avoir à vous répéter.

9. Introduisez l’humour de manière appropriée. Garder la conversation légère et détendue crée un environnement amical et rendra votre équipe plus réceptive à votre message. Clairement, il y a un temps et un lieu pour cette technique – ce n’est pas une technique à utiliser dans une réunion disciplinaire, par exemple.

10. Ne marmonnez pas. Non seulement cela rend difficile pour les membres de l’équipe de vous comprendre, mais cela dément également un manque de confiance dans ce que vous dites.

Encouragement et feedback

Après chaque échange, veillez toujours à remercier l’autre ou les autres personnes pour leur temps. C’est une simple courtoisie, de plus cela démontre que vous êtes reconnaissant de leur présence alors qu’ils auraient pu s’atteler à une autre tâche.

Prenez le temps pour que les auditeurs donnent également leur avis, non seulement sur la façon dont ils pensent que la conversation s’est déroulée, mais aussi sur la façon dont vous avez délivré l’information.

Assumez les critiques et utilisez-les pour mieux structurer vos missives à l’avenir.

Stratégies de communication pour le face-à-face

Ce style de réunion ouvert est un excellent moyen de communiquer avec vos employés, et pour eux de communiquer avec vous aussi – c’est une rue à double sens !

Pour vous, c’est une chance de faire passer votre passion pour un projet, et de créer un environnement vraiment inclusif qui permet à votre équipe de partager votre enthousiasme et votre dévouement. Pour eux, c’est une chance de participer à une discussion ouverte et de soulever des points collectivement.

En tête-à-tête

Certaines préoccupations ne sont pas appropriées pour une discussion dans un cadre de groupe. Dans ces scénarios, les réunions en tête-à-tête sont la meilleure solution. S’il y a une préoccupation personnelle à aborder, ou un problème de performance, essayez de prendre cette personne à part pour une discussion privée.

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Comme nous l’avons mentionné précédemment, le langage corporel représente environ 55% du sens lors d’une communication en face-à-face. Il peut vraiment faire la différence pour garantir l’efficacité de votre conversation.

S’asseoir droit, sourire, donner une poignée de main solide – tous ces signaux positifs indiquent que vous êtes réceptif à une conversation sérieuse. S’avachir sur votre chaise, poser vos pieds sur le bureau ou fermer les yeux – pas de si bons signes. À éviter à tout prix.

Présentations

Introduire un élément visuel peut aider à mieux illustrer les concepts, notamment lors de la discussion d’un projet créatif. Il peut également être utile de faire circuler les présentations aux membres de l’équipe après les réunions, afin qu’ils puissent se référer aux faits ou aux statistiques lors de l’action des plans.

Stratégies de communication en ligne

Courrier électronique

La communication par courrier électronique a accumulé un peu de mauvaise réputation ces dernières années, car elle est en proie à la même critique que celle qui est formulée à l’égard de nombreuses plateformes technologiques : qu’il est facile de mal interpréter quelque chose quand c’est écrit, parce que vous n’avez pas tous les marqueurs de langage corporel et de ton de la voix que vous obtenez dans la communication en face à face.

En plus de cela, on suppose que dès que vous recevez un e-mail, l’expéditeur est assis à son bureau, tapant du pied et attendant une réponse (même s’il est minuit). Dans 99% des cas, ce n’est pas le cas, et la plupart des courriels qui nécessitent une réponse urgente seront de toute façon marqués « Haute priorité ».

Le courrier électronique est en fait un moyen extrêmement efficace de communiquer avec les membres de l’équipe à un niveau professionnel, d’une manière qui ne les distrait pas des autres travaux qu’ils pourraient être en train de faire. Pour éviter toute sorte de pression temporelle perçue inutile, assurez-vous de mettre un objectif de réponse/action dans votre courriel initial.

Messagerie instantanée

Des applications telles que Slack peuvent être inestimables pour communiquer rapidement et facilement avec les membres de l’équipe. Il y a des choses qui ne nécessitent pas forcément d’envoyer un email. La messagerie instantanée résout ce problème en semblant être une plateforme plus décontractée. C’est également un excellent moyen d’inclure les membres de l’équipe à distance dans la culture de l’entreprise, afin qu’ils aient le sentiment de faire partie de l’équipe même s’ils ne sont pas là.

Mais ne comptez pas trop sur la communication en ligne

Bien que les technologies de communication puissent être extrêmement utiles, il ne faut pas en abuser. Il y a certaines choses qui ne passeront pas de la manière dont vous le souhaitez via la communication en ligne, et les choses peuvent souvent être laissées à l’interprétation ouverte. Si possible, essayez d’utiliser la conversation en personne pour construire de meilleures relations et faites un suivi avec des emails pour plus de clarté.

Stratégies de communication hors normes

Et maintenant, pour quelque chose de complètement différent…

Parfois, vous devez sortir un peu des sentiers battus pour rendre votre communication aussi efficace que possible. Voici quelques stratégies hors-les-murs – bien sûr, vous pourriez recevoir des regards bizarres et quelques courriels inquiets de votre équipe, mais cela les fera certainement parler.

Aides visuelles

Si vous vous retrouvez souvent à communiquer les mêmes choses à votre personnel, économisez votre temps et votre énergie avec quelques aides visuelles.

Vous avez quelqu’un dans l’oreille toutes les 5 minutes qui vous demande les codes de l’imprimante ? Imprimez-les et collez-les sur l’imprimante. Vous êtes bombardé d’emails demandant des vacances ? Mettez en place un calendrier commun des vacances pour que les membres de l’équipe puissent vérifier si leurs congés se chevauchent avant de déposer une demande. Le personnel se moque constamment de votre goût horrible en matière de chemises ? Collez un panneau sur votre bureau disant « J’aime mes chemises, ok, laissez-moi tranquille ». Ou, vous savez, allez faire du shopping. Votre appel.

Actualisez-le

Qui n’aime pas une partie de charades à Noël ? C’est toujours amusant de voir grand-mère essayer de jouer « Thor : Ragnarok ». Nous ne suggérons pas que vous jouiez littéralement aux charades au bureau (enfin, pas tous les jours en tout cas), mais introduire un aspect physique dans votre communication peut encourager votre équipe à sortir des sentiers battus et peut aider les instructions à rester dans leur esprit.

C’est également un outil de formation efficace, en particulier pour pratiquer les interactions avec les clients et jouer les résultats potentiels. Encore une fois, assurez-vous simplement que votre personnel ne joue pas *vraiment* aux charades avec les clients.

Il existe des tonnes de façons différentes de communiquer efficacement avec votre équipe, et c’est à vous de trouver la meilleure. Sachez que cela peut demander quelques essais et erreurs, et soyez prêt à essayer différentes tactiques. En fin de compte, une communication efficace doit fonctionner pour vous et votre équipe, et pour personne d’autre.

Il vaut la peine de passer un peu de temps pour y parvenir. En perfectionnant vos stratégies de communication, vous ferez de votre lieu de travail un endroit plus heureux et plus harmonieux.