Rapports d’entreprise

Ils peuvent être aussi simples qu’un tableau organisé de chiffres à une visualisation complexe et interactive comme celle-ci de Visual Capitalist.

Certains exemples de rapports sont :

• Rapports explicatifs : L’objectif d’un rapport explicatif est d’expliquer une situation à un groupe extérieur. Par exemple, un graphique à barres qui montre les pistes d’une organisation pour une période donnée est explicatif ; il fournit des informations que les utilisateurs peuvent extrapoler en idées.
• Rapports d’avancement : Un exemple de rapport d’étape est le bulletin d’un élève de l’école primaire. Comment les choses se passent-elles en ce moment ? Quels chiffres votre organisation génère-t-elle ? Ils fournissent des instantanés sur un sujet donné pour faciliter la transparence.
• Rapports analytiques : Ce type de rapport va au-delà de l’offre de données et fournit une analyse. Par exemple, vous pouvez prendre le rapport de vente de l’année dernière et le comparer à celui de cette année dans un seul document et expliquer pourquoi les chiffres ont augmenté, diminué ou sont restés stables.

Créer des visualisations intuitives

La visualisation des données est cruciale pour notre interprétation et notre compréhension de celles-ci. Et ce n’est pas seulement parce que nous aimons esthétiquement les jolis graphiques et les tableaux flashy – nous traitons les informations visuelles jusqu’à 60 000 fois plus vite que le texte.

Alors qu’il faudrait peut-être un analyste de données qualifié pour remarquer des tendances dans un énorme tableau de chiffres, même votre stagiaire le plus récent peut reconnaître des modèles dans un diagramme de dispersion de ces mêmes chiffres. Ces visualisations permettent aux utilisateurs de tirer plus facilement des enseignements exploitables de leurs données propriétaires.

Gagner des enseignements à partir des données

Que font les utilisateurs lorsque leurs données sont organisées en rapports facilement déchiffrables ? Ils peuvent analyser les données pour identifier des modèles et des tendances. Ces modèles peuvent conduire à des aperçus exploitables – en gros, des modèles qui ont une signification concrète pour l’organisation de l’utilisateur.

Par exemple, imaginons une organisation de vente hypothétique. Elle génère un rapport explicatif qui présente ses données de vente pour l’année à travers les États-Unis sous la forme d’un graphique organisé par région. Le responsable des ventes peut comparer cette visualisation aux chiffres de l’année précédente, soit manuellement, soit par le biais d’un logiciel de business intelligence.

Le responsable remarque que les données montrent que leurs ventes ont chuté de 13 % dans le Nord-Est depuis l’année précédente. Il peut utiliser cette information pour prendre des décisions – par exemple, si un nouveau concurrent est probablement à l’origine du ralentissement, il peut concentrer son énergie sur les moyens d’améliorer son produit, de changer ses tactiques de marketing, de se concentrer sur la fidélisation de la clientèle ou d’autres pratiques commerciales pour regagner sa position. Ils prendront ces décisions en se basant sur des données et avec des chiffres fermes (ROI potentiel, revenus perdus dans la région, coût de l’action corrective par rapport au coût de l’inaction, par exemple) pour guider leurs choix.

Prendre des décisions fondées sur les données

Les décisions fondées sur les données, un autre mot à la mode favori, font référence aux actions que les utilisateurs peuvent prendre soutenues par les tendances et les modèles identifiés dans les visualisations. Cela s’oppose à la prise de décision plus traditionnelle, qui s’appuie largement sur des heuristiques telles que les essais et erreurs, les intuitions anecdotiques et d’autres méthodes moins concrètes pour déterminer ce qui est le mieux pour l’entreprise.

Par exemple, si une organisation commerciale découvre qu’elle réalise de bonnes ventes dans le Midwest, elle peut orienter davantage de ressources vers cette démographie d’acheteurs pour améliorer encore les métriques de vente. Le reporting d’entreprise vise à donner aux professionnels de l’entreprise les moyens de prendre des décisions plus éclairées sur la base de données historiques, d’analyses actuelles et de prédictions futures.

FAQs

Qu’est-ce qu’un logiciel d’entreprise ?

Un logiciel d’entreprise fait spécifiquement référence à un logiciel conçu pour une organisation avec de nombreux utilisateurs plutôt que pour un utilisateur individuel. Généralement, les solutions logicielles se spécialisent dans les petites et moyennes entreprises (PME) ou dans les entreprises, bien que beaucoup puissent répondre aux besoins de toute une série d’organisations. Il fournit des applications et des outils orientés vers les entreprises afin de rationaliser des tâches telles que le traitement des paiements, la communication, l’analyse des données, etc. Son objectif global est d’améliorer la productivité et l’efficacité via des capacités de support de la logique métier.

Quel est l’objectif d’un outil de reporting d’entreprise ?

En tant qu’étape du traitement des données, le reporting vise à organiser les données en visualisations facilement déchiffrables. Celles-ci doivent être structurées, faciles à interpréter et peuvent offrir une gamme d’interactivité, notamment le forage, le filtre, le tri, etc. L’objectif de ces visualisations est d’aider les utilisateurs à identifier des modèles et à prendre des décisions basées sur les données.

Quelle est la différence entre le reporting d’entreprise et la Business Intelligence ?

Bien que les capacités du reporting d’entreprise tombent dans le parapluie de la BI, elles sont légèrement différentes, alors abordons brièvement le sujet.

La Business Intelligence est la catégorie plus large pour les types de solutions logicielles qui exécutent des fonctions de reporting, d’analyse et de visualisation dans un contexte commercial. Cela peut inclure l’analyse intégrée, l’analyse des données, l’analyse des big data, l’exploration des données et plus encore.

Le reporting d’entreprise est une catégorie plus spécifique de logiciels d’analyse au sein de la BI. Il se concentre sur la création de rapports qui permettent aux utilisateurs de tirer des enseignements mais ne fait pas grand-chose pour guider ces enseignements. La BI est un ensemble de fonctionnalités plus robustes, plus intensives et plus étendues qui inclut celles offertes par le reporting d’entreprise.

Mais cela ne fait pas de la BI un choix approprié pour tout le monde. Pour de nombreuses organisations, la BI est trop tentaculaire et offre des capacités dont elles n’ont pas besoin. Pour d’autres, elles préfèrent utiliser des analystes de données ou des planificateurs financiers à la place des solutions logicielles. Quelles que soient les raisons, le logiciel de reporting d’entreprise est souvent une option plus accessible et plus ciblée pour les entreprises qui recherchent certaines capacités de BI de niveau inférieur.

Quels sont les types de rapports d’entreprise ?

Tableaux de bord
Les tableaux de bord sont un portail par lequel les utilisateurs peuvent visualiser des rapports et d’autres visualisations. Ils peuvent être interactifs ou statiques, et leur objectif principal est de présenter une collection d’informations comme le tableau de bord d’un avion ou d’une voiture. De nombreux systèmes de reporting d’entreprise permettent aux utilisateurs de personnaliser la vue de leur tableau de bord pour s’assurer qu’ils ne voient que les informations qui leur sont pertinentes.

Gestion des performances
Bien que personne n’aime avoir l’impression que son patron plane au-dessus de son épaule, la gestion des performances est un élément essentiel des meilleures pratiques commerciales. Vous pouvez utiliser des indicateurs clés de performance (ICP) axés sur les résultats pour mesurer la performance des employés individuels, des départements, des sites et plus encore. Le reporting d’entreprise collecte et analyse les tendances des données pour aider les utilisateurs à identifier les domaines dans lesquels les performances peuvent être améliorées.

Le reporting ad hoc
Le reporting ad hoc est un rapport ponctuel généré pour une requête spécifique. Ils sont hautement personnalisés et de portée étroite, offrant des données détaillées pour de petits domaines de votre entreprise. Ces rapports sont utiles pour la gestion des performances, la formation des employés et la génération de rapports détaillés sur tout type de KPI inhabituel.

Combien coûte le reporting d’entreprise ?

Le coût des solutions de reporting d’entreprise varie considérablement. Certaines sont entièrement gratuites, pour le meilleur ou pour le pire. Mais la plupart sont tarifées sur la base d’un devis, en fonction des fonctionnalités dont le client a besoin, ce qui signifie que les fournisseurs ne rendent généralement pas leurs prix publics. Contacter les fournisseurs qui vous intéressent et soumettre une RFQ pour obtenir un devis personnalisé est le seul moyen sûr de savoir combien coûtera une solution.

Quels sont les meilleurs outils de reporting d’entreprise ?

C’est là que cela devient délicat. Si certains outils de reporting d’entreprise sont plus puissants que d’autres, il n’existe pas vraiment de solution unique. Vous pouvez cependant vous assurer de choisir le bon outil pour votre organisation. Suivez ces étapes simples pour trouver le meilleur système de reporting d’entreprise :

Recueillir les exigences
L’étape la plus importante dans la sélection d’un logiciel est d’identifier vos exigences uniques. Votre organisation a des besoins spécifiques et utilisera des fonctionnalités différentes de celles des autres entreprises. Ce modèle interactif d’exigences peut vous aider à identifier les exigences que vous voulez dans un outil de reporting d’entreprise. Baser votre recherche sur des exigences spécifiées vous permet d’économiser le temps qui serait normalement consacré à réduire les solutions qui ne sont pas adaptées et vous aidera à vous assurer que vous ne finissez pas par payer trop cher pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez pas.

Comparer les solutions
Une fois que vous avez identifié vos principales exigences, vous pouvez utiliser ces connaissances pour comparer les plateformes. Ce rapport de comparaison décompose les différentes solutions de reporting d’entreprise en fonction de leur capacité à fournir différentes fonctionnalités. Ce processus réalise l’avantage mentionné dans la section précédente – ce n’est pas parce qu’un produit est populaire qu’il vous conviendra, donc faire correspondre vos exigences uniques avec les produits qui y répondent est essentiel.

Liste de sélection et demande de démonstrations
Nous recommandons de choisir les cinq ou six meilleurs outils de reporting d’entreprise qui répondent le mieux à vos besoins et de contacter ces fournisseurs. C’est la phase où vous pouvez comparer les prix, la convivialité et le support du fournisseur.

La plupart des plateformes proposent un essai gratuit ou une démo pour permettre aux clients de s’habituer au logiciel. Cette étape est cruciale pour s’assurer que vous êtes satisfait de l’interface utilisateur du système. La principale raison de l’échec de la mise en œuvre d’un logiciel est le faible engagement des utilisateurs avec la plate-forme, ce qui peut être grandement atténué par un logiciel convivial. Vous devez également vérifier la quantité et le type de support utilisateur offert par le fournisseur. Il peut s’agir de n’importe quoi, des forfaits d’assistance de base par billetterie à l’assistance technique en direct 24/7 et tout ce qui se trouve entre les deux – chaque forfait ayant un prix variable.

Types d’analyses de rapports d’entreprise

Descriptives
Les analyses descriptives recherchent les données passées pour découvrir des idées sur ce qui s’est passé dans votre entreprise historiquement. Il s’agit de la forme d’analyse la plus basique, se contentant de transformer les points de données en visualisations que les utilisateurs peuvent analyser et interpréter. Ce type de rapport est utile pour les rapports de fin d’année, la gestion des performances et la compréhension des performances globales de l’entreprise pour différentes périodes.

Diagnostic
Si les analyses descriptives répondent au « quoi », les analyses de diagnostic répondent au « pourquoi ». Grâce à des fonctionnalités telles que le forage, l’exploration de données, la corrélation et la découverte de données, elle permet aux utilisateurs de se concentrer sur des points de données spécifiques (par exemple, une forte baisse de productivité) et de comparer différents facteurs pour essayer de comprendre ce qui a provoqué cette baisse.

Prédictive
L’analyse prédictive fait des prédictions sur l’avenir de votre entreprise en fonction de ses performances passées. En utilisant une combinaison d’algorithmes, d’apprentissage automatique et de modèles statistiques, l’analyse prédictive capture les corrélations dans les données. Elle peut ensuite combler les lacunes par des projections basées sur les tendances précédentes. Cette prévision n’est que cela – une prévision. On ne peut pas s’attendre à ce qu’elle soit exacte à 100 %. Mais plus la solution peut intégrer de données historiques, plus les prévisions sont susceptibles d’être précises. Et une estimation proche est bien meilleure que de voler à l’aveuglette !

Prescriptive
L’analyse prescriptive est une façon révolutionnaire de prendre un plan d’affaires pour un essai routier. En utilisant des capacités de prévision avancées, ce type d’analyse permet aux utilisateurs de visualiser l’impact des décisions potentielles sur les métriques individuelles et les performances globales de l’entreprise. Cela combine les trois premiers types d’analyse pour offrir aux utilisateurs un moyen sans risque de prédire les résultats de différentes décisions.

Caractéristiques des outils de reporting d’entreprise

Les logiciels de reporting d’entreprise doivent offrir un ensemble de fonctionnalités de base qui permettent aux utilisateurs de produire les types d’analyses et de rapports mentionnés ci-dessus. Voici un résumé rapide de ces fonctionnalités :

Formatage parfait au pixel près
Les solutions de reporting d’entreprise peuvent formater les rapports pour les imprimer ou pour remplir une mise en page en ligne désignée pour être présentée par powerpoint, tableau de bord ou site web.

Filtrage des données
Le filtrage des données teste les données pour les inclure ou les exclure grâce à des paramètres spécifiés par l’utilisateur afin de n’inclure que les informations pertinentes.

Tri des données
Après le filtrage des données, la solution permet aux utilisateurs de trier les données dans un rapport. Le tri contrôle l’ordre dans lequel les données apparaissent – par exemple, par période de temps, par région, par représentant commercial, etc.

Groupement des données
Une fois que les données ont été filtrées et triées, elles doivent être regroupées pour présenter les tendances. Le regroupement organise l’ensemble des données en fonction de paramètres spécifiés par l’utilisateur.

Images statiques et dynamiques
Les rapports peuvent être affichés dans une variété de formats dans des visualisations statiques et dynamiques. Quelques exemples incluent JPEG, GIF, PNG, WMF et SVG.

Codes à barres
Les utilisateurs peuvent créer et exporter des ensembles de codes à barres pour les rapports. Il s’agit de représentations lisibles par machine des données qui permettent de les transmettre, de les importer et de les échanger numériquement.

Chartes
Les rapports d’entreprise offrent une gamme de types de visualisation comme les graphiques à barres, les diagrammes circulaires, les graphiques à colonnes, les graphiques de surface, les graphiques détendus, les graphiques en mètres, les graphiques à bulles, les graphiques en arbre, les cartes thermiques, les entonnoirs, les cartes géographiques, etc.

Délivrance de rapports
Les rapports sont délivrés à des destinations désignées (par exemple, un site Web, les courriels des employés, un tableau de bord, etc.) dans une langue et un format spécifiés.

Création par glisser-déposer
Les utilisateurs peuvent créer des rapports par le biais d’une interface intuitive de glisser-déposer qui permet même aux débutants de créer des rapports visuellement passionnants.

Outils de création de rapports
Les solutions de reporting d’entreprise offrent un certain nombre d’outils qui permettent aux utilisateurs de créer différents types de rapports, de les exporter, de créer des modèles de rapports, de relier des bases de données et de créer des groupes de données pour la création de rapports.

Explorateur de champs
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de gérer les champs de rapport et de les personnaliser pour répondre aux besoins uniques de leur entreprise.

Modèles personnalisés
La plupart des outils de reporting d’entreprise sont livrés avec des rapports préconstruits, mais les utilisateurs peuvent également créer des modèles de rapports personnalisés pour les types de rapports fréquemment utilisés. Cela rend le processus beaucoup plus rapide et facile par la suite.

Capacités d’exportation
Les utilisateurs peuvent exporter des rapports dans une gamme de formats, y compris Microsoft Excel, Microsoft Workbook, PDF, HTML et plus.

Rapports OLAP
Les utilisateurs peuvent créer des rapports en utilisant OLAP, ou traitement analytique en ligne. L’OLAP analyse les données à partir de différents points de vue – périodes de temps ou lieux, par exemple.