Che cos’è un dizionario WBS?

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Il dizionario WBS è uno dei tre componenti che comprendono la baseline dell’ambito: 1) lo Scope Statement, 2) la Work Breakdown Structure e 3) il dizionario WBS. Senza un dizionario della WBS, il progetto non ha una linea di base completa e non può misurare o monitorare le prestazioni dell’ambito.

Modello del dizionario della WBS

Il dizionario della WBS è il documento formale del progetto che fornisce descrizioni dettagliate delle informazioni chiave per tutti gli elementi della Work Breakdown Structure e deve rispettare la regola del 100%. La regola del 100% richiede che la WBS catturi il 100% dell’ambito del progetto. Tuttavia, poiché i titoli degli elementi della WBS sono solo una o due parole, è impossibile confermare semplicemente usando la WBS che questa regola è stata rispettata. Il dizionario della WBS è il documento di progetto che descrive il lavoro in ogni elemento in modo che il team di progetto sia in grado di pianificare ed eseguire il 100% dell’ambito.

Molti riferimenti descrivono il Dizionario della WBS come uno strumento di descrizione dei Pacchetti di Lavoro. I Work Packages sono definiti come gli elementi più bassi in ogni gamba della WBS. Mentre questa affermazione è vera, il dizionario della WBS descrive effettivamente ogni elemento della WBS. Il WBS Dictionary è creato in un formato gerarchico proprio come la Work Breakdown Structure. Le descrizioni dell’elemento di livello 1 devono essere create prima per capire i suoi confini e assicurare l’allineamento con gli elementi di livello inferiore. Questo è il modo migliore per assicurare che la regola del 100% sia seguita.

Come creare un dizionario WBS

Dopo che la struttura di scomposizione del lavoro è stata approvata, il dizionario WBS può essere creato. La creazione del Dizionario della WBS è guidata dal Project Manager e sviluppata dai membri del team di progetto che sono Esperti di Materia (SME). L’approccio di sviluppo inizia con gli elementi di livello 1, procede lungo ogni gamba e termina con i Work Packages. Questo approccio gerarchico assicura che il lavoro all’interno di ogni Livello 1 rimanga in allineamento e conformità con la regola del 100%.

Quando si crea il dizionario della WBS, è importante mantenere breve il contenuto di ogni elemento. Lo scopo principale del dizionario della WBS è che i membri del team di progetto abbiano una chiara comprensione del lavoro eseguito in tutti gli elementi e in particolare nei pacchetti di lavoro. Non è una riscrittura dello Scope Statement, un Work Authorization Package, un contratto o un accordo, ecc. È una spiegazione concisa di argomenti importanti relativi ad ogni elemento. Un buon modo per assicurare che questo formato sia seguito è usare un modello di dizionario WBS mentre si seguono questi passi:

1. Riunisci il team di progetto e convalida la regola del 100%

   Riunisci le PMI del team di progetto e rivedi la Work Breakdown Structure per convalidare la regola del 100%. Assicurati che tutti capiscano la logica e i presupposti della WBS. Rivedere la WBS in base al feedback delle PMI.

2. Creare il contenuto dell’elemento di livello 1

   Utilizzando un modello con i seguenti argomenti minimi, creare il contenuto per ciascuno degli elementi della WBS di livello 1 (Vedi Figura 1):

   1. Codice ID e titolo della WBS di livello 1 – Identificarla come un conto di controllo se lo è.
   2. Descrizione – Definire i limiti dell’elemento e inquadrare il contenuto dell’ambito in modo che sia chiaro quale ambito è incluso ed escluso.
   3. Primary Deliverable(s) – Il prodotto, servizio o risultato creato quando tutto il lavoro in questa leg WBS è completo.
   4. Criteri di accettazione – Requisiti funzionali e fisici che soddisfano le aspettative del cliente.
   5. Budget riassuntivo – Budget per l’intera leg WBS, più le assunzioni.
   6. Milestones – Milestone per il Primary Deliverable(s). Includere anche qualsiasi ipotesi, vincoli e interdipendenze del programma con altri Deliverable primari negli altri elementi di livello 1 della WBS
   7. Rischi chiave – Includere qualsiasi minaccia e opportunità chiave con strategie di risposta.
3. Confermare gli elementi di livello 1

   Ritorna alla Work Breakdown Structure e controlla se gli elementi di livello 1 devono essere rivisti in base al nuovo contenuto creato dal WBS Dictionary. Confermare che gli elementi di livello 1 catturano il 100% dell’ambito.

4. Creare il contenuto degli elementi rimanenti

   Continuare a creare un contenuto simile usando lo stesso modello per gli elementi rimanenti fino a, ma non compresi i pacchetti di lavoro. Regola il contenuto per riflettere il rispettivo livello dell’elemento; cioè, Livello 2, 3, ecc.

5. Creare il contenuto del pacchetto di lavoro

   Utilizzando un modello con i seguenti argomenti minimi, creare il contenuto per ciascuno degli elementi del pacchetto di lavoro:

   1. Codice ID e titolo del livello 1 del WBS – Identificarlo come un conto di controllo se lo è.
   2. Organizzazione/Individuo responsabile – Questa è la singola organizzazione, gruppo o individuo a cui è stata assegnata la responsabilità unica di assicurarsi che il pacchetto di lavoro sia completato.
   3. Descrizione – Definisci i confini del Work Package. Inquadra il contenuto dell’ambito in modo che sia chiaro quale ambito è incluso ed escluso. Se è un pacchetto di pianificazione, descrivi l’ambito conosciuto e sconosciuto.
   4. Deliverables – Il prodotto, il servizio o i risultati creati quando tutto il lavoro in questo pacchetto di lavoro è completo. Includere qualsiasi deliverable intermedio critico.
   5. Criteri di accettazione – Requisiti funzionali e fisici che soddisfano le aspettative del cliente. Includere qualsiasi approvazione unica richiesta per l’accettazione.
   6. Budget – Budget per questo pacchetto di lavoro, più qualsiasi informazione critica sulle risorse e le assunzioni.
   7. Milestones – Data di inizio, data di fine, milestones intermedie, interdipendenze, vincoli e qualsiasi ipotesi.
   8. Rischi – Includere qualsiasi minaccia e opportunità conosciuta con strategie di risposta.
6. Convalidare la regola del 100%

   Validare che il dizionario catturi adeguatamente lo scopo richiesto per produrre il deliverable. Assicurarsi che il dizionario della WBS rifletta il 100% dell’ambito.

Figura 1 – Modello di Dizionario WBS Livello 1

Come usare un dizionario WBS

Proprio come la struttura di scomposizione del lavoro, il dizionario WBS è uno strumento critico di pianificazione dell’ambito. Serve anche come base per preparare i documenti di autorizzazione del lavoro, gli orari, le stime dei costi e il monitoraggio e il controllo delle linee di base. Come menzionato molte volte in questo articolo, definisce il lavoro nella Work Breakdown Structure. Contiene le informazioni minime essenziali per capire i requisiti del progetto e soddisfare tutti i criteri di accettazione dei deliverable. Combinato con la dichiarazione di ambito approvata e la Work Breakdown Structure, il dizionario della WBS è il terzo ed ultimo componente della baseline di ambito. La baseline è il documento di progetto usato per misurare le prestazioni del progetto. La baseline dell’ambito è il piano formale che viene confrontato con i risultati effettivi per il monitoraggio e il controllo dell’esecuzione dell’ambito.

I documenti di autorizzazione al lavoro sono preparati sulla base delle informazioni del Work Package e usati per eseguire il lavoro. Le informazioni del Work Package nel WBS Dictionary forniscono i dati di base richiesti per la creazione dei documenti di autorizzazione al lavoro in modo che i deliverable soddisfino i criteri di accettazione e possano essere trasferiti al cliente. Il team di progetto dovrebbe fare riferimento al dizionario della WBS durante l’esecuzione del progetto per assicurare che i deliverable soddisfino i requisiti.

Il Dizionario WBS è anche l’input primario per creare e monitorare le attività di schedulazione e le stime dei costi. La scomposizione dei pacchetti di lavoro crea attività (vedi figura 2). Queste attività diventano le attività che costruiscono una schedulazione usando un formato grafico di Gantt (Vedi Figura 3). Una volta che le attività sono state caricate di risorse, le stime dei costi possono essere create a livello di attività, poi aggregate tramite la Work Breakdown Structure per tutto il progetto. Questo permette facilmente al progetto di monitorare e controllare i costi in qualsiasi elemento della WBS; un pacchetto di lavoro o un conto di controllo.

Figura 2 – Decomposizione dei pacchetti di lavoro in attività

Figura 3 – Creazione di un diagramma di Gantt direttamente dalle attività dei pacchetti di lavoro

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