Milyennek tűnik egy projektfelvételi folyamat?
A projektfelvételi folyamat leggyakrabban úgy kezdődik, hogy valaki küld egy e-mailt, és azt mondja: “Szükségem van rád, hogy ezt megcsináld”. Fontos, hogy végigmenjünk a projektfelvételi folyamat lépésein, mert a bejövő üzenetek postaládából történő kezelése nem skálázható, és nem is hatékony és eredményes. A projektmenedzsmenteszközök és -módszerek használata segíthet a projektkérelmek és a felvételi folyamat hatékonyabb kezelésében.
A legtöbb részleg legnagyobb problémája a felvételi folyamatokkal ma az, hogy nem minden munkafolyamatban következetesek. Akár belső projektekről, akár külső beszállítókkal való együttműködésről van szó, gyakran nincs nagy összhang abban, hogyan veszik fel az információkat a projektindítási folyamat megkezdéséhez.
Egy ténylegesen működő felvételi folyamat létrehozása
Ha az Ön szervezete a fentiekhez hasonló, akkor jelenleg sokféleképpen jut el Önhöz a munka. Ezeknek a projektkérelmeknek a kezeléséhez az első lépés egy ténylegesen működő beviteli folyamat létrehozása.
Projektkérelmi űrlap kidolgozása
Munkálkodjon együtt a csapatával, hogy meghatározzák, milyen információkra van szükség a projektkérelem beadásakor a beviteli rendszerbe. Gyakori kérdések:
-
Mi a kérés?
-
Hol fogják felhasználni?
-
Mikor esedékes?
-
Melyek a projekt követelményei?
-
Mi a projekt haszna?
Bővebben a projektkérelem űrlap létrehozásával kapcsolatban
Kérelem benyújtási hely kijelölése
A beviteli folyamat létrehozásának következő lépése, hogy kijelöl egy központi helyet a csapatához érkező összes projektkérelem számára. Ennek legnagyobb előnye a láthatóság. Világosan láthatja majd a benyújtott kérelmeket és az esedékességi dátumokat az aktuálisan folyamatban lévő munka mellett.
Ez lehet olyan egyszerű is, mintha létrehoz egy felvételi e-mail címet az összes beérkezett projektkérelem számára, így a szervezetéhez érkező összes projektkérelem egy helyre kerül. Például , és az összes e-mail kérés ott lesz elérhető.
Vagy választhat egy megosztott dokumentumot a Google vagy a Dropbox segítségével.
A legjobb megoldás azonban egy projektmenedzsment-szoftver kihasználása, hogy minden munkát központosítva tartson, biztosítsa a projektkérelem mezőinek kitöltését, és könnyen áthelyezze a kéréseket a feladatok közé.
Kijelölje, ki a felelős a felvételiért
A következő lépésként ki kell választania azt a személyt a szervezetén belül, aki a központosított felvételi helyet ellenőrizni fogja. Ez elég egyszerű. Ezután állítsa be a kívánt felvételi helyet, hogy értesítse azokat a személyeket, akiket értesíteni kell egy projektkérelem benyújtásakor.
Formalizálja a folyamatot
Megvalósíthat minden folyamatot, de ha senki sem tud róluk, az olyan, mintha egyáltalán nem is lenne felvételi folyamat.
Ha nem csak a felvételi folyamat technológiáját, hanem annak tényleges keretét is formalizálja, hogy az egyes projektek hogyan indulnak el és hogyan haladnak végig a szervezeten, akkor sokkal jobb lesz az elszámoltathatóság, és végül mindenki megtanulja a felvételi rendszert.
Ezért lehet, hogy meg kell találnia a szervezetében egy “bakot megállítót”, aki evangelizálja a felvételi folyamatot. Ez az a személy, aki a csapat minden egyes tagját felelősségre fogja vonni, felülről lefelé és jobbról balra; mindenkit felelősségre kell vonni a felvételi rendszer használatáért. Ennek a személynek nem feltétlenül kell vezető beosztásúnak vagy magasabb beosztásúnak lennie. Lehet egy ügyfélkapcsolati vezető, egy projektmenedzser, egy forgalomirányító vagy a csapat egésze.
A folyamatok megállítója a szervezetében az a személy lesz, aki fizikailag feláll, és bemegy minden egyes ember irodájába, megfogja a kezét, és megmutatja neki, hogyan kell helyesen használni a felvételi folyamatot, majd ragaszkodik hozzá, hogy minden egyes alkalommal így csinálják.
Ha meg tudja találni ezt az egy embert a szervezetében, vagy ha valóban el tud menni, és fel tudja venni ezt az egy embert a szervezetében, akkor azt fogja tapasztalni, hogy a projektmenedzsment sokkal hatékonyabban működik.
A határozott kézfogás a sikeres felvételi folyamat kulcsfontosságú eleme. Ha az emberek e-mailben küldik Önnek a kéréseket, és nem használják a felvételi rendszert, szükségessé válik, hogy megmondja nekik: “Nem tudok ezen dolgozni, mert nem látom. Nincs benne a projektmenedzsment rendszerben.”