Présentez vos données comme un pro

Avec les nombreuses façons de tourner et de déformer les informations de nos jours, une présentation doit faire plus que simplement partager de grandes idées – elle doit soutenir ces idées avec des données crédibles. Cela est vrai, que vous soyez un cadre dirigeant qui présente de nouveaux clients commerciaux, un vendeur qui vend ses services ou un PDG qui présente des arguments en faveur du changement.

« Savoir comment développer et présenter une présentation axée sur les données est désormais une compétence cruciale pour de nombreux professionnels, car nous devons souvent raconter à nos collègues des histoires qui sont beaucoup plus convaincantes lorsqu’elles sont étayées par des chiffres », explique la chercheuse et consultante Alexandra Samuel.

Pas de problème, direz-vous. Un graphique à barres par-ci, un graphique circulaire par-là, et vous voilà parti pour la course, non ?

Pas si vite. Car si une bonne présentation inclut des données, les données seules ne garantissent pas une bonne présentation. Ce n’est pas la simple présence de données qui donne du pouvoir au présentateur. C’est la façon dont ces données sont présentées.

Présenter des données peut sembler simple à l’ère de PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck et autres plateformes technologiques aux noms absurdes. Mais levez la main si vous avez déjà été déconcerté par un graphique que vous avez vu lors d’une conférence ou si vous avez déjà entendu un présentateur dire : « Vous ne pouvez probablement pas bien voir ce diagramme, mais ce qu’il montre est… » ? Qu’est-ce qui pourrait être un plus gros échec graphique que le graphique lui-même rendu inutile ?

La façon dont vous présentez les données peut doubler – ou décimer – leur impact, alors prenez note de ces sept façons de vous assurer que vos données font leur travail.

1) Assurez-vous que vos données peuvent être vues

Cela peut sembler évident, mais parfois vous êtes trop proche de votre présentation – littéralement. Ce qui est lisible sur votre ordinateur portable peut l’être beaucoup moins lorsqu’il est projeté sur un écran. Votre public n’apprendra pas ce qu’il ne peut pas voir. Pour éviter la débâcle de la traduction de chiffres et d’étiquettes difficiles à voir, répétez votre présentation avec des collègues assis aussi loin que l’auditoire réel. Demandez-leur : « Pouvez-vous voir ce tableau clairement ? » Si la réponse est autre chose qu’un « oui » ferme, remaniez-le pour qu’il soit plus facile à regarder.

2) Concentrez-vous surtout sur les points que vos données illustrent

En termes de bande dessinée, vous êtes Wonder Woman, et les données sont votre lasso magique – un outil qui renforce votre impact mais qui n’a aucune valeur tant que vous ne l’appliquez pas délibérément. Ne laissez pas la charge de décoder vos données à votre public. C’est votre travail d’expliquer comment les données soutiennent vos principaux points.

« Les diapositives de données ne sont pas vraiment sur les données. Elles portent sur la signification des données », explique Nancy Duarte, experte en conception de présentations. « C’est à vous de rendre cette signification claire avant de cliquer. Sinon, l’auditoire ne traitera pas – et encore moins n’achètera – votre argument. »

Lorsque vous reliez des données aux points essentiels qu’elles soutiennent, la transition doit être explicite et ressembler à ceci :

« Ces données montrent… »

« Ce graphique illustre… »

« Ces chiffres prouvent… »

Ces transitions peuvent être aussi importantes que les conclusions elles-mêmes, car vous attirez l’attention du public sur ces conclusions.

3) Partagez un – et seulement un – point majeur de chaque graphique

Le moyen le plus rapide de désorienter votre public est de partager trop de détails à la fois. Les seuls points de données que vous devriez partager sont ceux qui soutiennent significativement votre point – et idéalement, un seul point par graphique. Pour contrôler vos graphiques, demandez-vous : « Quel est l’enseignement le plus important que je veux que mon public tire de ces données ? » C’est le seul enseignement que vous devez transmettre. Si vous avez plusieurs points importants à faire valoir, envisagez de démontrer chacun d’entre eux avec une nouvelle visualisation.

L’erreur que font de nombreux présentateurs est de penser qu’ils sont constitutionnellement tenus de partager chaque puce, idée et point de données sur une diapositive. Mais si vous partagez une tendance charnière qui a connu une croissance spectaculaire entre 2014 et 2017, ce qui s’est passé en 2013 peut être inutile. Si 77% des personnes interrogées préfèrent un produit et 21% un autre, ce que les 2% restants préfèrent peut également être trop insignifiant pour justifier d’être mentionné.

Le gourou de la présentation de données Scott Berinato dit : « L’impulsion est d’inclure tout ce que vous savez, les graphiques occupés communiquent l’idée que vous avez été juste cela – occupé, comme dans : Regardez toutes les données dont je dispose et le travail que j’ai effectué. »

4) Étiquettez clairement les composants du graphique

Alors que vous travaillez avec le même graphique depuis des semaines ou des mois, votre public y sera exposé pendant quelques secondes seulement. Donnez-lui les meilleures chances de comprendre vos données en utilisant un langage simple, clair et complet pour identifier les axes X et Y, les camemberts, les barres et les autres éléments du diagramme. Essayez d’éviter les abréviations qui ne sont pas évidentes, et ne supposez pas que les composants étiquetés sur une diapositive seront mémorisés sur les diapositives suivantes.

Certains membres de votre public sont des apprenants visuels (comme moi !) qui traitent ce qu’ils voient beaucoup mieux que ce qu’ils entendent, donc l’intuitivité visuelle et la clarté de votre graphique sont cruciales.

5) Mettez visuellement en évidence les zones « Aha ! »

Chaque graphique ou camembert valable a une zone « Aha ! » – un nombre ou une plage de données qui révèle quelque chose de crucial pour votre point.

Les présentateurs intelligents expliquent oralement la pertinence de la zone « Aha ! », en partageant l’apprentissage, la tendance ou l’histoire que les données racontent.

Les meilleurs présentateurs l’expliquent à haute voix, mais l’écrivent également sur la diapositive sous forme de puce.

Mais les meilleurs présentateurs font tout ce qui précède ET mettent visuellement en évidence la zone « Aha ! » elle-même avec un cercle ou un ombrage pour atteindre les apprenants différenciés (auditifs, verbaux, visuels) de leur public, ainsi que pour triplement renforcer les prises de données les plus importantes.

6) Rédiger un titre de diapositive qui renforce le point des données

Même lorsque les données sont présentées efficacement sur une diapositive, l’immobilier le plus précieux est le titre de la page, car c’est le premier élément que l’auditoire remarquera et traitera. Mais trop souvent, les présentateurs utilisent des mots et des expressions génériques comme « Statistiques » et « Par les chiffres » qui n’ont aucun but fonctionnel.

Même lorsque les titres sont spécifiques, comme « Préférences des milléniaux » ou « Sensibilisation aux campagnes », ils peuvent encore être élevés avec des titres plus spécifiques aux points comme « Les milléniaux préfèrent le mobile » ou « La sensibilisation aux campagnes augmente. »

7) Présentez à votre public, pas à vos données

De nombreux présentateurs regardent leurs diapositives lorsqu’ils partagent des données, comme si le PowerPoint était leur public. Mais seul votre public est votre public, et, en tant qu’êtres humains, ils reçoivent mieux vos points lorsque vous les regardez dans les yeux. Cela ne signifie pas que vous ne devez jamais regarder vos données, mais simplement que vous ne devez pas avoir de conversation avec elles. Jetez un coup d’œil à vos diapositives à titre de référence, mais adressez les points critiques directement à votre public.

Les données, lorsqu’elles sont présentées de manière claire et pointue, peuvent élever la crédibilité et la fiabilité de votre propos. Présenter des données de manière médiocre non seulement gaspille cette opportunité, mais peut également nuire à votre réputation en tant que présentateur. Comme le lasso de Wonder Woman, c’est un outil puissant pour faire ressortir des vérités convaincantes – maniez-le avec sagesse.