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Etes-vous constamment à court de temps ? Vous semble-t-il qu’il n’y a jamais assez d’heures dans la journée pour accomplir tout ce que vous voulez ? Êtes-vous stressé en essayant de trouver le temps d’accomplir toutes les tâches de votre liste ? Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul. Pour de nombreuses personnes, c’est un problème récurrent qui dégrade leur qualité de vie.
Le temps est le bien le plus précieux qui nous ait été donné. Pourquoi ? Parce qu’une fois perdu, il l’est pour toujours. Nous ne pouvons pas en emprunter ou en acheter davantage à n’importe quel prix. Contrairement à de nombreux biens, le temps ne peut être conservé pour un usage futur. Il s’agit d’une ressource limitée et éphémère. Nous ne savons vraiment pas combien de temps nous pourrons en disposer puisque l’avenir est incertain.
Réfléchissez à ceci : qu’ont en commun Warren Buffet, Bill Gates, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, le Dalaï Lama et nous tous ? Chacun d’entre nous dispose de 24 heures dans une journée et pas une seconde de plus. Aucune somme d’argent, de gloire, d’influence ou de pouvoir ne peut changer ce fait. C’est le seul cadeau que nous avons tous reçu de manière égale et équitable. Le temps est l’ultime terrain de jeu équitable.
Examinons le temps de plus près : puisque nous avons tous 24 heures dans une journée, cela équivaut à 168 heures par semaine (24 heures x 7 jours). Heureusement, lorsque nous divisons 168 heures par 3, nous obtenons un nombre rond de 56 heures. Pourquoi avoir divisé par 3 ? Parce que notre temps peut fondamentalement être divisé en 3 catégories de base qui ont du sens pour la plupart d’entre nous : le sommeil, le travail et tout le reste.
Les trois seaux de temps de 56 heures
Pensez à chaque catégorie comme un seau de temps distinct. Nous avons notre seau de sommeil, notre seau de travail, et un seau pour tout le reste. La plupart des adultes ont besoin de 8 heures de sommeil par jour. Cela signifie que nous passons un tiers de notre temps (56 heures par semaine) à dormir, soit 1 seau.
Le deuxième seau est alloué au travail. Comme la plupart d’entre nous travaillent au moins 8 heures par jour, 5 jours par semaine, cela équivaut à 40 heures par semaine. La carrière de nombreuses personnes exige souvent plus de 40 heures chaque semaine, sans compter le fardeau supplémentaire que représente le temps de déplacement entre le domicile et le lieu de travail. Pour simplifier, supposons que la plupart des gens passent un tiers de leur temps à travailler et à se rendre au travail, ce qui représente 56 heures par semaine, soit 1 seau.
Il nous reste donc 1 seau de temps à notre disposition pour tout le reste. C’est le temps que nous utilisons pour les tâches quotidiennes telles que la préparation de notre nourriture, les repas, le brossage de nos dents, la douche, la toilette, le choix de nos vêtements, le nettoyage de la vaisselle, l’exercice, la méditation, etc. C’est également dans ce seau que nous puisons le temps nécessaire à nos activités de loisirs, comme lire, faire une randonnée, regarder la télévision ou un film, passer du temps avec nos enfants et profiter de moments avec notre moitié. Le temps de notre seau » tout le reste » est également alloué à des tâches non quotidiennes et occasionnelles, mais essentielles, comme faire les courses, faire la lessive, nettoyer la maison, faire laver notre voiture ou faire une vidange, etc.
Parce que le temps est une denrée limitée, et qu’il est mieux géré en l’allouant dans ces 3 seaux, il devient impératif que nous rendions cette allocation aussi efficace et efficiente que possible. Comment gérer nos 168 heures le plus efficacement possible ?
Décider de ce qui est important
Afin de déterminer quelles tâches et activités sont dignes de notre temps précieux et ont donc mérité d’être allouées à l’un de nos seaux, nous devons les évaluer. Avant de pouvoir effectuer correctement cette évaluation, nous devons d’abord déterminer nos (1) compétences de base, (2) valeurs, (3) objectifs et (4) sources de bonheur.
1. Compétences de base
Nos compétences de base sont nos capacités distinctives qui nous font sortir du lot. Ce sont les aptitudes que nous avons développées et qui nous permettent d’atteindre nos objectifs. Ce sont les talents qui nous permettent d’apporter le plus de valeur à ce que nous faisons.
2. Valeurs
Nos valeurs sont une grande partie de ce qui nous définit en tant qu’individus. Elles aident à guider nos décisions et nous permettent de savoir quand nous sommes sur la bonne voie. Nos valeurs fournissent également une base solide pour nos objectifs.
3. Objectifs
Nos objectifs sont les ambitions que nous voulons atteindre dans notre vie. Ils aident à créer une feuille de route par laquelle nous voyageons, et travaillent avec nos valeurs pour guider nos décisions. Nos objectifs ne doivent pas seulement être considérés comme des cibles, mais aussi comme des repères.
4. Bonheur
Nos sources de bonheur sont extrêmement personnelles et individuelles. Nous ne devrions pas prendre nos repères auprès des autres pour décider de ce qui nous rend vraiment heureux ; nous devrions plutôt regarder au fond de nous-mêmes pour découvrir nos véritables sources de bonheur. En sachant ce qui nous rend vraiment heureux, il nous sera plus facile d’arrêter de passer du temps sur des tâches et des activités qui ne servent pas ce but ultime dans nos vies.
Gérer les seaux de temps
Essentiellement, le premier seau, le seau de sommeil, est fixe. Pour le bien de notre santé, nous ne devons pas prendre d’heures de ce premier seau pour les ajouter aux deux autres. Cela nous laisse donc deux seaux, ou 112 heures, sur lesquels nous devons concentrer nos efforts.
Commençons par notre seau de travail. Quelles sont les compétences sur lesquelles nous voulons nous concentrer et que nous voulons développer dans notre vie professionnelle ? Quelles sont les compétences pour lesquelles nous sommes les meilleurs ? Quelles compétences voulons-nous développer afin de nous aider à atteindre nos objectifs professionnels ? Quelles sont les activités qui correspondent le mieux à nos valeurs ? Et quelles sont celles qui nous rendent réellement heureux ? Toute tâche qui ne s’aligne pas correctement sur ces critères devrait être externalisée ou déléguée dans la mesure du possible.
Dans mon propre travail de créateur de ce blog, les activités qui s’alignent le plus sur mes quatre critères (compétences, valeurs, objectifs et bonheur) sont celles qui impliquent la recherche de sujets, la rédaction d’articles et l’interaction avec mes lecteurs. Ces tâches (entre autres) sont celles qui consomment les 56 heures de mon seau de travail hebdomadaire. D’autres tâches, comme la conception de sites Web, l’hébergement, la maintenance de bases de données, ne répondent pas à mes quatre critères, alors je les délègue et les externalise. Cela ne signifie pas que ces tâches sont moins importantes ; cela signifie simplement qu’elles n’ont pas leur place dans mon propre seau de travail, mais dans celui de quelqu’un d’autre.
Puis, examinons notre seau » tout le reste « . De la même manière, nous devons évaluer les tâches que nous effectuons régulièrement et qui entrent dans cette catégorie et déterminer si elles répondent à nos quatre critères. Maintenant, tout ce qui se trouve dans cette catégorie ne correspondra pas toujours à nos quatre critères. Par exemple, je ne veux pas que le repassage fasse partie de mes compétences clés, mais avoir l’air bien soigné est l’un de mes objectifs, et je me sens mieux et plus heureux lorsque je présente une image positive. L’épicerie, en revanche, est pour moi effectivement une tâche qui répond à mes quatre critères et que je n’envisagerais jamais de déléguer ; je connais beaucoup de gens qui ne sont pas d’accord et qui la sortiraient volontiers de leurs propres seaux.
Comment passez-vous votre temps ?
La réalité est que la plupart d’entre nous n’ont aucune idée de la façon dont nous dépensons notre temps limité et de ce que nous mettons réellement dans nos seaux. Afin de déterminer si vous utilisez vos propres seaux aussi efficacement que possible, je recommande un exercice simple.
Passez la semaine prochaine (et de préférence les deux prochaines semaines) à écrire tout ce que vous faites, avec le plus de détails possible. Plus vous serez précis et détaillé, plus cet exercice vous apportera de la valeur. Prenez note du temps que prend réellement chaque tâche que vous effectuez. Je vous garantis qu’à la fin du premier jour, vous serez surpris, et à la fin des deux semaines, vous serez étonné par le peu que vous savez sur la façon dont vous dépensez réellement votre bien le plus précieux.
Cet exercice peut sembler intimidant à réaliser, mais sa valeur est énorme. Pour le rendre plus facile à accomplir, nous avons créé pour vous une feuille de travail gratuite qui décompose votre semaine du lundi au dimanche en intervalles de 15 minutes (obtenez votre feuille de travail gratuite de 168 heures maintenant). Plus l’intervalle est petit, plus vos données seront précises et, par conséquent, utiles. Pour vous aider à vous souvenir de remplir régulièrement votre feuille de travail, réglez un minuteur pour vous rappeler de la remplir toutes les 15 ou 30 minutes ; si vous ne la remplissez pas au moins aussi souvent, la précision de vos données en souffrira.
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Après avoir rempli vos feuilles de travail pendant au moins une semaine entière (rappelez-vous, deux semaines sont vraiment préférables), additionnez les heures que vous avez consacrées à chaque tâche pour obtenir un total. Utilisez ensuite vos quatre critères (compétences de base, objectifs, valeurs et bonheur) pour évaluer chacune de ces tâches. À la fin de l’exercice, vous constaterez très probablement que vous consacrez beaucoup moins de temps que vous ne le souhaiteriez à ce qui est le plus important pour vous, et que vous perdez en fait beaucoup de temps à des choses qui n’ont aucun sens pour vous. Maintenant, que faites-vous avec cette connaissance ?
Comment utiliser efficacement vos seaux de temps
1. Soyez réfléchi et réaliste
Une fois que vous avez rempli vos feuilles de travail et déterminé quelles activités et tâches appartiennent à vos seaux, décidez du temps que vous voulez idéalement consacrer à chacun d’eux. N’oubliez pas que chaque godet ne dispose que de 56 heures par semaine, alors répartissez vos heures de manière réfléchie, mais réaliste. Vous devrez peut-être faire quelques sacrifices au cours de cette étape ; déterminez ce sur quoi vous êtes prêt à faire des compromis et ce sur quoi vous ne l’êtes pas.
2. Éliminer le gaspillage
Parmi les tâches les plus insignifiantes, déterminez celles que vous pouvez soit éliminer soit réduire et comment vous allez le faire. Disons par exemple que vous avez déterminé que vous passez 4 heures par semaine à faire la queue. En faisant vos opérations bancaires en ligne plutôt qu’à l’agence, en commandant vos timbres au lieu d’aller à la poste, ou en faisant vos courses à l’épicerie en dehors des heures d’ouverture, vous pourrez peut-être réduire ces 4 heures à une seule.
3. Bloquez des créneaux horaires
Regardez maintenant vos tâches les plus importantes et les plus significatives. Leur consacrez-vous une part suffisante de vos heures limitées ? Disons que passer du temps avec vos enfants est l’une de vos plus grandes priorités dans votre seau » tout le reste « . Mais après avoir fait votre exercice, vous vous rendez compte que vous passez en fait beaucoup moins de temps que vous ne le souhaiteriez avec eux. Mettez un point d’honneur à bloquer des créneaux horaires sur une base hebdomadaire (et si possible quotidienne) que vous leur consacrerez. En bloquant ce temps, vous empêchez d’autres tâches moins significatives d’empiéter sur ce qui compte vraiment pour vous. Procédez de la même manière avec votre panier de travail. Les activités qui correspondent le plus à vos quatre critères et qui ne reçoivent pas le temps qu’elles méritent, doivent également avoir des blocs de temps dédiés.
4. Planifiez à l’avance
Souvenez-vous de ces tâches occasionnelles, mais essentielles, que j’ai mentionnées précédemment ? Parfois, ces tâches peuvent vraiment vous obliger à apporter des changements drastiques à votre emploi du temps. Par exemple, la saison des impôts, les vacances, les mariages, etc. ne peuvent pas être ignorés, et prendront une très grande quantité de temps qui doit venir d’ailleurs. Prévoyez ces occasions afin d’être bien préparé et de créer le moins de perturbations possible pour vos tâches quotidiennes les plus importantes.
5. Préparez-vous à l’inattendu
Et enfin voici un conseil vraiment utile. Chaque jour, vous vous retrouverez dans une situation inattendue et inévitable qui empiète sur votre temps précieux. Peut-être qu’un de vos collègues de travail est en retard pour commencer une réunion, ou peut-être que vous avez une attente anormalement longue chez le médecin. Au lieu de laisser ces occasions prendre de la place dans l’un de vos compartiments, dressez une liste mentale de petites tâches, mais significatives, que vous pouvez accomplir pendant de courts intervalles libres. Créez une liste d’amis et de parents à qui vous aimeriez envoyer un e-mail, ou mettez en favoris des articles que vous voulez lire sur le navigateur de votre téléphone. De cette façon, vous ne serez jamais pris au dépourvu et vous pourrez transformer le temps perdu en temps bien dépensé.