Miért szervezik ki a vállalatok? | News

Abstract:

A kiszervezés az a gyakorlat, amikor harmadik felet vesznek igénybe a munkaszolgáltatások elvégzésére. Leggyakoribb módja az országon kívüli bérbeadás, ahelyett, hogy az országban tartózkodna.

Teljes szöveg

Munkavégzés kiszervezése

Gondolkozott már azon, hogy miért szervezik ki a vállalkozások a munkát, vagy mit jelent pontosan a “kiszervezés” szó? Nos, ez egyszerűbb, mint amit el tudsz képzelni. Először is, a “kiszervezés” alapvetően azt jelenti, amit maga a szó is sugall: outsourcing, azaz “kintről” – azaz kívülről – történő “forrásbevonás”. Hogy érthetőbbé tegyük, egyes vállalatoknál bevett gyakorlat, hogy a tengerentúlon vagy a szomszédos országokban egy harmadik felet bíznak meg olyan szolgáltatások elvégzésével és áruk létrehozásával, amelyeket korábban a vállalat saját munkatársai házon belül valósítottak meg, de X vagy Y okok miatt egyelőre inkább külső segítséget szeretnének, vagy arra van szükségük. Általában ez a munkaerőhiány vagy a költségekkel kapcsolatos okok miatt történik, de bármi legyen is az ok, a cél általában ugyanaz: magas minőségű áruk előállítása olyan készségek segítségével, amelyeket a vállalat maga általában nehezen fejleszt ki, valamilyen okból kifolyólag.

Miért szerveznek ki cégeket
Miért szerveznek ki cégeket

Egy pillantás az outsourcingra

Amióta Donald Trump hatalomra került, az amerikaiak azt követelik tőle, hogy hozza vissza a munkahelyeket az Egyesült Államokba, mivel ez az elnöksége egyik fő eleme, ha nem a fő ígérete. A statisztikák azonban azt mutatják, hogy a kiszervezés még mindig jelentős gyakorlat a mai vállalatok körében, és semmi jel nem utal arra, hogy ez egyhamar véget érne. Alapvetően akár azt is mondhatnánk, hogy ezért szervezik ki a vállalatok: olyan extra segítségre van szükségük, amelyet a saját országukban nem találnak meg vagy nem tudnak megfizetni.

Miért szervezik ki a vállalatok a kiszervezést?

A kiszervezés az üzleti életben valóban összetett kérdés. Miért is szervezik ki a vállalatok pontosan a kiszervezést? Valóban nem egyetlen ok van, hanem inkább több, és ez a vállalat kontextusától és tényleges igényeitől függ. Ne feledjük, hogy a kiszervezés az, amikor egy vállalat külső segítséget vesz igénybe, de az okok változhatnak, és változnak is. A leggyakoribb indítékok közül néhány azonban a következő:

  • A működés költségeinek csökkentése és ellenőrzése (általában ez a fő ok).
  • A vállalat fókuszának javítása.
  • Belső források felszabadítása új célokra.
  • A hatékonyság növelése bizonyos időigényes funkciók esetében, amelyekhez a vállalatnak esetleg hiányoznak az erőforrások.
  • A külső erőforrások lehető legnagyobb mértékű felhasználása.
  • A kockázatok megosztása egy partnercéggel.

Mi a kiszervezés
Mi a kiszervezés

Minden előnye ellenére a kiszervezés gyakorlatának egyik fő oka a sikeres üzleti modell működtetése. Azonban még ha egy vállalatnak elég oka van is arra, hogy sikeres kiszervezési programot futtasson, akkor is figyelembe kell vennie minden komponenst ahhoz, hogy a kiszervezés működjön. Mint sok más üzleti vonatkozású művelet, a kiszervezés is többe kerülhet, mint amennyit indokol, mivel olyan potenciális kockázatokkal jár, amelyekkel a vállalatnak óvatosnak kell lennie, ha nem is többet kell mérlegelnie, mint a tényleges előnyöket, legalábbis az adott kontextusnak megfelelően.

A kiszervezés hátrányai

A kiszervezést alkalmazó vállalatoknak tisztában kell lenniük azzal, hogy miközben számos előnye van annak, ha külső segítséget vesznek igénybe a vállalkozásuk működéséhez, a meglévő hátrányok – és vigyázat, nem kevés – nehezen kezelhetőek lehetnek, ha nem gondoskodnak megfelelően. Azoknak a vállalatoknak, amelyek kiszervezett vállalkozásra támaszkodnak, óvatosnak kell lenniük a következőkkel kapcsolatban, ha el akarják kerülni a reménytelen bukást:

  • A helyi alkalmazottak feláldozhatónak vagy fenyegetve érezhetik magukat, és elsétálhatnak.
  • A személyzet egy része feleslegessé válhat.
  • A kiszervezett üzleti partner földrajzi elhelyezkedésétől függően problémák merülhetnek fel a termék/szolgáltatás minőségével kapcsolatban, mivel az egyes országok szabványai eltérőek lehetnek.
  • Kommunikációs problémák, általában a kiszervező partnerek közötti nyelvi vagy időzónák miatt.
  • A szabályzatokat és eljárásokat nehezebb lesz ellenőrizni.
  • Az adatbiztonság veszélybe kerül.

Mely vállalatok szervezik ki?

A kiszervezés csak a 90-es évekig vált népszerűvé, amikor a költségmegtakarítás több vállalatnál sarokkövévé vált. A kiszervezett erőforrások, még ha szükség is volt rájuk, nem feltétlenül hagytak nagy hatást magán a vállalkozáson, mivel ezek többnyire ügyfélszolgálattal kapcsolatos munkák voltak, amelyeket könnyen el lehetett intézni telefonon keresztül (ez a gyakorlat egyébként még mindig létezik). Néhány kulcsfontosságú iparág azonban túlélte és a mai napig működik, főként azért, mert valóban szerves termékeket kínálnak a nagynevű vállalatoknak.

A leggyakoribb kiszervező cégek közül néhány pénzügyi szolgáltatásokat, gyógyszergyártást, kiskereskedelmet és természetesen informatikai, technológiai és szoftvertesztelési, webfejlesztési szolgáltatásokat kínál. Ez utóbbiakat kiszervező cégek legnagyobb példái közé tartozik például a ZS, a Synoptek, a Fidelity IT Solutions stb. Több is van, de ez a lista csak a legfontosabb szereplőket kívánja kiemelni a vállalati kiszervezés helyszínén belül.

Hogyan végezzen sikeres kiszervezést

A múltban a költségcsökkentés volt a kiszervezés mögött álló legnagyobb ok. Napjainkban azonban a stratégia és a vállalaton belüli értékteremtő tevékenységek váltak a kiszervezési gyakorlat két fő mozgatórugójává. Ha azonban ez a helyzet, akkor miért szervezik ki a vállalatok a tevékenységüket más országokba? Alapvetően a kiszervező vállalatok nem annyira abban reménykednek, hogy a külföldi cégek elvégzik helyettük a munkát, hanem inkább abban, hogy olyan partnereket kapnak, akik segítenek nekik az önálló növekedésben, hogy valamilyen módon fogalmazzunk. Mégis, és mint korábban kiemeltük, ezt óvatosan kell csinálni, hogy ne okozzon kárt a saját cégének, különben többet veszít, mint egyébként a kiszervezéssel. Tehát alapvetően ahhoz, hogy egy vállalat kiszervezése sikeres legyen, a következő kulcsfontosságú pontokat kell figyelembe venni:

  • Tisztázott célok és célkitűzések, mind a vállalat, mind a kiszervező cég számára.
  • Stratégiai jövőkép és tervezés.
  • A jó és gondos kiválasztás, amikor a szállítókról van szó.
  • A cégek közötti kapcsolatok jó kezelése.
  • Jól szervezett alvállalkozói szerződések és megállapodások a szállítókkal.
  • Jó és folyamatos kommunikáció az érdekeltekkel.
  • A felső vezetésnek folyamatos támogatást kell nyújtania és folyamatosan részt kell vennie.
  • A személyzet körében felmerülő esetleges problémákra való részletes figyelem.
  • Minden pénzügyi indoklásnak rövid távúnak kell lennie.

Mindezek fontosak. Azonban térjünk ki részletesebben erre a két kulcsfontosságú összetevőre: a nyílt kommunikációra és a vezetői támogatásra.

Kommunikáció

A jó és folyamatos kommunikáció, valamint az állandó vezetői támogatás a sikeres kiszervezési folyamat kulcsszereplői. Ez leginkább a szolgáltatási szintű megállapodásnak (SLA) köszönhető, mivel a vállalaton belül minden egyes munkatársat is érint, akik nyilvánvalóan minden iparágban a vérsejtek.

A kommunikáció a kiszervezési megállapodás eredménye miatt fontos. Legyen az jó vagy rossz, a változást kezelni kell tudni, és ez csak jó kommunikációval lehetséges. Legyen szó az érdekelt felek igényeinek felméréséről vagy egyszerűen a gyártósor zavartalan működésének fenntartásáról, a nyílt kommunikációs csatornák megléte ebben az időszakban létfontosságú. Mindenki, függetlenül attól, hogy milyen nagy vagy kicsi a szerepe, létfontosságú ebben a folyamatban.

Vezetői támogatás

Kézenfekvő, hogy minden stratégiai célkitűzést a vállalat felső vezetőinek jóvá kell hagyniuk. A felső vezetés az, amely megfogalmazza és meghatározza, hogy melyek a legjobb kiszervezési stratégiák, és kommunikálja a célokat és előnyöket a folyamatban részt vevőkkel. Az ő jóváhagyásuk és támogatásuk nélkül minden bizonnyal minden kiszervezési projekt már a kezdetektől fogva kudarcra van ítélve.

A felsővezetők manapság felismerik a kiszervezés által az iparáguk számára biztosított nagy előnyöket, és nem riadnak vissza még azután sem, hogy a tinta megszáradt a szerződésen. Ami azt illeti, néhány példa a kiszervezést alkalmazó vállalatok közül néhány nagy márka világszerte. Az Apple kapcsolata a kínai Foxconn-nal például meglehetősen jól ismert, a Nike sportruházati óriáscég pedig több tengerentúli, elsősorban ázsiai gyártóüzembe szervezi ki a legtöbb termékének gyártását. Ezek a kapcsolatok már jó ideje tartanak, és a siker a jó kommunikációnak és a kiváló vezetői bevonásnak köszönhető.

Hogyan menthet meg egy jó kapcsolatmenedzsment egy sikertelen kiszervezést

A biztonság és a figyelem hiánya miatt sok kiszervezési szerződést már három éven belül újra kellett tárgyalni vagy fel kellett mondani, ezért a folyamatos kapcsolatmenedzsment létfontosságúvá vált ahhoz, hogy ez a folyamat túlélje és tényleges, hosszú távú partnerséggé váljon. Ezért a felső vezetésnek mindig részt kell vennie a szerződés végrehajtása során, különösen az “utolsó napoknak” tekinthető időszakokban; itt az ő részvételük jobban ragyog, mint valaha.

A világos eljárás mellett a vállalat felső vezetésének mindenkor életben kell tartania a kiszervezési kapcsolatot, legyen szó találkozókról, üzenetekről… Vagyis folyamatos kommunikációról. A kiszervezési folyamatot mindig ezeknek az összejöveteleknek a csúcsára kell helyezni, főként azért, hogy az zökkenőmentesen működjön, és hogy a nap végén minden célt teljesítsenek a folyamatos elégedettség érdekében. Végül is a kiszervezés a legtöbb sikeres cég szerves részévé vált (emlékezzünk csak az utána említett kiszervező cégekre), így a helyes végrehajtás és a lépések követése kulcsfontosságú a túléléshez és a sikeres vállalathoz.
Miért szervezik ki a cégek a projektmunkákat, vagy miért szerveznek ki amerikai vállalatok munkahelyeket? Egyszerűen azért, hogy elvégezzék a munkát, ugyanakkor remélhetőleg pénzt takarítanak meg.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.