À quoi ressemble généralement un processus d’admission ?
Le plus souvent, le processus d’admission d’un projet commence lorsque quelqu’un envoie un courriel et dit : « J’ai besoin de vous pour faire ceci. » Il est important de passer par les étapes du processus d’admission d’un projet, car tout gérer à partir de votre boîte de réception n’est pas évolutif, et ce n’est ni efficace ni efficient. L’utilisation d’outils et de méthodologies de gestion de projet peut vous aider à gérer plus efficacement les demandes de projet et votre processus d’admission.
Le plus gros problème de la plupart des départements avec les processus d’admission aujourd’hui est qu’ils n’ont pas de cohérence à travers tous les flux de travail. Qu’il s’agisse de projets internes ou de travail avec des fournisseurs externes, il y a souvent peu de cohérence dans la façon dont ils prennent les informations pour commencer le processus de lancement du projet.
Créer un processus d’admission qui fonctionne réellement
Si votre organisation est comme celle ci-dessus, alors il y a beaucoup de façons dont le travail vous parvient en ce moment. La première étape dans la gestion de ces demandes de projet est de créer un processus d’admission qui fonctionne réellement.
Développer un formulaire de demande de projet
Travaillez avec votre équipe pour déterminer quelles informations sont nécessaires lors de la soumission d’une demande de projet dans votre système d’admission. Les questions courantes comprennent :
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Qu’est-ce que la demande ?
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Où sera-t-elle utilisée ?
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Quand est-elle due ?
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Quelles sont les exigences du projet ?
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Comment cela profite-t-il à l’entreprise ?
Lire plus sur la création d’un formulaire de demande de projet
Désigner un emplacement de soumission de demande
L’étape suivante dans la création d’un processus d’admission est de désigner un emplacement central pour toutes les demandes de projet qui arrivent à votre équipe. Le plus grand avantage de cette démarche est la visibilité. Vous serez en mesure de voir clairement les demandes soumises et les dates d’échéance aux côtés du travail en cours.
Il peut être aussi simple que de créer une adresse e-mail d’admission pour toutes les demandes de projet reçues afin que toutes les demandes de projet qui arrivent dans votre organisation aillent à un seul endroit. Par exemple, , et toutes les demandes par courriel seront disponibles à cet endroit.
Ou, vous pouvez choisir d’utiliser un document partagé via Google ou Dropbox.
Cependant, la meilleure solution est de tirer parti d’un logiciel de gestion de projet pour garder tout le travail centralisé, s’assurer que les champs de demande de projet sont remplis, et déplacer facilement les demandes dans les tâches.
Désigner qui est en charge de l’admission
Puis, vous devez choisir la personne au sein de votre organisation qui va vérifier l’emplacement centralisé de l’admission. C’est assez simple. Ensuite, configurez votre emplacement d’admission préféré afin que les personnes qui doivent être notifiées lorsqu’une demande de projet est soumise soient notifiées.
Formaliser le processus
Vous pouvez avoir tous les processus en place, mais si personne ne les connaît, c’est comme si vous n’aviez aucun processus d’admission du tout.
Si vous formalisez non seulement la technologie du processus d’admission mais aussi le cadre réel de la façon dont chaque projet va démarrer et être déplacé à travers l’organisation, alors vous avez une bien meilleure responsabilité et finalement, tout le monde apprend le système d’admission.
Pour ce faire, vous devrez peut-être trouver un « buck stopper » dans votre organisation pour évangéliser le processus d’admission. Il s’agit de la personne qui va tenir chaque personne de l’équipe responsable, du haut en bas, et de la droite à la gauche ; tout le monde va être tenu responsable de l’utilisation du système d’admission. Cette personne ne doit pas nécessairement être un cadre ou un supérieur. Il peut s’agir d’un chargé de clientèle, d’un chef de projet, d’un gestionnaire de trafic, ou de l’équipe dans son ensemble.
Le buck stopper du processus dans votre organisation sera la personne qui se lèvera physiquement et entrera dans le bureau de chaque personne, lui tiendra la main et lui montrera comment utiliser correctement le processus d’admission, puis insistera pour qu’elle le fasse de cette façon à chaque fois.
Si vous pouvez trouver cette personne dans votre organisation, ou si vous pouvez réellement sortir et embaucher cette personne dans votre organisation, vous allez trouver que votre gestion de projet fonctionne beaucoup plus efficacement.
Tenir la main est un élément clé pour un processus d’admission réussi. Si les gens vous envoient des demandes par courriel et n’utilisent pas le système d’admission, il devient nécessaire de leur dire : » Je ne peux pas travailler sur ce projet parce que je ne le vois pas. Ce n’est pas dans le système de gestion de projet. »