G.320 – Formulaire de budget modulaire PHS 398

Qui doit utiliser le formulaire budgétaire modulaire PHS 398 ?

Il existe deux principaux types de formulaires budgétaires : le R&R détaillé et le PHS 398 modulaire. En général, vous devez utiliser le formulaire budgétaire modulaire PHS si vous soumettez une demande de subvention de recherche d’un organisme national et que vous demandez 250 000 $ ou moins par période budgétaire en coûts directs. Vous devez utiliser le formulaire budgétaire R&R si vous demandez plus de 250 000 $ par période budgétaire en coûts directs. Toutefois, il existe des exceptions et d’autres distinctions. Reportez-vous à votre FOA et aux instructions suivantes pour savoir quel formulaire budgétaire utiliser.

Instructions spéciales pour les organisations étrangères (entités non nationales) : Les organismes étrangers doivent utiliser le formulaire budgétaire R&R dans le cadre de G.300. – Formulaire de budget R&R.

Note : Les termes « budget détaillé » et « budget R&R » sont utilisés de manière interchangeable.

Pour plus d’informations :

Pour plus d’informations sur la façon de préparer votre budget, voir la page Develop Your Budget du NIH.

Voir également la page Modular Research Grant Applications du NIH.

Lignes directrices pour les budgets modulaires :

Les budgets modulaires sont simplifiés ; par conséquent, les informations catégorielles détaillées ne doivent pas être soumises avec la demande.

Pour tous les budgets modulaires, demandez le total des coûts directs (par modules de 25 000 $), reflétant un soutien approprié pour le projet. Il n’y aura pas d’indexation pour les années suivantes. Une demande de subvention modulaire typique demandera le même nombre de modules dans chaque période budgétaire. Fournir une justification budgétaire narrative supplémentaire (dans la section Justification narrative supplémentaire) pour toute variation du nombre de modules demandés.

Avant l’attribution, les NIH peuvent demander une justification budgétaire supplémentaire dans des circonstances exceptionnelles.

Utilisation du formulaire de budget modulaire:

Le formulaire de budget modulaire fournit des champs budgétaires pour un maximum de 5 périodes de soutien (par exemple, les périodes budgétaires 1 à 5). Une période budgétaire correspond généralement à une année de soutien. Si vous demandez moins de 5 périodes/années de soutien, ne remplissez que les périodes budgétaires applicables et laissez les autres vides. Les champs sont les mêmes pour toutes les périodes budgétaires.

Le formulaire générera des informations pour la section Informations budgétaires cumulatives, qui reflète les informations pour la période totale du projet.

Les instructions suivantes (sous « Période budgétaire 1 ») peuvent être utilisées pour chaque période budgétaire (1-5).

Période budgétaire 1

Date de début :

Ce champ est obligatoire. Entrez la date de début demandée/proposée de la période budgétaire. Utilisez le format suivant : MM/JJ/AAAA. Pour la période 1, la date de début est généralement la même que la date de début du projet proposé sur le formulaire SF 424 (R&R).

Date de fin:

Ce champ est obligatoire. Entrez la date de fin demandée/proposée de la période budgétaire. Utilisez le format suivant : MM/JJ/AAAA.

A. Coûts directs

Coût direct moins Consortium Indirect (F&A) :

Ce champ est obligatoire.

Entrez le montant des coûts directs, mais n’incluez pas les coûts indirects réels du consortium (F&A). Ce chiffre doit être par incréments de 25 000 $ et il ne peut pas dépasser 250 000 $ dans une période budgétaire. Voir les définitions de coût direct et de coût indirect dans le glossaire du NIH.

Consortium Indirect (F&A):

Si ce projet implique une sous-allocation/consortium, entrez les coûts indirects réels du consortium (F&A) pour la période budgétaire. Si ce projet n’implique pas de sous-allocation/consortium, laissez le champ vide.

Total des coûts directs:

Ce champ sera automatiquement calculé en fonction de la somme des champs « Coût direct moins coûts indirects du consortium (F&A) » et « coûts indirects du consortium (F&A) ».

B. Coûts indirects (F&A)

Les coûts indirects (Installations & Coûts administratifs) sont définis comme des coûts engagés par un titulaire de subvention pour des objectifs communs ou conjoints et qui, par conséquent, ne peuvent être identifiés spécifiquement à un projet ou à un programme particulier. Voir la définition des coûts indirects dans le glossaire du NIH.

Pour plus d’informations:

Vous êtes encouragés à visiter les sites Web suivants des Defense Finance and Accounting Services (DFAS) ou à appeler le personnel du DFAS au 301-496-2444 pour obtenir des conseils : Site Web principal du DFAS, DFAS Frequently Asked Questions. Le site Web suivant contient une liste des coûts non admissibles et non attribuables, ainsi que la citation de la Federal Acquisition Regulation (FAR) correspondante : NIH Office of Management’s Unallowable/Unallocated costs.

Référer à la NIH Grants Policy Statement, section 7.4 : Remboursement des frais d’installations et d’administration pour plus d’informations.

Type de coûts indirects (F&A):

Entrez le type/base des coûts indirects (par exemple, salaire &, coûts directs totaux modifiés, etc.) et si le coût est hors site. Si plus d’un taux ou d’une base est impliqué pour un type donné de coût indirect, alors indiquez-les comme des entrées séparées. Si vous n’avez pas de taux indirect (F&A) actuel(s) approuvé(s) par une agence fédérale, indiquez « Aucun – va négocier » et incluez les informations pour un taux proposé. Utilisez la justification budgétaire si un espace supplémentaire est nécessaire.

Taux indirect (F&A) (%):

Indiquez le(s) plus récent(s) taux de coûts indirects (F&A) établi(s) avec le bureau fédéral cognizant, ou dans le cas des organisations à but lucratif, le(s) taux établi(s) avec l’agence appropriée. Si vous avez un bureau fédéral cognizant et que vous êtes sélectionné pour une bourse, vous devez soumettre votre proposition de taux indirect au NIH awarding IC ou au PHS awarding office pour approbation. Si vous n’avez pas d’organisme de tutelle, contactez l’organisme d’attribution. Ce champ doit être saisi en utilisant un taux tel que « 55,5. »

Base des coûts indirects (F&A) ($):

Saisissez le montant de la base pour chaque type de coût indirect.

Fonds demandés ($) :

Entrez les fonds demandés pour chaque type de coût indirect.

Agence cognitive (nom de l’agence, nom et numéro de téléphone du POC):

Entrez le nom de l’agence fédérale cognitive et le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable de la négociation de votre taux (votre point de contact). Si aucune agence compétente n’est connue, entrez « Aucune ».

Date de l’accord sur les taux indirects (F&A) :

Si vous avez un accord de taux négocié, entrez la date de l’accord.

Total des coûts indirects (F&A) :

Ce champ sera automatiquement calculé en fonction de la somme des champs « Fonds demandés » de tous les coûts indirects (F&A).

C. Total des coûts directs et indirects (F&A) (A+B)

Fonds demandés ($):

Ce champ sera automatiquement calculé en fonction de la somme des champs « Total des coûts directs » et « Total des coûts indirects (F&A) ».

Informations budgétaires cumulatives

1. Coûts totaux, période entière du projet

Toutes les valeurs de la section « Coûts totaux, période entière du projet » sont calculées automatiquement et les champs sont pré-remplis. Elles présentent les sommations des montants que vous avez saisis pour chacune des périodes budgétaires individuelles. Par conséquent, aucune saisie de données n’est autorisée ou requise dans la section « Coûts totaux, période entière du projet ».

Si l’un des montants affichés dans cette section « Coûts totaux, période entière du projet » semble incorrect, vous pouvez le corriger en ajustant une ou plusieurs des valeurs qui contribuent à ce total. Pour effectuer de telles corrections, vous devrez revoir le ou les formulaires de la période budgétaire appropriée.

2. Justifications budgétaires

Justification du personnel :

Format:

Joindre ces informations sous forme de fichier PDF. Voir la page Format des pièces jointes du NIH.

Contenu:

Listez tout le personnel, y compris les noms, le pourcentage d’effort (utilisez la métrique des mois-personnes), et les rôles sur le projet.

Ne fournissez pas d’informations sur les salaires individuels. Vous devez utiliser la limitation salariale actuelle imposée par la loi pour estimer le nombre de modules. Pour obtenir des conseils sur les limites salariales actuelles, communiquez avec votre bureau des programmes commandités.

Salaires de soutien administratif, de secrétariat et de bureau : Dans la plupart des circonstances, les salaires du personnel administratif, de secrétariat ou de bureau des établissements d’enseignement et des organisations à but non lucratif sont inclus dans les coûts indirects. Cependant, des exemples de situations où l’imputation directe de ces salaires peut être appropriée peuvent être trouvés dans 45 CFR 75.403.

L’inclusion de ces coûts peut être appropriée seulement si toutes les conditions suivantes sont remplies :

1. Les services administratifs ou de bureau font partie intégrante d’un projet ou d’une activité;
2. Les personnes concernées peuvent être spécifiquement identifiées au projet ou à l’activité;
3. Ces coûts sont explicitement inclus dans le budget ou ont reçu l’approbation écrite préalable de l’organisme fédéral d’attribution ; et
4. Les coûts ne sont pas également recouvrés en tant que coûts indirects.

Les demandes de facturation directe pour le personnel administratif, de secrétariat ou de bureau doivent être justifiées de manière appropriée ici dans la « Justification du personnel ». Pour chaque individu classé comme administratif/secrétaire/clerc, fournir le nom ; le pourcentage d’effort ; le rôle ; et une justification documentant comment ils remplissent les quatre conditions. Les CI des NIH peuvent demander des informations supplémentaires pour ces postes afin d’évaluer l’admissibilité.

Rémunération des étudiants diplômés : Les subventions des NIH limitent également la rémunération des étudiants diplômés. La compensation comprend le traitement ou le salaire, les avantages sociaux et la remise des frais de scolarité. Alors que la compensation réelle basée sur l’institution devrait être demandée et justifiée, cela peut être ajusté au moment de l’attribution. Cette limite doit également être utilisée lors de l’estimation du nombre de modules. Pour plus d’indications sur cette politique, voir le NIH Grants Policy Statement, section 2.3.7.9 : Graduate Student Compensation.

Justification du consortium:

Format:

Joindre ces informations sous forme de fichier PDF. Voir la page du NIH sur le format des pièces jointes.

Contenu:

Fournir une estimation des coûts totaux du consortium/de la sous-traitance (coûts directs plus coûts indirects) pour chaque période budgétaire, arrondie au millier de dollars le plus proche.

Lister les individus/organisations avec lesquels des accords de consortium ou contractuels ont été conclus et indiquer si l’institution collaboratrice est étrangère ou nationale.

Listez tout le personnel, y compris les noms, le pourcentage d’effort (utilisez la métrique des mois-personnes) et les rôles sur le projet.

Ne fournissez pas d’informations sur les salaires individuels.

Justification narrative supplémentaire :

Note : La justification narrative supplémentaire n’est pas nécessaire dans les demandes d’AOF avec des limites de coûts directs qui ne se répartissent pas uniformément sur les périodes budgétaires (par ex, les FOA R21 qui autorisent 275 000 $ de coûts directs sur deux ans).

Format:

Joindre ces informations sous forme de fichier PDF. Voir la page de format des pièces jointes du NIH.

Contenu

Si le budget demandé nécessite une justification supplémentaire (par exemple, des variations dans le nombre de modules demandés), incluez ces informations dans la pièce jointe de justification narrative supplémentaire. Si vous avez un ou des devis, vous pouvez les inclure ici.

La justification supplémentaire doit inclure des explications pour toute variation du nombre de modules demandés annuellement. En outre, cette section devrait décrire tous les coûts directs qui ont été exclus du total des coûts directs (tels que l’équipement, la remise des frais de scolarité) et tout travail effectué hors site, en particulier s’il s’agit d’un site d’étude étranger ou d’un taux F&A hors site.

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