Le dichiarazioni forniscono la base fattuale per le affermazioni fatte in memorandum of points and authorities, briefs, e writs. (Cioè, ogni affermazione di fatto in una memoria deve essere adeguatamente supportata da una citazione di una dichiarazione). Ecco come scrivere una buona dichiarazione:
Primo, scrivere la dichiarazione con la voce del dichiarante, usando il suo linguaggio, dalla sua prospettiva.
Secondo, raccontare una buona storia. La dichiarazione deve essere una narrazione, e deve essere completa per quanto riguarda gli incidenti che racconta.
Infine, seguire le regole della prova. Tutto in una dichiarazione deve essere ammissibile come se fosse una testimonianza in tribunale. Ci deve essere un fondamento (come la testimone sa quello che sa) e non ci deve essere un sentito dire inammissibile. Mostrare conoscenza personale per ogni affermazione nella dichiarazione.
Per esempio, non dire: “Ho fatto domanda per il General Relief la settimana scorsa ma non posso ottenerlo per altre sei settimane”. Invece, dire,
Sono andato all’ufficio del Dipartimento del Welfare della contea in Lincoln Avenue il 4 giugno 2012. Me lo ricordo perché era un lunedì e avevo passato il fine settimana a dormire fuori. Ho parlato con la signora Jones. Le ho detto che sono un senzatetto. Quel giorno mi ha dato dei buoni pasto. Mi ha detto che avrei dovuto tornare per un appuntamento tra cinque settimane per discutere la mia domanda di sussidio generale. Le ho detto che ho bisogno di aiuto adesso e le ho chiesto se potevo venire prima. Lei disse: “Nessuna eccezione.”
Conclusioni e opinioni (“odiano i poveri”) senza fondamento sono improprie; le impressioni (“mi sono sentito scoraggiato”) vanno bene. Evitare la voce passiva (ad esempio, “i documenti sono stati ricevuti”). L’uso della voce passiva è un indizio che l’oratore non ha una conoscenza personale e si basa sul sentito dire.