Comptabilité automatisée : Pourquoi vous avez besoin de ces quatre outils (et pas seulement d’un excellent service de tenue de livres)

Divers services et entreprises prétendent offrir une tenue de livres automatisée. Habituellement, ce qu’ils veulent dire, c’est qu’ils automatisent (ou du moins prennent en charge) une sous-section de la comptabilité. Il est impossible de trouver un logiciel qui automatisera tout, de la catégorisation des dépenses à la tenue des registres en passant par le paiement des factures. Et si vous êtes en comptabilité d’exercice plutôt qu’en comptabilité de caisse ? Laissez tomber.

Mais si vous voulez vraiment une solution de comptabilité qui fonctionne toute seule, vous pouvez vous en approcher avec une combinaison de logiciels et de services. Dans ce post, nous allons couvrir la suite exacte d’outils et de services à utiliser si vous voulez une comptabilité automatique pour votre entreprise.

Elle fonctionne à la fois pour la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice et nécessitera un minimum d’efforts pour la faire fonctionner chaque mois. Ces outils vous redonneront le temps de vous concentrer sur les décisions stratégiques de l’entreprise plutôt que de tâtonner dans votre logiciel de comptabilité chaque mois.

Avant de plonger dans la pile, voici le « pourquoi » derrière les tâches et les outils que nous avons choisis.

À Pilot, nous avons une équipe de comptables experts (avec des superpouvoirs logiciels) faisant vos livres dans QuickBooks Online. Laissez-nous prendre le fardeau de la comptabilité de votre assiette : Essayez Pilot maintenant.

Pourquoi vous avez besoin de quatre outils (et pas seulement d’un excellent service de tenue de livres)

La tenue de livres n’est pas un service standardisé. Il n’y a pas de liste unique de tâches qu’un comptable fera, bien qu’il y ait des services plus ou moins communs offerts. Il est toujours important de discuter de ce que vous voulez que votre comptable accomplisse avant de l’engager. En général, les comptables effectueront une partie ou la totalité des tâches suivantes :

• Catégoriser vos transactions
• Réconcilier vos comptes bancaires
• Préparer les principaux états financiers
• Traiter les factures.

Les deux tâches du milieu – réconcilier vos comptes bancaires avec les livres de votre entreprise et préparer des états financiers utiles – sont des tâches que presque tous les comptables offriront. La catégorisation des transactions est quelque chose que certains comptables offrent, mais généralement seulement avec l’apport du propriétaire de l’entreprise (ou quiconque effectue des achats pour l’entreprise).

Le traitement des factures et des factures est quelque chose que les comptables internes feront souvent, mais beaucoup de services de comptabilité et de comptables externalisés ne le feront pas. Et même lorsque vous avez trouvé quelqu’un pour effectuer toutes ces tâches, le fait de disposer de la bonne automatisation et de la bonne technologie signifie qu’ils peuvent accomplir beaucoup plus pour votre entreprise que si la technologie n’était pas là.

Les quatre outils suivants touchent ce que nous pensons être les quatre plus grands besoins en matière de comptabilité d’entreprise : une plateforme pour conserver vos données comptables, un outil pour automatiser la catégorisation des dépenses, un service pour gérer ce que les ordinateurs ne peuvent pas faire, et un outil pour simplifier l’envoi et la réception des paiements.

En bonus, nous avons plaqué notre option préférée pour automatiser autant que possible la paie et les autres activités RH. Nous avons choisi chaque outil de cette pile parce que nous avons une expérience personnelle avec l’outil et avons constaté que chacun d’eux a vraiment aidé les entreprises avec lesquelles nous travaillons.

Sans plus attendre, voici notre pile technologique de comptabilité recommandée.

Étape 1 : Obtenir un logiciel de comptabilité évolutif et robuste

Un bon logiciel de comptabilité est comme cet ami dans votre groupe qui aide tout le monde à s’entendre. Vous ne pouvez pas construire une pile de logiciels de comptabilité automatisée sans quelque chose qui joue bien avec tous les autres outils. Le logiciel de comptabilité que vous choisissez servira de base à tout ce qui suivra. C’est là que les comptables rapprocheront les comptes et créeront des rapports, et c’est là que les données synchronisées à partir de vos autres outils vivront.

En raison de ses nombreuses intégrations, de son évolutivité et de son ensemble de fonctionnalités, nous recommandons QuickBooks Online aux petites entreprises, aux entreprises de taille moyenne et aux startups. Il n’est peut-être pas aussi excitant et nouveau que certains autres logiciels (je vous regarde, Xero), mais QuickBooks peut vraiment faire le plus de travail pour votre comptable.

Plutôt que de ressasser toutes nos raisons d’aimer la plate-forme, nous vous renvoyons à un post antérieur que nous avons créé qui compare trois plates-formes populaires : QuickBooks Online, Xero et Wave. Si vous voulez en savoir plus sur d’autres options avant de prendre une décision, vous pourriez trouver notre guide des logiciels de comptabilité en ligne utile.

Étape 2 : Automatiser le suivi des dépenses

Le deuxième outil clé de votre pile de comptabilité automatisée devrait simplifier le suivi et la catégorisation des dépenses. Pourquoi ? Parce que les dépenses peuvent être l’un des aspects les plus chronophages et les plus pénibles de la comptabilité. C’est un véritable casse-tête. Si vous dirigez une petite entreprise avec peu ou pas de dépenses, vous pouvez vous passer de cet outil. Mais si vous faites des choses comme…

• Gérer des stocks
• Faire des voyages d’affaires
• Acheter des fournitures de bureau et du mobilier
• Manger au restaurant avec des clients

…alors il est bon de mettre en place un système pour tout suivre.

Les comptables ne peuvent pas faire tout le suivi de vos dépenses pour vous parce qu’ils ne peuvent pas lire dans les pensées (surtout si vous prenez l’habitude de mettre les dépenses professionnelles sur une carte de crédit personnelle ou les dépenses personnelles sur une carte professionnelle). Et vous n’avez pas besoin de nous pour vous dire qu’il est important de catégoriser correctement les dépenses – cela fait une grande différence à la saison des impôts.

Si les ordinateurs ne sont pas non plus capables de lire dans les pensées, ils sont bons pour identifier des modèles et automatiser les flux de travail. C’est pourquoi nous avons choisi Expensify comme deuxième outil de cette pile.

Voici comment cela fonctionne : Quiconque dépense l’argent de l’entreprise (tout le monde, des employés aux PDG en passant par les propriétaires de petites entreprises) prend une photo du reçu via l’application Expensify. Expensify transforme ces reçus en un rapport et propose des boutons d’approbation/de rejet en un clic. Ces informations sont automatiquement synchronisées en temps réel avec votre compte QuickBooks. Il y a même un remboursement automatique.

Alors que Expensify nécessite quelques moments d’effort de votre part (prendre une photo du reçu ou appuyer sur oui/non sur les approbations), il rationalise la grande majorité des tâches professionnelles liées aux dépenses.

Étape 3 : Organiser la comptabilité automatique

Aussi merveilleux que ce serait si QuickBooks générait simplement des livres parfaitement précis et compréhensibles chaque mois, il ne le fait pas. Les logiciels de comptabilité existent pour être utilisés par quelqu’un, et si vous voulez que ce processus soit automatisé, vous aurez besoin de l’aide d’ordinateurs et d’humains.

Pensez-y : La comptabilité permet essentiellement de suivre et d’élaborer la façon dont l’argent est entré et sorti de votre entreprise. Pour savoir ce qui s’est passé chaque mois, vous devez examiner un certain nombre de sources de données (votre relevé bancaire, votre fiche de paie, votre relevé de carte de crédit, les factures que vous avez envoyées, etc.) La façon dont vous enregistrez ces informations est assez standard et se prête bien à une automatisation intelligente.

Mais d’autres parties de la comptabilité – comme donner un sens à ces données, gérer les cas d’utilisation inattendus et tout expliquer – sont mieux faites par des comptables humains et expérimentés. C’est la raison d’être de Pilot.

À Pilot, nous confions aux ordinateurs les tâches que les ordinateurs font le mieux, tout en laissant le reste entre les mains compétentes de nos comptables. Les ordinateurs s’occupent de toutes les tâches comptables simples, sujettes aux erreurs et répétitives, tandis que nos comptables ont plus de temps à consacrer directement aux questions et préoccupations des clients (et non à la saisie manuelle des données).

En bref, nous employons des comptables experts et leur donnons les moyens d’automatiser les logiciels. Ils suivent tout dans QuickBooks Online afin que vous ayez des données facilement accessibles, facilement transférables et précises, le tout sur une plate-forme qui s’intègre bien avec d’autres outils financiers impressionnants.

Que vous vous prépariez pour votre prochain tour de financement ou que vous essayiez de construire le budget de l’année prochaine, vous aurez toujours les informations dont vous avez besoin dans un format simple et facile d’accès. Nous fournissons des états financiers mensuels, trimestriels et annuels tels que les bilans, les P&L et les flux de trésorerie. Et si vous voulez savoir quelque chose de spécifique, votre comptable dédié sera en mesure de fournir cette information à tout moment.

P.S. Vous ne pensiez pas vraiment que nous allions mettre en place une pile technologique de comptabilité et ne pas nous recommander, n’est-ce pas ? Essayez Pilot Now pendant un mois.

Etape 4 : Automatiser les comptes fournisseurs &créditeurs

Les comptes fournisseurs (envoyer les factures et rappeler aux gens de les payer) et les comptes clients (payer les factures) font partie intégrante de la conduite des affaires. Mais quelqu’un doit faire le travail de s’asseoir réellement, de déterminer ce qui doit être payé et de s’assurer que l’argent change de mains quand il est censé le faire.

Certains comptables se chargeront de cette tâche et d’autres non. Peu importe qui s’en occupe, une grande partie des tâches nécessaires à la facturation (générer des factures, rappeler aux clients de payer, obtenir les approbations de paiement de la bonne personne, mettre à jour les livres lorsque l’argent quitte ou entre dans votre compte, et ainsi de suite) peuvent être effectuées plus efficacement par un ordinateur. Pour ce travail, nous recommandons Bill.com.

Comme tous les logiciels de cette liste, Bill.com demande un certain temps d’utilisation. Mais il simplifie grandement les comptes fournisseurs et les comptes clients. De l’envoi de rappels de facturation automatiques à la synchronisation des données des comptes bancaires avec le logiciel de comptabilité de votre choix, il accomplit un certain nombre de tâches qu’il vaut mieux laisser aux ordinateurs.

Leur fonction de glisser &déposer pour les factures fait gagner du temps à celui qui gère les AP/AR, et vous pouvez configurer un flux d’approbation de sorte que toute personne qui a besoin d’une contribution peut appuyer sur un ou deux boutons pour que ce soit fait.

Combiné avec QuickBooks, Expensify, et Pilot, Bill.com est la pièce finale dont vous avez besoin pour une solution de comptabilité automatisée qui est aussi proche de mains-off que vous trouverez.

(Bonus) Étape 5 : Faciliter les avantages sociaux &La paie

La paie et d’autres tâches RH – comme la gestion des plans d’assurance des employés – est quelque chose que la plupart des comptables ne toucheront jamais. Mais, c’est une autre fonction back-office importante qui peut être améliorée par l’automatisation. Beaucoup de nos clients ont essayé et apprécié Gusto, nous sommes donc heureux de le recommander à tous ceux qui cherchent une solution de paie.

Gusto a du sens pour les petites et moyennes entreprises et les startups. Bien qu’il serait trompeur de prétendre que Gusto automatise les RH, il est exact de dire qu’ils automatisent de nombreuses tâches ennuyeuses et simplifient grandement l’exécution de la paie.

Combien de temps cela vous prend-il (ou à votre équipe) pour exécuter la paie actuellement ? Gusto affirme que la plupart des clients peuvent exécuter la paie en 10 minutes ou moins une fois que Gusto est configuré. Ils déposent et paient également automatiquement vos charges sociales et fournissent une assistance pour les avantages sociaux tels que les soins de santé.

Si vous êtes sérieux au sujet de l’automatisation des tâches de back-office, Gusto est un bon ajout à la liste.

Conclusion

En 2019, il n’y a pas un seul logiciel qui automatise complètement votre back-office. Mais en combinant les outils décrits ci-dessus, vous pouvez vous rapprocher le plus possible de la comptabilité automatique.

Si vous avez aimé ces outils et que vous voulez plus de recommandations, consultez notre pile financière recommandée.

À Pilot, nous avons une équipe de comptables experts (avec des superpouvoirs logiciels) faisant vos comptes dans QuickBooks Online. Laissez-nous prendre le fardeau de la comptabilité de votre assiette : Essayez Pilot maintenant.