Le guide ultime pour créer un manuel de l’employé |

Alors, vous venez de franchir la ligne d’arrivée dans le processus d’embauche et vous êtes maintenant prêt à accueillir votre nouvel employé dans votre petite entreprise. Il y a des étapes critiques que vous devez prendre à la fois pour embarquer et retenir les employés. Un lien clé entre les deux est votre manuel de l’employé.

Votre manuel non seulement prépare le terrain pour la culture de votre entreprise, la vision, la vibration et les règles de la route, mais il établit également votre intention de communiquer clairement. En outre, certains éléments du manuel – tels que les avantages, la rémunération, les avantages sociaux et un environnement de travail sûr – sont essentiels pour la rétention des employés.

Nous explorerons pourquoi vous avez besoin d’un manuel des employés en tant que propriétaire de petite entreprise (et les peines de cœur et les dollars que vous économiserez inévitablement), ce qu’il faut inclure, comment en créer un et comment s’assurer que vos employés en font l’un des premiers documents qu’ils lisent le premier jour.

Le but d’un manuel des employés

Un manuel des employés est le livre de jeu opérationnel et l’outil de communication dont vous et votre équipe avez besoin pour codifier les règles de la route pour travailler dans votre petite entreprise. Un manuel bien rédigé offre une ventilation des normes, des attentes et des processus que vous attendez de vos employés, tout en leur signalant comment vous gérerez les situations qui se présentent.

Les grands manuels sont des documents qui enthousiasmeront et habiliteront vos employés, tout en renforçant votre culture et vos valeurs. Le manuel de l’employé fournit la clarté et le contexte – en cas de problème – afin que les employés sachent précisément à qui s’adresser. Les nouveaux employés reçoivent une copie du manuel de l’employé avec un formulaire à signer, confirmant qu’ils l’ont lu et qu’ils comprennent son contenu.

Bien que le manuel ne garantisse pas la conformité (et ce n’est pas un contrat de travail formel), il donne à toutes les parties une clarté sur la façon de fonctionner, et il peut protéger les propriétaires de petites entreprises contre les actions en justice ou même être utilisé comme preuve dans un procès anti-discrimination, par exemple.

Pourquoi vous avez besoin d’un manuel des employés

Voici deux statistiques stupéfiantes : Premièrement, selon une enquête de Gusto auprès des propriétaires de petites entreprises, seulement 26% des petites entreprises de moins de 10 employés avaient un manuel des employés. Deuxièmement, si l’on regarde le coût d’un éventuel litige en matière d’emploi, selon une étude du Court Statistics Project, le coût médian d’une affaire d’emploi qui va jusqu’au procès est de 88 000 $.

Considérez qu’il suffit d’un seul procès pour porter un coup dur à votre entreprise, et les effets du litige pourraient aller bien au-delà des pertes financières. Un procès peut nuire à la réputation de votre entreprise, surtout s’il la dépeint sous un jour négatif et qu’il est relayé par les médias locaux ou nationaux. Elle peut également vous stresser, vous et vos employés. Vous auriez peut-être pu éviter le procès si vous aviez créé un manuel de l’employé.

Il est essentiel d’avoir un manuel en place, car non seulement il articule que tous les employés sont traités de manière égale et équitable, mais il aide également à promouvoir un environnement de travail positif, accueillant, productif et sûr.

Vous vous demandez peut-être si avoir un manuel de l’employé est obligatoire pour votre entreprise. Bien que le ministère fédéral du Travail n’exige pas la création effective du document, vous êtes tenu d’informer les employés de leurs droits sur le lieu de travail – que ce soit par une signalisation visible sur le lieu de travail ou par un manuel officiel. Les propriétaires de petites entreprises intelligentes optent pour les deux, afin d’avoir toutes leurs bases couvertes.

Vous voulez d’abord examiner les affiches obligatoires sur le lieu de travail du ministère du Travail. et ensuite rechercher toutes les exigences de l’État sur le site Web du bureau du travail de votre État.

Si vous exploitez des sites commerciaux dans différents États, vous devrez peut-être rédiger et produire différents manuels ; contactez votre avocat pour plus d’informations. Par exemple, les exigences du département du travail du Connecticut peuvent ne pas être les mêmes que celles du département des relations industrielles de Californie.

N’oubliez pas que lorsque vous créez un manuel pour les employés, vous voulez aller au-delà du strict minimum pour vous concentrer également sur les politiques – légales ou autres – qui ont un impact direct sur votre petite entreprise.

Les 10 incontournables de votre manuel des employés

Ne vous sentez pas dépassé et ne pensez pas que vous devez inclure chaque pensée, loi ou processus dans votre manuel – il est censé servir de guide général, et les détails surgissent dans la pratique de l’utilisation du guide. Concentrez-vous sur l’inclusion des éléments essentiels qui vous concernent directement, vous et vos employés.

1. Vue d’ensemble de l’entreprise, vision, mission et valeurs

Définissez la mission, la vision et l’objectif de votre entreprise dès le départ, afin que vos employés puissent avoir une clarté totale sur les valeurs de votre entreprise et s’y aligner. Vos valeurs et vos convictions sont les principes directeurs – ce qui compte le plus pour vous – qui orientent tous les aspects de votre entreprise. Il s’agit de votre boussole morale et de votre noyau, qui vous donne, à vous et à vos employés, un sens du but et de la direction.

Par exemple, l’énoncé de mission de Patagonia commence en annonçant : « Nous sommes en affaires pour sauver notre planète. » Leurs valeurs fondamentales sont de construire le meilleur produit, de ne pas causer de dommages inutiles, d’utiliser les affaires pour protéger la nature et de ne pas être lié par les conventions. Les employés qui rejoignent l’entreprise savent qu’ils signent avec une organisation qui valorise la durabilité et la responsabilité environnementales.

Soyez clair sur ce que vous défendez, et vous pouvez habiliter vos employés à être vos meilleurs défenseurs. Dans cette section, vous pouvez inclure :

• La lettre de bienvenue du fondateur ou du propriétaire
• L’histoire d’origine de l’entreprise et le calendrier opérationnel
• Des photos du personnel et du lieu de travail
• Des ventes ou des statistiques puissantes qui auraient un impact
• Des événements parrainés par l’entreprise, qu’il s’agisse de sorties annuelles ou d’efforts bénévoles sanctionnés

2. Rémunération, avantages sociaux et privilèges

Cette section est la préférée de la foule et la première que l’employé lira en détail. Non seulement ils veulent avoir une compréhension complète et claire de quand et comment ils seront rémunérés, ainsi que du processus d’évaluation de la performance, mais ils veulent aussi comprendre les avantages et les perks de l’entreprise auxquels ils ont droit.

En termes de rémunération, vous voulez définir :

• La fréquence et le moment du paiement. Payez-vous les employés toutes les semaines ou toutes les deux semaines ? Les chèques de paie arrivent-ils à une date et une heure précises dans le mois ? Définissez des attentes claires quant au moment où les employés seront rémunérés.
• Comment ils sont payés. Remettez-vous des chèques aux employés, proposez-vous le dépôt direct ou payez-vous via une société de traitement en ligne comme PayPal ou Stripe ? Précisez comment les employés recevront leurs fonds et s’ils doivent fournir des informations pour assurer le bon déroulement du processus de paiement. Pour de nombreuses entreprises, c’est aussi simple que de remplir un formulaire de dépôt direct.
• Politique en matière d’heures supplémentaires. Clarifiez si vous avez une politique en matière d’heures supplémentaires, ainsi que sa structure et ce qui qualifie le paiement des heures supplémentaires.
• Rémunération alternative. Peut-être votre rémunération comprend-elle des actions ou des primes progressives, ou une rémunération liée à l’atteinte de cibles et d’objectifs de vente. Définissez comment et quand les employés peuvent obtenir cette rémunération supplémentaire ou alternative.

Dans la section sur la rémunération, vous devez également décrire les attentes en matière d’évaluation des performances et de salaire/primes. Êtes-vous une entreprise qui donne des évaluations annuelles ou semestrielles structurées, ou le processus est-il plus décontracté et fluide ? Les employés reçoivent-ils un certain pourcentage de prime basé sur le succès de l’entreprise, ou reçoivent-ils des primes individuelles basées sur les performances ou des primes « ponctuelles » ? Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise procédure – soyez simplement transparent sur vos processus d’évaluation, d’augmentation et de prime.

Lorsqu’il s’agit d’avantages sociaux, vous voulez fournir un aperçu général de ce que vous offrez en termes de soins de santé, de soins dentaires, de vision, d’assurance-vie et de régimes de retraite, y compris les conditions d’admissibilité. Dans cette section, vous voulez expliquer :

• Les avantages de base en matière de santé, d’assurance et de retraite et l’admissibilité. Par exemple, faut-il être un employé à temps plein pour avoir accès à certains avantages (ou à tous) ? Offrez-vous des forfaits au prorata ? Faites savoir aux employés quand ils peuvent s’inscrire et quand ils sont admissibles aux avantages.
• Avantages en matière d’éducation et de formation. Assurez-vous d’inclure le remboursement des frais de scolarité ou des cours en ligne, si vous offrez ces avantages.
• Avantages. Qu’il s’agisse de téléphones et d’ordinateurs portables d’entreprise payés, de déjeuners gratuits, d’horaires flexibles ou de travail à distance, exposez les avantages qui rendent le travail dans votre entreprise spécial et unique. Les avantages sont la façon dont vous pouvez attirer et retenir les meilleurs talents.

3. Code de conduite

Faites en sorte que vos normes soient générales, afin de ne pas tomber dans le piège d’inclure chaque permutation de comportement. Vous voulez donner aux employés une compréhension de base de ce que vous jugez acceptable. Les domaines à inclure dans votre code de conduite sont :

• Codes vestimentaires
• Utilisation des téléphones, du courrier électronique et d’Internet pendant les heures de travail
• Pauses de repas et périodes de repos
• Tabac, alcool, directives en matière de tabagisme, d’alcoolisme et de toxicomanie
• Gestion des données et confidentialité des clients
• Politique de résolution des conflits
• Cadeaux aux clients ou aux fournisseurs (sous quelque forme que ce soit) ou pots-de-vin
• Normes et politiques éthiques
• Sauvegarde des informations confidentielles

Le manuel des employés doit également aborder toutes les procédures disciplinaires que vous avez mises en place concernant le comportement des employés sur le lieu de travail.

4. politiques de non-discrimination et d’égalité des chances

Vous êtes tenu par la loi d’indiquer explicitement que votre entreprise adhère aux lois sur la non-discrimination et l’égalité des chances en matière d’emploi lors de l’embauche et de la promotion, conformément à la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC).

Vous devrez peut-être aussi envisager d’aborder, et de respecter, la loi sur l’immigration et la nationalité (INA), qui interdit les pratiques injustes d’embauche, de licenciement, de promotion et de recrutement liées au statut de citoyenneté d’un employé, à son origine nationale et à leur processus de vérification d’éligibilité. La loi décrit également les recours en cas de représailles et d’intimidation.

5. Politiques de congé familial et médical

Si votre petite entreprise compte plus de 50 employés, vous devez mettre en place une politique de congé familial et médical (FMLA). La loi exige que vous fournissiez jusqu’à 12 semaines de congé sans solde protégé par l’emploi au cours d’une période de 12 mois pour des événements de la vie d’un employé, y compris la naissance et la garde d’enfants, les soins à un membre de la famille immédiate souffrant d’une maladie ou d’un problème médical grave, ou le soin de sa propre maladie.

Pendant la période de congé, les employeurs doivent également maintenir tous les avantages médicaux des employés. Pour plus d’informations, consultez le guide de l’employeur FMLA. Vous pouvez également avoir besoin d’examiner les lois de l’État pour déterminer si vous devez aborder des mandats supplémentaires dans votre manuel de l’employé.

6. Horaire, heures d’ouverture et congés payés (PTO)

Il s’agit ici de clarifier vos heures d’ouverture et les moments où les employés sont censés arriver et partir. Vous devriez inclure tout jour férié observé, toute politique liée au travail pendant les jours fériés ou les heures non ouvrables, et comment les employés seront rémunérés. Vous pouvez également vouloir décrire comment les employés peuvent « pointer » leur temps, afin que leur présence soit suivie et vérifiée par leur gestionnaire.

Lorsqu’il s’agit de PTO, vous voulez être clair sur la quantité de temps allouée pour les jours de maladie, les congés à court terme et les vacances, et, s’il y a un processus d’accumulation ou de cumul, si vous permettez aux jours gagnés de « rouler » sur l’année suivante.

7. sûreté et sécurité du lieu de travail

Pour éviter toute confusion et tout litige potentiel, définissez les mesures que vous prenez pour garantir un environnement de travail physique et non physique sûr. Qu’il s’agisse des politiques et procédures d’utilisation des machines, ou de votre processus de dépôt de plaintes pour harcèlement sexuel ou intimidation, vos employés doivent se sentir à l’aise de travailler dans un environnement sûr. Assurez-vous également de comprendre les règles et procédures d’indemnisation des travailleurs.

8. Politique de conduite numérique et de médias sociaux

La technologie numérique et sociale est plus omniprésente que jamais, ce qui donne aux employeurs et aux employés l’avantage d’une connexion instantanée, mais ouvre également la porte à la responsabilité. Assurez-vous de définir comment vos employés peuvent (ou ne peuvent pas) parler de votre entreprise et la représenter sur les médias sociaux.

Aussi bien pour les employés sur place que pour les employés à distance, vous voulez établir des normes pour protéger les actifs, les documents internes et les informations sur les clients. Cela peut signifier se connecter à un réseau spécifique pour accéder à votre courrier électronique ou à vos documents lorsque vous n’êtes pas au bureau, ou cela peut être la façon dont vous gérez vos mots de passe.

9. Non-divulgation et conflits d’intérêts

Les propriétaires de petites entreprises doivent protéger les aspects confidentiels de leur entreprise qui les rendent uniques et compétitifs. À cette fin, vous voulez vous assurer que vos secrets commerciaux et toutes les informations exclusives restent au sein de l’entreprise. Il pourrait être judicieux de faire signer aux employés un accord de non-divulgation (NDA), qui stipulera les règles autour du partage d’informations.

De plus, l’économie des petits boulots (gig economy) est florissante, avec 36% des travailleurs prenant des combines à temps partiel ; vous pourriez envisager de définir les types de travail et de projets qui sont autorisés pendant qu’une personne est sous votre emploi.

Il peut être utile de faire appel à un avocat spécialisé en droit du travail qui peut vous guider dans les meilleures pratiques pour votre secteur d’activité, ainsi que vous aider à rédiger un langage pertinent.

10. Avis de non-responsabilité importants

Assurez-vous, avec une clarté absolue, que les employés savent que :

• Le manuel n’est pas un contrat contraignant et ne garantit pas un emploi ultérieur.
• Le manuel est le mot final sur toutes les politiques, remplaçant les mémos ou les documents qui ont pu être distribués aux employés avant sa création.
• Les politiques sont sujettes à changement. Tout ce qui figure dans ce document n’est pas gravé dans la pierre. Vous avez le droit de modifier les politiques au fur et à mesure que votre entreprise change et évolue ; cependant, vous devez également divulguer toute mise à jour pertinente qui affecterait vos employés.
• Ils doivent lire et accuser réception du manuel de l’employé. L’ignorance n’est jamais le bonheur, surtout lorsqu’il s’agit des droits des employés et des procédures de l’entreprise. Les employés ont la responsabilité de s’informer sur les normes que vous avez établies et sur les droits dont ils disposent.

Comment démarrer

Ne réinventez pas la roue. Presque toutes les entreprises ont des directives de fonctionnement, donc, si vous êtes en panne de contenu et de créativité, ne cherchez pas plus loin que Google.com. Servez-vous de vos recherches pour vous inspirer des éléments à inclure, de la manière de transmettre les informations et de la façon de concevoir et de présenter votre manuel. Vous souhaitez peut-être conserver un design simple dans un document MS Word, tout en vous permettant d’être humain et ludique avec le texte. Ou peut-être avez-vous un peu de budget pour créer un manuel illustré avec les couleurs, les polices et le logo de la marque de votre petite entreprise, afin que les employés se sentent engagés dans votre marque dès le départ.

De plus, vous avez peut-être déjà créé une grande partie du texte dont vous avez besoin pour le manuel (comme les valeurs, les services et les processus) en produisant d’autres documents, comme votre site Web et vos politiques internes. Consolider les informations provenant de sources existantes – au lieu d’ouvrir un document MS Word et de repartir de zéro – vous fera gagner du temps et contribuera à assurer la cohérence de votre langage pour vos employés actuels ainsi que pour les nouveaux embauchés.

Étape 1. Déroulez le tapis rouge.

Votre nouvel employé sort tout juste du processus d’entrevue et de négociation, et vous voulez que l’énergie positive et l’excitation continuent. Votre manuel de l’employé est l’une des premières rencontres clés qu’il aura avec vous sur place, et la première impression compte. De la conception et du texte aux pages d’accueil, vous voulez que votre recrue se sente comme chez elle. Commencez par la verve et la passion de votre entreprise. Ouvrez avec votre vision, votre mission et vos valeurs fondamentales. Expliquez le type d’entreprise que vous voulez exploiter et comment vos employés jouent un rôle central dans cette histoire, et laissez-les apprendre à vous connaître d’abord avant de tomber dans le labyrinthe qu’est votre jargon juridique.

Pour vous aider à guider votre réflexion, regardez des exemples d’entreprises qui communiquent leurs valeurs fondamentales d’une manière qui se démarque.

Étape 2. Plongez dans les politiques et les procédures.

Puis, vous voulez entrer dans la viande du manuel. Lorsque vous incluez tous les composants comme indiqué dans la section précédente, envisagez de créer des exemples illustrés, afin que les employés puissent obtenir un contexte et une clarté. Peut-être souhaitez-vous visualiser des éléments du manuel à l’aide de graphiques, de bandes dessinées, de photos ou d’illustrations. Soyez créatif dans votre façon de représenter les informations. Nous allons plonger dans les exemples sous peu.

Étape 3. Révisez votre manuel avec les principales parties prenantes.

Veuillez vous assurer que vous disposez de professionnels formés sous la forme de représentants ou de consultants en ressources humaines, ainsi que d’avocats spécialisés en droit du travail, qui sont au fait des dernières lois fédérales, locales et étatiques. Il est utile de leur demander d’examiner votre document pour s’assurer que non seulement vous avez formulé l’information clairement, mais aussi que vous ne vous exposez pas à l’incertitude, à une mauvaise interprétation ou à une responsabilité directe. Passer le temps maintenant pour que votre matériel soit correctement vérifié vous rapportera des dividendes plus tard.

Etape 4. Concevez et distribuez.

Les options sont illimitées. Vous pouvez rester simple avec un document de traitement de texte que vous remettez aux nouveaux employés dans le cadre de leur processus d’intégration, ou vous pouvez concevoir quelque chose de visuel et de spécial qui peut être livré en personne et accessible en ligne. Tout dépend de vos ressources, de votre marque et de votre budget. L’essentiel ici est de donner aux employés toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir dans votre entreprise. L’emballage et le design peuvent renforcer l’excitation et créer davantage de sentiments de loyauté envers votre entreprise en tant que marque vivante.

Etape 5. Faites des mises à jour régulières.

Écoutez vos employés, vos pairs, le personnel des RH et les avocats tout au long de l’année. Notre monde est en constante évolution – il y a de nouvelles technologies sur le marché tous les jours – il est donc important de s’assurer que votre manuel suit les tendances et l’époque. Envisagez de le revoir au moins une fois par an et d’effectuer des mises à jour matérielles si nécessaire.

Ressources que vous pouvez utiliser si vous êtes coincé

Voici plusieurs modèles de manuel des employés disponibles en ligne :

• Le modèle de la National Federation of Independent Business (NFIB)
• Le modèle du National Council of Nonprofit Associations
• Le modèle de RocketLawyer
• Le modèle de Lessonly

Pour avoir un aperçu plus approfondi de ce que vous devez inclure dans votre manuel, consultez :

• la Society for Human Resource Management (SHRM). Elle propose à ses membres un modèle gratuit de manuel de l’employé, ainsi que des options personnalisées payantes.
• Département américain du travail. Familiarisez-vous avec les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi, les congés familiaux et médicaux, etc. Vous voulez également rechercher les lois au niveau de l’État pour vous assurer que vous êtes conforme.
• Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA). Ils offrent des aperçus sur les responsabilités des employeurs pour fournir un lieu de travail sûr.

Comment créer un manuel que vos employés voudront lire

Les manuels des employés ont eu une mauvaise réputation. Ils sont souvent décrits comme l’ultime remède contre l’insomnie – une pile de pages écrites dans un jargon juridique sec qui semble seulement cataloguer les problèmes antérieurs sur le lieu de travail ou effrayer les recrues pour les soumettre. Ce ne sont pas nécessairement des lectures nocturnes fascinantes.

Cependant, votre guide n’a pas besoin d’être un manuel de formation ennuyeux ou de servir de flashback au 1984 de George Orwell. Rappelez-vous, vous créez un plan directeur pour la façon dont les gens devraient fonctionner au sein de votre petite entreprise. De votre culture, de vos croyances et de vos valeurs aux politiques quotidiennes qui contribuent à garantir à chacun un environnement de travail équitable, sûr et agréable, les employés doivent se sentir engagés et impatients de commencer leur journée.

Voici six astuces pour que vos employés soient accrochés à votre page-turner dès la première page.

1. Ouvrez avec votre vision, votre mission et vos valeurs.

Préparez le terrain pour que vos employés participent à la vision globale de votre entreprise. Aidez vos employés à sentir qu’ils font partie de quelque chose de plus grand que leur feuille de temps.

2. Parlez comme un humain.

Rien n’endort les gens plus vite que le jargon. Soyez positif, optimiste et conversationnel. N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas d’un discours sur les erreurs du passé et les problèmes des employés. Votre manuel est un guide qui permet à votre entreprise d’aller de l’avant. Vous pouvez toujours être professionnel sans utiliser un langage terne ou rigide.

3. Jouez sur vos avantages.

Les gens aiment se vanter de leurs avantages professionnels cool. Envisagez de mettre en avant la page des avantages avec vos avantages, ou vous pouvez présenter des images dans tout le manuel (et même sur votre lieu de travail !) qui montrent des employés heureux immergés dans votre culture.

4. Pensez à l’emballage et à la présentation.

Dans la section précédente, nous avons parlé de la façon dont vous pourriez créer votre manuel. Si vous avez un petit budget et un peu de créativité, vous pouvez vous amuser avec un document connu pour être sec. Par exemple, Education First (EF) a un manuel délicieux, fantaisiste et illustré qui met l’accent sur l’esprit d’équipe et l’élimination de la bureaucratie et de la hiérarchie.

En d’autres termes, pensez de manière créative à la création d’un manuel de l’employé qui non seulement informera vos employés mais les incitera également à lire le manuel et les aidera à se sentir bien de vous choisir comme employeur. Valve Software communique ses valeurs par le biais de visuels effrontés, en se concentrant sur le fait de travailler dur tout en gardant le sens de l’humour.

Et parlons de mettre en pratique ce qu’ils prêchent : Trello a créé son manuel de l’employé sur sa plateforme technologique. Ou peut-être pouvez-vous emprunter le playbook simplifié de Netflix. Ils n’ont pas de graphiques fantaisistes et interactifs, mais leur manuel décrit leurs valeurs et leurs politiques en langage conversationnel et clair, c’est-à-dire sans traduction.

5. Soyez intelligent avec les formats.

À cause d’Internet, les gens sont habitués à être bombardés par de grandes quantités d’informations chaque jour. En conséquence, ils se sont entraînés à lire les documents un peu comme un article en ligne où il y a des en-têtes de section, des pauses, des puces et de la brièveté. Les gros morceaux de texte sont accablants, alors faites en sorte que votre manuel soit agréable à lire. Ironiquement, les employés liront davantage si vous leur donnez un peu d’espace visuel pour respirer.

6. Soyez juste et cohérent.

Cela peut sembler évident, mais mettez en pratique ce que vous prêchez. Vivez la culture et le système de croyances que vous avez décrits. Traitez tous les employés de manière égale avec compassion et équité et, surtout, soyez cohérent dans toutes vos actions.

Créer et partager votre manuel de l’employé est l’une des nombreuses étapes essentielles du processus global d’embauche. De la détermination du moment où vous devez procéder à une nouvelle embauche à la conception du processus d’intégration, la compréhension des implications des actions que vous prenez au cours du processus d’embauche est un excellent investissement dans le succès futur de votre petite entreprise.

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