Comment réserver une tournée pour votre groupe en 7 étapes

https://youtu.be/NzfeH9Ak93Y

Pourquoi et quand partir en tournée

Si vous avez déjà construit une suite dans un certain marché, alors il pourrait être temps d’étendre au-delà de ce marché.

Généralement, les artistes partent en tournée pour aider à soutenir et à commercialiser une sortie d’album récente ou parfois même un single qui pourrait avoir une traction massive à la radio ou sur les plateformes de streaming. De cette façon, les fans existants peuvent vous voir jouer en direct après avoir déjà écouté votre nouvelle musique, et les nouveaux fans peuvent vous découvrir en assistant à des spectacles dans leur ville natale avec leurs amis.

Disons à ce stade :

A) Vous avez déjà construit un public dans votre ville/ville, et vous êtes maintenant prêt à vous produire dans les villes environnantes.

Et/Ou

B) Vous vous êtes constitué un public dans toute votre province/État, et vous êtes maintenant prêt à vous produire dans les provinces/États environnants.

Il est souvent important de jouer d’abord sur vos marchés locaux, puis de vous frayer un chemin dans votre pays – mais pour certains artistes, il finit par être préférable de faire une tournée dans un autre pays, d’y acquérir une réputation, puis de revenir chez eux. Cela dépend de votre genre, de l’endroit où se trouvent vos fans, et des cultures et marchés qui ont tendance à capter vos vibrations.

Néanmoins, ce suivi « local » est mesuré par le nombre de billets vendus lors des spectacles que vous avez déjà donnés. Mais il peut aussi être prouvé en vérifiant vos statistiques en ligne. Vérifiez Facebook, Spotify, Google Analytics et tout autre type de statistiques géographiques que vous pouvez trouver sur vos fans. Une fois que vous êtes conscient que vous avez des fans dans les marchés environnants, alors il pourrait être temps de vous réserver une tournée!

Qui réserve la tournée

Lorsque vous avez un agent de réservation, il réserve la tournée avec les conseils et l’approbation du manager et de l’artiste. Lorsque vous n’avez pas d’agent, le manager réserve la tournée avec les conseils et l’approbation de l’artiste. Et si vous n’avez pas de manager, l’artiste organise lui-même la tournée. Tout cela dépend également des relations entre les trois parties. Parfois, les artistes sont très impliqués, parfois non. C’est à vous de voir comment vous développez les relations de travail avec votre équipe.

Comment réserver votre tournée

Étape 1 : Recherche de lieux et de promoteurs

Premièrement, n’essayez pas de réinventer la roue. Il y a de nombreux artistes et groupes avant vous qui ont fait exactement ce que vous essayez de faire. Profitez-en. Je suis sûr que vous connaissez d’autres artistes qui peuvent se rapprocher de votre son, oui ? Vérifiez où ils ont tourné/se sont produits récemment pour avoir une idée des lieux qui conviendraient à votre musique. Bandsintown est un excellent point de départ. Vérifiez le routage de vos artistes sosies sur leurs comptes Bandsintown. Si vous ne trouvez pas beaucoup d’informations sur les itinéraires des autres groupes, mettez-vous au travail sur Google.

Créez une feuille excel, à moins que vous n’ayez un système de base de données approprié, et remplissez-la avec les noms, les noms des lieux/promoteurs, les lieux, les emails, les liens vers les formulaires de contact du site web si aucun email n’est donné, et une liste de dates idéales que vous aimeriez être dans chaque lieu. Si vous n’avez pas leurs noms dès le départ, assurez-vous de les ajouter au document lorsqu’ils répondront à votre courriel. Il est important de se souvenir du nom des personnes afin d’établir une relation avec elles. Apprenez à connaître ces personnes – parlez-leur au téléphone, visitez leurs locaux et rencontrez-les en personne, ajoutez-les sur LinkedIn, etc. N’oubliez jamais qu’il s’agit d’un business relationnel.

Promoteurs et salles 101 : les promoteurs sont les personnes qui engagent votre groupe pour un spectacle, et qui en font ensuite la promotion auprès de leurs contacts/audiences dans cette région. Parfois, les promoteurs sont propriétaires des salles, parfois ils les louent. Si vous ne traitez pas avec un promoteur, vous chercherez à traiter avec les réservistes/acheteurs de salles ou les propriétaires de salles.

Étape 2 : découvrez où sont vos fans

Analyse baby ! Vérifiez vos statistiques Facebook, vos statistiques Spotify, vos statistiques Instagram (si vous avez un profil professionnel – ce que vous devriez probablement faire si vous ne l’avez pas), vos statistiques de liste d’emails (par exemple MailChimp) et vos analyses Google pour savoir OÙ se trouvent vos fans actuels et essayez d’obtenir des spectacles dans ces zones. Chacune de ces plateformes dispose d’informations vous indiquant dans quelles villes se trouve votre public. Gardez la trace, notez-les et utilisez-les pour obtenir des informations qui vous aideront à réserver vos spectacles dans ces villes.

Étape 3 : Rédiger un routage

Le routage (quelles villes et dans quel ordre) dépendra finalement de la disponibilité des salles, donc plus vous réservez tôt, plus vous avez de chances d’obtenir ce que vous voulez. Néanmoins, vous voudrez quand même établir un itinéraire avant de contacter les salles et les promoteurs. S’ils n’ont pas la date que vous souhaitez, demandez les dates disponibles dans les environs et modifiez votre itinéraire en fonction des offres reçues. Pour les salles de 50 à 500 places, vous voudrez réserver vos spectacles entre 2 et 6 mois à l’avance et pour celles de 500 places et plus, vous voudrez réserver 6 à 12 mois à l’avance.

Encore, n’essayez pas de réinventer la roue. Retournez à la liste des lieux et des listes de routage de vos artistes à consonance similaire et si leur routage a du sens, alors essayez simplement de le copier. Déterminez les dates auxquelles vous aimeriez être en tournée, et combien de jours par semaine vous pouvez jouer sans vous épuiser. Plus vous réservez de spectacles, plus vous avez de chances d’atteindre le seuil de rentabilité ou de dégager un flux de trésorerie positif, mais vous devez également prévoir des pauses pour les voix et le temps de conduite. Donc, en règle générale, essayez de réserver environ 5 spectacles par semaine.

En outre, essayez de faire l’itinéraire le plus efficace possible. Vérifiez sur Google Maps le temps qu’il faudra pour aller d’un endroit à l’autre et planifiez-le en conséquence. Essayez de ne pas faire d’allers-retours en voiture. Encore une fois, cela dépend de la disponibilité des lieux, mais si vous pouvez planifier un itinéraire direct, vous économiserez du temps et de l’argent sur l’essence et l’hébergement.

Étape 4 : Rédigez votre courriel de demande de réservation de spectacle

Sujet : dans le

Date et lieu : Dans le corps de l’email, notez que votre groupe sera en tournée pour certaines dates sélectionnées, allant de certains endroits à d’autres, et que vous aimeriez qu’il soit au sur et s’il n’est pas disponible pour suggérer d’autres dates.

Package : Notez ce que le package (spectacle) comprend, comme la durée du ou des sets, le type de musique, tout instrument remarquable ou descriptif, quel genre de vibe c’est, les noms des artistes, s’il y a un acte de soutien déjà inclus, etc.

Infos des artistes : Puis lien vers les informations sur les artistes – lien vers le site web, youtube et/ou soundcloud, facebook, bio, critiques. Si tout cela est résumé sur le site web des managers, alors il suffit de faire un lien vers la page des groupes sur le site web des sociétés de management.

Preuve de l’audience : Prouvez que vous avez un public sur ce marché : si vous avez déjà un bon suivi dans , notez-le dans l’email – donner des chiffres tels que la preuve d’analyse, la preuve de liste d’emails, etc. sera certainement utile.

Noteworthy : Incluez ensuite une section « digne d’intérêt » – y compris les prix récents, les concours, les financements spéciaux ou d’autres commentaires notables sur les artistes.

Suivi après le courrier électronique : Mettez une note dans votre calendrier pour faire un suivi (au plus tôt) 7 jours plus tard par téléphone ou par courriel si vous n’avez pas leur numéro.

**Attention : Comme vous enverrez essentiellement le même courriel à tous les lieux/promoteurs, vous ferez beaucoup de copier-coller et de transfert, alors ASSUREZ-VOUS de changer l’objet du courriel et les noms des lieux et des dates dans le courriel. Vous aurez l’air partiellement (ou totalement) stupide si vous ne le faites pas. Je l’ai fait ;|

Étape 5 : Négociez votre accord

Les acheteurs ne peuvent pas se permettre de faire des erreurs et de perdre de l’argent sur votre spectacle, donc si vous êtes tout nouveau sur le marché, ne vous attendez pas à gagner de l’argent. Si vous travaillez dur pour obtenir un bon public, cela garantit à peu près une réservation de retour pour un accord potentiellement meilleur. Plus vous avez de fans qui viennent au spectacle, plus vous avez de chances de négocier un meilleur accord la prochaine fois. S’il s’agit d’une  » nuit de nouvelle musique  » ou d’une  » nuit sans cachet  » dans la salle, ils vous offrent parfois de l’argent pour l’essence, ou un partage des ventes à la porte avec tous les groupes à l’affiche.

Lorsque vous recevez une offre du promoteur ou de la salle, examinez-la pour en vérifier l’exactitude et l’équité. En tant qu’artiste débutant ou plus récent, vous pouvez soit vous attendre à ne rien recevoir d’autre que quelques billets pour de la nourriture et des boissons, soit vous attendre à recevoir un cachet garanti allant de 250 $ à 1 500 $ par soirée, selon les normes de votre marché. Certains lieux offrent une part « potentielle » de la vente des billets s’il y a un droit d’entrée. ‘Potentiel’ signifie que si les billets dépassent le montant garanti, vous avez la possibilité de gagner au-delà de la garantie.

Si vous avez un agent, il est de sa responsabilité de collecter un dépôt de 50% avant le spectacle auprès du promoteur/de la salle pour garantir votre performance – si vous n’avez pas d’agent – essayez d’obtenir ce dépôt dans l’offre.

La plupart des petites salles de 50 à 500 places (où vous jouerez très probablement si vous lisez ceci), permettent aux artistes de conserver 100% des ventes de marchandises, mais l’artiste doit gérer lui-même les tables de merchandising. Alors que les salles plus grandes et majeures disposent d’un personnel interne chargé du merchandising, et peuvent prendre des coupes dans vos bénéfices.

Etape 6 : Rédiger un budget

Une fois que vous êtes bien conscient de vos garanties de performance et que vous avez négocié chaque spectacle, rédigez votre budget. Gardez vos dépenses fixes et essayez de dépenser moins que prévu.

Si vous voulez sortir du lot, il est plus efficace de réduire les dépenses plutôt que d’essayer de gagner plus. En effet, plus vous gagnez, plus vous payez vos managers et vos agents (si leurs accords sont basés sur les revenus bruts ou les ventes brutes de billets). Si vous vous contentez de réduire les dépenses, cela signifie plus d’argent dans votre poche (celle de l’artiste). En tant que bon manager (si vous êtes le manager qui lit ceci), alors vous voudrez aider votre artiste à garder ses dépenses à un niveau bas.

Réduire les coûts:

1. 1. • Maintenir des décors de scène plus petits.
      • Dépenser moins sur les hôtels et la nourriture. Essayez de le sucer, tout en restant en bonne santé et bien reposé.
      • Moins de retours en arrière. Cela revient à un bon routage de tournée – mentionné ci-dessus.
      • Vous n’avez pas besoin d’un tour manager ou d’un chauffeur lorsque vous débutez, alors ne vous embêtez pas à les embaucher cette fois-ci jusqu’à ce que vous gagniez beaucoup plus d’argent et qu’il y ait beaucoup plus de pièces mobiles.

Nous avons un modèle de budget de tournée et tous les documents et feuilles de calcul de tournée dont vous avez besoin inclus dans notre Artist Management Toolkit.

Lorsque vous créez votre budget, tenez compte des autres sources de revenus, comme le financement de votre maison de disques (si vous en avez une), le financement gouvernemental (surtout si vous êtes au Canada), les campagnes de financement par la foule et les ventes de produits dérivés et de CD vendus lors des spectacles. Oui, les CD se vendent encore ! Même les vinyles. En fait, en 2018, les rapports montrent que les ventes de vinyles sont en pente depuis quelques années.

Étape 7 : Avancer la tournée

Lorsque vous recueillez tous les détails dont vous aurez besoin sur votre spectacle auprès de la salle, nous appelons cela « avancer le spectacle ». Vous devrez faire avancer le spectacle, avant le spectacle, vous comprenez ?

Certains lieux ont des documents d’avancement standard qui incluent toutes les informations dont vous avez besoin, certains vous les donneront volontiers par téléphone, d’autres se demandent même pourquoi vous demandez (généralement, ce sont des petits gars qui possèdent des cafés ou qui ne sont pas très organisés).

Les principales informations à connaître sont les suivantes : s’ils proposent un hébergement ou ont des codes de réduction pour les hôtels, l’heure du chargement et de la vérification du son, vos horaires de plateau, les informations sur le parking, s’ils offrent de la nourriture et des boissons gratuites ou vous donnent de l’argent supplémentaire à la place (appelé buyout), combien de personnes vous pouvez avoir sur la liste des invités, s’ils peuvent vous payer en espèces à la fin de la nuit, et qui est le directeur de production ou la personne à contacter pour votre spectacle. Vous pouvez également demander des informations techniques si nécessaire.

Promouvoir votre tournée

Nous n’entrerons pas dans les détails dans cet article, mais en bref, faites votre propre publicité la première fois. Faites des affiches ou demandez à un ami de les faire, faites des événements et des posts sur Facebook, envisagez des publicités Facebook ciblées sur les villes de votre tournée, faites des posts sur Instagram, envoyez des emails à votre liste d’emails (vous devez absolument en avoir une), faites inscrire les dates de votre tournée sur votre compte Spotify et sur Bandsintown (connectez votre compte Bandsintown à votre compte Facebook), contactez les journaux locaux et les stations de radio pour proposer une liste d’invités, des interviews, des critiques avant et après votre spectacle et des cadeaux gratuits, et prenez des notes sur la façon dont les autres groupes à succès font leur promotion et celle de leur tournée sur les médias sociaux.

Pendant la tournée

(Préparez ces choses avant la tournée)

Listes d’emails : Conservez des listes d’emails spécifiques à une région afin de pouvoir cibler vos emails lors d’une tournée dans un certain endroit la prochaine fois. Utilisez des listes d’emails internationaux/nationaux pour les emails non spécifiques à un lieu qui incluent des informations telles qu’une nouvelle sortie vidéo.

Responsable de tournée : si vous n’avez pas de responsable de tournée, votre responsable habituel devrait être celui qui gère la tournée depuis le bureau. Si vous n’avez pas de manager, un camarade de groupe devrait être chargé de s’assurer que tout se passe bien pendant la tournée.

Encore, consultez notre boîte à outils de gestion d’artiste, qui comprend tous les documents et feuilles de calcul dont vous avez besoin pour réserver et gérer une tournée.

Voici une petite liste de choses à ne pas oublier chaque soir :

1. 1. 1. Régler la billetterie – recueillir l’argent après le spectacle.
      2. Compter la salle – selon votre histoire avec la salle ou le promoteur, vous pouvez vouloir faire des pointages et/ou compter le nombre de personnes qui passent la porte (si vous recevez une part des ventes).
      3. Confirmer les réservations d’hôtel.
      4. Confirmer les vols (si vous prenez l’avion).
      5. L’itinéraire quotidien – gardez-le visible (imprimez-le et assurez-vous qu’il est accessible numériquement).

Et quelques derniers éléments de réflexion :

1. • Pratiquez ! Rendez-le spécial pour le public et donnez-lui la meilleure valeur pour son dollar (même s’il y a 2 personnes dans le public)!

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