Introduction au registre des parties prenantes
Une partie prenante est toute personne ou entité qui peut influencer le succès d’un projet de manière négative ou positive. Un registre des parties prenantes est un document qui contient une liste des parties prenantes externes et internes du projet. Le registre répond généralement aux questions suivantes :
- Quels sont les noms des parties prenantes, leurs coordonnées, leur désignation, le nom de leur société ?
- Quelles sont les attentes, les intérêts, l’impact et les exigences des parties prenantes ?
- Quelles sont les parties prenantes critiques pour l’ensemble du projet et celles qui sont plus actives pour des phases spécifiques du projet ?
- À quelle fréquence les parties prenantes ont-elles besoin de communication et quelle est la méthode de communication préférée ?
- Quel type de communication est nécessaire ?
- Y a-t-il une relation hiérarchique entre les parties prenantes ?
Ce sont quelques-unes des questions auxquelles répond un registre des parties prenantes. Vous pouvez personnaliser cette liste en fonction des exigences de communication de votre projet. Le fait d’obtenir des réponses à ces questions s’appelle l’analyse des parties prenantes. Dans l’analyse des parties prenantes, vous créez généralement une liste de toutes les parties prenantes du projet, puis vous déterminez leurs attentes, leur impact et leur influence sur le projet. La grille Pouvoir/Intérêt et la grille Influence/Impact sont utiles lors de l’analyse des parties prenantes. Note : Une partie prenante peut également être une entité, telle qu’une organisation. Avant d’expliquer ce formulaire plus en détail, vous pouvez le télécharger à partir du lien suivant : Modèle de registre de base des parties prenantes.
Modèle de registre
Un registre de parties prenantes n’est aussi bon que les questions auxquelles il parvient à répondre. Par conséquent, il est assez important d’avoir d’abord les questions en tête avant de créer un registre des parties prenantes. L’astuce est d’avoir suffisamment d’informations pour le rendre utile et pas trop qui le rendrait encombrant. Le registre des parties prenantes est un document qui est partagé avec les parties prenantes du projet. Par conséquent, il ne doit jamais contenir d’informations préjudiciables ou pouvant être interprétées de manière négative. Voici un modèle type:
Crédit image : Rupen Sharma Comme vous pouvez le voir, le modèle de registre des parties prenantes comporte des colonnes qui traitent de questions spécifiques. Vous pouvez ajouter et supprimer des colonnes comme vous le jugez approprié pour votre projet. Veillez à ne pas en faire un document volumineux.
Exemple de registre
Maintenant, voyons comment le registre est alimenté. Après avoir effectué une analyse des parties prenantes, vous obtiendriez des réponses aux questions énumérées ci-dessus. Ces réponses sont ensuite saisies dans un registre de parties prenantes. Un exemple de registre de parties prenantes peut être vu ci-dessous.
Crédit image : Rupen Sharma Comme vous pouvez le voir dans l’image affichée ci-dessus, il y a deux parties prenantes externes et une interne. Les parties prenantes externes ont besoin d’une communication hebdomadaire par vidéoconférence. Cela est probablement dû au fait que l’équipe de développement n’est pas située dans la même région géographique que la partie prenante. Une partie prenante peut influencer le projet de plusieurs manières, il y a généralement quatre catégories : Influenceur positif, Influenceur négatif, Supporteur et Blocage de route. Dans cet exemple, Mandy Ali est un partisan. Cela s’explique probablement par le fait que le projet fait partie d’une initiative plus vaste, dont elle est responsable. La valeur d’un registre des parties prenantes dépend de l’analyse des parties prenantes. Veillez à y consacrer du temps et à utiliser les outils appropriés, tels que le modèle de saillance pour la gestion des parties prenantes. Si vous recherchez d’autres exemples de formulaires et de modèles téléchargeables, consultez le guide de ressources de Bright Hub : Plus de 50 modèles et exemples de formulaires gratuits pour la gestion de projet.