20 strategie di comunicazione efficaci per il posto di lavoro

Dai piccoli cavilli sull’indennità di vacanza alle serie preoccupazioni sulla soddisfazione dei dipendenti, ci sono pochi problemi sul posto di lavoro che non possono essere risolti con un po’ di buona vecchia comunicazione. Ma, quando la situazione è critica e si deve avere una conversazione difficile, è vitale avere alcune strategie nella manica per assicurarsi di ottenere il massimo da essa.

Che cos’è la comunicazione efficace?

Prima di arrivare al nocciolo della questione, è importante capire cosa distingue la buona comunicazione dalla cattiva comunicazione. Questa potrebbe sembrare una distinzione ovvia (parlare al tuo team = bene, urlargli in faccia = male) ma in realtà è un po’ più sottile di così.

Prima di tutto, molto di quello che diciamo in realtà non esce dalla nostra bocca. Secondo il ricercatore psicologico Albert Mehrabian, solo il 7% del significato deriva dalle parole che stiamo dicendo. Il restante 55% viene dal nostro linguaggio del corpo, e il 38% è il nostro tono di voce.

Queste percentuali tecnicamente si applicano solo alla comunicazione faccia a faccia. Mehrabian ha elaborato questa teoria nel 1967, ben prima che fossero inventate le e-mail o la messaggistica istantanea. Le strategie per la comunicazione online tendono ad essere un po’ diverse – ne parleremo più avanti.

Perché è importante la comunicazione efficace?

In termini di dizionario, la comunicazione efficace è una “comunicazione tra due o più persone in cui il messaggio previsto viene consegnato, ricevuto e compreso con successo”. In parole povere, questo significa che chi parla e chi ascolta ricevono entrambi lo stesso messaggio dalla conversazione – non ci sono fili incrociati o malintesi.

Questo significa anche che la persona che parla si sente ascoltata e compresa. Se l’ascoltatore dice “sì, assolutamente, capisco perfettamente il tuo punto di vista, ne terrò conto” e poi non fa nulla del genere, questa non è una comunicazione efficace.

In senso commerciale, una comunicazione efficace assume un significato aggiuntivo, per cui le informazioni condivise contribuiscono al successo commerciale di un’organizzazione. E’ vitale per tutti i dipendenti essere sulla stessa pagina per contribuire ad un obiettivo collettivo, e una comunicazione efficace è necessaria per raggiungere questo obiettivo.

Perché hai bisogno di una forte strategia di comunicazione?

Piuttosto semplicemente, una buona comunicazione può fare o rompere un business.

Se, come manager, non sei in grado di comunicare efficacemente con il tuo team, hai effettivamente ridotto le tue capacità di leadership quasi a zero.

La comunicazione è vitale in senso autoritario, per dare istruzioni, comandare progetti, o fare proposte ai clienti. È altrettanto importante, però, in senso collaborativo, in termini di ascolto della tua squadra e di lavoro con loro per affrontare qualsiasi preoccupazione che potrebbero avere.

Senza ulteriori indugi, ecco tutte le strategie di comunicazione di cui avrai mai bisogno. Le abbiamo divise in strategie generali, con quelle specifiche per il faccia a faccia e online.

20 strategie di comunicazione efficaci per trasformare il tuo business

Ascolto

Sì, è vero, le strategie di comunicazione più importanti non implicano effettivamente parlare. Sembra un po’ controintuitivo, ma in realtà non c’è modo di avere una conversazione produttiva con qualcuno se non hai ascoltato le sue preoccupazioni e non le hai prese in considerazione.

Andare a tutto spiano, senza prestare attenzione a ciò che l’altra persona ha da dire, ti farà sembrare arrogante e disattento. Assicuratevi di mettere da parte un sacco di tempo per la persona per parlare delle sue preoccupazioni – e non tagliatela fuori a metà.

Creare un’atmosfera ricettiva

Similmente all’ascolto, una comunicazione efficace si basa sulla creazione di uno spazio ricettivo. I dipendenti non vorranno esternare le loro preoccupazioni se sentono che saranno semplicemente spazzate sotto il tappeto e non affrontate.

Cercate di creare un ambiente rilassato e accessibile per la vostra conversazione, perché se sembrate affrettati o tesi, questo non farà sentire l’altra persona a suo agio.

Formazione

Ci sono due aspetti per questo. Prima di tutto, la vostra formazione per i nuovi impiegati dovrebbe essere comunicativa sul loro ruolo lavorativo e sui dettagli dell’azienda. Questo include la storia, i vostri clienti e qualsiasi politica interna su cose come le vacanze e gli orari di lavoro. Se scopri che molti dei tuoi nuovi assunti vengono da te ogni mezz’ora a fare le stesse domande, questo è un segno che la tua formazione non è all’altezza.

In secondo luogo, però, anche i metodi di comunicazione efficaci dovrebbero essere parte della formazione che dai ai tuoi dipendenti. Come qualsiasi altra cosa negli affari, è un’abilità da imparare, e i metodi di comunicazione saranno diversi da azienda ad azienda. È tua responsabilità inculcare le migliori pratiche nel tuo team.

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Il tuo tono, in termini di linguaggio che usi, chiarezza e il tuo modo di parlare, sono tutti aspetti vitali per una buona comunicazione.

Ecco 6 cose da fare e non fare per una comunicazione efficace:

5. Usate un vocabolario chiaro e semplice per assicurarvi di far passare il vostro punto di vista. Se il tuo linguaggio è ambiguo o troppo complesso, rischi di essere frainteso e potresti doverti spiegare più volte.

6. NON essere troppo scherzoso – sei in un ambiente professionale e il tuo tono dovrebbe corrispondere a questo

7. NON usare slang, parolacce o linguaggio che potrebbe essere offensivo. Rischi di alienare il tuo ascoltatore – in più non è molto professionale.

8. NON suonare come un disco rotto. Il tuo messaggio dovrebbe essere sufficientemente chiaro e autorevole la prima volta che non dovresti continuare a ripeterti.

9. Introdurre l’umorismo in modo appropriato. Mantenere la conversazione leggera e rilassata crea un ambiente amichevole e renderà il tuo team più ricettivo al tuo messaggio. Chiaramente, c’è un tempo e un luogo per questa tecnica – non è da usare in una riunione disciplinare, per esempio.

10. NON borbottare. Non solo rende difficile ai membri del team capirvi, ma denota anche una mancanza di fiducia in quello che state dicendo.

Incoraggiamento e feedback

Dopo ogni scambio, assicurati sempre di ringraziare l’altra persona o le altre persone per il loro tempo. È una semplice cortesia, e in più dimostra che siete grati per la loro presenza quando avrebbero potuto dedicarsi ad un altro compito.

Fate in modo che anche gli ascoltatori diano un feedback, non solo su come pensano che la conversazione sia andata, ma sul modo in cui avete fornito le informazioni.

Assumete le critiche e usatele per strutturare meglio le vostre missive in futuro.

Strategie di comunicazione per il faccia a faccia

Questo stile aperto di riunione è un ottimo modo per comunicare con i tuoi dipendenti, e per loro di comunicare anche con te – è una strada a doppio senso!

Per te, è un’occasione per trasmettere la tua passione per un progetto, e creare un ambiente davvero inclusivo che permette alla tua squadra di condividere il tuo entusiasmo e la tua dedizione. Per loro, è una possibilità di partecipare a una discussione aperta e sollevare punti collettivamente.

Uno-a-uno

Alcune preoccupazioni non sono appropriate per la discussione in un ambiente di gruppo. In questi scenari, gli incontri uno a uno sono la soluzione migliore. Se c’è una preoccupazione personale da affrontare, o un problema di performance, provate a prendere quella persona in disparte per una chiacchierata privata.

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Come abbiamo detto prima, il linguaggio del corpo rappresenta circa il 55% del significato quando si comunica faccia a faccia. Può davvero fare la differenza nell’assicurare che la vostra conversazione sia efficace.

Stare seduti dritti, sorridere, dare una forte stretta di mano – tutti questi sono segnali positivi che siete pronti ad avere una conversazione seria. Sdraiarsi sulla sedia, mettere i piedi sulla scrivania o chiudere gli occhi – non sono segnali così positivi. Evitare a tutti i costi.

Presentazioni

Introdurre un elemento visivo può aiutare a illustrare meglio i concetti, in particolare quando si discute un progetto creativo. Può anche essere utile far circolare le presentazioni ai membri del team dopo le riunioni, in modo che possano fare riferimento a fatti o statistiche quando agiscono sui piani.

Strategie di comunicazione per l’online

Email

La comunicazione via e-mail ha acquisito una certa cattiva reputazione negli ultimi anni, poiché è stata afflitta dalle stesse critiche che vengono mosse a molte piattaforme tecnologiche: che è facile fraintendere qualcosa quando è scritto, perché non si ha tutto il linguaggio del corpo e il tono della voce che si ha nella comunicazione faccia a faccia.

Oltre a questo, c’è il presupposto che nel momento in cui si riceve un’email, il mittente è seduto alla sua scrivania, battendo i piedi e aspettando una risposta (anche se è mezzanotte). Il 99% delle volte non è così, e la maggior parte delle email che necessitano di una risposta urgente saranno comunque contrassegnate come “Alta priorità”.

La posta elettronica è in realtà un modo estremamente efficiente per comunicare con i membri del team a livello professionale, in un modo che non li distrae da altri lavori che potrebbero fare. Per evitare qualsiasi tipo di inutile pressione temporale percepita, assicuratevi di mettere un obiettivo per la risposta/azione nella vostra e-mail iniziale.

Messaggio istantaneo

App come Slack possono essere preziose per comunicare rapidamente e facilmente con i membri del team. Ci sono alcune cose che non richiedono necessariamente l’invio di un’e-mail. IM risolve questo problema sembrando una piattaforma più informale. È anche un ottimo modo per includere i membri del team remoto nella cultura aziendale, in modo che si sentano parte della squadra anche quando non sono lì.

Ma non fare troppo affidamento sulla comunicazione online

Anche se le tecnologie di comunicazione possono essere estremamente utili, non dovrebbero essere usate troppo. Ci sono alcune cose che non arrivano nel modo in cui vuoi che arrivino attraverso la comunicazione online, e le cose possono spesso essere lasciate all’interpretazione aperta. Se possibile, cercate di usare la conversazione di persona per costruire relazioni migliori e seguite da e-mail per chiarezza.

Strategie di comunicazione fuori dagli schemi

E ora qualcosa di completamente diverso…

A volte, è necessario pensare un po’ fuori dagli schemi per rendere la vostra comunicazione più efficace possibile. Ecco alcune strategie fuori dagli schemi – certo, potreste ricevere degli sguardi strani e qualche e-mail preoccupata dal vostro team, ma sicuramente li farà parlare.

Aiuti visivi

Se ti ritrovi spesso a comunicare le stesse cose al tuo staff, risparmia tempo ed energia con alcuni aiuti visivi.

Hai qualcuno all’orecchio ogni 5 minuti che ti chiede i codici della stampante? Stampateli e attaccateli sulla stampante. Bombardato da email che chiedono ferie? Implementa un calendario comune delle vacanze in modo che i membri del team possano controllare se le loro ferie si sovrappongono prima di presentare una richiesta. Il personale prende continuamente in giro il tuo pessimo gusto per le camicie? Attacca un cartello sulla tua scrivania con scritto “Mi piacciono le mie camicie, ok, lasciami in pace”. Oppure, sai, vai a fare shopping. Decidi tu.

Agire

Chi non ama una partita di sciarada a Natale? È sempre divertente guardare la nonna che prova a recitare “Thor: Ragnarok”. Non stiamo suggerendo di giocare letteralmente a Sciarada in ufficio (beh, non tutti i giorni comunque), ma introdurre un aspetto fisico nella vostra comunicazione può incoraggiare il vostro team a pensare fuori dagli schemi e può aiutare le istruzioni a rimanere impresse nella loro mente.

È anche un efficace strumento di formazione, in particolare per praticare le interazioni con i clienti e recitare i potenziali risultati. Anche in questo caso, basta assicurarsi che il personale non stia *effettivamente* giocando a sciarada con i clienti.

Ci sono tonnellate di modi diversi per comunicare efficacemente con la tua squadra, e sta a te trovare il migliore. Siate consapevoli che potrebbe essere necessario un po’ di tentativi ed errori, e siate disposti a provare tattiche diverse. Alla fine della giornata, una comunicazione efficace deve funzionare per te e per il tuo team, e per nessun altro.

Perché vale la pena spendere un po’ di tempo per farlo bene. Perfezionare le tue strategie di comunicazione renderà il tuo posto di lavoro un luogo più felice e armonioso.