Munkaelemzés: A Practitioner’s Guide | AIHR Analytics

A munkakör-elemzés egy gyakori technika, amelynek célja, hogy részletes információkat szolgáltasson egy munkavállaló munkájáról. A munkakör-elemzés segíthet a jobb munkaköri leírás elkészítésében, biztonságosabb munkakörnyezethez vezethet, segíthet a munkaerő-tervezésben, és kulcsfontosságú a teljesítménymenedzsmentben. Mivel a munkaelemzés számos kulcsfontosságú HR-funkciót érint, ez a cikk gyakorlati útmutatót nyújt a szakemberek számára egy teljes, 5 lépésből álló sablonnal a munkaelemzés elvégzéséhez. A cikk során több munkakör-elemzési példát is bemutatunk. Kellemes olvasást!

Tartalom
Mi az a munkakörelemzés? Definíció
A munkaelemzés célja
Munkahelyelemzési módszerek
– Kritikus incidens technika (CIT)
– Feladatleltár (TI)
– Funkcionális munkaelemzés (FJA)
Hogyan kell elvégezni a munkaelemzést: Egy sablon
Következtetés
Kérdés

Mi a munkakör-elemzés? Egy definíció

Mindenki, akinek van némi munkatapasztalata, valamikor már végzett munkaelemzést. Ez lehet egy vezető, aki úgy dönt, hogy két megüresedett munkakört egyesít egy munkakörré, egy toborzó, aki megpróbál egy munkaköri leírást készíteni, vagy egy munkavállaló, aki felsorolja a fő feladatait, hogy személyes fejlesztési tervet készítsen.

Noha ezek a munkakör-elemzések különböző részletességűek lesznek, a folyamat hasonló. Ha meghatározzuk, a munkaelemzés olyan szisztematikus folyamat, amelynek során egy munkakört kisebb egységekre bontanak, amelyeket aztán elemeznek, hogy leírják, mit végeznek a munkakörben, vagy milyen képességekre van szükség a munka elvégzéséhez.

A munkaelemzést maguk a munkavállalók, a vezetők, az OD szakemberek vagy a HR szakemberek végzik különböző célokból. Ennek során a munkaelemzés adatainak három elsődleges típusa van, nevezetesen a munkatevékenységek, a munkavállalói jellemzők és a munkakörnyezet.

Ez a cikk főként a munkatevékenységekre összpontosít. A munkatevékenységek a szervezeti kultúrával együtt a munkavállalói attribútumok meghatározásának alapját képezik. Kevésbé fogunk a munkakörnyezetre összpontosítani – de ezt tartsa szem előtt a munkaelemzés során, különösen akkor, ha ez a környezet változhat.

A munkaelemzés célja

A munkaelemzés céljai eltérőek lehetnek, de a legtöbbjük a HR területéhez tartozik. Általánosságban a következő célokat lehet megkülönböztetni (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Munkahelyelemzés célja	Munkaköri leírás
Munkaköri leírás	A munkakörelemzés inputot ad a munkaköri leíráshoz. A munkaköri leírás egy olyan belső dokumentum, amely meghatározza az új pozícióval szemben támasztott követelményeket, beleértve a szükséges készségeket, a csapatban betöltött szerepet, a személyiséget és a megfelelő jelölt képességeit.
Munkakörosztályozás	A munkakörosztályozás egy vagy több munkakörnek a hasonló munkakörök egy csoportjába vagy családjába való besorolása. A cél a bérek megállapítása és a munkavállalók kiválasztása.
Munkahelyek értékelése	A munkahelyek értékelése a különböző munkakörök relatív rangjának meghatározása egy szervezeten belül. Célja a bérezés átláthatóságának és méltányosságának megteremtése.
Munkahelytervezés	A munkahelytervezés egy olyan munkahely kialakításának folyamata, amely értéket teremt a vállalat számára és motiváló a munkavállaló számára.
Személyzeti követelmények	Itt a munkakör-elemzés információt nyújt a szervezetben betöltött szerepek minimális képzettségére (vagy követelményeire) vonatkozóan, amelyet gyakran toborzási célokra használnak.
Teljesítményértékelés	A munkakör-elemzés inputot szolgáltat a munkakört betöltő személy teljesítményértékeléséhez.
Munkavállalói képzés	A munkakör-elemzés képezi a képzési szükségletelemzés alapját. A tudás, készségek, képességek és egyéb jellemzők azonosítása után meghatározható a képzési igény, és a munkavállalók képzése megkezdhető.
Munkavállalói mobilitás	Az embereknek és a munkahelyeknek meg kell felelniük egymásnak. A munkakör-elemzés hasznos az adott szerepkörhöz szükséges ismeretek, készségek, képességek és egyéb jellemzők azonosításához, amelyeket aztán össze lehet egyeztetni egy belső alkalmazottal.
Teljesítményesség	A munkakör-elemzés felhasználható a munkahelyi hatékonyság javítására a tevékenységek elemzésével és annak optimalizálásával, ahogyan azokat az adott szerepkörben dolgozók végzik.
Egészség & biztonság	A munkakör-elemzés azonosíthatja a balesetek és sérülések esélyét növelő veszélyes viselkedéseket és munkakörülményeket, ami biztonságosabb munkakörnyezethez vezet.
Munkaerőtervezés	A jövő munkaerőjének megtervezéséhez azonosítani kell a tudást, készségeket, képességeket és egyéb jellemzőket, és össze kell egyeztetni a jövőbeli munkaigényekkel. Ez lehetővé teszi egy szerepkörre vagy részlegre vonatkozó stratégiai munkaerőterv elkészítését.
Jogi követelmények	A szövetségi és nemzeti jogszabályok vonatkozhatnak a munkakörülményekre, az egészségre, a felvételre, a képzésre, a fizetésre, az előléptetésre és a munkavállalók elbocsátására. A munkakör-elemzés eszköz lehet annak biztosítására, hogy egy szerepkörhöz tartozó valamennyi tevékenység megfeleljen a szabályozásnak.

A munkakör-elemzés kiválóan alkalmas a munkakör betöltéséhez szükséges ismeretek, készségek, képességek és egyéb jellemzők azonosítására. Ezek azonosításához a munkakört kisebb munkaegységekre bontják. Ezek közé tartoznak a kötelességek, feladatok, tevékenységek és elemek (ismét Morgeson, Brannick & Levine, 2020 alapján).

egység	leírás	példa
Job	Hasonló munkakörök gyűjteménye.	“Recepciós”
Pozíció	A kötelességek, feladatok, tevékenységek és elemek összessége, amelyeket egyetlen munkavállalónak kell elvégeznie.	Melinda, a recepciós, aki többnyire éjszakai műszakban dolgozik
Feladat	Az általános munkacélokra irányuló feladatok összessége. Egy tipikus munkakörnek 5-12 feladata van.	Vendéglátói tevékenységek a látogatók számára
Feladatok	Tevékenységek gyűjteménye, amelyeknek egyértelmű eleje, közepe és vége van. Egy munkakörhöz 30-100 feladat tartozik.	Vendégek fogadása és a váróterembe irányítása
Tevékenység	Munkakövetelmények teljesítésére irányuló elemek csoportjai.	A kaputelefon gombjának megnyomása az ajtó kinyitásához
Elem	A munka legkisebb azonosítható egysége.	A telefon felvétele

A munka ezen kisebb egységeinek leírása alapján azonosítják a munka építőelemeit. Ezt többféle módszerrel lehet megközelíteni. Ezzel foglalkozunk a következő fejezetben.

Munkahelyelemzési módszerek

Egyszerre több különböző, általánosan használt munkakör-elemzési módszer létezik. Ezek közé tartozik:

• Küszöbértékű tulajdonságok elemzése
• Képességkövetelmény skálák
• Munkahelyelemző kérdőív
• Kritikus incidens technika
• feladatleltár
• Funkcionális munkakörelemzés és;
• Munkaelemek módszere.

Az összes munkaelemzési módszer ismertetése meghaladná e cikk kereteit. A három legismertebb és leghatékonyabb munkaelemzési módszerre összpontosítunk, amelyek a Kritikus incidens technika, a Feladatleltár és a Funkcionális munkaelemzés.

Kritikus incidens technika (CIT)

A kritikus incidens technika megfigyelt kritikus incidensekre támaszkodik. A kritikus incidensek olyan viselkedések, amelyek vagy kiemelkedő, vagy elfogadhatatlan teljesítményt képviselnek. Egy tipikus kritikus incidens jelentés a következő elemeket tartalmazza:

1. Az incidenshez vezető kontextus és körülmények leírása.
2. A munkavállaló(k) viselkedése az incidens során.
3. A viselkedés következményei és azok szélesebb körű hatása.

A kritikus incidens technika a leghatékonyabb az egészségügyi és biztonsági incidensek (pl, amikor baleset, sérülés vagy haláleset történik), a teljesítményértékeléseknél és a munkavállalók képzésénél. Az utóbbi két esetben a kritikus incidens példákat sorol fel a példaértékű és elfogadhatatlan viselkedésre, amelyek alapján visszajelzést lehet adni a munkavállalónak, vagy a képzés alapjául szolgálhat, hogy mit kell és mit nem szabad a dolgozóknak tenniük.

Feladatleltár (TI) (feladatelemzés)

A feladatleltár vagy feladatelemzés azoknak a feladatoknak a felsorolása, amelyekből egy munkakör áll. Ezeket a feladatokat gyakran csoportosítják a feladatok szerint. Korábban említettük, hogy egy munkakör öt-tizenkét feladatból és akár 100 feladatból áll. Minden egyes feladathoz fel lehet tüntetni a feladat elvégzésének gyakoriságát, a feladat fontosságát és a kapcsolódó nehézséget.

HOSZPITÁLIS FELADATOK EGY REZEPCIÓSNAK
Feladatok	Freq.	Import.	Nehézség
Válaszolni a kaputelefonra, amikor csengetnek	300/nap	közepes	alacsony
Vendégek fogadása és a váróba irányítása.	120/nap	közepes	alacsony
A vendégek itallal való ellátása	80/nap	alacsony	alacsony
Válaszol a vendégek kérdéseire. látogatók	30/nap	magas	közepes
Várakozási idővel kapcsolatos elvárások kezelése	30/nap	közepes	magas
A panaszok fogadása és kezelése	6/nap	magas	Nagyon magas

A fenti táblázat példát mutat egy orvosi rendelő recepciósának egyik feladatára. Más feladatok közé tartozhat az időpontok kezelése, az adminisztráció és az alapvető orvosi kérdések megválaszolása.

A feladatjegyzéket gyakran szakértői csoportok, maguk a munkakörben dolgozók és vezetőik hozzájárulása alapján állítják össze. A feladatleltár a leghatékonyabb a munkaköri leírások, munkaköri besorolások, a munkavállalók képzésének és a jogi követelményeknek való megfelelés ellenőrzésére

Funkcionális munkaelemzés (FJA)

A funkcionális munkaelemzés az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma (DOL) által kifejlesztett munkaelemzési módszer. A funkcionális munkaelemzés konkrét információkat nyújt arról, hogy milyen munkát kell elvégezni, és milyen munkavállalói képesítések szükségesek a munka sikeres elvégzéséhez.

Az FJA a feladatokra összpontosít, nem pedig arra, hogy mit végeznek el. Ennek oka, hogy az emberek nagyobb valószínűséggel értenek egyet az érintett tevékenységgel kapcsolatban. Egy légitársaság várótermének recepciósától elvárható, hogy “a vendégek érezzék magukat szívesen látottnak”, de ezt a célt sokféleképpen el lehet érni. Az alábbi táblázat a DOL Dictionary of Occupational Titles (Foglalkozási címek szótára) szerint írja le a légitársasági váróterem recepciósát.

Receptionist, Airline Lounge

Elengedezi a tagokat és a vendégeket a légitársaság várótermébe, italokat és harapnivalókat szolgál fel, és igény szerint egyéb személyes szolgáltatásokat nyújt: A csengő hangjára kinyitja a váróterem ajtaját, ellenőrzi a tagsági kártyákat, beengedi és leülteti a tagokat és a vendégeket. Üdítőket, például koktélokat, kávét és harapnivalókat szolgál fel. Válaszol a menetrend szerinti járatokkal és a terminál létesítményeivel kapcsolatos kérdésekre. Ellenőrzi az utasok foglalásait. Elirányítja vagy elkíséri az utasokat az indulási kapukhoz, a pihenőhelyiségekhez és a terminál egyéb létesítményeihez. Telefonon keresztül továbbítja a személyhívó szolgáltatás iránti kéréseket. Kinyitja a konzervdobozokat, palackokat és csomagokat; kávét főz; süteményeket, dióféléket és előételeket rendez a tálcákon. Eltávolítja a használt hamutálcákat, poharakat és edényeket az asztalokról, és összeszedi a szemetet.

A funkcionális munkaelemzéssel egy későbbi cikkünkben részletesebben foglalkozunk.

Hogyan kell elvégezni a munkaelemzést: Egy 5 lépésből álló sablon (példa)

Most, hogy a legfontosabb elméletet lefedtük, megosztunk egy példaelemzést, amely munkakör-elemzési sablonként használható. Ez a sablon öt lépést tartalmaz, és minden egyes lépéssel foglalkozni fogunk.

Tudatában kell lennie annak, hogy ez egy alapos folyamatsablon. Ha egyszerű és gyors munkaelemzést végez egy vagy két, a munkahelyen dolgozó emberrel beszélgetve, a folyamat sokkal gyorsabb lesz (a megbízhatóság rovására). Ez azonban már elegendő információt nyújthat például egy munkaköri leírás elkészítéséhez.

A munkaelemzés célja

Minden munkaelemzés kiindulópontja a célja. Miért akarunk elemzést végezni? Az elemzés célja befolyásolja a legtöbb munkakör-elemzés tervezési döntést, beleértve a költségvetést, a projektvezetést és az érdekelt feleket.

A munkakör-elemzés céljait már korábban felsoroltuk, és ezek közé tartozhat egy robusztus munkaköri leírás elkészítése, a munkavállalók képzéséhez szükséges szükségletelemzés vagy a munkaerő-tervezés.

Egy stratégiai munkaerő-tervezés céljából végzett munkakör-elemzés például több vezető érdekelt felet, több költségvetést és több időt vesz igénybe, mint egy egyszerű munkaköri leírás elkészítése céljából végzett munkakör-elemzés.

Az előbbi esetben a szponzor valószínűleg egy vezető alelnök vagy más osztályvezető, aki fel akarja mérni, hogy a jelenlegi tehetség öt év múlva is képes lesz-e ellátni a feladatot. Az utóbbi esetben a szponzor inkább egy felvételi vezető, aki egy rossz felvételt követően valóban pontosan meg akarja határozni a felvenni kívánt személy profilját.

A cél így befolyásolja a további terjedelmet, költségvetést, valamint a csapatot, a csoportvezetőt és azt is, hogy milyen mértékben vonnak be külső feleket, például tanácsadó cégeket.

A munkaelemzés módszere

A cél alapján választják ki a legmegfelelőbb munkaelemzési módszert. A három leggyakrabban használt módszer a Kritikus incidens technika, a Feladatleltár és a Funkcionális munkakörelemzés. A módszertől függően az adatgyűjtés is eltérő lesz.

A cikk elején bemutatott táblázat segítségével javasoljuk meghatározni a leghatékonyabb munkaelemzési technikát, és azt felhasználni a jövőbeli intézkedések befolyásolásához.

Adatok gyűjtése

Az adatgyűjtés és az adatelemzés a két legidőigényesebb lépés ebben a munkaelemzési sablonban. A munkaelemzés céljától függően a munkaelemző különböző adatgyűjtési módszereket részesíthet előnyben. Az adatelemzés magában foglalja a megfigyelési adatokat, az interjúkat és a kérdőíveket.

A kritikus incidensek technikája az incidensben érintett személyektől interjúk és megfigyelési adatok révén strukturáltan gyűjtött incidensadatokra összpontosít. A feladatleltár a munkakörben végzett különböző kötelességek és feladatok felsorolására összpontosít, ami történhet megfigyelési adatok, interjúk vagy strukturált kérdőívek segítségével. A hangsúly itt a feladatok listájának elkészítésére, az ezekre a feladatokra fordított időre és a feladat fontosságára vagy nehézségére helyeződik.

Adatgyűjtési módszer	leírás
megfigyelési adatok	A megfigyelési adatok a legsemlegesebb adatgyűjtési forma, mivel (állítólag) nem szakítják meg a normál munkavégzést. A munkaelemző megfigyeli a munkát végző személyt, akár élőben, akár videón. A megfigyelési adatok a tevékenységeket a választott elemzési egység alapján írhatják le (lásd a fenti táblázatot). Már a puszta megfigyelés is befolyásolhatja az egyének munkavégzésének módját, erre jól ismert példa a Hawthorne-effektus.
Interjú	A megfigyelési adatokkal kombinálva az adatgyűjtés másik fontos módjaként szolgálnak az interjúk. A megfigyelési adatok alapján konkrét kérdéseket tesznek fel. Az interjúkat jól elő kell készíteni és gondosan le kell folytatni. Az interjúkészítő itt is a különböző elemzési egységekre összpontosíthat a feladatok, feladatok, tevékenységek és munkaelemek azonosítása érdekében.
Kérdőívek	Az adatgyűjtés harmadik módja a kérdőívek segítségével történik. Ezek lehetnek saját tervezésűek vagy készen kaphatóak, a legismertebb példa a pozícióelemző kérdőív (Position Analysis Questionnaire, PAQ), amelyet egy munkaelemző adhat ki.

Analízis

Az elemzésre fordított idő a gyűjtött adatoktól függ. Ha nagy mennyiségű kvantitatív adatot gyűjtenek, hasznos az átlagpontszámok, a standard eltérések, a résztvevők száma és az átlag standard hibája (SEM) közlése. Ez utóbbi az eredmények megbízhatóságának vagy pontosságának mérésére szolgál. Egy adott feladatra vonatkozó magas SEM-érték további kutatásokhoz vezethet.

Az alábbi példában láthatjuk, hogy az első négy feladattal kapcsolatban konszenzus van a résztvevők között, de a látogatók várakozási idejére vonatkozó elvárások kezelésével kapcsolatban alacsony az átlagérték. Ez arra utalhat, hogy ezt nem tekintik az alapfeladat részének. Talán csak a magasabb beosztású szakemberek végzik ezt, vagy nem tekintik az alapfeladat részének (így szerepkörön kívüli viselkedésnek minősülhet).

A recepciós feladata	M	SD	N	SEM
1. Válaszolás a kaputelefonra	4.3	0.5	49	0.1
2. A vendégek fogadása és leültetése	4.0	0.6	48	0.1
3. Üdítők biztosítása a vendégek számára	3.7	1.2	20	0.3
4. A látogatók kérdéseinek megválaszolása	3.2	1.6	32	0.3
5. A látogatók várakozási idejével kapcsolatos elvárások kezelése	2.5	2	12	0.6

Morgeson és munkatársai számos más, inkább analitikus mérőszámot sorolnak fel, beleértve a bírálók közötti egyetértést, a bírálók közötti megbízhatóságot és a belső konzisztenciát mint a megbízhatóság értékelésének módjait, valamint a korrelációt és regressziót, a faktor- és klaszterelemzést és más többváltozós technikákat az érvényesség mérésére.

Impact

Egy lényeges utolsó lépés a munkaelemzés tervezett hatásának megvalósítása. Ezt nevezzük következményi érvényességnek, ami azt jelenti, hogy a munkakör-elemzés milyen mértékben hat a belőle levezetett beavatkozásokra.

Más szóval, a munkakör-elemzés kézzelfogható hatást gyakorol-e az emberi erőforrás-gazdálkodásra? Ezt nehéz felmérni, de döntő fontosságú, amikor a következő alkalommal a munkakör-elemzés tervezésére vonatkozó döntések meghozataláról van szó.

Ha egy gyors interjú két recepcióssal majdnem ugyanolyan minőségű munkaköri leírást eredményez, mint mind a harminc strukturált vizsgálata, akkor az előbbi megközelítés sokkal költséghatékonyabb, mint az utóbbi. Nemcsak azért, mert a munkaköri elemzőnek időt takarít meg, hanem azért is, mert a recepciósoknak órákat és órákat takarít meg, amelyeket ehelyett a kaputelefon felvétele és a vendégek fogadására fordíthatnak.

Következtetés

Ez egyben a cikk utolsó pontjához is vezet. A munkakör-elemzés egy ragyogó és jól bevált technika, amelynek egyértelmű helye van a humánerőforrás-menedzsmentben. A munkakör-elemzés jó alkalmazása valóban hatással van az üzleti eredményekre.

Az alapos munkakör-elemzés például jobb munkaköri leírást eredményez, ami jobb felvételi döntést és végül magasabb munkahelyi teljesítményt eredményez. Ez pontosabb képzési szükségletelemzéshez is vezet, ami viszont jobb formális képzéshez, és ennek eredményeként magasabb munkahelyi teljesítményhez vezet. A teljesítménymenedzsment visszajelzés pontosabbá tételéhez is vezet, ami viszont jobb teljesítményhez vezet.

A munkakör-elemzés azonban nagyon időigényes technika is. Egy részletes munkakör-elemzés elvégzése kérdőívek kitöltésével vagy akár több tíz ember megkérdezésével jár, ami igen költséges vállalkozássá teszi. Mindig fel kell tenni a kérdést, hogy mennyire éri meg egy teljes munkaelemzés, figyelembe véve a munka gyorsan változó jellegét is – bár ez egyúttal ok lehet arra is, hogy egyáltalán elvégezzük a munkaelemzést.

Végeredményben jó, ha elsajátítjuk a munkaelemzés lényegét, hiszen a cikkben leírt technikákat valamilyen mértékben mindenki használni fogja. Akár vezető, akár HR szakember, akár munkavállaló, a munkakör jó megértése jobb és stratégiai döntésekhez vezet a munkakörben, a munkakörben vagy a munkakörrel kapcsolatban.

FAQ