Le guide ultime de la prise de décision en groupe – Techniques, outils et stratégies

« La sagesse des foules. »

« Aucun homme n’est une île. »

« Il faut deux silex pour faire un feu. »

Lorsqu’il s’agit de citations inspirantes, le travail en commun est un sujet assez populaire – et pour une bonne raison.

Des sept merveilles du monde au haut débit en fibre optique super rapide, beaucoup des plus grandes réalisations de l’humanité n’ont pas été l’œuvre d’une seule personne seule, mais de toute une équipe travaillant ensemble vers un objectif commun.

Alors que la prise de décision en groupe n’est peut-être pas toujours facile, vous ne pouvez vraiment pas discuter des résultats.

Et si vous cherchez des moyens de supercharger votre travail d’équipe, et d’améliorer la prise de décision en groupe, vous êtes au bon endroit.

Parce qu’avec les techniques, outils et stratégies appropriés dans votre boîte à outils figurative, vous pouvez transformer une salle de collègues en une machine à prendre des décisions bien huilée. Continuez à lire, pour trouver tout cela, et plus encore, dans notre guide ultime de la prise de décision en groupe.

Le secret de la prise de décision en groupe – cela commence par être une grande équipe

Constituer une équipe qui fonctionne bien est bien plus que de simplement jeter des gens dans une pièce et espérer le meilleur.

C’est tellement plus, en fait, que des bibliothèques entières ont été écrites sur le sujet de la composition des équipes – avec certains livres plus utiles que d’autres. Si vous cherchez à constituer une équipe efficace, il est logique de prendre conseil auprès des experts.

Et il n’y a pas plus expert que J. Richard Hackman, le professeur Cahners-Rabb de psychologie sociale et organisationnelle à l’Université Harvard.

Dans son livre de 2002, Leading Teams : Setting the Stage for Great Performances, Hackman a mis en avant cinq conditions spécifiques requises pour que le travail en équipe soit le plus efficace :

1. Votre équipe doit être « réelle ». Hackman suggère que, pour qu’une équipe fonctionne au mieux, elle doit être « réelle ». En termes simples, il fait référence à l’idée que l’équipe doit avoir un leader clairement défini, un noyau de membres immuable et un objectif commun. Cette définition inspirera confiance aux individus de l’équipe et fera en sorte que chacun ait un sens commun de la responsabilité.

2. Votre équipe a besoin d’une direction convaincante. Peu importe l’efficacité d’une équipe, tous ces efforts sont en quelque sorte inutiles s’ils sont orientés dans la mauvaise direction. Pour cette raison, Hackman suggère que les équipes efficaces doivent toutes être parfaitement claires sur l’objectif singulier qu’elles partagent – et pousser activement vers cet objectif ensemble.

3. Votre équipe a besoin d’une structure habilitante. Tout comme pour de nombreuses entreprises dans la vie, réussir en équipe nécessite une structure. Plus précisément, il faut une structure qui permette à chacun des membres de faire son travail de la manière qu’il juge la plus efficace.

4. Votre équipe a besoin d’une organisation de soutien. Aucune équipe professionnelle n’existe dans un vide. L’organisation au sein de laquelle l’équipe existe doit être favorable aux objectifs de l’équipe pour qu’elle puisse atteindre ses objectifs. Cela peut inclure des systèmes de récompense ou des préoccupations infrastructurelles comme la fourniture du matériel et des logiciels nécessaires.

5. Votre équipe a besoin d’être encadrée par des experts. Même les meilleurs employés sont souvent plus à l’aise et plus compétents lorsqu’ils travaillent en solo. Une partie de l’expérience de l’équipe consiste donc à comprendre comment travailler au mieux avec les autres – et le coaching est généralement essentiel pour y parvenir. Tout comme les plus grandes vedettes sportives du monde ont toutes un coach, les meilleures équipes en ont un aussi. « Aucun homme n’est une île », après tout.

Les cinq conditions de construction d’une équipe de Hackman constituent une base solide sur laquelle vous pouvez également créer votre équipe. Mais, bien sûr, ce n’est que la première étape – ce n’est que le travail de base. Une fois que vous aurez constitué une équipe fonctionnelle capable de travailler ensemble de manière optimale, vous devrez la mettre au travail. Et pour cela, ils devront commencer à prendre des décisions.

Si vous voulez en savoir plus sur la façon de tirer le meilleur parti de votre équipe, consultez nos articles sur les objectifs de carrière, sur la façon d’embaucher le bon chef de produit et sur ce qui fait un bon manager.

Alors, maintenant que notre équipe de crack est réunie, voyons comment les faire travailler au mieux…

5 des meilleures techniques de prise de décision en groupe

Maintenant que nous avons couvert les fondamentaux, il est temps d’aller plus loin.

Les techniques de prise de décision en groupe peuvent fournir la structure indispensable dont les équipes ont besoin pour mettre leur ego de côté et se concentrer sur la bonne décision pour l’organisation.

Mais la technique qui vous convient le mieux dépendra de la dynamique de votre équipe et, dans une certaine mesure, de ce que vous essayez d’atteindre également – c’est pourquoi il est important de les essayer toutes jusqu’à ce que vous trouviez la solution parfaite pour vous et vos coéquipiers.

Ces techniques ne vous laisseront pas avec un résultat final, (cela vient un peu plus tard), mais elles représentent plutôt la mécanique du processus de décision + prise.

En un mot, ces techniques de prise de décision permettent aux membres de l’équipe d’explorer un problème sous tous les angles d’une manière qui leur convient.

Chaque membre de l’équipe est un individu, après tout, et envisager le problème différemment peut vous aider tous à prendre une décision plus facilement. En outre, les résultats objectifs que certaines de ces techniques de prise de décision fournissent (comme la notation pondérée, par exemple) peuvent être utilisés comme justification lors du partage des décisions de votre équipe dans l’ensemble de l’entreprise.

Naturellement, la technique la plus efficace pourrait changer d’un projet à l’autre (et d’une équipe à l’autre), mais ne vous inquiétez pas – il y en a beaucoup à choisir. En fait, nous avons sélectionné 5 de nos favorites pour vous aider à démarrer sur les chapeaux de roue :

1. La méthode Delphi

Aussi connue sous le nom de « convergence itérative », la méthode Delphi est une technique qui s’appuie sur l’expertise d’un groupe ou d’une équipe pour aider à prendre des décisions complexes.

Le concept qui sous-tend la méthode Delphi est qu’un groupe d’experts sur un sujet sera en mesure de parvenir à une décision collective beaucoup plus efficace qu’un groupe n’ayant que des connaissances de base.

Alors, comment cela fonctionne-t-il ? Eh bien, la méthode Delphi se déroule sous la forme d’une série de « rounds ». Au cours de chaque tour, les experts individuels répondent à des questions liées à la décision à prendre. Après le tour, un animateur rassemble les réponses, puis les lit anonymement au groupe. Le tour suivant a alors lieu à la lumière des nouvelles informations provenant des autres experts.

Essentiellement, il s’agit d’un processus de raffinement de l’information jusqu’à ce que seuls les détails de base les plus purs, ou les options de décision, restent. Quand on y pense de cette façon, le nom de « convergence itérative » prend soudainement beaucoup plus de sens.

2. Brainstorming

Si la technique précédente était un peu trop structurée pour vous, que diriez-vous de quelque chose de plus libre ? Vous avez probablement déjà tâté de cette technique, mais le brainstorming est toujours aussi populaire lorsqu’il s’agit de prendre des décisions en groupe.

Pourquoi ?

Bien, pour commencer : le brainstorming offre un environnement très ouvert et désinhibé pour exprimer des idées, et cette atmosphère libérale peut aider la créativité et l’ingéniosité à se manifester. Mais nous allons trop vite – commençons plutôt par les bases.

En bref, le brainstorming est une technique de prise de décision en groupe dans laquelle chaque membre d’un groupe est encouragé à produire toutes les idées qui lui viennent à l’esprit – aussi folles ou farfelues soient-elles. Popularisé dans le livre Applied Imagination d’Alex F Osborn en 1967, le concept du brainstorming est quelque chose qui tourne encore régulièrement sur les lieux de travail à travers le monde.

Parce que le brainstorming se déroule généralement comme une session libre, il y a généralement peu (voire aucune) limitation du processus. Cela peut signifier que certaines idées peuvent être un peu exagérées, mais cela peut aussi signifier que des solutions hors normes deviennent soudainement une possibilité réelle.

3. La technique du groupe nominal

Aussi connue sous son acronyme NGT, la technique du groupe nominal est essentiellement une forme plus structurée de brainstorming. Le concept est conçu pour encourager chacun à donner ses opinions et ses idées honnêtes sans se retenir, mais aussi pour introduire une étape de modération par laquelle le reste de l’équipe discute et hiérarchise chaque idée ouvertement.

Peut-être que la meilleure façon d’expliquer la NGT est de parcourir ce à quoi une session typique pourrait ressembler. Imaginons que vous et votre équipe ayez un problème à résoudre et que le brainstorming seul ne suffise pas. Voici comment la NGT peut vous aider :

1. Premièrement, le problème à résoudre doit être clairement énoncé afin que tous les membres du groupe le comprennent.

2. Comme pour un brainstorming, chaque membre de l’équipe doit prendre ce qui lui passe par la tête et l’écrire. Encore une fois, tout comme le brainstorming, il n’y a pas de limites ici.

3. Chaque membre de l’équipe lit à haute voix une de ses idées et le leader de la session l’écrit sur le tableau blanc. Crucialement, aucune discussion des idées n’est autorisée à ce stade.

4. Une fois que tous les membres ont contribué aux idées, l’équipe discute de chacune d’elles ensemble. Si tout le monde est d’accord, les idées peuvent être retirées de la liste, ou la formulation peut être modifiée.

5. Enfin, l’équipe devrait se retrouver avec une liste affinée de solutions sur lesquelles ils sont tous d’accord.

4. Classement

L’option démocratique dans la vie est souvent la façon la plus juste de faire les choses, et on peut certainement en dire autant de la prise de décision en groupe.

Tout comme décider de la saveur des chips à manger en premier dans le paquet, prioriser et mettre les éléments en ordre est quelque chose qui nous vient naturellement en tant qu’êtres humains. Nous pouvons tirer parti de cet instinct lorsque nous prenons des décisions de groupe pour affiner notre liste de solutions.

Alors, comment faire pour classer vos options lorsque vous prenez des décisions de groupe ? La première étape consiste simplement à demander à chaque membre de l’équipe de regarder ce qui est disponible, puis – en privé – de faire sa propre liste classée de toutes ces options. Il peut s’agir d’un classement de 1 à 10, de A à Z, selon ce qui vous convient. Une fois que c’est fait, les listes peuvent être soumises et une moyenne de chacun des « votes » peut être prise pour chaque élément.

À partir de là, c’est une question de mathématiques assez simples pour déduire lequel des éléments de votre liste de solutions est le plus populaire parmi le groupe.

5. Le pointage pondéré

Voici une technique de prise de décision qui nous tient à cœur chez airfocus (tellement à cœur, en fait, que nous y consacrons un guide entier) : le pointage pondéré.

Idéal à utiliser dans des scénarios où votre équipe a beaucoup de solutions potentielles différentes mais aucun critère clair pour les découper en tranches, le modèle de notation pondérée repose sur l’idée que certaines solutions ou idées peuvent être plus critiques pour l’entreprise (ou plus risquées) que d’autres.

Lorsque vous appliquez ce système à votre processus décisionnel, vous et votre équipe devez évaluer chaque élément de votre liste et lui attribuer des critères comme la valeur commerciale, les coûts et les risques. Chacun de ces critères doit de même se voir attribuer un score basé sur la pondération de l’élément. Par exemple, un élément ayant un score élevé pour la valeur commerciale et un faible score pour les risques serait probablement un élément de très haute priorité.

Une fois que vous aurez effectué une notation pondérée pour chaque élément de la liste de votre équipe, vous serez en mesure de totaliser les scores et de prendre une décision beaucoup plus éclairée – en tant qu’équipe – sur lequel d’entre eux vous devriez vous concentrer en premier.

4 outils essentiels de prise de décision en groupe

Même lorsque les meilleures équipes du monde disposent des meilleures techniques du monde, la prise de décision peut ne pas se dérouler sans heurts – pas sans les bons outils.

Ces outils sont parfois aussi simples qu’un tableau blanc, un marqueur effaçable à sec et quelques ordinateurs portables, mais il existe de nombreux outils théoriques et diagrammatiques qui peuvent aider le processus de prise de décision, également. Contrairement aux techniques dont nous avons parlé plus haut, ces outils consistent davantage à visualiser le problème de manière à faciliter la prise de décision.

En fait, dans de nombreux cas, c’est une bonne idée d’utiliser un ou plusieurs de ces outils dans le cadre des techniques de prise de décision en groupe décrites ci-dessus.

Les outils de prise de décision n’ont pas besoin d’être complexes, mais ils doivent simplifier le processus de prise de décision d’une manière qui rend les décisions consensuelles plus faciles à obtenir. Voici 4 de nos préférés :

Vote par points autocollants

Parfois, les outils les plus simples sont vraiment les meilleurs – et il n’y a pas plus simple que le vote par points autocollants.

Comment cela fonctionne-t-il ? C’est un jeu d’enfant : il suffit de lister tous vos points de discussion sur un tableau blanc ou un mur (les notes autocollantes sont très pratiques ici), puis de distribuer un ensemble de petits points autocollants.

À ce stade, vous pouvez expliquer à votre équipe que chaque point autocollant représente un vote d’approbation pour un élément ou une solution spécifique. Ensuite, tout ce qu’ils doivent faire est de s’approcher et de coller leur point au point pertinent.

Une fois que tous les membres de l’équipe ont pris le temps de placer leur point autocollant sur le mur, vous pouvez tous prendre du recul pour faire le point.

Ce que vous regarderez en fait, c’est une carte thermique rudimentaire : là où se trouve la plus forte concentration de points autocollants, c’est probablement là que vous devriez commencer votre prise de décision. A partir de là, vous pouvez rincer et répéter autant de fois que vous le souhaitez jusqu’à ce que votre liste de tâches soit 100% hiérarchisée.

(Ou jusqu’à ce que vous soyez à court de points autocollants – selon la première éventualité !)

L’arbre de décision

Avant que votre équipe ne prenne une décision, l’une des étapes les plus importantes est de tenter de prévoir le résultat de ces décisions.

C’est dans ce but précis que l’arbre de décision a été créé : c’est un moyen très visuel, et très intuitif, de prédire comment certaines décisions vont tourner. Contrairement à une carte mentale, l’arbre de décision est un outil non linéaire.

Cela signifie que vous pouvez prendre plusieurs décisions potentielles et les faire passer par chaque étape de l’arbre pour vous aider à décider si c’est le bon choix ou non.

Les arbres de décision sont assez intéressants du point de vue de la conception parce qu’ils reflètent essentiellement le processus de pensée propre à la prise de décision.

Simplifié, un arbre de décision commence par une seule question juste en haut ou en bas de la page – pensez à cela comme la racine.

À partir de là, des nœuds sont ajoutés sous la racine avec des questions binaires qui remettent en cause ses hypothèses ou font des suggestions alternatives.

Il est facile de voir comment, après quelques branches menant à quelques nœuds, on peut rapidement développer un diagramme ressemblant à un arbre.

Une fois que chacune de ces branches arrive à sa conclusion naturelle, généralement par plusieurs nœuds, le nœud final est appelé feuille. Une seule chaîne allant de la graine à la feuille est connue comme une règle.

Phew ! Si vous n’êtes pas très horticulteur, ne vous inquiétez pas – les arbres de décision sont beaucoup plus faciles à comprendre sur papier et peuvent être un outil puissant lorsqu’il s’agit d’aider votre équipe à prendre ensemble des décisions logiques et fondées sur des faits.

L’outil Airfocus Priority Poker

Bien sûr, nous ne pouvions pas laisser passer la discussion sur la hiérarchisation des priorités sans mentionner notre outil de prise de décision très collectif : Priority Poker. D’autant plus que nous avons récemment lancé la V2 de l’outil Priority Poker.

Cet outil – exclusif à airfocus – est un moyen amusant et efficace de permettre la prise de décision en groupe.

Alors, comment fonctionne-t-il et comment peut-il aider ? C’est très simple. Il vous suffit de cliquer sur la fonction de poker prioritaire, pour mettre la table.

Une fois que toutes les options sont là pour être votées, les membres de l’équipe notent anonymement chaque idée ou solution dans la liste ou le backlog.

Vous pouvez demander aux joueurs de voter via des métriques clés, telles que la valeur, le coût, le risque, etc. pour obtenir une image holistique des idées qui méritent d’être suivies et de celles que le groupe a décidé de laisser de côté.

Après que tout le monde ait fait son pointage, vous verrez un résumé pratique de ce que votre équipe pense vraiment être important. Mieux encore, vous pouvez appliquer ces classements à votre feuille de route dès le jeu – pratique, non ?

L’analyse de Pareto

Vous avez probablement entendu parler de celle-ci sous son nom le plus courant : la règle des 80/20.

Ce que vous ne saviez probablement pas, c’est qu’elle remonte tout droit à 1896, lorsqu’elle est apparue pour la première fois dans le livre Cours d’économie politique de l’économiste italien Vilfredo Pareto.

Comment cela vous aide-t-il à prendre des décisions ?

Eh bien, la règle dit simplement que 80% des bénéfices d’un projet proviennent généralement de 20% de son effort. Effectuer une analyse de Pareto permet à votre équipe de mieux identifier où se trouvent ces 20% et d’utiliser cette information pour mieux hiérarchiser les solutions.

Ce processus est particulièrement utile lorsque votre équipe prend des décisions basées sur les commentaires des clients comme les erreurs et les rapports de bogues. Vous pouvez simplement totaliser le nombre de fois où chaque problème individuel est signalé, puis traduire ces rapports en pourcentage et les reporter sur un graphique.

Enfin, il suffit de tracer une ligne droite pour qu’elle se croise à 80 % du compte et l’orientation que votre équipe devrait probablement décider de prendre deviendra soudainement très claire.

Comment prendre une décision finale (en tant que groupe)

À ce stade, nous avons couvert la composition de l’équipe, certaines techniques pratiques pour aider cette équipe à prendre ces décisions, et certains outils qu’elle peut exploiter pour faciliter le processus. Mais une question cruciale demeure : comment saurons-nous qu’une décision a été prise ?

Et si le résultat de ces outils et techniques de prise de décision en groupe laisse quelques grandes options sur la table : laquelle choisissez-vous ?

Tout comme dans une salle de jury, votre équipe devra également s’entendre sur une stratégie de prise de décision qui donne ce résultat final.

En gardant cela à l’esprit, voici les stratégies de prise de décision de groupe les plus courantes parmi lesquelles votre équipe pourrait choisir :

• Décision unanime. C’est l’étalon-or absolu de la prise de décision en groupe. Si vous pouvez trouver un moyen pour que chaque membre d’une équipe arrive à la même décision, cet accord général renforce vraiment le poids de ladite décision. Cela ne se passe pas toujours comme ça, bien sûr. C’est pourquoi il existe d’autres options…

• Consensus. Tout comme le monde obscur de la politique, les décisions d’affaires ne sont pas toujours noires et blanches. Pour cette raison, il est parfois impossible que tous les membres de l’équipe soient d’accord sur un résultat. En utilisant la méthode de la majorité démocratique, il n’est pas nécessaire de perdre du temps à essayer de convaincre ceux qui ne sont pas d’accord, car le résultat choisi est celui que la majorité de l’équipe sélectionne. Ceux qui ne sont pas d’accord doivent néanmoins accepter la décision finale pour parvenir à un consensus.

• La décision exécutive. On ne peut pas l’éviter : parfois, il revient à une seule personne (généralement le leader d’un groupe) de prendre une décision finale. Dans ce cas, la personne choisie écoutera toutes les parties de la discussion, examinera les informations fournies par les outils de prise de décision du groupe, et prendra une décision de jugement. C’est certainement une façon plus autocratique de faire les choses, mais si vous y réfléchissez, c’est ainsi que de nombreuses décisions d’affaires sont prises aujourd’hui.

Prêt à prendre de meilleures décisions de groupe ?

Il est facile de rejeter les décisions de groupe comme quelque chose de difficile et, parfois, de frustrant. Mais, si vous tirez parti des techniques, des outils et des stratégies que nous avons partagés dans ce guide, vous pourriez juste trouver que c’est une expérience vraiment enrichissante.

Vous devriez maintenant avoir tout ce dont vous avez besoin pour vous lancer et construire une équipe qui brise les objectifs, qui prend des noms et qui résout les problèmes pour relever presque tous les défis commerciaux (et expliquer exactement comment ils l’ont fait).

Et n’oubliez pas : airfocus est l’outil idéal pour qu’ils restent tous alignés et tirent dans la même direction.

Donnez-lui un essai dès aujourd’hui et découvrez ce que vous (et votre équipe) pourriez vraiment accomplir.