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Lo scopo di una job analysis

Gli obiettivi di una job analysis possono variare, ma la maggior parte di essi sono nell’ambito delle risorse umane. In generale, si possono distinguere i seguenti scopi (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

L’analisi del lavoro è ottima per identificare le conoscenze, competenze, abilità e altre caratteristiche richieste per fare un lavoro. Per identificarle, il lavoro è suddiviso in unità di lavoro più piccole. Queste includono doveri, compiti, attività ed elementi (sempre basati su Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

In base alla descrizione di queste piccole unità di lavoro, vengono identificati gli elementi costitutivi di un lavoro. Ci sono diversi metodi per avvicinarsi a questo. Questo è quello che copriremo nella prossima sezione.

Metodi di analisi del lavoro

Ci sono diversi metodi di analisi del lavoro comunemente usati. Questi includono:

• Threshold Traits Analysis
• Ability Requirements Scales
• Position Analysis Questionnaire
• Critical Incident Technique
• Task inventory
• Functional Job Analysis e
• Job Elements Method.

Spiegare tutti i metodi di analisi del lavoro andrebbe oltre lo scopo di questo articolo. Ci concentreremo sui tre metodi di job analysis più conosciuti ed efficaci, che sono la Critical Incident Technique, il Task Inventory, e la Functional Job Analysis.

Critical Incident Technique (CIT)

La tecnica degli incidenti critici si basa su incidenti critici osservati. Gli incidenti critici sono comportamenti che rappresentano una performance eccezionale o inaccettabile. Un tipico rapporto di incidente critico ha i seguenti elementi:

1. Una descrizione del contesto e delle circostanze che hanno portato all’incidente.
2. I comportamenti dei dipendenti durante l’incidente.
3. Le conseguenze dei comportamenti e il loro impatto più ampio.

La tecnica dell’incidente critico è più efficace per incidenti di salute e sicurezza (es, ogni volta che si verifica un incidente, un infortunio o una morte), le valutazioni delle prestazioni e la formazione dei lavoratori. Negli ultimi due casi, l’incidente critico elenca esempi di comportamenti esemplari e inaccettabili, che possono essere usati per fornire un feedback a un dipendente o come base per la formazione di ciò che i dipendenti dovrebbero e non dovrebbero fare.

Task inventory (TI) (analisi dei compiti)

Il task inventory, o task analysis, è un inventario di tutti i compiti che un lavoro consiste. Questi compiti sono spesso raggruppati sotto i loro compiti. Prima abbiamo detto che un lavoro ha da cinque a dodici compiti e fino a 100 compiti. Per ognuno dei compiti, si può indicare la frequenza di esecuzione del compito, l’importanza del compito e la difficoltà associata.

La tabella sopra mostra un esempio di uno dei compiti della receptionist in uno studio medico. Altri compiti possono includere la gestione degli appuntamenti, l’amministrazione e rispondere alle domande mediche di base.

L’inventario dei compiti è spesso creato sulla base di input da gruppi di esperti, le persone che lavorano nel lavoro stesso e i loro manager. L’inventario dei compiti è più efficace per creare descrizioni del lavoro, classificazioni del lavoro, formazione dei lavoratori e per controllare la conformità con i requisiti legali.

Analisi funzionale del lavoro (FJA)

L’analisi funzionale del lavoro è un metodo di analisi del lavoro sviluppato dal Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL). L’analisi funzionale del lavoro fornisce informazioni specifiche sul lavoro che deve essere eseguito e le qualifiche del lavoratore richieste per svolgere con successo il lavoro.

La FJA si concentra sui compiti, non su ciò che viene fatto. Questo perché è più probabile che le persone siano d’accordo sull’attività coinvolta. A un addetto alla reception di una sala d’attesa di una compagnia aerea può essere richiesto di “far sentire gli ospiti benvenuti”, ma ci sono molti modi per raggiungere questo obiettivo. La tabella sottostante descrive un addetto alla reception di una sala d’attesa di una compagnia aerea secondo il DOL’s Dictionary of Occupational Titles.

Copriremo la job analysis funzionale in modo più dettagliato in un articolo successivo.

Come condurre una job analysis: A 5-step Template (example)

Ora che abbiamo coperto la teoria più importante, condivideremo un esempio di analisi che può essere usato come un modello di job analysis. Questo modello contiene cinque passi e noi copriremo ogni passo.

Capite che questo è un modello di processo completo. Se si conduce una semplice e veloce analisi del lavoro parlando con una o due persone sul posto di lavoro, il processo sarà molto più rapido (a costo dell’affidabilità). Tuttavia, questo può già fornire informazioni sufficienti per redigere, per esempio, una descrizione del lavoro.

Lo scopo della job analysis

Il punto di partenza di ogni job analysis è il suo scopo. Perché vogliamo fare un’analisi? Lo scopo dell’analisi influenza la maggior parte delle scelte di progettazione dell’analisi del lavoro, incluso il suo budget, la direzione del progetto e le parti interessate.

Gli scopi di un’analisi del lavoro sono stati elencati prima e possono includere la creazione di una solida descrizione del lavoro, un’analisi dei bisogni per la formazione dei lavoratori o la pianificazione della forza lavoro.

A titolo di esempio, un’analisi del lavoro condotta per scopi di pianificazione strategica della forza lavoro, coinvolgerà più parti interessate senior, più budget e richiede più tempo rispetto a un’analisi del lavoro condotta per creare una semplice descrizione del lavoro.

Nel primo caso, lo sponsor è molto probabilmente un vicepresidente senior o un altro capo dipartimento che vuole valutare se il talento attuale sarà in grado di fare il lavoro tra cinque anni. Nel secondo caso, lo sponsor è più probabilmente un responsabile delle assunzioni che, dopo aver avuto una cattiva assunzione, vuole davvero individuare il profilo della persona che sta assumendo.

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Lo scopo influenzerà quindi lo scopo ulteriore, il budget, e anche il team, il team leader, e il grado di coinvolgimento di parti esterne, come le consulenze.

Il metodo di analisi del lavoro

In base allo scopo, viene selezionato il metodo di analisi del lavoro più appropriato. I tre metodi più comunemente usati sono la Critical Incident Technique, il Task Inventory e la Functional Job Analysis. A seconda del metodo, la raccolta dei dati sarà diversa.

Si consiglia di usare la tabella che abbiamo mostrato prima nell’articolo per determinare la tecnica di job analysis più efficace e usarla per influenzare le azioni future.

Raccolta dei dati

La raccolta e l’analisi dei dati sono i due passi che richiedono più tempo in questo modello di analisi del lavoro. A seconda dello scopo dell’analisi del lavoro, l’analista del lavoro può preferire diversi metodi di raccolta dei dati. L’analisi dei dati include dati di osservazione, interviste e questionari.

La tecnica dell’incidente critico si concentra sui dati dell’incidente raccolti strutturalmente attraverso interviste e dati di osservazione dalle persone coinvolte nell’incidente. Il Task Inventory si concentra sull’elencare i diversi doveri e compiti eseguiti nel lavoro, che può essere fatto sia attraverso dati di osservazione, interviste, o questionari strutturati. L’obiettivo qui è la creazione di una lista di compiti, il tempo speso in questi compiti e l’importanza o la difficoltà del compito.

Metodo di raccolta dati	Descrizione
Dati osservazionali	I dati osservazionali sono la forma più neutrale di raccolta dati in quanto (presumibilmente) non interrompono le normali prestazioni. L’analista del lavoro osserva la persona che fa il lavoro, nella vita reale o in un video. I dati osservazionali possono descrivere le attività in base all’unità di analisi scelta (vedi la tabella sopra). La semplice osservazione può già influenzare il modo in cui gli individui conducono il lavoro, un esempio ben noto è l’effetto Hawthorne.
Intervista	Le interviste servono come un altro modo chiave per raccogliere dati, che possono essere usati in combinazione con i dati osservazionali. Sulla base dei dati osservativi, vengono poste domande specifiche. Le interviste dovrebbero essere ben preparate e condotte con attenzione. Anche in questo caso, l’intervistatore può concentrarsi sulle diverse unità di analisi per identificare doveri, compiti, attività ed elementi di lavoro.
Questionari	Il terzo modo per raccogliere dati è attraverso questionari. Questi possono essere auto-progettati o già pronti, e l’esempio più noto è il Position Analysis Questionnaire (PAQ), che può essere somministrato da un analista del lavoro.

Analisi

Il tempo dedicato all’analisi dipende dai dati raccolti. Quando si raccolgono grandi quantità di dati quantitativi, è utile riportare i punteggi medi, le deviazioni standard, il numero di partecipanti e l’errore standard della media (SEM). Quest’ultimo è rilevante come misura per l’affidabilità o la precisione dei risultati. Un alto valore SEM per un compito specifico può portare a ulteriori ricerche.

Nell’esempio qui sotto, possiamo vedere che c’è consenso tra i partecipanti sui primi quattro compiti, ma c’è un basso punteggio medio sulla gestione delle aspettative per il tempo di attesa dei visitatori. Questo può indicare che questo non è visto come parte del ruolo principale. Forse solo i professionisti più anziani lo fanno o non è visto come parte del lavoro principale (quindi può essere qualificato come comportamento extra-ruolo).

Compito del Receptionist	M	SD	N	SEM
1. Rispondere al citofono	4.3	0.5	49	0.1
2. Accogliere gli ospiti e farli sedere	4.0	0.6	48	0.1
3. Fornire un rinfresco agli ospiti	3.7	1.2	20	0.3
4. Rispondere alle domande dei visitatori	3.2	1.6	32	0.3
5. Gestire le aspettative sui tempi di attesa dei visitatori	2.5	2	12	0.6

Morgeson e colleghi elencano una serie di altre misure più analitiche, tra cui l’accordo inter-giudice, l’affidabilità inter-giudice e la coerenza interna come modi per valutare l’affidabilità, e la correlazione e la regressione, l’analisi dei fattori e dei gruppi, e altre tecniche multivariate per misurare la validità.

Impatto

Un ultimo passo essenziale è la realizzazione dell’impatto previsto dell’analisi del lavoro. Si parla di validità consequenziale, che è il grado in cui la job analysis ha un impatto sugli interventi che ne derivano.

In altre parole, la job analysis porta ad un impatto tangibile sulla gestione delle risorse umane? Questo è difficile da valutare, ma cruciale quando si tratta di fare le scelte di progettazione della job analysis per la prossima volta.

Se una rapida intervista a due receptionist produce quasi la stessa qualità di job description di uno studio strutturato su tutti e trenta, il primo approccio è molto più conveniente del secondo. Non solo perché fa risparmiare tempo al job analyst, ma anche perché fa risparmiare alle receptionist ore e ore che possono invece dedicare a rispondere al citofono e ad accogliere gli ospiti.

Conclusione

Questo ci porta anche al punto finale di questo articolo. La job analysis è una tecnica brillante e ben collaudata che ha un posto chiaro nella gestione delle risorse umane. Infatti, una buona applicazione della job analysis avrà un impatto sui risultati del business.

Per esempio, una job analysis approfondita porterà ad una migliore descrizione del lavoro, che porta ad una migliore decisione di assunzione e alla fine ad una maggiore performance sul lavoro. Porterà anche a un’analisi dei bisogni di formazione più accurata, che, a sua volta, porterà a una migliore formazione formale e, di conseguenza, a prestazioni più elevate sul lavoro. Porterà anche a un modo più preciso di dare un feedback di gestione delle prestazioni, che a sua volta porterà a migliori prestazioni.

L’analisi del lavoro è, tuttavia, anche una tecnica che richiede molto tempo. Condurre un’analisi dettagliata del lavoro comporta la compilazione di questionari o interviste a decine di persone, il che la rende un’impresa molto costosa. La domanda che ci si dovrebbe sempre porre è fino a che punto valga la pena fare un’analisi completa del lavoro, tenendo anche conto della natura in rapido cambiamento del lavoro – anche se questo può essere allo stesso tempo un motivo per fare l’analisi del lavoro in primo luogo.

In conclusione, è bene padroneggiare gli elementi essenziali dell’analisi del lavoro, poiché tutti useranno le tecniche descritte in questo articolo in qualche misura. Che tu sia un manager, un professionista delle risorse umane o un impiegato, avere una buona comprensione del lavoro porterà a decisioni migliori e più strategiche nel lavoro, sul lavoro o sul lavoro.

FAQ

Cos’è l’analisi del lavoro?

L’analisi del lavoro è un processo sistematico in cui un lavoro è suddiviso in unità più piccole (come compiti e attività) che sono poi analizzate per descrivere cosa si fa nel lavoro o quali capacità sono necessarie per fare il lavoro.

Quali sono gli obiettivi dell’analisi del lavoro?

L’obiettivo è quello di ottenere una comprensione più profonda del lavoro, al fine di (tra le altre cose) creare una descrizione del lavoro, il design del lavoro, la valutazione delle prestazioni, la formazione dei lavoratori, la pianificazione della forza lavoro, o per rendere il lavoro più sicuro.

Come condurre una job analysis?

Un’analisi del lavoro viene condotta definendo il suo scopo, selezionando il metodo di analisi del lavoro, raccogliendo e analizzando i dati e implementando i risultati per avere un impatto sulle vostre politiche di gestione delle risorse umane.

Perché l’analisi del lavoro è importante?

Una job analysis permette di prendere decisioni migliori sulle risorse umane. Per esempio, un’analisi approfondita del lavoro porterà a una migliore descrizione del lavoro, che porta a una migliore decisione di assunzione e di conseguenza a un maggiore rendimento sul lavoro. Porterà anche a un modo più preciso di dare un feedback di gestione delle prestazioni, che porta a sua volta a migliori prestazioni – e così via.

Quali sono i benefici della job analysis?

Una job analysis crea una comprensione profonda di tutti i compiti e le attività coinvolte nello svolgimento del lavoro. Questo è utile per molti processi HR, compresa la creazione di una descrizione del lavoro, l’analisi dei bisogni di formazione, per rendere il lavoro più sicuro, o per ottimizzare il tempo speso sul lavoro.

Quali sono gli svantaggi della job analysis?

Il principale svantaggio dell’analisi del lavoro è il tempo necessario per fare un’analisi approfondita. Tale analisi può richiedere ore sia per l’analista del lavoro che per le persone nel lavoro.