Réponses rapides sur les formulaires 1099 pour les travailleurs indépendants – MISE À JOUR pour 2018

Il existe plusieurs variantes du formulaire 1099, donc demander simplement ce qu’est un formulaire 1099 ne vous donnera pas la réponse que vous pourriez chercher.

En tant que propriétaire d’une entreprise américaine, vous avez probablement émis un formulaire fiscal 1099 pour entrepreneur indépendant à certains de vos employés ou un 1099-INT pour les revenus d’intérêts que vous pouvez recevoir de votre banque.

Cependant, pour les besoins d’aujourd’hui, l’article se limitera au formulaire 1099-MISC. Il s’agit du formulaire utilisé par les petites entreprises pour déclarer les revenus divers versés à d’autres personnes au cours de l’année.

Passons en revue les questions et réponses les plus courantes (nous avons mis à jour ces informations pour 2018):

Qu’est-ce qu’un formulaire 1099?

L’Internal Revenue Service (IRS) désigne les formulaires 1099 comme des « déclarations d’information ». Ces formulaires rapportent différents types de revenus que les individus reçoivent tout au long de l’année. Cela comprend les revenus des entrepreneurs indépendants, les intérêts et les dividendes, les paiements gouvernementaux, les retraits d’un compte de retraite et le formulaire 1099-C pour les annulations de dettes.

Cela amène aussi à la question suivante : qu’est-ce qu’un employé 1099 ? En termes simples, un employé 1099 est un entrepreneur indépendant ou un propriétaire d’entreprise par opposition à l’un de vos employés.

Quel type de revenu dois-je déclarer sur un formulaire 1099 ?

Le 1099-MISC doit être utilisé pour déclarer les paiements aux travailleurs indépendants – pas les paiements aux employés. Pour les employés, vous utilisez plutôt le formulaire W-2 pour déclarer les revenus d’emploi que vous leur avez versés.

Les travailleurs indépendants sont généralement des travailleurs autonomes ou de petites entreprises de services que vous embauchez comme entrepreneurs indépendants. Les exemples de travailleurs indépendants peuvent inclure un graphiste, un développeur Web, un service de nettoyage, un écrivain indépendant, un service d’aménagement paysager ou de tonte du gazon, un modérateur de forum ou tout autre prestataire indépendant. L’essentiel est que le travailleur indépendant soit un travailleur autonome – et non votre employé.

Vous utilisez également le formulaire 1099-MISC pour déclarer les paiements effectués aux fournisseurs de services aux entreprises non constituées en société, aux avocats et aux sociétés de personnes.

Qu’est-ce que le seuil de 600 $?

Vous êtes tenu de remplir un formulaire de déclaration 1099-MISC pour un travailleur indépendant ou une entreprise non constituée en société si vous avez payé ce travailleur indépendant ou cette entreprise 600 $ ou plus. Vous additionnez tous les paiements faits à un bénéficiaire au cours de l’année, et si le montant est de 600 $ ou plus pour l’année, vous devez émettre un 1099 pour ce bénéficiaire.

Si le montant que vous avez payé au travailleur totalise moins de 600 $ pour l’année d’imposition, alors vous n’êtes pas tenu d’émettre un formulaire 1099.

Note : il existe des règles de seuil spéciales pour déclarer certains autres types de paiements, tels que les paiements effectués à des avocats, le produit des bateaux de pêche et les ventes de biens de consommation destinés à la revente. Vous devrez consulter les instructions du formulaire 1099-MISC de l’IRS pour obtenir des détails sur la déclaration de ces types de paiements. Aux fins de cet article, nous ne parlons que des paiements aux travailleurs indépendants ou aux fournisseurs de services aux entreprises non constituées en société.

Quand le formulaire 1099-MISC doit-il être émis ?

Il y a deux dates importantes à retenir. L’une est la date d’envoi du formulaire 1099 au travailleur. L’autre est la date de déclaration à l’IRS.

A. Envoi du formulaire 1099 au travailleur

Le 31 janvier 2019 est la date limite pour fournir les formulaires 1099-MISC aux entrepreneurs indépendants et aux fournisseurs de services auxquels vous avez versé de l’argent au cours de 2018. Postez une copie du formulaire 1099 au travailleur indépendant ou au prestataire de services avant cette date.

Conseil : inscrivez dès maintenant cette date limite sur votre calendrier. Ainsi, vous risquez moins d’oublier et de devoir vous démener à la dernière minute.

Autre conseil : c’est une bonne idée de vérifier à l’avance auprès de chaque bénéficiaire pour vous assurer que vous avez son adresse actuelle. Cela vous évitera du travail supplémentaire. Pourquoi ? Parce que le bénéficiaire vous contactera s’il ne reçoit pas le formulaire 1099 au cas où il ne serait pas transmis, et vous n’aurez qu’à en émettre une copie une nouvelle fois. La Poste n’est plus aussi rapide ou fiable qu’avant en matière d’acheminement du courrier.

Peut-on envoyer les 1099 par courriel ? Tous les pros de la fiscalité avec lesquels nous avons discuté ont refusé d’être épinglés sur la question de savoir si le courriel est suffisant pour les destinataires. Notez que l’IRS utilise le mot « fournir » plutôt que « courrier ». Cependant, l’IRS ne définit pas ce que signifie « furnish ».

B. Déclaration des 1099 à l’IRS

Le 2 mars 2019 est la date limite pour transmettre les informations des 1099 à l’IRS, si vous faites votre déclaration sur papier. Cette date est reportée au 31 mars 2019 si vous effectuez le dépôt électronique des 1099.

Selon la loi de l’État, vous pourriez également devoir déposer le 1099-MISC auprès de l’État. Greatland a un excellent tableau montrant les différentes dates limites de la loi de l’État.

(Remarque : il existe des dates différentes pour certaines autres catégories de paiements, comme les paiements aux avocats. Veuillez consulter les instructions du formulaire 1099-MISC pour connaître les dates relatives à d’autres situations.)

Voir l’image d’exemple ci-dessous pour savoir comment remplir le formulaire 1099 MISC.

Travailleurs non américains : Dois-je délivrer un 1099 à un travailleur étranger ?

Si vous embauchez un citoyen non américain qui travaille à distance via Internet à partir d’un autre pays, généralement, vous n’avez pas besoin de déposer un 1099 pour cette personne.

Par exemple, disons que vous embauchez un écrivain pigiste qui est un citoyen brésilien. Le rédacteur pigiste effectue tous les services (c’est-à-dire qu’il rédige les articles) à l’extérieur des États-Unis à partir du domicile de l’écrivain au Brésil, et gagne 900 $ pour l’année. Dans ce cas, vous n’avez probablement pas besoin de délivrer un 1099 à ce travailleur étranger.

En revanche, si le travailleur étranger effectue un quelconque travail à l’intérieur des États-Unis, vous devrez déposer le 1099.

Il vous incombe de vérifier que le travailleur (1) est bien un citoyen non américain et (2) a effectué tous les travaux à l’extérieur des États-Unis. À cette fin, à l’avenir, vous pourriez demander à ce travailleur étranger de remplir, de signer et de vous retourner le formulaire W-8BEN.

Échantillon du formulaire 1099 MISC rempli

Sociétés : Dois-je émettre des formulaires 1099 pour les paiements effectués à des sociétés ?

Non, en général, vous n’avez pas besoin d’émettre des formulaires 1099 pour les paiements que vous avez effectués à une société. Par exemple, si vous payez une société qui, disons, fournit des services de conception Web ou un autre service commercial, vous n’avez pas besoin d’émettre un 1099.

N’oubliez pas qu’une SARL ou une société à responsabilité limitée n’est pas la même chose qu’une société. En général, vous êtes censé envoyer des formulaires 1099-MISC à la plupart des SARL de petites entreprises.

(Comment faire la différence ? Une SARL a généralement les lettres LLC ou Ltd à la fin du nom de la société. Le nom d’une société se termine généralement par Inc. ou Corp. Cependant, le bénéficiaire devrait indiquer le type d’entité qu’il est lorsqu’il remplit et vous remet un formulaire W-9 à l’avance – c’est la meilleure façon de le savoir.)

Notez qu’il existe quelques exceptions limitées à la règle de la société. Par exemple, si le paiement est fait à une société pour des services juridiques, vous devez les déclarer sur le 1099. Les instructions 1099 de l’IRS décrivent les exceptions.

PayPal et les paiements par carte de crédit : Que se passe-t-il si je paie mes travailleurs indépendants ou mes prestataires de services par voie électronique ?

Si vous avez payé des entreprises non constituées en société ou des travailleurs indépendants par voie électronique, par exemple via PayPal ou une carte de crédit, alors vous n’êtes pas tenu d’émettre un 1099-MISC à ce bénéficiaire.

Au lieu de cela, la responsabilité de la déclaration incombe au service électronique, qui peut émettre un 1099-K. Cependant, certaines petites entreprises choisissent d’envoyer quand même les formulaires 1099-MISC, par excès de prudence.

Voir plus dans notre discussion : 1099-K contre 1099-MISC pour les paiements électroniques.

Paiements personnels : Dois-je émettre des 1099 pour les paiements effectués à des fins personnelles ?

Non. Vous êtes tenu d’émettre des rapports 1099-MISC uniquement pour les paiements que vous avez effectués dans le cadre de votre commerce ou de votre entreprise. (Si vous dirigez une organisation à but non lucratif, celle-ci est considérée comme une entreprise aux fins des 1099.)

Disons que vous payez un paysagiste qui est un propriétaire unique pour faire la tonte du gazon et le paillage à votre domicile, et que cela n’a rien à voir avec votre entreprise. Vous n’avez pas à émettre un 1099 au paysagiste, car il s’agissait d’un paiement personnel.

Comment puis-je émettre des formulaires 1099-MISC et où dois-je les déposer ?

En tant que payeur, vous remplissez le formulaire et envoyez une copie au bénéficiaire. Vous déposez le formulaire auprès de l’IRS, et il se peut que vous deviez également le déposer auprès des autorités fiscales de l’État.

Il existe plusieurs façons de procéder :

• Déposez tout par vous-même. Vous pouvez remplir les documents par vous-même et les envoyer par courrier aux travailleurs et à l’IRS. Divers logiciels peuvent vous aider dans certaines parties du processus, notamment QuickBooks, Sage, Xero et TurboTax.
• Utiliser un service de dépôt de 1099-MISC. Si l’idée de naviguer dans tous les formulaires par vous-même est trop complexe pour vous, envisagez de payer pour un service de classement. Par exemple, Intuit a un service de classement 1099 que vous pouvez utiliser. Greatland offre également un service de dépôt de 1099.
• Demandez à votre CPA ou à votre préparateur fiscal de s’occuper des formulaires 1099 pour vous. Ils rempliront les 1099 pour que vous les envoyiez aux travailleurs. Ils effectuent également les dépôts auprès de l’IRS et des autorités fiscales de l’État en votre nom. Pour ceux qui font appel à un CPA ou à un préparateur d’impôts, c’est probablement la meilleure option. Chez Small Business Trends, c’est l’option que nous utilisons.

Que faire s’il y a une erreur dans un formulaire 1099 ?

Un payeur qui découvre plus tard une erreur devrait réémettre un formulaire 1099 corrigé à ce bénéficiaire, et corriger le dépôt auprès de l’IRS.

Et si vous êtes un bénéficiaire, assurez-vous de vérifier chaque 1099 que vous recevez par rapport à vos propres dossiers. Ceci pour deux raisons :

• Le payeur peut avoir fait une erreur, comme un montant erroné. Si c’est le cas, contactez le payeur et demandez que le formulaire 1099-MISC soit corrigé et réémis.
• Votre entreprise pourrait être victime d’une fraude d’identité. Une année, ici à Small Business Trends, nous avons reçu un formulaire 1099 pour un revenu d’affiliation que nous étions censés avoir gagné du réseau eBay Partners Network. Or, nous n’avons jamais été membre de ce réseau et n’en avons tiré aucun revenu. Quelqu’un a commis une fraude à l’encontre d’eBay en utilisant notre nom et notre adresse comme bénéficiaire (heureusement, il ne connaissait pas notre TIN correct). Nous avons envoyé une lettre certifiée à eBay, et avons également joint une explication à notre déclaration de revenus.

En cas d’erreur, les instructions de l’IRS aux destinataires disent : « Si ce formulaire est incorrect ou a été émis par erreur, contactez le payeur. Si vous ne pouvez pas faire corriger ce formulaire, joignez une explication à votre déclaration de revenus et déclarez vos revenus correctement. »

Est-ce qu’il y a une pénalité pour NE PAS émettre un formulaire 1099 MISC ?

Oui. À cette fin, nous nous sommes rendus sur le site web de Turbo Tax. On y trouve un énoncé concis sur les pénalités, notant que la pénalité « varie de 30 à 100 $ par formulaire (500 000 $ maximum par année), selon le temps écoulé depuis la date limite à laquelle l’entreprise émet le formulaire. Si une entreprise ignore intentionnellement l’exigence de fournir une déclaration correcte du bénéficiaire, elle est soumise à une pénalité minimale de 250 $ par déclaration, sans maximum. »

En fait, l’IRS exige que vous déclariez de manière affirmative, sous peine de sanction, si vous avez satisfait à l’exigence de dépôt des 1099. La plupart des petites entreprises remplissent une annexe C dans le cadre de leur propre déclaration de revenus. L’annexe C vous oblige, en tant que payeur, à cocher les cases des lignes I et J, indiquant :

• si vous avez effectué « des paiements en 2018 qui vous obligeraient à produire le(s) formulaire(s) 1099 » ; et
• si vous avez coché la case pour Oui, alors « avez-vous ou allez-vous produire les formulaires 1099 requis » ?

Tip : n’ignorez pas les dépôts de 1099. Occupez-vous-en – maintenant!

Que faire si j’ai reçu des revenus divers pendant l’année et que le payeur ne m’envoie jamais de formulaire 1099?

Si vous avez effectué un travail en tant qu’entrepreneur indépendant et que vous avez gagné au moins 600 $ d’un payeur, ce dernier est tenu de vous envoyer un formulaire 1099-MISC. Mais si vous avez reçu moins de 600 $ de ce payeur – disons que vous avez reçu 350 $ – ne vous attendez pas à recevoir un formulaire 1099.

Autre exception : si vous avez reçu des paiements par des moyens électroniques comme une carte de crédit ou PayPal, le payeur n’est pas tenu de vous envoyer un 1099-MISC.

Par contre, disons que vous avez gagné plus de 600 $ pour l’année. Vous avez reçu les paiements par chèque, et non par voie électronique. Pourtant, le payeur omet d’envoyer des formulaires 1099. Ou encore, disons que vous avez déménagé et que vous avez oublié d’en informer le payeur, de sorte que vous ne recevez pas de formulaire 1099. Dans de telles situations, contactez le payeur et demandez-lui de vous envoyer rapidement le formulaire ou un duplicata par la poste.

Et n’oubliez pas que vous n’êtes pas dispensé de déclarer vos revenus, simplement parce que vous n’avez jamais reçu de formulaire 1099 (ou parce que vos revenus sont inférieurs au seuil de 600 $). Ne comptez pas sur la réception de 1099 pour suivre et déclarer vos revenus.

Toujours suivre les revenus de manière indépendante, et rapprocher vos dossiers bancaires. Et déclarez tous les revenus.

Si je suis un auteur, quel est le montant d’un 1099 pour les droits d’auteur de livres ?

Il y a un seuil spécial en dollars pour les droits d’auteur de livres : 10 $.

Les auteurs ne devraient pas être surpris s’ils reçoivent des 1099 pour de très petits montants – bien en dessous de 600 $.

Exemple : disons que vous avez publié un livre sur Amazon Kindle, et que vous avez vendu une poignée de livres au cours de l’année. Dans ce cas, vous pouvez recevoir un 1099 d’Amazon pour des montants tels que 12 $ ou 25 $ ou d’autres petits montants.

Où puis-je obtenir les formulaires 1099-MISC ?

Le centre d’information 1099-MISC de l’IRS est ici.

Commandez les formulaires fiscaux de l’IRS ici. Ou, un autre endroit intriguant est FormSwift, qui offre un formulaire 1099 MISC à remplir en ligne.

Le système de dépôt électronique gratuit de l’IRS pour les 1099 est ici.

Pointeurs finaux : consultez toujours votre conseiller fiscal et les instructions 1099 de l’IRS !

Disclaimer : Les informations contenues dans cet article sont à des fins éducatives générales, et non des conseils fiscaux. Bien que nous nous efforcions d’être précis, nous ne pouvons parler que de généralités ici. Le code des impôts est tout simplement devenu trop complexe pour couvrir ce sujet en 2 000 mots.

Il existe de nombreuses et nombreuses exceptions aux règles, et les faits individuels peuvent faire la différence. Lisez toujours attentivement les instructions de l’IRS pour le formulaire 1099. Et consultez votre propre conseiller fiscal pour obtenir des conseils spécifiques à votre situation.